Der umfassende Leitfaden zur Backoffice-Software für Restaurantbetriebe mit mehreren Standorten

Das beste Kassensystem und ein anhaltender Kundenstrom scheinen ein sicherer Weg zum Erfolg zu sein, aber ohne ein angemessenes Back-of-House-Management haben Ihre Restaurants kaum eine Chance, wirklich Gewinne zu verzeichnen.

Kunden generieren Einnahmen, doch ein effektiver Back-of-House-Betrieb hält die Kosten im Zaum und sorgt dafür, dass Ihre Restaurants auch langfristig profitabel sind.

Der Erfolg eines Gastronomiebetriebs hängt davon ab, wie gut die Restaurantmanager den Einkauf und das Inventar verwalten und wie gut die Köche darin sind, profitable Rezepte zu entwickeln.

In einem kleinen Betrieb können Sie vielleicht erwarten, dass Ihr Team die Fähigkeiten hat, sich um alles manuell zu kümmern (auch wenn nur wenige Experten dazu raten), aber wenn das Unternehmen wächst, brauchen Ihre Mitarbeiter die richtigen Tools, um gute Arbeit leisten zu können. Und zwar eine Backoffice-Software für Restaurants. Die Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen sind beträchtlich, selbst für ein einziges Restaurant.

Wenn Ihr Betrieb weiter wächst und Sie ein komplexes Netzwerk von Standorten, Großküchen und Produktionseinheiten verwalten, wird eine Backoffice-Management-Software unverzichtbar. Es ergeben sich schnell zahlreiche entscheidende Vorteile. Diese Systeme sind von zentraler Bedeutung für die Kostenkontrolle und die finanzielle Verfassung Ihres Unternehmens.

Im Folgenden gehen wir auf Backoffice-Software für Restaurants und ihre Vorteile ein. Anschließend besprechen wir die wesentlichen Merkmale, auf die Sie bei der Suche nach einem Backoffice-Software-System achten sollten, und geben Ihnen wertvolle Tipps für den Kauf.

Was ist Backoffice-Software für Restaurants?

Das Restaurant-Backoffice oder Back of House (BOH) ist der Teil des Restaurantbetriebs, der nicht im direkten Kundenkontakt ist. Backoffice-Software für die Gastronomie bezieht sich auf digitale Tools, die von Restaurants zur Verwaltung von Backoffice-Aktivitäten und Verwaltungsaufgaben eingesetzt werden.

Zu den Standardfunktionen gehören Inventarverwaltung, Personalplanung, Abfallverfolgung, Buchhaltung und Analysen. Moderne Softwarelösungen speichern alle Daten des Restaurants und automatisieren Prozesse wie Inventuren, Einkäufe und die Rechnungsstellung. So können Manager ihre Aufgaben schneller und genauer erledigen.

Die Backoffice-Software für Restaurants lässt sich häufig mit der Software für den Gastrobereich integrieren, um die gemeinsame Nutzung von Daten im gesamten Unternehmen zu ermöglichen. Die Software für die Inventarverwaltung verwendet beispielsweise die Verkaufsdaten aus dem Kassensystem, um den Bestand nach einem Verkauf entsprechend zu verringern und Bestellungen zu automatisieren.

Vorteile von Backoffice-Management-Software

Die Automatisierung von administrativen Aufgaben im Restaurant ermöglicht es Restaurantleitern, bessere Entscheidungen zu treffen, Kosten zu senken und die betriebliche Effizienz insgesamt zu verbessern.

Lassen Sie uns die zahlreichen Vorteile von Backoffice-Software für Restaurants näher betrachten.

Gesteigerte Effizienz und Produktivität

Die Verwaltung eines Restaurants umfasst viele zeitaufwändige, sich wiederholende Aufgaben, die täglich erledigt werden müssen – von der Erstellung von Zubereitungslisten über die Inventur bis hin zum Rechnungsversand.

