Zelfs als de recepten op alle locaties gelijk zijn, kan de food cost alsnog behoorlijk oplopen. En in dat geval zal de winst-en-verliesrekening je niet vertellen waarom.
Dat is precies wat er gebeurde bij deze pizzaketen met 24 vestigingen. De verkoop steeg. De kwaliteit was consistent. Er waren geen klachten. Op het eerste gezicht zag alles er goed uit.
Er klopte alleen iets niet, en niemand kon het zien.
Dat veranderde toen ze aan de slag gingen met Apicbase.
Voor het eerst hadden ze een duidelijk beeld van hun marges. En daar bleek iets niet te kloppen. Daarom doken ze in de cijfers van het laatste kwartaal.
Daar maakten ze een schrikbarende balans:
- Een kloof van €280.000 tussen de reële en de theoretische food cost
- €91.000 van dat verlies werd veroorzaakt door slechts één ingrediënt
Niemand had dit eerder opgemerkt. Niemand wist wat er werkelijk werd gebruikt. Wie weet hoe lang dit al aan de gang was?
Dit is hoe ze het lek hebben ontdekt.
Stap 1: Het Probleem Identificeren
Elk menu-item heeft een bepaalde prijs. Dat is normaal. Je koopt ingrediënten om eten te maken – simpel.
In een perfecte wereld komt je ingrediëntengebruik precies overeen met wat je verkoopt. Maar als je meer verbruikt dan je verkoopt, lekt de marge stilletjes weg.
Dat is wat het operationele team zag toen ze hun CoGS-dashboard openden. Ze verbruikten meer dan ze verkochten.
Veel meer.
Dit is wat het overzicht aangeeft:
- Verkoop (POS) – 86%
Dit is het deel van de food cost dat rechtstreeks verband houdt met wat er is verkocht. In het beste geval is dit 100%.
- Verspilling – 3%
Dit is inclusief alles wat handmatig werd afgeschreven in Apicbase. Bijvoorbeeld een zak bedorven salami. Dit werd niet verkocht en is dus een legitiem verlies.
- Variantie – 11%
Dit is waar het troebel wordt. Dit is het deel van de food cost waar geen verklaring voor is. Niet verkocht. Niet verspild. Gewoon… weg.
Zodra het team besefte dat 11% van hun food cost niet kon worden verklaard, wisten ze dat ze een serieus probleem hadden.
What is Count Variance?
De variantie is het verschil tussen de voorraad die Apicbase verwacht aan te treffen op basis van je verkoop, leveringen en recepten – en wat er daadwerkelijk aanwezig is na een telling.
Het is met andere woorden het verschil tussen je theoretische voorraad en je reële voorraad, wat je op voorraad zou moeten hebben en wat je daadwerkelijk op voorraad hebt.
Bijvoorbeeld:
- Apicbase verwacht dat je 5 zakken geraspte mozzarella op voorraad hebt.
- Maar na een telling blijkt er maar 1 zak te zijn.
- Dat betekent dat er 4 zakken ontbreken – een variantie van 4.
En die variantie kost geld.
Die zakken werden ingekocht, maar niet verkocht, dus knagen ze stilletjes aan je marge. Vermenigvuldig dat met honderden ingrediënten en tientallen filialen en dan stapelen de onzichtbare verliezen zich al snel op.
In het ideale geval is je variantie nul, wat betekent dat elke euro die je uitgeeft wordt gecompenseerd met een verkoop of een legitiem verlies.
Hoe kleiner je variantie, hoe groter je marges.
Stap 2: De Schade Berekenen
11% van je food cost in rook zien opgaan is een slechte zaak.
Maar hoe ernstig is dit?
Reken even mee.
Dit is wat het team ontdekte toen ze de cijfers van het eerste kwartaal bekeken:
- Totale CoGS: €2.540.467
- Verklaard als verkocht (86%): €2.184.801,62
- Verklaard als verspild (3%): €76.214,01
- Niet verklaard (11%): €279.451,37
Er is dus bijna €280.000 verdwenen.
Gewoon… weg.
