Melbourne Coffee réduit ses coûts de marchandises vendues de 3 % en moins d'un an grâce à Apicbase

« Nous avions l’intention de nous développer », explique Emma Roche, Dirigeante d’entreprise. « Mais je me suis rendue compte que ce qui marchait pour deux établissements ne fonctionnerait pas pour huit ou dix sites ».

Elle devait développer les activités de Melbourne Coffee tout en conservant le contrôle sur ses sites, leur efficacité et le niveau de qualité proposé.

« Deux magasins, je pourrais les gérer seule. Mais au fur et à mesure que vous vous développez, vous finissez par perdre cette supervision directe. Et nous essayions vraiment d’assurer la pérennité de l’entreprise ».

Entrez dans Apicbase.

Grâce à Apicbase, Emma a pu :

Centraliser les données et les processus de l'ensemble des sites.
Simplifier les approvisionnements en intégrant les informations sur les fournisseurs.
Fournir aux gestionnaires des données en temps réel et des outils de reporting.
Automatiser les rappels pour éviter les oublis de commandes.
Réduire le gaspillage en suivant les écarts.

Qu'est-ce qui ne fonctionnait pas auparavant ?

« Il y avait beaucoup de frustration dans l’équipe. »

Melbourne Coffee se débattait avec des systèmes fragmentés – GoogleDocs, feuilles de calcul et un système d’inventaire encombrant que personne ne savait utiliser. « C’était une affaire de suppositions« , admet Emma.

Rien n’était intégré. « Avec 17 ou 18 fournisseurs différents, il y avait trop de choses à gérer« , se souvient-elle.

La gestion des tâches et le respect des normes HACCP étaient également un problème. « Nous avons utilisé des listes de contrôle sur papier, puis des feuilles de calcul. Rien ne fonctionnait. C’était trop sujet aux erreurs. À la fin de la semaine, nous devions repasser les fichiers au peigne fin pour corriger les erreurs et tout réinitialiser ».

« C’était tout simplement très inefficace. Nous avions besoin d’un système capable de tout mettre à jour pour tous les sites à la fois« .

"J'apprécie qu'Apicbase fasse désormais partie de notre structure d'entreprise, car cela nous donne un cadre opérationnel clair pour tous les sites."

Pourquoi avez-vous choisi Apicbase ?

« Nous avons choisi Apicbase principalement pour rationaliser l’approvisionnement et l’inventaire, mais la gestion des tâches, le reportinget le processus d’intégration complet ont scellé l’affaire ».

Avez-vous essayé d'autres solutions ?

« Full disclosure » dit Emma d’un ton penaud, « nous avons essayé un autre logiciel pour nos plus petites succursales. » Elle souhaitait tester le système de gestion des stocks inclus dans leur POS.

« Mais il manquait tellement de fonctionnalités – des choses aussi élémentaires que la modification d’un évènement lié aux déchets, l’ajustement de l’inventaire ou la correction d’erreurs lors de la réception de marchandises ». Il manquait également des fonctions clés, « comme le reporting et la gestion des tâches. Nos équipes les adorent. Elles ne peuvent pas imaginer travailler sans elles ».

Quels sont les 3 principaux avantages à utiliser Apicbase ?

Les trois principaux avantages pour Melbourne Coffee sont les suivants :

Des économies de temps: « Les responsables n’ont plus besoin de téléphoner ou de se rendre physiquement dans les établissements pour vérifier les stocks. Ils peuvent se connecter au système de n’importe où et tout avoir à portée de main », explique Emma. « Ils ont confiance dans les données. »
Des processus rationalisés: « Apicbase simplifie les opérations quotidiennes, rendant tout plus clair et plus efficace », note Emma. « La gestion des tâches permet à l’équipe d’être organisée et cohérente d’un site à l’autre. »
L’apport de perspectives pour une meilleure rentabilité: les rapports détaillés d’Apicbase permettent d’affiner les opérations, d’économiser de l’argent et d’augmenter les bénéfices. « Nous avons réduit le coût des marchandises de 3 % au cours de la première année.