Backoffice-Software automatisiert viele dieser täglichen Aufgaben, sodass die Mitarbeiter sich anderen Aufgaben widmen können. Die Restaurantsoftware überwacht zum Beispiel automatisch die Lagerbestände, sodass Ihre Küchenteams nicht jeden Abend die Bestände zählen müssen, um für den nächsten Tag bestellen zu können. Ein weiteres Beispiel ist Software, die Rezeptdaten speichert und Produktionspläne auf der Grundlage der prognostizierten Nachfrage erstellt. Diese Automatisierung spart Zeit und führt zu einer genaueren Produktion und weniger Abfall.

Die Vorteile sind in größeren Unternehmen sogar noch größer, da sich die Einsparungen auf viele Standorte und größere Teams erstrecken.

Verbesserte Dateneinblicke für fundierte Entscheidungen

Daten sind das neue Gold. Das sagen die Experten. Aber um den wahren Wert der Daten nutzen zu können, müssen diese richtig ausgewertet werden.

Wenn Sie für den Betrieb Ihrer Restaurants unterschiedliche Systeme verwenden, geraten die Daten in Silos. Sie müssen exportiert und in Excel konsolidiert werden. Dies ist ein fehleranfälliger und zeitaufwändiger Prozess, der den Wert der Daten mindert, weil Erkenntnisse aus dem gesamten Unternehmen verborgen bleiben oder nur schwer zugänglich sind.

Die Verknüpfung Ihrer Front- und Back-of-House-Systeme durch Softwareintegrationen bietet umfassende Einblicke in Ihre Geschäftsabläufe. Die beste Analysesoftware für Restaurants bietet Ihnen einen ganzheitlichen Überblick über Umsatz- und Inventardaten, damit Sie schnell und effektiv fundierte Entscheidungen treffen können.

Mit Echtzeitdaten erhalten Sie ein tieferes Verständnis von Lebensmittelkosten, Einnahmen und Lagerbeständen. So können Ihre Mitarbeiter vor Ort bessere Entscheidungen treffen und das Management kann strategisch vorgehen.

Das Ergebnis sind niedrigere Kosten und Ihre Teams können mehr Kunden bedienen, was die Rentabilität des Unternehmens verbessert.

Verbesserte Kundenzufriedenheit

Mit einer besseren Inventar- und Rezeptverwaltung und effizienteren Abläufen können Sie Ihren Kunden ein besseres Erlebnis bieten.

Ihre Mitarbeiter werden entlastet und können daher einen besseren Service anbieten. Sie erhalten übersichtliche Speisekarten mit genauen Angaben zu Allergenen und allem, was Sie bestellen können. Und Sie können die Einsparungen an Ihre Kunden weitergeben und diesen so ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.

Optimiertes Lieferanten- und Inventarmanagement

Die Backofice-Software speichert Ihre Inventurdaten und Lieferanteninformationen. So haben Ihre Restaurantleiter in Echtzeit Zugriff auf die Preise der Lieferanten. Die Software erstellt automatisch Bestellungen auf der Grundlage des aktuellen Lagerbestands und der bevorstehenden Nachfrage. Dadurch kommt es beim Einkauf deutlich weniger zu menschlichen Fehlern. Ein sorgfältig geführtes Inventar verhilft zu massiven Einsparungen bei den Lebensmittelkosten.

Wenn Sie die Einkaufs- und Bestandsdaten all Ihrer Restaurants und deren Lieferanten an einem Ort haben und sinnvoll miteinander verknüpfen, erhalten Sie die volle Kontrolle über Ihre größte Kostenstelle. Dies wird Ihnen helfen, stabilere Beziehungen zu Ihren Lieferanten aufzubauen, bessere Geschäfte zu machen und bessere Preise auszuhandeln.

Wesentliche Funktion von Backoffice-Software für Restaurants

Jetzt, da wir die Vorteile kennen, bleibt die Frage: Welche Schlüsselfunktionen sollte ein Back-of-House-System haben, um effektiv zur Optimierung Ihres Betriebs beitragen zu können?

Hier sind die Funktionen, auf die Sie bei einer Backoffice-Software für Gastronomiebetriebe achten sollten.

Umfassende Rezept- und Menüverwaltung

Die Backoffice-Software speichert die wichtigsten Daten Ihres Restaurants, einschließlich Rezept- und Menüdaten, die das Herzstück des Betriebs sind.

