Voorraden beheren en bestellingen plaatsen bij je leveranciers is net alsof je met brandende fakkels jongleert en tegelijkertijd op een eenwieler rijdt (die toevallig ook nog eens in brand staat).
Stel je dit eens voor: Je moet de juiste ingrediënten bestellen, in de exacte hoeveelheden, en dat op het juiste moment, bij verschillende leveranciers, zonder dat je de verwachte verkoop kent. Dat is een enorme opgave.
Restaurantmanagers of keukenpersoneel die fouten maken, krijgen te maken met meer verspilling, torenhoge kosten en gefrustreerde klanten.
Een doeltreffende inkoop in de horeca is alleen mogelijk met de juiste kennis, ervaring en beheerste beslissingen.
Zowel de reputatie als het rendement van je restaurant hangen hiervan af.
Gelukkig heeft moderne technologie de efficiëntie van voorraadbeheer drastisch verbeterd. De meeste toprestaurants zijn inmiddels overgestapt van spreadsheets naar geavanceerde tools voor demand forecasting. Op die manier kiezen ze actief voor een gegevensgestuurde aanpak in plaats van giswerk en intuïtie.
Als je nog niet vertrouwd bent met technologie voor demand forecasting, dan moet je zeker dit artikel lezen.
Hieronder geven we antwoord op de volgende vragen:
- Wat is demand forecasting voor restaurants?
- Wat zijn de voordelen van een gegevensgestuurd inkoopproces?
- Hoe gaat het in zijn werk?
- Inkooptechnologie voor wie meerdere restaurants runt
Laten we beginnen met een definitie.
Wat is Demand Forecasting voor Restaurants?
Demand forecasting voor restaurants is een door technologie gedreven manier om bestellingen te optimaliseren waarbij verkoop-, voorraad- en receptgegevens gecombineerd worden. De toekomstige vraag naar menu-items wordt voorspeld door eerderenverkoopgegevens te analyseren. De inkoopsoftware vergelijkt vervolgens de voorspelde vraag met de huidige voorraad, uitstaande leveringen en de receptendatabase. Vervolgens genereert het systeem nauwkeurige inkooporders die specifiek zijn afgestemd op de individuele leveranciers. Op deze manier kunnen restaurants de ideale voorraadniveaus aanhouden om de verwachte verkoop voor een bepaalde locatie en periode tegemoet te komen.
Enkele synoniemen van demand forecasting zijn verkoopprognose, vraagvoorspelling en verkoopprojectie.
Voor een effectieve vraagvoorspelling moet er een consistent inkoopplatform aanwezig zijn dat de voorraden, receptendatabases en e-commerce van leveranciers samenbrengt via robuuste API-verbindingen.
Wat zijn de Voordelen van een Gegevensgestuurd Inkoopproces?
Het beheer van bestellingen van leveranciers vergt tijd, ervaring en doeltreffende voorraadbeheersystemen. In een sector met een schrijnend personeelstekort is tijd te vergelijken met Big Foot, je hoort er vaak over maar je ziet het zelden. Erger nog, als er fouten worden gemaakt bij de inkoop, lopen de kosten vaak flink op.
Demand forecasting software biedt een oplossing voor beide uitdagingen. Het combineert gegevens uit je kassa, receptendatabase en voorraad om nauwkeurige en efficiënte bestellingen te plaatsen bij je leveranciers. Dat versnelt de bestelprocessen en helpt fouten voorkomen.
Dat is een onmiskenbaar voordeel. Bovendien vormt het de basis voor een reeks andere voordelen, zoals:
Meer nauwkeurigheid: Door gebruik te maken van betrouwbare gegevens wordt de kans op menselijke fouten tot een minimum beperkt. Je aankoopbeslissingen gebeuren op basis van feiten in plaats van intuïtie of ruwe schattingen – zo is er minder druk.
Flink minder kosten: Door eerdere gegevens te analyseren ontdek je bepaalde patronen en trends, waardoor je een sterkere positie hebt bij de onderhandelingen met je leveranciers. Dit kan leiden tot betere prijzen en kortingen. Bovendien voorkom je dat je te veel of te weinig voorraad hebt.
Beter voorraadbeheer: Met nauwkeurige gegevens houd je optimale voorraadniveaus aan. Zo beperk je voedselverspilling en zorg je ervoor dat er geen kapitaal vastzit in bederfelijke goederen.