Les caractéristiques préférées d'Emma

Voici comment Apicbase a aidé Emma à pérenniser les opérations de Melbourne Coffee :

Un approvisionnement intelligent : "J'adore le fait que vous puissiez inclure des ingrédients provenant de plusieurs fournisseurs dans la même recette, et qu'Apicbase sélectionne automatiquement le bon fournisseur", déclare Emma Roche. "Cela permet de gagner du temps, notamment en raison de la complexité de notre chaîne d'approvisionnement."
Des informations centralisées : La gestion des contacts fournisseurs et des listes de commandes était autrefois un véritable casse-tête. "Nous avions des documents Google distincts pour chaque fournisseur." Désormais, tout est regroupé en un seul endroit. "Nos gérants peuvent trouver rapidement tout ce dont ils ont besoin - c'est tellement facile !"
La gestion des tâches : "La fonction tâches est un énorme gain de temps, surtout lorsqu'il s'agit de gérer les plannings de nettoyage et les tâches quotidiennes. C'est probablement ma fonction préférée."
Des reporting complets : L'équipe d'Emma peut comparer les performances, suivre les gaspillages et repérer les écarts. "Avant, nous ne pouvions pas comprendre pourquoi un établissement avait commandé 2 000 euros de chai en plus et en avait vendu 400 euros de moins. Maintenant, tout se trouve dans les rapports".

Nos gérants d’établissements sont plus conscients de tout ce qui se passe sur leur site, repèrent et résolvent les problèmes plus rapidement, ce qui augmente les marges bénéficiaires.

Les résultats liés à l'utilisation d'Apicbase

L’impact d’Apicbase sur Melbourne Coffee a été significatif :

Une réduction de 3 % du coût des marchandises vendues : "Pour la première fois, nous avons une vision complète de nos coûts." Ils ont évalué les produits à plus faible marge et ont ajusté leur sélection. "Nous avons réduit nos coûts de marchandises vendues de 3 % l'année dernière."
Rien n'est oublié : "Ne plus avoir à courir après les commandes manquantes ou non envoyées a été un énorme progrès", déclare Emma Roche. Des rappels automatiques permettent de ne rien oublier. "Avant, nous avions juste une liste sur Google Drive. Aujourd'hui, les commandes sont traitées dans les temps, à chaque fois."
Une réduction des déchets : "Melbourne Coffee ne savait pas qu'il perdait de l'argent. "Nous avons découvert que nous gaspillions 50 litres de lait d'avoine par mois, ce qui nous coûtait près de 2 000 euros par an, et ce pour un seul ingrédient. Apicbase nous a aidés à découvrir et à résoudre ces problèmes cachés.
La responsabilisatioin des gérants d'établissements : Apicbase a permis aux gérants d'établissements de mieux comprendre leurs activités. "Il leur a permis d'être plus conscients de tout ce qui se passe dans leurs établissements, des déchets aux problèmes de stocks. Ils peuvent désormais repérer les problèmes et les résoudre beaucoup plus rapidement."
Une identification des problème plus rapidement : les outils de reporting d'Apicbase sont devenus essentiels pour l'équipe d'Emma. "Désormais, lorsqu'on me demande "Pourquoi y a-t-il tant de commandes pour ceci et pas pour cela ?", je peux le retrouver dans les rapports, résoudre le problème ou le signaler à l'équipe. Cela nous a permis de repérer les problèmes beaucoup plus tôt."

Quel est la meilleure découverte que vous ayez faite jusqu'à présent ?

Selon Emma, la meilleure découverte que Melbourne Coffee ait faite grâce à Apicbase a été de constater que de nombreux écarts dans leurs opérations étaient simplement dus à des erreurs humaines.

« Nous pensions sans cesse que nous perdions des stocks, mais en fin de compte, il s’agissait d’un problème de formation », explique Emma Roche.

« Alors que nous pensions souvent que quelque chose n’avait pas été livré ou manquait, il s’agissait généralement d’une erreur humaine. »

Comment décririez-vous Apicbase ?

« C’est un outil extraordinaire ! Si vous cherchez à vous développer ou à opérer à plus grande échelle, il vous aidera, vous et votre équipe, à gérer l’entreprise de manière plus efficace. »

« Beaucoup d’entreprises se développent organiquement, ce qui est formidable, mais elles s’appuient souvent sur des systèmes fragmentés. Elles finissent par perdre le contrôle et se sentent dépassées ». La résolution de ce problème nécessite des changements majeurs. « Apicbase nous a permis d’éviter cela. »