Da alle Ihre Zutaten, Mengen, Zubereitungsmethoden, Preise und Allergeninformationen in einem System verwaltet werden, verfügt die Software über immense Möglichkeiten zur Automatisierung von Aufgaben.

Menu-Engineering-Tools analysieren Ihre Verkaufsdaten, um Ihre beliebtesten und profitabelsten Gerichte zu ermitteln. So können Sie datengesteuerte Änderungen an Rezepten und der Verwendung von Zutaten vornehmen oder die Portionierung optimieren, um den Umsatz und die Rentabilität Ihrer Speisekarte zu maximieren.

Die Gestalter Ihrer Speisekarten können per Drag & Drop Rezepte mit genauer Portionierung erstellen. Die Rezepte werden sorgfältig berechnet und enthalten automatisch Allergene, Nährwertangaben und, falls erforderlich, einen offiziellen Nutri-Score. Chefköche können zu jedem Rezept visuelle Anweisungen für die richtige Zubereitung und das Anrichten hinzufügen. Dies macht die Einführung von Menüs in allen Restaurants besonders effizient.

Die beste Software berechnet auch die Lebensmittelkosten und Varianzen mit genauen Echtzeitdaten aus dem gesamten Unternehmen.

Erweiterte Inventar- und Bestandskontrolle

Vorbei sind die Zeiten mühsamer manueller Inventuren und komplizierter Bestandsberechnungen mit Stift und Papier. Moderne Backoffice-Software nutzt die Daten Ihres Restaurants, um die Lagerverwaltung zu automatisieren und die Lagerbestände mit teuflischer Genauigkeit zu kontrollieren.

Suchen Sie nach Software, die digitale Inventuren auf Tablets ermöglicht, um manuelle Inventuren schneller durchführen zu können. Die besten Systeme verwenden Verkaufsdaten aus Ihrem POS-System, um die Berechnung von Bestandsabbau und die Berechnung der Varianz zu automatisieren. Sie sind auch mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbunden, um die für die Rechnungsstellung und Buchhaltung benötigten Informationen zu übermitteln.

Strategische Optimierung der Beschaffung

Software, die die Beschaffungsfunktionen digitalisiert und automatisiert, kann die Einkaufseffizienz von Unternehmen mit mehreren Standorten verbessern. Sie müssen keine E-Mails mehr nach Rechnungen durchsuchen oder Lieferanten anrufen, um Bestellungen aufzugeben.

Diese Systeme organisieren alle Ihre Lieferanteninteraktionen an einem Ort. Sie können Bestellungen auf der Grundlage genauer Bestands- und Absatzdaten automatisieren und sicherstellen, dass die Lagerbestände unter Kontrolle sind.

Wenn Sie alles auf einer digitalen Gastro-Management-Plattform organisieren, fördert dies die Transparenz in Ihrer gesamten Lieferkette und verbessert die Beziehung zu Ihren Lieferanten. Durch die Konsolidierung aller Transaktionsdetails an einem Ort erleichtert das System das Verhandeln und den Erhalt der besten Preise.

Funktionen für Rechnungsstellung und Buchhaltung

Achten Sie auf Backoffice-Software mit integrierten Buchhaltungsfunktionen oder auf robuste Integrationen mit spezieller Buchhaltungssoftware für Restaurants.

Backoffice-Software mit Buchhaltungsfunktionen ermöglicht es Ihnen, finanzielle Aufgaben wie die Rechnungsstellung und die Berichterstellung zu automatisieren. Sie gleicht Bestellungen mit Rechnungen zur effizienten Validierung ab und stellt sicher, dass Zahlungen nur für verifizierte Lieferungen geleistet werden.

Moderne Software verbindet Verkaufsdaten mit anderen Systemen und automatisiert den Abgleich von Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen, um Zahlungen zu beschleunigen.

Datenanalyse und ausführliche Berichte

Genaue Echtzeit-Umsatz- und Kostendaten aus der Backoffice-Software sind für die Verfeinerung von Speisekarten und Rezepten zur Steigerung der Rentabilität entscheidend.

Die besten Systeme kombinieren fortschrittliche Analysetools mit Berichts-Dashboards, um detaillierte Einblicke in die Performance und Rentabilität einer Speisekarte zu geben.