Betere relaties met leveranciers: Als je bestellingen consistent blijven en je het aantal last-minute wijzigingen beperkt, bouw je een sterkere band op met je leveranciers. Dit leidt vaak tot betere voorwaarden en een efficiëntere toelevering.
Efficiënte bedrijfsvoering: Met een gegevensgestuurde aanpak ontdek je alle mogelijke tekortkomingen in je inkoopproces. Zo kun je je procedures bijstellen en de bedrijfsvoering optimaliseren.
Competitief voordeel: De winstmarges van restaurants zijn gering. Door eerdere gegevens van verschillende locaties en leveranciers te verzamelen, vind je manieren om je bedrijf te versterken. Daarna gebruik je die informatie om te onderhandelen met je leveranciers of om eventuele lacunes in het rendement op te sporen, lang voordat ze een impact hebben op je omzet.
Betrouwbaarheid: Als je alle gegevens binnen handbereik hebt, krijg je een kristalhelder overzicht van de inkoopbeslissingen in elk filiaal, de verkoopresultaten en de voorraadtrends. Dit zorgt voor meer transparantie en betrouwbaarheid.
Kortom: een gegevensgestuurde inkoop is gemakkelijk, nauwkeurig en levert bruikbare gegevens op. Wat is er niet leuk aan?
Laten we nu eens kijken hoe het gebruik van demand forecasting technologie de efficiëntie en het rendement van je restaurant kan verhogen.
Hoe Demand Forecasting op Basis van de Verkoop het Voorraadbeheer van Restaurants Verbetert
Je hoeft niet alle technische nuances te snappen om te kunnen profiteren van inkoop op basis van eerdere verkoopcijfers. Als je de basisprincipes van slim bestellen, voorraadoptimalisatie en inkoopsoftware voor restaurants begrijpt, kun je je bedrijfsvoering aanzienlijk verbeteren.
Hieronder laat ik je zien hoe Apicbase deze uitdaging aangaat. Er bestaan ook andere oplossingen, maar onze aanpak is uniek.
Alles wat hieronder wordt uitgelegd, gebeurt in een flits. Het lijkt misschien magie, maar het is het resultaat van deskundig vakmanschap.
We beginnen met analyses.
1. Analyse op basis van verkoop
- Actie: De eerdere verkoop analyseren.
- Doel: Populaire gerechten voorspellen.
Apicbase begint met een analyse van de historische verkoopgegevens. Om te bepalen hoe populair een bepaald menu-item zal zijn, berekent Apicbase de gemiddelde verkoop voor elke dag van de week over de geselecteerde periode. Als je dus wilt terugkijken op de afgelopen maand, vergelijkt Apicbase alle maandagen, alle dinsdagen enzovoort. Zo zie je de unieke verkooppatronen van elke dag en krijg je een evenwichtigere prognose.
Opmerking: Menu’s kunnen veranderen. Als een artikel niet langer aangeboden wordt, kun je het weglaten uit de analyse. Ook worden sluitingsdagen automatisch weggelaten uit de berekening van de gemiddelde verkoop.
2. Recepten raadplegen
- Actie: De receptendatabase van het systeem raadplegen.
- Doel: De ingrediënten en hoeveelheden van elk verkocht gerecht bepalen.
De volgende stap: Apicbase raadpleegt je receptendatabase voor elk verkocht menu-item. Op die manier kan het systeem de exacte hoeveelheid ingrediënten berekenen die nodig is om het item te bereiden volgens het verkoopvolume.
3. Controle van de voorraad
- Actie: De ingrediëntenlijst vergelijken met de huidige voorraad.
- Doel: De beschikbare en ontbrekende ingrediënten achterhalen.
Apicbase vergelijkt vervolgens het totaal aan benodigde ingrediënten met wat er op die locatie al op voorraad is. Op die manier kan het systeem rekening houden met de bestaande voorraden bij de opmaak van nieuwe inkooporders.
Opmerking: In een drukke keuken worden bestellingen bij leveranciers vaak door meerdere medewerkers geplaatst. Om dubbele bestellingen of overtollige voorraden te voorkomen, houdt Apicbase ook de uitstaande bestelde hoeveelheden bij. Dit zijn artikelen die reeds besteld zijn, maar nog geleverd of ontvangen moeten worden. Apicbase informeert het personeel over de uitstaande leveringen en ondersteunt hen zo bij een effectief voorraadbeheer.
4. Verzameling van de benodigde ingrediënten
- Actie: De benodigde ingrediënten voor alle gerechten verzamelen.
- Doel: Een uitgebreide ingrediëntenlijst opstellen.
