Ohne Apicbase würden wir auf große Schwierigkeiten stoßen.

Fabio Haebel

Gründer von Circus & Studio Haebel

Wie Circus Food Cost um 18 % gesenkt hat

„Als Circus wuchs und expandierte, erkannten wir bald den Bedarf an einem fortschrittlichen Inventarverwaltungssystem, das Beschaffungs- und Verkaufsdaten nahtlos integriert.“

„Der Betrieb funktioniert nur dann wirklich gut, wenn man selbst vor Ort ist.“ Wenn man einen großen Betrieb führt, geht das allerdings nicht. „Deshalb entschieden wir uns für Apicbase.“

Fabio Haebel aus Hamburg ist mit Herz und Blut ein Gastgewerbeunternehmer. Er betreibt zwei Restaurants, eine Bäckerei und ein schnell wachsendes Netz von Dark-Kitchens und virtuellen Marken namens Circus. „In den Restaurants haben wir 42 Mitarbeiter, mit Circus werden es bald 150 sein“, meint er.

Wir haben ihn gefragt, warum er sich für Apicbase entschieden hat.

Was war die Herausforderung?

„Ohne Apicbase würden wir auf große Schwierigkeiten stoßen“, sagt Fabio.

Erstens würden wir unsere Lagerbestände nicht kennen. Unser Dark-Kitchen-Netzwerk Circus arbeitet äußerst effizient. Wenn z. B. ein Curry nicht mehr vorrätig ist, wird diese Option in den Online-Menüs sofort ausgeblendet. Wenn ich Apicbase nicht hätte, müsste ich 30 bis 40 Leute einstellen, um die Verkäufe und Bestände zu überwachen. Apicbase automatisiert den gesamten Prozess.“

Zweitens: die Lebensmittelverschwendung. „Ohne System gibt es keine Kontrolle über die Beschaffung, Verfallsdaten oder die Lagermengen.“ Angesichts der Betriebsgröße „würden wir große Mengen nicht verwendeter Produkte verzeichnen. Demnach würden „die Lebensmittelkosten durch die Decke gehen.“

Drittens: Zugang zu zuverlässigen Daten. Kontrolle ist in einem wachsenden Unternehmen alles. „Wir brauchen solide Daten. Würden die Zahlen nicht stimmen, wäre das schlecht für uns, schlecht für die Investoren und schlecht für die Mitarbeiter. Der Zugang zu Echtzeit-Informationen verleiht Sicherheit. Ich weiß genau, was im Unternehmen passiert und wann ich eingreifen muss.“

Wie verwenden Sie Apicbase?

„Ich arbeite jeden Tag mit Apicbase“, sagt Fabio Haebel.

Ende-zu-Ende-Lösung – „Bei Circus nutzen wir das gesamte System, angefangen beim Lieferantenmanagement und der Menüverwaltung. Dann befassen wir uns mit den einzelnen Gerichten und den dazugehörigen Zutaten, dem Umsatz und dem Warenbestand.“

Rezeptverwaltung – „Das Modul ist wie ein Whiteboard, auf das ich Rezepte und Zutaten per Drag & Drop setzen kann. Apicbase liefert sofort die Lebensmittelkosten, Nährwerte und Allergene. Die Testküche verfügt über eine eigene Bibliothek, in der wir neue Gerichte entwickeln. Sie ist von der Live-Umgebung getrennt.“

POS-Integration – „In der Live-Umgebung ist alles mit unserer Verkaufsübersicht verbunden, was vollständige und ganzheitliche Analysen ermöglicht. Die APIs von Apicbase sind hier unverzichtbar, da sie mit Deliverect und unserem POS-System integriert werden.“

Inventarkontrolle – „Apicbase gibt uns in Echtzeit Einblick in den Lagerbestand, sodass wir genau wissen, was wir bestellen müssen. Mit dem Barcode-Scanner wird die Inventur zum Kinderspiel. Die gesamte Beschaffung findet über Apicbase statt.“

Optimierung – „Wir führen viele Tests durch, messen die Auswirkungen mit Apicbase und werten die Ergebnisse mit der Finanzabteilung im System aus: Was wäre, wenn wir das Rezept ändern würden, wie verhält sich die Preisgestaltung oder was wäre, wenn wir anders einkaufen würden?“

Automatisierung – „Wenn die Daten zeigen, dass ich 100 Portionen Nudeln mit Garnelen benötige, berechnet Apicbase sofort, was ich bestellen muss und berücksichtigt dabei die aktuellen Lagerbestände. Das System erstellt eine Stückliste und stellt optimierte Bestellungen für einzelne Lieferanten aus, die direkt von der Plattform aus übermittelt werden können. Das macht es so leicht.“

Der Zugang zu zuverlässigen Daten ist einfach Gold wert.