Suchen Sie nach einem System, das einen umfassenden Überblick über die verschiedenen Standorte bietet und die strategische Entscheidungsfindung bei der Rezeptentwicklung und der optimalen Inventarverwaltung unterstützt.

Nahtlose Integrationen und API-Konnektivität

APIs ermöglichen die Kommunikation von Softwaresystemen und verbessern deren Funktionalität. Wenn Sie sich für eine Software mit zuverlässigen API-Integrationen entscheiden, können Sie mehr Funktionen hinzufügen und Ihre Daten besser nutzen, indem Sie verschiedene Systeme wie POS, Inventar und Buchhaltung verbinden.

Apicbase verfügt über einen umfangreichen Katalog von Integrationen mit POS-Systemen, Lieferantendatenbanken, Allergeninformationsdiensten und Business Intelligence Tools. Die Integrationen in Kombination mit den umfassenden Restaurantmanagement-Funktionen und API-Optionen von Apicbase machen es zu einer vollständigen Ende-zu-Ende-Plattform für administrative Tätigkeiten.

Tipps für die Auswahl von Back-of-House-Software für die Gastronomie

Wenn Sie auf der Suche nach einer Backoffice-Software für Restaurants sind, sollten Sie zunächst Ihre Unternehmensziele festlegen. Berücksichtigen Sie die Größe Ihres Unternehmens, die von Ihnen benötigten Funktionen und die Skalierbarkeit der Software. Dank der Skalierbarkeit der Software können Sie das richtige System zum richtigen Preis für Ihre Anforderungen finden.

Identifizieren Sie die Bedürfnisse und Ziele Ihres Restaurants

Große Restaurantbetriebe mit mehreren Standorten haben ganz andere betriebliche Anforderungen als Restaurants mit nur einem Standort oder als kleine Restaurantgruppen. Ein unabhängiges Restaurant mit einer einfachen Speisekarte muss die Produktionsplanung vielleicht nicht automatisieren. Aber für ein Gastronomieunternehmen mit mehreren Standorten, das zentrale Produktionsküchen für die Zubereitung der Speisen nutzt, würde dies einen gewaltigen Unterschied ausmachen.

Schauen Sie sich an, wo die Software die größten Auswirkungen auf Ihr Geschäft haben würde. Identifizieren Sie dann die Funktionen, die Sie unbedingt benötigen, um die Effizienz maximal zu steigern.

Achten Sie auf den ROI und die Skalierbarkeit

Wenn Sie schnell wachsen, müssen Sie nach vorne schauen und eine Lösung finden, die nicht nur heute, sondern auch in einem Jahr oder in zehn Jahren noch passt. Der Umstieg auf eine andere Restaurantsoftware und die Umschulung Ihrer Mitarbeiter ist mit großen Unannehmlichkeiten und Kosten verbunden.

Eine skalierbare Lösung, mit der Sie je nach Bedarf mehr Benutzer, Standorte und Funktionen hinzufügen können, bedeutet, dass Sie sich nie Gedanken über einen Plattformwechsel machen müssen. Suchen Sie nach Software mit Abonnementstufen, die Sie je nach Funktionsumfang erweitern können.

Entscheiden Sie sich für vereinfachte, integrierte Lösungen.

Die beste Lösung ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Daten in Ihrem gesamten Unternehmen. Alles an einem Ort zu verwalten, ist die effizienteste Art, ein großes Unternehmen zu führen. Das bedeutet, dass Sie alle Ihre Daten in einem System haben, sodass Sie ganzheitliche Einblicke erhalten und die richtigen Entscheidungen treffen können.

Apicbase ist eine All-in-One-Lösung mit Modulen, die jeden Aspekt des Back-of-House-Betriebs abdecken, vom Inventar und der Beschaffung bis hin zur zentralen Küchenverwaltung und Buchhaltung.

Stimmen Sie komplexe Vorgänge aufeinander ab

Apicbase bietet eine umfassende BOH-Verwaltungslösung, die mit all Ihren anderen Restaurantsystemen integriert werden kann.

Gastronomiebetriebe auf der ganzen Welt nutzen die Plattform täglich, um die Effizienz zu steigern, Restaurantdaten zu zentralisieren und das Kundenerlebnis zu verbessern.