Naast de loonkosten en de huur is de food cost de hoogste last voor elk restaurant. Het gemiddelde food cost percentage in restaurants ligt tussen de 28% en 32% van de totale verkoop, met uitschieters tot zelfs 45%.
De winstmarges in de horeca zijn doorgaans erg krap. Het is dan ook de moeite waard om te weten hoe je de food cost berekent en beheert. Je kan echter niet zomaar de productiekosten en verkoopcijfers in een food cost calculator stoppen.
In dit artikel leggen we uit hoe je de food costs berekent aan de hand van formules en onderzoeken we de factoren die de food cost kunnen opdrijven.
Food Cost vs. Food Cost Percentage
In de horeca worden de termen “food cost” en “food cost percentage” vaak met elkaar verward. Er is echter een klein verschil tussen deze twee gegevens:
De food cost is het basiscijfer dat je nodig hebt om het food cost percentage te berekenen.
Het food cost percentage is je food cost ten opzichte van je omzet.
Om de food cost te berekenen heb je de begin- en eindwaarden van je voorraad nodig, samen met de totale waarde van de inkoop binnen dat datumbereik. Vervolgens zet je dat getal om in een percentage dat aangeeft hoe je totale food cost zich verhoudt tot de omzet.
Food Cost en Winstmarges
We bekijken eerst welke invloed de food cost heeft op je brutowinst.
Je brutowinst is het verschil tussen je inkomsten en de uitgaven voor de productie. In het voorbeeld hieronder zie je in de linkerkolom dat de food cost ongeveer 35% van de omzet uitmaakt. Als je de food cost van je restaurant met slechts 5% verlaagt, gaat de winst aanzienlijk omhoog, zoals blijkt uit de rechterkolom.
Een verlaging van de food costs heeft een exponentieel effect op de winst. In dit voorbeeld resulteert een verlaging van 5% in een winsttoename van 58%.
4 Essentiële Berekeningen voor de Food Cost
Er zijn vier belangrijke berekeningen die je moet kennen om de food cost in kaart te brengen:
Het food cost percentage (ook wel de Cost of Goods Sold of CoGS genoemd)
De ideale food cost
De reële food cost
De variantie in de food cost
Als je deze cijfers vergelijkt, kun je de workflows optimaliseren en het rendement maximaliseren.
Hoe Bereken Je de Food Cost?
De ‘food cost’ is een term die veel gebruikt wordt in de horeca. De exacte betekenis kan echter variëren en is afhankelijk van de context. In dit geval hebben we het over de reële food cost.
De reële food cost geeft aan wat de daadwerkelijke kosten zijn van het voedsel dat over een bepaalde periode is verwerkt. De berekening is gebaseerd op de afname van de voorraad tijdens een bepaalde periode. De reële food cost bereken je als volgt:
1. Bepaal de gewenste periode
Om de food cost te berekenen heb je een begin- en eindbereik nodig. Dat kan een week zijn, een kwartaal, of een andere periode die relevant is voor jouw bedrijf.
2. Noteer je beginvoorraad
Niemand doet graag voorraadtellingen. Het neemt ontzettend veel tijd in beslag en het is een vervelende klus. Toch is het een essentieel element om inzicht te krijgen in de food cost van je restaurant. (Dankzij voorraadbeheersoftware is dit echter veel gemakkelijker geworden).
Noteer de totale waarde van je voorraad – dit getal heb je nodig voor de berekening van je food cost.
3. Registreer de inkoop
Houd tijdens de door jou bepaalde periode de inkoopkosten bij. Als je reeds software gebruikt om de periodieke aanvulling van de voorraad (PAR) te beheren, dan zouden deze kosten zichtbaar moeten zijn via dat platform.
4. Bepaal je eindvoorraad
Nu keer je terug naar het magazijn (of je voorraadsoftware) om de waarde van je eindvoorraad te bepalen. Als je dat cijfer kent, ben je helemaal klaar om de formule voor de food cost in te vullen, zoals je hieronder kunt zien.
