Jahrelang galt beim Catering fürs Büro eine einfache Regel. Die Gäste kamen zu bestimmten Zeiten, aßen, was auf der Speisekarte stand, und machten sich wieder an die Arbeit.
Diese Welt gibt es nicht mehr. Die Erwartungen haben sich verändert. Mitarbeiter wollen Flexibilität, eine Auswahl und ein Erlebnis, das zu ihrem Arbeitstag passt. Für Caterer bedeutet das, dass sie alles überdenken müssen: wie sie planen, wie sie arbeiten und wie sie Kunden ansprechen.
Nur wenige kennen sich damit besser aus als Sandra Rijswijk, Managerin für digitale Transformation bei Vermaat, und Daniel Corlett, Geschäftsführer für das Betriebsangebot bei ISS UK.
Vermaat betreibt mehr als 350 Standorte in den Bereichen Gesundheitswesen, Unternehmensgastronomie und Reisen und beschäftigt Tausende von Mitarbeitern in den Niederlanden, Frankreich und Deutschland. ISS A/S, ein globaler Riese, beschäftigt allein in Großbritannien und Irland 37.000 Mitarbeiter und bedient Branchen vom Bildungswesen bis hin zu Unternehmenseinrichtungen.
Sandra und Daniel stehen vor den gleichen dringenden Herausforderungen: steigende Kosten, strengere Vorschriften und der Wunsch nach einem flexibleren, engagierten Gastroservice. Und sie nehmen echte Veränderungen vor, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.
Also haben wir sie gefragt: Was funktioniert? Und was nicht?
In diesem Artikel erfahren Sie, was den Wandel vorantreibt, wo die Caterer Schwierigkeiten haben und wie Sandra und Daniel es schaffen, dass alles im großen Maßstab funktioniert.
Die feste Mittagspause? Gibt es nicht mehr.
Wenn Sie in den 2000er Jahren ein Unternehmen der Gemeinschaftsverpflegung leiteten, war die Aufgabe ganz einfach: gutes Essen, pünktlich und zu einem vernünftigen Preis liefern.
Das ist vorbei. Die feste Mittagspause gibt es nicht mehr.
„Die hybride Arbeit hat uns gezwungen, alles neu zu überdenken“, sagt Daniel Corlett. „Wir können nicht mehr davon ausgehen, dass wir mittags ein volles Restaurant haben.“
Wir müssen auf flexible, unvorhersehbare Nachfragemuster vorbereitet sein.
Daniel Corlett Managing Director Workplace Services bei ISS UK
„Wir müssen uns auf flexible, unvorhersehbare Nachfragemuster einstellen“, erklärt Daniel. Das bedeutet intelligentere Planung, bessere Prognosen, mehr digitale Integration und ein Überdenken der Servicemodelle.
Take-out, Grab & Go, Vorbestellungen, Kaffee-Ecken – Caterer suchen nach jeder Möglichkeit, den Berufstätigen entgegenzukommen, anstatt von ihnen zu erwarten, dass sie einer festen Routine folgen.
Und es geht nicht nur darum, wann und wo die Mitarbeiter essen.
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Lange Warteschlangen, herkömmliche Menüs? Nein, danke.
„Die Leute wollen ihre Mahlzeit im Voraus über eine App auswählen“, sagt Sandra Rijswijk. „Sie wollen das Essen geliefert bekommen oder zu einer bestimmten Zeit abholen können. Die Zeit, die die Menschen bereit sind, für die Beschaffung ihrer Lebensmittel aufzuwenden, hat sich völlig verändert.“
Die Menschen möchten ihre Mahlzeit im Voraus über eine App auswählen und sie zu einer bestimmten Zeit geliefert bekommen oder abholen können.
Sandra Rijswijk Managerin für digitale Transformation bei Vermaat
Lange Warteschlangen, feste Zeitfenster, herkömmliche Menüs – nichts davon ist mehr zeitgemäß. Die Mitarbeiter wünschen sich Personalisierung, Vorbestellungen und die Freiheit zu essen, wann und wo sie wollen.
Daniel beobachtet die gleiche Veränderung bei ISS UK.
