Inventarsoftware für die Gastronomie
mit mehreren Standorten

Bestandsführung im Restaurant, auch Bestandskontrolle genannt, bedeutet: nach festem Rhythmus zählen, erfassen, was Sie verbrauchen und verlieren, und vergleichen, was Sie hätten verbrauchen sollen, mit dem, was tatsächlich noch auf Lager ist. Zu den bewährten Vorgehensweisen für Warenwirtschaft in der Gastronomie gehören: für jeden Artikel einen Sollbestand festlegen, konsequent in denselben Einheiten und zur selben Zeit zählen, hochwertige Positionen wie Fleisch, Fisch und Spirituosen häufiger zählen und mit Ihren POS-Umsätzen abgleichen. Ein einzelner Standort kann das in einer Tabelle abbilden, doch die meisten Gruppen mit mehreren Standorten wechseln zu einer Software wie Apicbase, sobald manuelles Zählen und Abgleichen nicht mehr mitskaliert.

Ein Sollbestand (Par-Level) ist die Mindestmenge einer Zutat, die ein Restaurant vorhalten muss, um bis zur nächsten Lieferung auszukommen, ohne leer zu laufen oder zu viel zu bestellen. Sie leiten ihn aus dem durchschnittlichen Verbrauch über einen repräsentativen Zeitraum ab, rechnen einen Puffer für Lieferzeit und Nachfrageschwankungen ein und prüfen ihn jede Saison. Apicbase kann Sollbestände automatisch aus dem laufenden Verbrauch und der Nachfrageprognose setzen und anpassen, sodass die Bestellvorschläge passend bleiben, wenn sich der Umsatz verändert.

Die meisten Restaurants streben einen Wareneinsatz zwischen 28 % und 35 % des Speisenumsatzes an, wobei der richtige Zielwert vom Konzept abhängt: Fine Dining liegt höher, Quick Service niedriger. Sie berechnen ihn als Kosten der verbrauchten Zutaten geteilt durch den Speisenumsatz, multipliziert mit 100. Britische Betreiber verfolgen häufig den Umkehrwert, den Rohertrag (GP %), das misst aber dasselbe. Kalkulationssoftware wie Apicbase übernimmt die Berechnung automatisch für Sie. Entscheidend ist, den Wert gegen tatsächliche Inventuren zu prüfen und nicht nur gegen die Rezepturen, denn genau in dieser Lücke geht die Marge unbemerkt verloren.

Der Soll-Wareneinsatz ist das, was Ihre Gerichte auf Basis Ihrer Rezepturen und Ihrer Verkäufe kosten sollten; der Ist-Wareneinsatz ist das, was sie wirklich kosten, sobald Sie den physischen Bestand zählen. Die Differenz zwischen beiden ist Ihre Bestandsabweichung, und sie entsteht meist durch Warenverlust, Überportionierung, Verderb oder Diebstahl. Wenn Sie beides verfolgen, finden Sie heraus, wo die Marge verloren geht, und genau so haben Apicbase Kunden wie Circus ihren Wareneinsatz um 18 % gesenkt.

Eine Tabelle reicht für einen einzelnen Standort, stößt aber an ihre Grenzen, sobald Sie mehrere Standorte führen oder möchten, dass sich der Bestand von selbst mit dem Umsatz abgleicht. Zähllisten leben von manueller Eingabe, enthalten keine aktuellen Lieferantenpreise und laufen zwischen den Betrieben auseinander. Eine Inventarsoftware wie Apicbase verbindet Ihr POS und Ihre Lieferanten, sodass Zählungen, Kosten und Bestellungen zusammenpassen, ohne dass Sie etwas erneut eintippen. Sie gibt Betreibern mehr Kontrolle.

Ja. Vollständig kalkulierte Rezepturen sind das Fundament von Apicbase, dadurch fließt jeder Zutatenpreis in Kosten und Marge je Gericht ein und wird automatisch neu berechnet, wenn sich ein Lieferantenpreis ändert. Bestand, Einkauf und Menu Engineering bauen alle auf denselben Rezepturdaten auf, wodurch Ihr Wareneinsatz auch bei Preisbewegungen korrekt bleibt.

Ja. Apicbase ist gebaut für Restaurant-, Hotel- und Cateringgruppen mit mehreren Standorten und führt in jedem Outlet dieselbe Einrichtung für Bestand, Rezepturen und Einkauf, einschließlich zentralem Einkauf und Zentralküchen. Es wird von über 400 Marken an mehr als 3.000 Standorten eingesetzt. Für einen einzelnen unabhängigen Betrieb ist es nicht gedacht, der Nutzen zeigt sich also dann, wenn Sie mehrere Küchen gleichzeitig standardisieren.