De formule voor de reële food cost
Voorbeeld van de formule voor de berekening van de reële food cost
Beginvoorraad = £10.000
Nieuwe inkoop = £4.000
Eindvoorraad = £11.000
Reële food cost = £3.000
Om je food cost percentage te zien, deel je je food cost door de omzet en vermenigvuldig je dit met 100, zoals hieronder aangegeven.
Voorbeeld van de formule voor de berekening van het food cost percentage
Reële food cost = £3.000
Omzet = £9.000
Het food cost percentage is: 3.000 / 9.000 = 0,33 = 33%
Ideale Food Cost vs. Theoretische Food Cost
De ideale food cost en de theoretische food cost zijn cijfers die restauranthouders kunnen helpen om de menuprijzen te evalueren, maar uiteindelijk is alleen de theoretische food cost een goede maatstaf voor restaurants. Dit zijn de belangrijkste verschillen:
Ideale food cost
Theoretische food cost
Berekening is gebaseerd op een willekeurig doel
Berekening is gebaseerd op actuele ingrediëntprijzen en kostprijzen van recepten
Het doel is een percentage, geen bedrag
Uitgedrukt in een bedrag of percentage
Sluit geen variabelen uit
Houdt rekening met exacte porties en ingrediëntkosten
Ideale food cost is een willekeurig doel
De ideale food cost is het beoogde percentage van je omzet dat je aan ingrediënten wilt uitgeven.
Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen dat 30% van je totale omzet naar voedsel moet gaan. Dit getal wordt meestal bepaald op basis van de gemiddelden in de sector of door een getal dat jij realistisch vindt. Het blijft echter gewoon een algemeen doel. Het houdt geen rekening met de reële ingrediëntprijzen, portiegroottes of factoren zoals verspilling en fluctuerende kosten.
Voor een effectief beheer van de dagelijkse food cost heb je meer gedetailleerde inzichten nodig. Dit is de functie van de theoretische food cost. Het is een maatstaf waaraan je de prestaties van je restaurant kunt afmeten.
De theoretische food cost is een berekend doel
De theoretische food cost is een gedetailleerde analyse die de kosten van je recepten combineert met je verkoopmix.
Hiermee bereken je de kosten van elk menu-item aan de hand van de huidige ingrediëntprijzen en portiegroottes. Deze kosten worden vervolgens vermenigvuldigd met hoe vaak elk gerecht in een bepaalde periode wordt verkocht. Het resultaat laat zien hoeveel het restaurant had moeten uitgeven aan ingrediënten gedurende die periode – of dit nu een dag, week of maand is.
De chef-ontwikkelaar van een poke-keten berekent bijvoorbeeld de kosten van elk menu-item op basis van de recepten en de actuele ingrediëntkosten. Hij stelt vast dat de bereiding van de poke bowl met zalm £3,71 kost. Het restaurant verkoopt de poke bowl 134 keer in een specifieke week, waardoor de totale productiekosten voor die week £497,14 (£3,71 x 134) moeten zijn. Als de totale opbrengst voor die week £33.542 zou zijn, zou het theoretische food cost percentage van de bowl 1,40% zijn ((£497,14/£33.542) x 100). De totale kosten van alle menu-items gedeeld door de totale opbrengst van een bepaalde week levert het totale theoretische food cost percentage op.
Hoe Houd Je de Kosten Van Een Menu-Item Bij in een Spreadsheet?
De receptkosten zijn essentieel voor de berekening van de food cost en het bepalen van de de menuprijzen. Als je geen tijd hebt om de kosten van elk recept handmatig te berekenen of de prijzen en portiegroottes aan te passen, kun je gebruik maken van kostensoftware om de optimale prijs te berekenen voor gezonde winstmarges. Als je dit echter liever zelf berekent, kun je een food cost calculator maken met Excel of Google Sheets. Het is zeer eenvoudig maar effectief. Hieronder lees je hoe je dat doet.
Maak 6 kolommen in Excel of Google Spreadsheets met de volgende kopjes:
Menu-item (ingrediënten)
Eenheid
Gebruikte hoeveelheid
Kosten ingrediënt/kg
Kosten/Portie
Kostprijs recept
Tel alle cijfers samen in de kolom ‘Kostprijs recept’ om de totale kosten van je recept te berekenen.
Bereken de kosten van je recepten met een spreadsheet in Excel of Google Sheets.