„Die Auswahl ist riesig. Wir haben es nicht nur mit dem Mittagessen zu tun. Es geht ums Frühstück, den Vormittag, den Nachmittag und manchmal auch den Abend. Und wir müssen den Unterschieden zwischen den Generationen, den Ernährungsgewohnheiten und dem Nachhaltigkeitsgedanken Rechnung tragen. Das ist ein gewaltiger Wandel.“
Caterer, die immer noch auf ein starres Essenszeitenmodell setzen, riskieren, Gäste an bequemere Optionen zu verlieren. Und wer könnte es den Gästen verübeln? Wenn Sie sich bei der Auswahl einer Mahlzeit vor Ort eingeschränkt fühlen, greifen die Menschen auf Automaten, Liefer-Apps oder das Café um die Ecke zurück.
Wenn das passiert, leidet nicht nur der Umsatz des Betriebsrestaurants, sondern auch die Bürokultur.
Mitarbeiter zurück ins Büro locken
Die Arbeitgeber wenden sich an die Caterer.
„Es stellt eine der größten Herausforderungen für unsere Kunden dar“, erklärt Sandra, „Mitarbeiter wieder ins Büro zu holen. Und es gibt keine bessere Kontaktmöglichkeit, als das gemeinsame Essen.“
Die Arbeitgeber von heute wollen mehr als nur ein Restaurant. Sie wollen eine Unternehmenskultur aufbauen und ein Büroumfeld schaffen, in dem die Menschen gerne Zeit verbringen.
„Betriebsrestaurants sind zu Orten für informelle Treffen geworden, an denen man sich mit Kollegen zusammensetzt und Kontakte knüpft“, sagt Daniel. „Es geht um das Gemeinschaftsgefühl.“
Für Caterer bedeutet dies, dass sie ihre Rolle überdenken müssen.
„Weit über das Essen hinaus“, fährt Daniel fort, „ist es jetzt unser Ziel, eine Umgebung zu schaffen, die Menschen zusammenbringt.“
Das ist die eine Seite, die entstehenden Erwartungen ist die andere. Und sie sind komplexer geworden als je zuvor.
Eine gesunde Auswahl
Bei der Innovation geht es nicht nur darum, wann Menschen essen, sondern auch darum, wie sie entscheiden, was sie essen.
Ein gesunder Salat, der sich irgendwo auf der Speisekarte versteckt, reicht nicht aus. Die Gäste wollen Transparenz. „Sie wollen wissen, was in ihrem Essen enthalten ist, wie es zu ihrer Ernährung passt und ob es mit ihren persönlichen Vorgaben einhergeht“, erklärt Sandra.
Eiweißreich? Low-Carb? Aus der Region? Auf die Details kommt es an.
Aber die Leute wollen nicht, dass der Caterer ihnen sagt, was gut für sie ist, z. B. „Probieren Sie unseren gesunden, proteinreichen Salat für Ultraläufer“. Sie möchten diese Entscheidung selbst treffen können.
Catering funktioniert nicht mehr als universelle Lösung. Wir müssen ständig innovativ sein, um die Erwartungen der Verbraucher zu erfüllen.
Daniel Corlett
„Wohlbefinden ist etwas Persönliches“, fügt Daniel hinzu. „Die Leute wollen nicht gesagt bekommen, was gut oder schlecht für sie ist. Catering funktioniert nicht länger als eine universelle Lösung. Wir müssen ständig innovativ sein, um die Erwartungen der Verbraucher zu erfüllen, sei es durch KI-gestützte Bestellungen, eine automatisierte Speiseplanung oder Echtzeit-Daten zur Nachhaltigkeit.“
Und neue Vorschriften machen alles noch komplexer.
„Es kommen immer mehr Datenanforderungen ins Spiel“, sagt Sandra. „Besonders für ESG-Berichte, bei denen alles verfolgt wird, was ein Restaurant macht. Wir reden nicht mehr nur über das Gästeerlebnis. Wir müssen die Lebensmittelverschwendung, den CO₂-Fußabdruck und die Nachhaltigkeit der Beschaffung tracken. Das ist ganz anders als noch vor ein paar Jahren. Von uns Gastronomen wird viel mehr verlangt.“
Die Technik spielt für Unternehmen wie ISS und Vermaat eine wichtige Rolle, aber sie läuft nicht einfach nur per „Plug & Play“. Eine erfolgreiche Umsetzung erfordert eine digitale Strategie, ohne die sich die Hindernisse schnell ansammeln.