En als niemand dit had opgemerkt, dan zou dit zijn steeds opnieuw gebeuren.
Kwartaal na kwartaal. Filiaal na filiaal.
Wat is de oorzaak van de variantie?
Nu we weten hoe groot de kloof is, is de volgende vraag: Waar gaat dit geld naartoe?
De meest voorkomende oorzaken van variantie zijn:
- Overportionering
- Niet-geregistreerde verspilling
- Fouten bij voorraadtellingen
- Recepten die niet worden nageleefd
- Of, in de meeste gevallen, een combinatie van alle bovenstaande factoren
Je hoeft niet te raden. Apicbase toont je precies waar je moet zoeken.
Stap 3: Zoek naar de Probleemfilialen
Het team moest uitzoeken waar de verliezen vandaan kwamen.
Daarom openden ze het variantiedashboard in Apicbase en groepeerden ze alle gegevens per locatie.
In plaats van te gissen of e-mails te sturen om antwoorden te krijgen, zag het team onmiddellijk welke filialen minder marge hadden en waar ze zich vervolgens op moesten richten.
Na één blik op de grafiek vielen twee dingen op:
- Het ging niet om slechts een paar losgeslagen restaurants. Het gebeurde op grote schaal in bijna alle vestigingen.
- Daarbij was vooral zuivel een groot probleem en de oorzaak van een groot deel van het verlies.
Het team had nu de meest verlieslatende filialen geïdentificeerd.
De volgende vraag was duidelijk: welke ingrediënten waren hiervoor verantwoordelijk?
Stap 4: Dieper Ingaan op de Individuele Ingrediënten
Het team ging dieper in op de gegevens en achterhaalde de meest belangrijke ingrediënten die bijdroegen aan deze variantie. Bij veel systemen betekent dit dat er urenlang door spreadsheets moet worden gespit.
Maar in Apicbase hoefden ze alleen maar naar de volgende grafiek te kijken.
In het variantiedashboard worden de 15 meest onverklaarde ingrediënten weergegeven.
Voor de pizzaketen bestond de top drie vooral uit kaas:
- Geraspte mozzarella: €40.025,96
- Italiaanse kaasvlokken: €27.294,59
- Buffelmozzarella: €9.983,59
Alleen die drie ingrediënten waren al goed voor meer dan €77.000 verlies in één kwartaal. Als we dit uitbreiden naar de vijf belangrijkste ingrediënten, nota bene allemaal zuivelproducten, komt het totaal op €91.593.
Waarom is dit niemand opgevallen?
Het is een pizzaketen; kaas is overal. Deze ingrediënten worden continu gebruikt, in grote hoeveelheden opgeslagen en zonder nadenken bijbesteld. Er ligt altijd mozzarella in de koelkast, dus het lijkt alsof de voorraad altijd op peil is.
De filialen bleven gewoon bijbestellen en het lek bleef onzichtbaar.
Tot nu.
Stap 5: Is het een Probleem met het Recept of de Keuken?
Nu het team de oorzaak van het verlies kende, was de grote vraag: Waarom?
- Geraspte mozzarella wordt namelijk niet snel gestolen.
- Het bederft ook niet snel. Het wordt elke dag gebruikt in grote hoeveelheden.
Er bleef dus maar één waarschijnlijke oorzaak over: overportionering.
Maar hoe kwam dat?
- Was iemand in de keuken iets te gul?
- Of klopte het recept zelf niet?
Om daar achter te komen, zoomde het team in op het filiaal met de grootste variantie: Nürnberg. Daarna controleerden ze hoe die variantie maand na maand evolueerde.
Verrassend genoeg was er bijna geen verandering.
Dat is een duidelijk teken dat het probleem niet zomaar toevallig was, maar dat het in in het systeem was ingebakken.
Als het een eenmalige fout in de keuken was geweest, zou je pieken of dalen verwachten. Dit was echter een consistent gegeven. Voorspelbaar. En doorlopend.
Misschien klopte het recept niet.
- Misschien kwam de portiegrootte niet overeen met wat het personeel daadwerkelijk gebruikte, of
- Of misschien waren de instructies niet duidelijk genoeg.