Was ist bislang das Resultat?

Prozentsatz der Lebensmittelkosten – „Das wichtigste Ergebnis, das wir erzielt haben, betrifft die Lebensmittelkosten. Nachdem wir mit der Nutzung von Apicbase begannen, konnten wir die Lebensmittelkosten wöchentlich um 3 bis 4 Prozent senken. Insgesamt konnten wir die Lebensmittelkosten um 18 Prozent senken.“

Sicherheit und Sorgenfreiheit – „Ich habe meinen Mitarbeitern gesagt: Setzen Sie Apicbase auf die Startseite Ihres Browsers und überprüfen Sie es gleich morgens. Das System spart uns Zeit, schafft Platz in unserem Kopf und verleiht uns ein Maß an Kontrolle über Vorgänge, wie wir es uns niemals ausgemalt hätten.“

Kontrolle – „Das beste Ergebnis, was ich durch Apicbase erzielt habe, ist genau diese Kontrolle. Ich weiß, was an jedem Standort vor sich geht. Und ich kann viel schneller handeln. Vorher waren wir im Blindflug unterwegs. Der Zugang zu zuverlässigen Daten ist schlicht und einfach Gold wert.“

Was sind die 3 wichtigsten Vorteile?

Apicbase hat eine Menge Power. Drei USPs sind:

Kommunikation – „Wir haben eine große Sammlung von Zutaten und Rezepten. Jeder Mitarbeiter weiß, dass Kalkulationstabellen, Ordner, Dropbox oder andere Apps tabu sind. Alles ist an einem Ort zugänglich.“
Rollen und Berechtigungen – „Wir können den Zugriff an die Aufgaben und Zuständigkeiten der einzelnen Mitarbeiter anpassen. Mit anderen Worten: Wir können festlegen, wer Zugang wozu hat.“
Eine eindeutige Datenquelle – „Es ist äußerst effizient, alle wichtigen Unternehmensdaten – Kosten, Einnahmen und Rentabilität – in einem einzigen System zu haben. Die Finanzabteilung kann diese jederzeit einsehen und die Zahlen auswerten.“

Was würden Sie anderen Restaurantleitern sagen?

„Ich würde ihnen raten, Apicbase zu verwenden, weil es viel Zeit spart und man sich so auf die wichtigen Sachen konzentrieren kann. Die Plattform speichert Informationen, die sonst überall verstreut liegen würden.“

Apicbase bringt Ordnung ins Chaos.

Module im Einsatz

Circus war in der Lage, die Gastronomieverwaltung zu zentralisieren und mithilfe von fünf Standardmodulen in Apicbase die für die Verbesserung der Abläufe notwendigen Einblicke zu erhalten.

Operational Excellence

Kontrolle der Lebensmittelkosten

Lebensmittelsicherheit & Regelkonformität

Nachhaltigkeit

Skalierbarkeit & Wachstum

Entscheidungsfindung

Konsistenz

Künstliche Intelligenz

Rezepte

Menüs

Analysen und Dashboards

CO₂-Tracking

Inventar

Einkauf und Wareneingang

Nachfrageprognose

Zentrale Produktionseinheit

Rückverfolgbarkeit

Menüplanung

Produktionsplanung

HACCP & Aufgaben

Integrationen

API

Zuverlässigkeit

Unsere Einsatzbereiche

Restaurants mit mehreren Standorten

Catering

Zentrale Produktionseinheit

Hotel

Lieferservice & Takeaway

Kundenberichte

Heavenly Desserts: das am schnellsten wachsende Dessert-Franchise Großbritanniens

18 % weniger Lebensmittelkosten – wie Circus Kitchen das erreichte

Wie Restaurant Company Europe über 75 Standorte von einer einzigen Datenquelle aus betreibt

Teams

Ohne Apicbase würden wir auf große Schwierigkeiten stoßen.

Betriebsgröße

Unternehmensbereich

Module

Wie Circus Food Cost um 18 % gesenkt hat

Was war die Herausforderung?

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Wie verwenden Sie Apicbase?

Der Zugang zu zuverlässigen Daten ist einfach Gold wert.

Was ist bislang das Resultat?

„Ich würde anderen Restaurantleitern raten, Apicbase zu nutzen, denn es spart viel Zeit und nimmt einem zahlreiche Sorgen ab. Es speichert Informationen, die sonst überall verstreut wären.“

Was sind die 3 wichtigsten Vorteile?

Was würden Sie anderen Restaurantleitern sagen?

Module im Einsatz

Produkt-entwicklung

Inventar

Insights Hub

Beschaffung

Absatzanalyse

Plattform

Infos & Hilfe

Unternehmen

siehe auch