Vervolgens telt Apicbase alle benodigde ingrediënten voor het hele menu op. Het resultaat is een uitgebreide lijst van ingrediënten en hoeveelheden die nodig zijn om aan de verwachte vraag te voldoen.
5. Inkooporders genereren
- Actie: Leverancierspecifieke orders genereren.
- Doel: Ontbrekende ingrediënten bestellen op basis van de bestaande voorraad.
Nu Apicbase precies weet wat je nodig hebt om aan de voorspelde vraag te voldoen, stelt het systeem inkooporders op voor elke leverancier.
Opmerking: Je kunt de bestelduur aanpassen op basis van de categorie. Zo kun je bijvoorbeeld verse producten kopen voor de komende drie dagen, droge producten voor een periode van 8 dagen en dranken voor twee weken. Bij het aanmaken van inkooporders houdt Apicbase rekening met deze categoriegebonden frequenties.
6. Eindbeoordeling
- Actie: Opgestelde inkooporders nakijken en aanpassen.
- Doel: Nauwkeurigheid waarborgen en rekening houden met externe factoren.
Jij hebt altijd de touwtjes in handen. Voor je een bestelling afrondt, kun je deze nog eens nakijken. Als de omstandigheden veranderen, bijvoorbeeld een gepland evenement of andere factoren die de historische verkoopgegevens misschien niet weerspiegelen, kun je nog steeds de nodige aanpassingen aanbrengen.
7. Klik en verstuur
- Actie: Goedgekeurde bestellingen naar leveranciers sturen.
- Doel: De benodigde ingrediënten inkopen.
Wanneer je de inkooporders goedkeurt, stuurt Apicbase de orders automatisch door naar je leveranciers. Dit geautomatiseerde proces bespaart tijd en is zeer nauwkeurig, waardoor de kans op fouten en misverstanden wordt geminimaliseerd.
De integratie met de leveranciers optimaliseert bovendien het bestelproces en bevordert de communicatie. Hierdoor worden bestellingen altijd snel ontvangen en worden leveringen nauwkeurig en op tijd uitgevoerd.
8. Buffervoorraad
- Actie: Een buffervoorraad aanhouden voor elk ingrediënt.
- Doel: Omgaan met onverwachte vertragingen in de vraag of aanvoer.
Apicbase houdt voor elk artikel in de voorraad een buffervoorraad aan. Je stelt zelf het percentage van de buffer in, waarna Apicbase automatisch de verwachte vraag en inkooporders aanpast. Op deze manier kan je restaurant, zelfs bij een plotselinge piek in de vraag of een vertraagde levering, probleemloos blijven draaien.
Opmerking: Apicbase geeft de historische omzet van de referentieperiode en de verwachte omzet voor de bestelperiode weer. Als je een hogere omzet dan voorzien verwacht of extra buffervoorraden nodig hebt, pas je gewoon de schuifregelaar aan. Hiermee verhoog je verhoudingsgewijs zowel de verwachte omzet als de buffervoorraad. Apicbase past vervolgens automatisch de bestelhoeveelheden voor elk artikel overeenkomstig aan.
9. Efficiënte ontvangst van bestellingen
- Actie: Geleverde artikelen scannen/invoeren via Apicbase.
- Doel: Bestellingen controleren en de voorraad in Apicbase bijwerken.
Wanneer je bestellingen worden geleverd, kan het keukenpersoneel met behulp van de Apicbase app op hun telefoon of tablet snel de streepjescodes van de producten scannen of de artikelen handmatig invoeren. Het systeem vergelijkt deze vervolgens met de uitstaande inkooporders. Alle gescande artikelen worden meteen gemarkeerd als ontvangen, waarna Apicbase de voorraadniveaus automatisch bijwerkt.
De Perfecte Inkoop voor Restaurants met Meerdere Vestigingen
Meerdere restaurants runnen is een hele uitdaging. Elke bestelling bij je leveranciers moet perfect zijn, zelfs als je niet zelf ter plekke aanwezig bent.
Een verkeerde bestelling betekent niet alleen verspilde ingrediënten of weggegooid geld; het veroorzaakt ook dat vreselijke gevoel dat de controle door je vingers kan glippen. Ook voor het personeel is het erg vermoeiend om constant te moeten twijfelen of ze wel de juiste beslissing hebben genomen.
Als je de controle wilt terugwinnen en het personeel met een gerust hart inkoopbeslissingen wilt laten nemen, is het tijd om actie te ondernemen.
