Voorraadbeheer software voor restaurants
met meerdere vestigingen

Voorraadbeheer in een restaurant, ook wel voorraadcontrole genoemd, betekent dat je op vaste momenten telt, vastlegt wat je gebruikt en weggooit, en vergelijkt wat je had moeten gebruiken met wat er werkelijk nog op voorraad ligt. Goede praktijken voor voorraadbeheer in de horeca zijn onder meer een par-niveau per artikel instellen, consequent in dezelfde eenheden en op hetzelfde moment tellen, dure lijnen zoals vlees, vis en sterke drank vaker tellen, en afstemmen met je POS-omzet. Eén vestiging kan dit in een spreadsheet doen, maar de meeste groepen met meerdere vestigingen stappen over op software, zoals Apicbase, zodra handmatig tellen en afstemmen niet meer meeschaalt.

Een par-niveau is de minimumhoeveelheid van een ingrediënt die een restaurant in huis moet hebben om het tot de volgende levering te redden, zonder dat de voorraad opraakt of je te veel bestelt. Je bepaalt het op basis van het gemiddelde gebruik over een representatieve periode, telt er een buffer bij voor levertijd en schommelingen in de vraag, en herziet het elk seizoen. Apicbase kan par-niveaus automatisch instellen en aanpassen op basis van actueel gebruik en voorspelde vraag, zodat bestelsuggesties blijven kloppen als je omzet beweegt.

De meeste restaurants streven naar een food cost tussen 28% en 35% van de omzet uit food, al hangt het juiste doel af van het concept: fine dining zit hoger, quick service lager. Je berekent het als de kosten van de gebruikte ingrediënten gedeeld door de foodomzet, maal 100. Britse operators kijken vaak naar het omgekeerde, de brutowinst (GP%), maar dat meet hetzelfde. Software voor foodcostberekening, zoals Apicbase, doet die berekening automatisch voor je. Wat het meest uitmaakt, is dat je het cijfer toetst aan werkelijke tellingen en niet alleen aan je recepten, want juist in dat gat lekt je marge stilletjes weg.

Theoretische food cost is wat je gerechten zouden moeten kosten op basis van je recepten en wat je hebt verkocht; werkelijke food cost is wat ze echt kosten zodra je de fysieke voorraad telt. Het verschil tussen die twee is je voorraadafwijking, en die komt meestal door verspilling, te grote porties, bederf of diefstal. Door beide te volgen vind je waar je marge weglekt, en zo hebben Apicbase-klanten als Circus hun food cost met 18% verlaagd.

Een spreadsheet werkt prima voor één vestiging, maar loopt vast zodra je meerdere locaties runt of wilt dat je voorraad zichzelf afstemt met je omzet. Telbladen leunen op handmatige invoer, bevatten geen actuele leveranciersprijzen en lopen tussen vestigingen uit de pas. Voorraadsoftware voor restaurants, zoals Apicbase, koppelt je POS en je leveranciers, zodat tellingen, kosten en bestellingen op één lijn blijven zonder dat je iets opnieuw hoeft in te typen. Het geeft operators meer grip.

Ja. Volledig doorgerekende recepten zijn de basis van Apicbase, dus elke ingrediëntprijs loopt door in de kostprijs en marge per gerecht, en wordt automatisch herberekend als een leveranciersprijs verandert. Voorraad, inkoop en menu-engineering bouwen allemaal op diezelfde receptdata, waardoor je food cost accuraat blijft als prijzen bewegen.

Ja. Apicbase is gebouwd voor restaurant-, hotel- en cateringgroepen met meerdere vestigingen, en draait dezelfde inrichting voor voorraad, recepten en inkoop in elke vestiging, inclusief centrale inkoop en centrale keukens. Het wordt gebruikt door 400+ merken op 3.000+ locaties. Het is niet bedoeld voor één zelfstandige zaak, dus de waarde zit erin wanneer je meerdere keukens tegelijk standaardiseert.

Apicbase koppelt met zo’n 42 POS- en kassasystemen out of the box, waaronder Lightspeed, Square, Oracle, Clover, NCR Aloha, Zettle en Deliverect. Je omzet komt binnen en boekt de voorraad automatisch af, zonder handmatige invoer.

Ja, Apicbase volgt je ingrediënten en houdt de voorraad automatisch bij. POS-omzet boekt je voorraad af tijdens een nachtelijke sync (tenzij anders afgesproken), waardoor de cijfers stabiel en betrouwbaar blijven om op te bestellen en te rapporteren. Je begint elke dag met een accurate, afgestemde voorraadpositie.

Apicbase is geen gratis app; het is een betaald platform voor groepen met meerdere vestigingen die voorraad, recepten en inkoop in één verbonden systeem willen. Gratis voorraad-apps voor restaurants kunnen prima werken voor één zelfstandige keuken, maar lopen meestal tegen grenzen aan op het gebied van controle over meerdere locaties, POS-integratie en de nauwkeurigheid van je food cost. Voor een groep met meerdere vestigingen betaalt de investering zich terug via een lagere food cost en minder verspilling.

Ja, Apicbase draait de volledige inkoopcyclus, niet alleen het volgen van voorraad. Het stelt bestellingen voor op basis van actuele voorraad, par-niveaus of voorspelde vraag, maakt per leverancier één inkooporder aan op afgesproken catalogi en prijzen, en legt daarna de ontvangst vast tegen die order en matcht bestelling, levering en factuur. Factuurscanning en controles op de crediteurenadministratie halen prijs- en betaalfouten eruit voordat ze je financiële systeem bereiken.

Een kassasysteem houdt bij wat je verkoopt, maar rekent je recepten niet door, beheert je leveranciersbestellingen niet en laat het gat tussen theoretische en werkelijke food cost niet zien. Aparte voorraadsoftware zoals Apicbase koppelt met je kassasysteem en voegt de laag in de keuken (back of house) toe waar een kassa niet voor is gemaakt: kostprijsberekening, inkoop en het beheersen van afwijkingen over al je vestigingen. De meeste groepen houden hun kassasysteem voor de omzet en zetten er een systeem als Apicbase bij voor voorraad en food cost.

Ja. Apicbase gebruikt AI om te voorspellen wat je moet bestellen, op basis van je verkoophistorie, je huidige voorraad en de levertijden van je leveranciers. Zo bestel je de juiste hoeveelheden, koop je minder te veel in en beperk je voedselverspilling. AI zorgt ook voor spraakgestuurde voorraadtelling, verrijkt je data automatisch en laat je in gewone taal vragen stellen over je business. De AI-assistent antwoordt op basis van je actuele data in Apicbase, dus je krijgt relevante, actuele inzichten.

Ja. Apicbase is SOC 2 Type 2- en GDPR-compliant, met data die versleuteld is tijdens transport en in rust, role-based access control met audit logging, en single sign-on (SSO). De data van elke klant staat logisch gescheiden in een eigen tenant, en het platform draait op AWS met continue monitoring, back-ups en disaster recovery. Voor enterprise groepen is veiligheid een ontwerpprincipe en geen extraatje, en kopers kunnen de volledige documentatie bekijken op het Apicbase Trust-portaal.

Ja. Apicbase beheert voorraad over keukens, productiekeukens en vestigingen heen, inclusief interne bestellingen en productie, zodat een centrale keuken je vestigingen kan bevoorraden op één verbonden voorraad.

Ja. Met de Apicbase-app tel je voorraad op elke telefoon of tablet met barcode scannen en spraaktelling, zodat je een hele vestiging telt in een fractie van de tijd die je op papier kwijt bent.