Datenchaos
Jeder Gastronomiebetreiber möchte datengesteuert arbeiten. Nur wenige schaffen es tatsächlich. Statt in einer einzigen, zuverlässigen Datenquelle sind sie ihre Daten über verschiedene Systeme verstreut, in verschiedenen Daten-Silos oder schlichtweg unzugänglich.
Letztendlich brauche ich all diese Daten in einem System, auf einem Bildschirm, in einem Bericht und vorzugsweise in Echtzeit.
Sandra Rijswijk
Und sie hat recht.
„Wenn Sie sich ein Catering-Unternehmen ansehen, gehen die Daten einen weiten Weg“, erklärt sie. „Vom Gast zu den Lieferanten und zurück durchlaufen die Daten verschiedene Systeme, Anwendungen und Anbieter.“
Denken Sie an all die Datenpunkte, die über Hunderte von Websites hinweg synchronisiert werden müssen:
Daten der Gäste: Vorlieben, Ernährungsbedürfnisse, Essensauswahl und Bestellgewohnheiten.
Menü- und Rezeptdaten: Zutaten, Allergene, Nährwerte und Nachhaltigkeit.
Beschaffungs- und Lieferantendaten: Beschaffung, Preisgestaltung, Verpackung und Bestellvolumen.
Inventar und Lagerbestände: Verfügbarkeit, Verbrauch, Abfall und Bestandsaufstockung.
Verkäufe und Transaktionen: Bestellverlauf, Zahlungen, Spitzenzeiten und Trends.
All diese Daten sind vorhanden, aber sie sind nicht immer miteinander verbunden.
„Wir arbeiten daran, alles unter einen Hut zu bringen“, sagt Sandra. „Alle Standorte, ein System, mit der passenden Analyse an Ort und Stelle. Aber das erfordert eine Zusammenarbeit über die gesamte Kette hinweg.“
Ziel ist nicht nur Transparenz für die Gäste. „Es geht darum, den Cateringbetrieben den Einblick zu geben, den sie brauchen, um ihren Betrieb zu verbessern.“ Um dieses Ziel zu erreichen, reicht es nicht aus, weitere Software einzusetzen. Es braucht die richtige Infrastruktur, damit das funktioniert.
Der Grundstein
Jahrelang lag das Hauptaugenmerk bei der Gemeinschaftsverpflegung auf der pünktlichen Lieferung von Mahlzeiten, der Kostenkontrolle und der Qualität.
Daten? Nebensächlich. Die Systeme wurden für unmittelbare Bedürfnisse und nicht für langfristige Erkenntnisse ausgelegt. Die Entscheidungen beruhten eher auf Erfahrung und Intuition als auf strukturierten Daten.
Das hat funktioniert, bis es nicht mehr funktionierte.
„Es hat wahrscheinlich Zeiten gegeben, in denen wir den Daten nicht genug Aufmerksamkeit geschenkt haben – wie sie verwendet werden, wohin sie gehen und was passiert, wenn sie zwischen Systemen ausgetauscht werden“, meint Daniel nachdenklich. „Wir mussten also unbedingt mehr in die richtigen Teams investieren, die uns im technischen Bereich unterstützen.“
Viele Gastronomen stürzen sich auf die Digitalisierung und schichten neue Tools auf eine veraltete Basis.
„Wir haben den Fehler gemacht, die kundenseitige Technik einzuführen, bevor wir unsere zentralen Back-of-House-Systeme in Ordnung gebracht hatten“, so Daniel. Dadurch wurde die Arbeit nicht erleichtert, sondern die Fragmentierung und die Komplexität stiegen.
Apicbase ist das Rückgrat Ihres Back-of-House. Es verbindet alle Ihre Gastrodaten – Rezepte, Menüs, Beschaffung, Lieferanten und Inventar – auf einer Plattform, auf die Sie überall und in Echtzeit zugreifen können.
Denken Sie groß. Arbeiten Sie Schritt für Schritt
Daten brauchen Struktur. Die Prozesse müssen standardisiert werden. Und die Integration darf nicht nebensächlich sein. Wenn alles aufeinander abgestimmt ist, fließen die Daten nahtlos – ohne Umwege, ohne Engpässe.