Apicbase verbindet sich mit rund 42 POS- und Kassensystemen out of the box, darunter Lightspeed, Square, Oracle, Clover, NCR Aloha, Zettle und Deliverect. Ihre Umsätze laufen ein und reduzieren den Bestand automatisch, ohne manuelle Eingabe.

Ja, Apicbase verfolgt Ihre Zutaten und hält den Bestand automatisch aktuell. POS-Umsätze reduzieren Ihren Bestand während einer nächtlichen Synchronisation (sofern nicht anders vereinbart), wodurch die Zahlen für Bestellungen und Reporting stabil und verlässlich bleiben. Sie starten jeden Tag mit einer korrekten, abgeglichenen Bestandsposition.

Apicbase ist keine kostenlose App, sondern eine kostenpflichtige Plattform für Gruppen mit mehreren Standorten, die Bestand, Rezepturen und Einkauf in einem verbundenen System brauchen. Kostenlose Inventur-Apps können für eine einzelne unabhängige Küche passen, stoßen aber meist an Grenzen bei der Steuerung mehrerer Standorte, bei der POS-Integration und bei der Genauigkeit des Wareneinsatzes. Für eine Gruppe mit mehreren Standorten rechnet sich die Investition über einen niedrigeren Wareneinsatz und weniger Warenverlust.

Ja, Apicbase deckt den gesamten Einkaufszyklus ab, nicht nur die Bestandsverfolgung. Es schlägt Nachbestellungen auf Basis des aktuellen Bestands, der Sollbestände oder der Nachfrageprognose vor, erstellt pro Lieferant eine Bestellung zu vereinbarten Katalogen und Preisen und erfasst anschließend die Warenannahme zur Bestellung und gleicht Bestellung, Lieferung und Rechnung ab. Rechnungserfassung und Prüfungen in der Kreditorenbuchhaltung fangen Preis- und Zahlungsfehler ab, bevor sie in Ihr Finanzsystem gelangen.

Ein Kassensystem erfasst, was Sie verkaufen, kalkuliert aber Ihre Rezepturen nicht, verwaltet keine Lieferantenbestellungen und zeigt die Lücke zwischen Soll- und Ist-Wareneinsatz nicht. Eine eigene Bestandssoftware wie Apicbase verbindet sich mit Ihrem Kassensystem und ergänzt die Ebene im Küchenbetrieb, für die eine Kasse nicht gebaut ist: Rezepturkalkulation, Einkauf und Abweichungskontrolle über alle Standorte. Die meisten Gruppen behalten ihr Kassensystem für den Umsatz und setzen für Bestand und Wareneinsatz ein System wie Apicbase daneben.

Ja. Apicbase nutzt KI, um auf Basis Ihrer Umsatzhistorie, Ihrer aktuellen Bestände und der Lieferzeiten Ihrer Lieferanten zu prognostizieren, was Sie bestellen müssen. So bestellen Sie die richtigen Mengen, kaufen weniger zu viel ein und senken den Warenverlust. KI treibt außerdem das sprachgesteuerte Zählen des Bestands an, reichert Ihre Daten automatisch an und lässt Sie in normaler Sprache Fragen zu Ihrem Betrieb stellen. Der KI-Assistent antwortet auf Basis Ihrer aktuellen Daten in Apicbase, sodass Sie relevante, aktuelle Erkenntnisse erhalten.

Ja. Apicbase ist SOC 2 Type 2- und DSGVO-konform, Daten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, es gibt eine rollenbasierte Zugriffskontrolle mit Audit-Logging sowie Single Sign-on (SSO). Die Daten jedes Kunden liegen logisch getrennt in einem eigenen Tenant, und die Plattform läuft auf AWS mit durchgehendem Monitoring, Backups und Disaster Recovery. Für große Gruppen ist Sicherheit ein Konstruktionsprinzip und kein Zusatz, und Einkäufer können die vollständige Dokumentation im Apicbase Trust Portal.

Ja. Apicbase steuert den Bestand über Küchen, Produktionsküchen und Outlets hinweg, einschließlich interner Bestellungen und Produktion, sodass eine Zentralküche Ihre Standorte auf einem verbundenen Bestand versorgen kann.

Ja. Mit der Apicbase App zählen Sie Ihren Bestand auf jedem Smartphone oder Tablet, mit Barcode-Scan und Voice Counting, sodass ein ganzer Standort in einem Bruchteil der Zeit gezählt ist, die er auf Papier braucht.