Er was maar één manier om het met zekerheid te weten: het in actie zien.
Stap 6: Het met Eigen Ogen Zien
Apicbase liet hen zien waar de variantie precies zat en om welke ingrediënten het ging.
Maar om te begrijpen waarom, moest het team het met eigen ogen zien.
En dat deden ze. Ze bezochten de filialen met het grootste verlies en controleerden stap voor stap hoe de pizza’s werden bereid.
Ze vergeleken wat er in de keuken gebeurde met wat er in het recept geschreven stond. Ze controleerden hoe de ingrediënten werden gedoseerd, hoe het team de ingrediënten voorbereidde en of er standaardgereedschap werd gebruikt.
Toen kwam het probleem aan het licht.
In het recept werd 100 g mozzarella vermeld. Maar in de praktijk was er niemand die de hoeveelheid mat.
Sommige koks voegden iets meer toe. Anderen namen gewoon een handvol. Ze waren niet slordig. Ze probeerden gewoon zo efficiënt mogelijk te werken. Helaas liepen die kleine hoeveelheden extra al snel op.
En zo kostte een alledaagse gewoonte in de keuken meer dan €90.000 in slechts één kwartaal.
De oplossing
Zodra het team zag wat er in de keuken gebeurde, werd de oplossing duidelijk: het recept moest beter worden opgevolgd.
Dat deden ze als volgt:
- Ze gaven elke keuken maatschepjes
- Ze brachten de teams op de hoogte van de nieuwe portiestandaard
Daarna gingen ze de variantielijst af – ingrediënt na ingrediënt, oplossing na oplossing.
Met elke update werd een deel van de kloof van €279.451 gedicht, waardoor de marge weer terugvloeide naar de winst.
Samengevat: Het Ging Helemaal Niet om de Kaas
Ja, kaas was het ingrediënt dat op het dashboard verscheen.
Het probleem was echter niet de mozzarella, maar een gebrek aan overzicht.
- Geen maatschepjes.
- Geen feedbacklus voor het team.
- Geen manier om de impact van kleine, alledaagse gewoonten te zien.
Zonder dat overzicht besefte niemand hoeveel marge er verloren ging.
De oplossing was niet ingewikkeld.
Het verschil lag in het feit dat je wist wat je moest oplossen en waar.
Wat dit team goed deed
Dit soort margeherstel gebeurt natuurlijk niet per ongeluk. Je moet de juiste gewoonten hebben, de juiste hulpmiddelen voorzien en het overzicht bewaren.
Dit is hoe het team het probleem snel kon opsporen, het op schaal kon aanpakken en de gewenste resultaten kon bereiken:
1. Ze telden de voorraad regelmatig en nauwkeurig.
Elk filiaal telde alle artikelen minstens één keer per maand. Zonder uitzonderingen. Op die manier kregen ze de nodige gegevens om te zien waar het mis ging.
2. Ze keken niet één keer naar de variantie.
Ze hielden het over een bepaalde periode bij. Eén meetwaarde is nutteloos. Verschillende meetpunten vormen patronen.
3. Ze begonnen met de grootste lekken.
Het probleem met de kaas sprong er bovenuit, dus dat werd eerst opgelost. Geen eindeloze analyses, geen perfectionisme – gewoon actie ondernemen. Dat bracht de zaak op gang.
4. Ze bezochten de keukens wanneer de gegevens niet alles verklaarden.
Als er iets niet klopte, gingen ze niet zomaar gissen; ze bezochte de keukens, controleerde de bereiding en stelden vragen. Op die manier ontdekten ze de onduidelijke regel in het recept.
5. Ze gaven de managers meer overzicht en verantwoordelijkheid.
Zodra de teams van de restaurants hun eigen prestaties konden zien, werd er onmiddellijk actie ondernomen. Omdat ze de resultaten (minder variantie en betere marges) zelf konden zien, bleven ze gemotiveerd.
De problemen die je niet ziet, kun je ook niet oplossen.
Apicbase geeft je het nodige overzicht om lekken in je marges op te sporen voordat ze je winsten aantasten.