„Das erfordert eine enge Zusammenarbeit über die gesamte Kette hinweg“, behauptet Sandra. „Und diese Aufgabe ist niemals abgeschlossen. Wir sind ständig dabei herauszufinden, was die Gäste wollen, was der Betrieb braucht und wie sich beides vereinen lässt. Sie müssen in großen Dimensionen denken, Ihre Ziele kennen und die Lösung Schritt für Schritt aufbauen.“
Und das ist der Punkt, an dem viele Unternehmen scheitern.
Am schwierigsten ist es, wenn Sie überstürzt neue Frontend-Lösungen implementieren, ohne vorher die Dateninfrastruktur in Ordnung zu bringen.
Daniel Corlett
Sowohl ISS als auch Vermaat gehen dieses Problem direkt an.
„Wir haben die letzten sechs Monate damit verbracht, unsere Systeme zu überprüfen, Verbindungen zu bewerten, manuelle Eingriffe zu identifizieren und die Wirksamkeit von APIs zu bewerten“, berichtet Daniel.
Dieser Ansatz deckt sich mit dem, was ISS und Vermaat erreichen wollen. Sie digitalisieren nicht um ihrer selbst willen. „Ziel ist es, unsere Arbeitsweise zu verbessern“, sagt Daniel.
„Wir sind mit vielen verschiedenen Systemen verbunden, und die Systeme, die am besten funktionieren, sind diejenigen, die einen offenen Ansatz für den Empfang und die Verarbeitung von Daten haben“, fügt er hinzu. „Wir müssen in der Lage sein, kontinuierlich auf dem aufzubauen, was wir haben, anstatt uns auf starre Lösungen festzulegen, die nicht mit uns wachsen.“
Catering am Arbeitsplatz: was funktioniert (und was nicht)
Lassen Sie uns das zusammenfassen. Die Welt der Betriebsgastronomie hat sich grundlegend verändert. So viel ist klar. Feste Essenszeiten, Standardmenüs und isolierte Daten reichen nicht mehr aus. Arbeitnehmer erwarten Flexibilität, Arbeitgeber verlangen Engagement und die Regulierungsbehörden verlangen Transparenz.
Die Caterer mit Erfolg werden diejenigen sein, die sich nicht nur an die veränderten Erwartungen anpassen, sondern auch an die damit einhergehende operative Komplexität.
Wie Sandra und Daniel gezeigt haben, ist Technik kein Allheilmittel. Sie kann befähigen und als ein Hilfsmittel dienen, das einen Mehrwert bietet, wenn die richtigen Daten, Prozesse und Teams vorhanden sind.
Erfolgreiche Catering-Unternehmen wie Vermaat und ISS verfolgen einen strukturierten Ansatz, um dies in die Tat umzusetzen. Sie führen Technologien ein, um echte Probleme zu lösen, die Effizienz zu steigern und die Kontrolle über die Abläufe zu übernehmen, während sie gleichzeitig eine starke digitale Grundlage schaffen.
Sie fügen nicht nur Tools hinzu, sondern verbinden sie miteinander. Die Daten sind strukturiert. Die Abläufe sind standardisiert. Und Tools mit robusten APIs stehen im Mittelpunkt des Geschehens.
Durch die enge Zusammenarbeit mit ihren technischen Partnern stellen Sandra und Daniel sicher, dass die Systeme miteinander kommunizieren, anstatt Silos zu bilden. Und sie verfolgen dabei ein klares Ziel: bessere Abläufe, bessere Gästeerlebnisse und ein Gastronomiemodell, das für die Dauer ausgelegt ist.
Verwandeln Sie Komplexität in Kontrolle
Um großartige Speisen zu servieren, muss der Betrieb streng geführt werden.
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Geert Merckaert is the Content and Research Director at Apicbase and the producer of The Food Service Growth Show. He specialises in operational excellence, sustainability, and digital transformation in the restaurant and catering industry. Geert has a diverse background in content marketing, writing, and research, with previous roles in corporate finance at Bank van Breda, food marketing at VLAM, and the trade association Bakkers Vlaanderen. He holds degrees in Communications and Journalism from Plantijnhogeschool, as well as Art History from the Kunsthistorisch Instituut. During his studies, Geert spent nine years working weekends as a restaurant chef. He is dedicated to helping foodservice companies achieve sustainable growth through engaging and insightful content.
