Für Tausende von Gastrobetreibern ist die Verkaufsübersicht von Apicbase die erste Anlaufstelle des Tages.
Warum? Denn sie beantwortet eine grundlegende Frage: Wie läuft das Geschäft?
Apicbase bietet tiefe Einblicke in jede Back-of-House-Kennzahl. Aber wenn Sie einen schnellen Überblick über die Unternehmensleistung benötigen, ist die Verkaufsübersicht Ihre Anlaufstelle.
Auf einen Blick sehen Sie hier:
- Umsatz
- Wareneinsatz
- Gesamtgewinn
- Ermäßigungen
- Gewinnspanne %
Heute schaue ich mir die Verkaufsübersicht einer Restaurantgruppe mit mehreren Standorten an.
Mir ist eine überraschende Abnahme der Gewinnspanne aufgefallen und ich stellte Nachforschungen an, die ein ernsthaftes Beschaffungs- und Verschwendungsproblem aufdeckten,– eines, das im Stillen Tausende von Gewinnen verschlang.
Schritt 1: Verringerung erkennen
Jeden Morgen öffne ich mit meiner Tasse Kaffee in der Hand direkt die Vergleichsgrafik der Gewinnspanne in Prozent.
Sie können die Daten auf verschiedene Weise aufschlüsseln, aber ich bevorzuge einen direkten Vergleich der einzelnen Verkaufsstellen. Er hebt sofort leistungsstarke und weniger leistungsstarke Standorte hervor, bei denen möglicherweise Handlungsbedarf besteht.
Wenn Sie das vierte Quartal 2024 und die ersten beiden Monate 2025 betrachten, sticht ein Standort hervor – Dresden.
Alle anderen Standorte weisen ähnliche Gewinnmargen auf. Der Prozentsatz für Dresden ist jedoch im 4. Quartal deutlich gesunken und liegt mit 73,12 Prozent weit unter den anderen Ländern. Im 1. Quartal stieg er dann wieder auf 80,51 Prozent und lag damit auf einer Linie mit den besten Standorten.
Das sollte genauer untersucht werden.
Schritt 2: Finanziellen Auswirkungen bewerten
Bevor wir uns mit der Ursache befassen, sollten wir den Schaden beziffern.
Wenn ich mir die Umsatzverteilung anschaue, sehe ich, dass Dresden im 4. Quartal 388.009,23 € erwirtschaftet hat.
Hätte es seine Gewinnmarge von 80,51 Prozent in Q1 beibehalten, hätte der Bruttogewinn 312.386,23 € erreicht.
Stattdessen lag der tatsächliche Bruttogewinn bei 73,12 Prozent und betrug 283.712,35 €.
Damit liegt die Differenz bei 28.673,88 €. Eine bedeutende Abnahme.
Was war die Ursache dafür? Gab es ein Abfallproblem? Ein Beschaffungsproblem? Lassen Sie uns genauer nachsehen.
Schritt 3: Abfallmengen untersuchen
Der erste Anhaltspunkt? Das Abfall-Dashboard. Wenn etwas nicht in Ordnung ist, ist das normalerweise hier ersichtlich.
Wenn ich mir die Abfallmengen in Dresden für Oktober, November und Dezember anschaue, finde ich die Antwort: ein erhöhter Abfallwert Ende Oktober. Bingo!
Das wirft bei mir weitere Fragen auf:
- War dies auf einen plötzlichen Rückgang der Nachfrage zurückzuführen?
- Gab es Fehler beim Einkauf?
Um das herauszufinden, prüfe ich die Absatzdaten.
Schritt 4: Absatztrends vergleichen
Die Absatzübersicht von Dresden zeigt zu Beginn des 4. Quartals einen stabilen Absatz, gefolgt von einem Rückgang gegen Ende.
Wenn ich dies mit den Abfallmengen überlagere, zeigt sich ein klares Muster – wo die Umsätze sinken, steigt der Abfall.
Dies deutet auf eine Diskrepanz bei der Beschaffung hin. Um das zu bestätigen, muss ich mir die Bestellungen ansehen.
Schritt 5: Beschaffungsdaten prüfen
Und da haben wir’s. Aus den Beschaffungsdaten geht hervor, dass die Bestellungen trotz rückläufiger Umsätze ungewöhnlich hoch blieben.
Wenn mehrere Personen Inventarbestellungen aufgeben, können die Dinge schnell aus dem Ruder laufen. Gab es doppelte Bestellungen? In diesem Fall scheinen die Bestellungen nicht mit der tatsächlichen Nachfrage übereingestimmt zu haben.
Das erklärt einen Teil des Problems.
Trotzdem stimmt etwas nicht.
Zu große Bestellmengen führen zu Verschwendung, sicher, aber der Gewinnrückgang war zu groß. Könnte es noch einen anderen Grund geben? Um sicher zu gehen, prüfe ich die Preisentwicklung bei den Lieferanten.
Schritt 6: Preisspitzen bei Lieferanten feststellen
Es wird immer schlimmer.
Wenn ich zur Übersicht für die Preisentwicklung wechsle, sehe ich, dass zwei wichtige Fleischzutaten einen starken Preisanstieg zu verzeichnen hatten (ich habe die Namen aus Datenschutzgründen durchgestrichen):
- Zutat A: + 18,24 %
- Zutat B: + 28.60 %
Dresden hat also nicht nur zu viel bestellt, sondern auch einen Aufpreis bezahlt. Ein doppelter Schlag für die Gewinnmargen.
Damit ist das Rätsel gelöst.
Von versteckten Verlusten zu informierten Entscheidungen
Was wie eine geringfügige Gewinndiskrepanz aussah, entpuppte sich als eine kostspielige Kombination aus Missmanagement bei der Beschaffung und Verschwendung.
Mit einem Kaffee in der Hand prüfte ich die Dashboards, sah die Daten ein und warf einen genauen Blick auf die Bestellungen. Noch bevor mein Kaffee abgekühlt war, hatte ich die Ursache für einen Verlust von 28.673,88 € aufgedeckt.
Das ist der Grund, warum Apicbase so hilfreich ist.
Ohne ein klares, datengesteuertes System können diese Probleme monatelang unbemerkt bleiben und in aller Stille die Gewinne schmälern. Apicbase hilft Finanzmanagern, Restaurantleitern und Datenanalysten, Probleme frühzeitig zu erkennen, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen und zu verhindern, dass sich kleine Lecks zu großen Rückschlägen entwickeln.
Wie viel kosten versteckte Verluste Ihr Unternehmen? Finden Sie es mit Apicbase heraus.
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