🚀 Product Showcase: Echte Oplossingen voor Contract Catering Kijk nu 🎯 →

Aanmelden
Praat met een expert

Hoe Penta Hotels 27 Keukens Beheert met Apicbase

Bedrijfsgrootte

27 hotelkeukens in Europa, het Verenigd Koninkrijk en Azië

Soort bedrijf

Hotelketen

Als je 27 hotelkeukens in Europa, het Verenigd Koninkrijk en Azië runt, is ‘druk’ nogal een understatement.

Penta Hotels coördineert alles zelf, van de samenstelling van menu’s tot de naleving van allergenenvoorschriften en onderhandelingen met leveranciers. Alle chef-koks binnen de groep moeten dezelfde normen hanteren, zodat elk gerecht in elk hotel er hetzelfde uitziet en hetzelfde smaakt.

Dit soort logistieke uitdagingen klinkt al imposant, maar als je het van dichtbij bekijkt, is het echt gekkenwerk.

Jarenlang was het onderliggende systeem een warboel van Excel-spreadsheets, e-mails en interne vergaderingen. Bij de lancering van nieuwe menu’s werden er weken van tevoren kooksessies georganiseerd, maar tegen de tijd dat de keuken ermee aan de slag ging, waren ze de belangrijkste details alweer vergeten.

Dat veranderde allemaal in december 2018, toen Penta Hotels Apicbase in gebruik nam.

De tijdswinst die je met Apicbase boekt, is enorm. De kosten van recepten zijn precies en consistent, wat een positieve invloed heeft op de food cost voor alle hotels.

De uitdaging: veel spreadsheets, geen consistentie

Voor Apicbase zagen de workflows er als volgt uit:

  • De recepten, allergenen en kosten werden handmatig in Excel ingevoerd.
  • Voor de lancering van nieuwe menu's moesten er weken van tevoren kooksessies worden georganiseerd in verschillende landen. Tegen de tijd dat de menu's in gebruik werden genomen, was men de belangrijkste details al vergeten.
  • KPI-tracking werd gedaan via Micros, een tijdrovend en vaak onnauwkeurig proces.

Het hele systeem berustte op handmatige updates en constante communicatie. Dat was niet vol te houden.

De oplossing: een 'single source of truth'

Apicbase bood Penta Hotels een manier om de activiteiten in verschillende landen te centraliseren en uit te breiden. Dit vereenvoudigde de activiteiten en zorgde voor meer consistentie.

  • Nieuwe menu's werden nu gelanceerd in enkele dagen, niet in enkele weken. Het hoofdkantoor in Frankfurt kan nieuwe gerechten meteen goedkeuren en ze in alle vestigingen op de kaart zetten.
  • De food cost blijft binnen de perken. Elk recept wordt nauwkeurig berekend en eventuele wijzigingen worden meteen overal doorgevoerd.
  • Stapsgewijze handleidingen voor de presentatie van gerechten. De koks hoeven niet meer te gissen hoe de gerechten eruit moeten zien. Ze beschikken over een duidelijke visuele referentie.
  • Consistente gegevens over allergenen en voedingswaarden. Eventuele updates worden in real-time doorgevoerd in het hele systeem.

"Het belangrijkste is dat de gegevens altijd up-to-date zijn. Als er iets verandert in de allergenen, kosten of producten, wordt dat meteen in het hele systeem bijgewerkt. Dat scheelt een hoop handmatig werk in Excel-spreadsheets. Alle chef-koks werken altijd met de meest recente info." — Penta Hotels

Het resultaat: snellere beslissingen, lagere kosten, hogere kwaliteit

De omschakeling heeft zowel de dagelijkse activiteiten als de langetermijnplanning ingrijpend veranderd:

  • Snellere goedkeuringsprocedures voor menu's tussen Brussel en het hoofdkantoor in Frankfurt.
  • Lagere reiskosten, omdat er minder behoefte is aan interne training.
  • Hoge consistentie in de kwaliteit en presentatie in alle 27 panden.
  • De financiële managers en directieleden zien nu dezelfde cijfers als de koks.

"Apicbase heeft de manier waarop we werken en de snelheid waarmee we de gerechten en menu's produceren ingrijpend veranderd." — Penta Hotels

Zou Penta Hotels Apicbase aanbevelen?

Zonder twijfel.

"Absoluut. We raden het 200% aan. Iedereen, gaande van de chef-koks tot de financiële managers tot de directieleden, is dol op de inzichten die Apicbase ons biedt. Het heeft onze manier van werken helemaal veranderd. We kunnen veel sneller nieuwe menu's samenstellen en ze in productie nemen. Het is een fantastisch hulpmiddel voor elk horecabedrijf met meerdere vestigingen." — Penta Hotels

Apicbase F&B Management
Linkedin Instagram Facebook

Apicbase NV – 2024. Alle rechten voorbehouden

Apicbase is het meest volledige F&B-managementplatform voor multi-unit restaurants, hotels, dark kitchens.

Terms & Conditions

Privacy Policy

Platform
Resources
Bedrijf
Zie ook