Kun je goed overweg met spreadsheets, maak het jezelf dan makkelijker door een aparte lijst te maken van al je ingrediënten, inclusief de huidige prijs en eenheid. Koppel deze aan respectievelijk kolom A en D. Als de prijzen veranderen (wat vaak gebeurt), hoef je niet elk blad opnieuw bij te werken. Werk gewoon de ingrediëntenlijst bij om alle recepten te actualiseren met de actuele prijzen.
De ideale food cost berekenen en beheren
Ontdek hoe je de ideale en reële food cost berekent en beheert om winstgevende menu’s op te stellen.
De variantie in de food cost is het verschil tussen de kosten die je verwacht uit te geven aan de ingrediënten (theoretische food cost) en de kosten die je daadwerkelijk uitgeeft (reële food cost).
Door deze twee met elkaar te vergelijken kunnen managers van restaurants nagaan of de kosten van verkochte goederen (Cost of Goods Sold, CoGS) in de hand worden gehouden. Het doel is om het verschil tussen de theoretische en de reële kosten zo klein mogelijk te houden⎯ hoe dichter bij nul, hoe beter.
Het is nuttig om de theoretische en de reële kosten afzonderlijk te bekijken, maar als je ze vergelijkt, krijg je een duidelijker beeld. Een grote variantie kan duiden op operationele problemen, zoals te grote bestellingen, verspilling van ingrediënten of te hoge kosten. Als je de oorzaak van deze variantie onderzoekt, kun je de problemen aanpakken en de winst verhogen.
Laten we bijvoorbeeld nog eens terugkeren naar het eerdere voorbeeld van de poke bowl met zalm. De kok stelde vast dat de theoretische food cost van het gerecht voor die week £469 was. Uit de voorraadtelling van die week bleek echter dat de reële food cost £490 was. Er is dus een variantie. Dit heeft gevolgen voor de winstmarges. De restauranthouder vraagt de chef om te onderzoeken waarom de reële kosten hoger zijn dan de theoretische.
De chef kan al snel twee veel voorkomende oorzaken uitsluiten:
Portiegrootte: Het keukenpersoneel hield zich precies aan de voorgeschreven porties.
Bederf of verspilling: De ingrediënten voor de poke bowls waren vers en er werd geen noemenswaardige verspilling genoteerd in het verspillingslogboek.
Na verder onderzoek ontdekt de chef de oorzaak van het probleem: de inkoopmanager had de vraag niet nauwkeurig voorspeld en had dus niet genoeg edamame besteld. Daardoor moest het restaurant halverwege de week een spoedbestelling plaatsen, waardoor de kosten van dat ingrediënt opliepen.
Door het probleem in kaart te brengen en op te lossen kan het restaurant dergelijke varianties in de toekomst voorkomen, wat de winstmarges ten goede komt. Als men de variantie niet bijhoudt, kan de impact ervan ongemerkt voorbijgaan, wat tot hogere kosten en een lager rendement kan leiden.
Hoe de Variantie in de Food Cost Helpt om de Prestaties van Restaurants met Elkaar te Vergelijken
Maak kennis met Big Bang Bagels, een restaurantketen met 10 vestigingen in Europa en het Verenigd Koninkrijk. Het hoofdkantoor vraagt het management van de vestigingen in Brussel en Amsterdam om hun food cost percentages voor week 34 te rapporteren.
Dit is wat ze hebben vastgesteld:
Big Bang Bagels Brussel:
Reële food cost: 30%
Theoretische food cost: 27%
Variantie in de food cost: 3% (3% hoger dan verwacht).
Big Bang Bagels Amsterdam:
Reële food cost: 35%
Theoretische food cost: 34%
Variantie in de food cost: 1% (1% hoger dan verwacht)
Op het eerste gezicht lijkt Brussel misschien beter te presteren omdat de reële food cost lager ligt dan die in Amsterdam. De variantie in de food cost vertelt echter een ander verhaal: Die van Amsterdam ligt dichter bij nul, wat betekent dat ze de kosten beter in de hand houden.
De cijfers
Stel dat beide locaties die maand £1 miljoen omzet genereren.
