Fréderique van Alfen-Las
Project Lead Campus and Facilities
24.000 Auszubildende - 5.000 Mitarbeiter - 18 Catering- & Restaurantstandorte
Institutionelle Verpflegung
Produktentwicklung, Beschaffung, Inventarverwaltung, Produktion
Mit über 24.000 Studenten, 5.000 Angestellten und 18 Verkaufsstellen ist der Gastronomiebetrieb der Radboud University ein riesiges Unterfangen. Das Gastronomiemanagement läuft zentral über Apicbase.
Radboud ist die einzige Universität in den Niederlanden, die die gesamte Verpflegung intern abwickelt. Das Institut ist für sein hohes Ausbildungsniveau bekannt. Qualität wird großgeschrieben, auch hinter den Kulissen. Demnach ist die für die Verpflegung zuständige Abteilung ständig mit der Optimierung von Prozessen beschäftigt. „Wir prüfen, was bei uns funktioniert und verbessern uns ständig“, sagt Projektleiterin Fréderique Van Alfen-Las.
Das Team wechselte von einer komplexen Ordnerstruktur mit veralteten Tabellenkalkulationen zu der Apicbase-Plattform für das Gastronomiemanagement.
Apicbase berechnet genau, wie viel die jeweiligen Teams bestellen müssen. Ich weiß nicht, wie viele Stunden genau uns das jede Woche erspart, aber es sind auf jeden Fall viele.
Radboud wurde klar, dass für eine auf tatsächlichen Daten basierende Entscheidungsfindung eine Lösung erforderlich war, die diese Zahlen verarbeiten und Einblicke in den Einkauf, den Bestand, die Lebensmittelkosten und den Umsatz bieten konnte.
Das Ergebnis eines auf eine Ausschreibung für die Gastronomie hin ausgeführten internen Audits ergab, dass Radboud 14 verschiedene Anbieter hatte, oder sogar mehr. So richtig konnte das niemand sagen. Die Aktivitäten in der Beschaffung sowie die Bestandszahlen waren unklar.
Projektleiter Fréderique Van Alfen-Las meint: „Wir haben gemerkt, dass wir ein System brauchten, das die Zahlen verarbeiten konnte, um unsere Entscheidungen basierend auf tatsächlichen Daten zu treffen.”
Die Radboud University verwaltet die Verpflegung für 18 Restaurants in Apicbase — vom Rezeptmanagement bis hin zu den Bestellungen.
Die theoretischen und tatsächlichen Lagerbestände werden direkt verglichen.
Unangemessene Bestandsabweichungen und Einkaufsfehler werden sofort bemerkt.
„Wir hatten verschiedene Systeme in Betracht gezogen, aber Apicbase war das einzige, das alle Anforderungen erfüllte“, sagt Fréderique.
„Dazu gehören auch die strengen Anforderungen, die unsere IT-Abteilung stellt, wenn es darum geht, eine neue Software in das bereits bestehende Ökosystem einzufügen.“
Das IT-Team untersuchte, wie sich Apicbase in die bestehende Infrastruktur integrieren lassen würde. Schließlich hat die Radboud University nicht einfach eine kleine Imbissbude. Alle Softwarelösungen, die eingesetzt werden, sollten kompatibel sein.
„Apicbase ist eine leistungsstarke Lösung. Sie unterstützt ein zentrales Management, bietet einen aussagekräftigen Einblick in die tatsächlichen Zahlen und ist benutzerfreundlich. Der unkomplizierte Zugriff auf die Echtzeitdaten hat unseren Betrieb und unsere Abläufe massiv verbessert.“
Das Apicbase-Team besteht aus netten Leuten, die permanent auf der Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten sind. Sie helfen, Lösungen zu finden und das System weiter zu optimieren.
„Für uns ist Apicbase mehr ein Partner als ein Anbieter.”
Für die Zukunft plant Radboud, weitere Apicbase-Module zu implementieren. „Uns fehlt nur noch die Absatzanalyse, dann haben wir das gesamte Paket.“
Die Radboud University überwacht ihren gesamten Gastronomiebetrieb mit vier handelsüblichen Apicbase-Modulen.
Ein Datenmanagementsystem für Rezepte, Speisekarten & andere Daten. Unternehmensweit abrufbar.
Verhindern Sie Abfälle und Engpässe. Überwachen Sie den Bestand an jedem Standort.
Planen Sie die Produktion, erstellen Sie Stücklisten und verfolgen Sie die Umsetzung.
Apicbase NV – 2024. Alle Rechte vorbehalten
Apicbase ist die umfassendste F&B-Management-Plattform für Restaurants mit mehreren Filialen, Hotels, Ghost Kitchens.