De variantie van 3% in Brussel houdt in dat ze die maand £30.000 te veel hebben uitgegeven, oftewel £360.000 op jaarbasis.
De variantie van 1% in Amsterdam houdt in dat ze die maand slechts £10.000 te veel hebben uitgegeven.
Hoewel de reële food cost in Amsterdam hoger is, heeft het team meer grip op hun uitgaven. De hogere kosten zeggen op zich niet zoveel – het is mogelijk dat ze te kampen hebben met duurdere leveranciers of duurdere ingrediënten. Deze factoren zijn echter reeds opgenomen in de theoretische food cost. Brussel verliest daarentegen geld omdat ze meer uitgeven dan verwacht.
Een aanzienlijk verschil tussen de verwachte en de reële food cost duidt op mogelijke operationele problemen, zoals verspilling van ingrediënten, te grote bestellingen of duurdere producten door prijswijzigingen. Door de food cost in de gaten te houden en regelmatig de variantie in de food cost te berekenen, kunnen managers van restaurants snel eventuele problemen identificeren en geïnformeerde beslissingen nemen om toekomstige verliezen te voorkomen.
Wat Is de Oorzaak van Variantie in de Food Cost?
Als de reële food cost in je restaurant of hotel hoger is dan de ideale food cost (ook wel de theoretische of beoogde food cost genoemd), dan is de reden altijd terug te voeren op een of meer van deze zeven mogelijke oorzaken:
Verspilling
Inconsistente of slechte portiegroottes
Slechte afstemming van de leveringen
Diefstal
Boekhoudkundige fouten
Ontbrekende verkoopgegevens
Verouderde kostenberekeningen
Neemt de variantie in je food cost toe? Ontdek enkele praktische tips om de food cost beter in de hand te houden en de kloof tussen de reële en theoretische kosten te dichten.
Hoe Penta Hotels Gebruik Maakt van Food Cost Software
John King is de bedrijfschef van Penta Hotels, een internationaal hotelbedrijf met meerdere vestigingen (Linkedin).
King heeft de handmatige berekeningen van de food cost vervangen door de software van Apicbase, zodat hij de afzonderlijke food cost percentages voor alle vestigingen kon berekenen.
“Apicbase bespaart ons aanzienlijk veel tijd omdat het een nauwkeurige en consistente berekeningen maakt van de food cost voor onze recepten, waardoor de winstmarges in al onze hotels onmiddellijk toenemen.”
John King Bedrijfschef bij Penta Hotels
Bedrijfschefs, F&B-managers en operationele managers zijn zich ervan bewust dat het veel tijd kost om de kosten van recepten correct te berekenen en de gegevens in alle keukenactiviteiten te integreren. Er komen bovendien veel te veel spreadsheets bij kijken. Het is niet geschikt voor een schaalbare menu-engineering.
De food cost controleren zou voor elk restaurant de grootste prioriteit moeten zijn. Leren hoe je deze food cost berekent is daarbij de eerste stap. Daarna moet je ingaan op alle factoren die de food cost opdrijven en je winstmarges verkleinen.
Je kan alle berekeningen van de food cost handmatig uitvoeren, maar als je op zoek bent naar manieren om de activiteiten in de keuken efficiënter te maken, kan een overstap naar professionele restaurantsoftware de beste oplossing zijn.
Klaar om Je Activiteiten te Optimaliseren? Zie Apicbase in actie!
Zowel grote cateringbedrijven, dark kitchens en internationale restaurantmerken gebruiken Apicbase elke dag om hun voorraden te beheren, kosten te beheersen en operationele beslissingen te nemen.
Geert Merckaert is the Content and Research Director at Apicbase and the producer of The Food Service Growth Show. He specialises in operational excellence, sustainability, and digital transformation in the restaurant and catering industry. Geert has a diverse background in content marketing, writing, and research, with previous roles in corporate finance at Bank van Breda, food marketing at VLAM, and the trade association Bakkers Vlaanderen. He holds degrees in Communications and Journalism from Plantijnhogeschool, as well as Art History from the Kunsthistorisch Instituut. During his studies, Geert spent nine years working weekends as a restaurant chef. He is dedicated to helping foodservice companies achieve sustainable growth through engaging and insightful content.
