De Ultieme Back Office Software Gids voor Restaurants Met Meerdere Vestigingen

Een uitstekend POS-systeem en een constante toestroom van klanten lijkt misschien een zekere weg naar succes, maar zonder het juiste back-of-house management zullen je restaurants weinig kans hebben om serieus geld te verdienen.

De klanten zorgen voor inkomsten, maar een doeltreffende back-of-house houdt de kosten binnen de perken en zorgt er vooral voor dat je restaurants ook op de lange termijn blijven renderen.

Het succes van een horecabedrijf wordt bepaald door de manier waarop de managers de inkoop en voorraad beheren en hoe goed de koks in staat zijn om rendabele recepten te ontwikkelen.

In een klein bedrijf reken je er misschien op dat je team alles handmatig doet (hoewel maar weinig experts dat zullen aanbevelen), maar als het bedrijf groeit, moeten je medewerkers worden uitgerust met de juiste tools om hun werk naar behoren te blijven doen. En die tool is back office software voor restaurants. De toename in efficiëntie en de bespaarde kosten zijn aanzienlijk, zelfs voor één restaurant.

Naarmate je bedrijf groeit en je een steeds complexer netwerk van filialen, centrale keukens en productieafdelingen beheert, wordt back office managementsoftware onmisbaar. De voordelen stapelen zich snel op. Deze systemen zijn cruciaal om de kosten in bedwang te houden en de financiële gezondheid van je bedrijf te waarborgen.

Hierna bespreken we back office software voor restaurants en alle voordelen ervan. Daarna gaan we verder met de essentiële functies van back office softwaresystemen en geven we je enkele waardevolle tips voor de aanschaf van een softwarepakket.

Wat Is Back Office Software voor Restaurants?

De back office van een restaurant, oftewel de back-of-house (BOH), is de niet-klantgerichte afdeling van het restaurant. Back office software voor restaurants is digitale software die door restaurants wordt gebruikt om de back officeactiviteiten en administratieve taken te beheren.

Onder de standaardfuncties van back office software vinden we onder andere voorraadbeheer, personeelplanning, registratie van verspilling, boekhouding en analyses. De moderne software registreert alle gegevens en automatiseert allerlei processen zoals voorraadtellingen, inkoop en facturatie. Hierdoor kunnen managers hun taken nog sneller en nauwkeuriger uitvoeren.

Back office software voor restaurants integreert vaak met frontoffice software, zodat de gegevens binnen het hele bedrijf kunnen worden gedeeld. Software voor voorraadbeheer maakt bijvoorbeeld gebruik van de verkoopgegevens uit het kassasysteem om automatisch de voorraad bij te werken en de inkoop te automatiseren.

De Voordelen van Back Office Software

Door de back officetaken te automatiseren, kunnen de managers van restaurant betere beslissingen nemen, kosten besparen en de algemene efficiëntie van het bedrijf verhogen.

Laten we eens dieper ingaan op de talloze voordelen van back office software voor restaurants.

Verhoogde efficiëntie en productiviteit

Bij restaurantmanagement komen veel omslachtige en repetitieve taken kijken die dagelijks moeten worden uitgevoerd, van bereidingslijsten tot voorraadtellingen en de verzending van facturen.

Back office software zorgt ervoor dat veel van deze dagelijkse taken worden geautomatiseerd, zodat het personeel zich op andere taken kan richten. De software houdt bijvoorbeeld automatisch de voorraadniveaus bij, zodat je keukenteams niet elke avond de voorraad hoeven te tellen. Zo is er ook software die de gegevens van de recepten opslaat en productieplannen opstelt op basis van de demand forecasting. Dit bespaart heel wat tijd en resulteert in een nauwkeurige productie en minder verspilling.

De voordelen zijn nog duidelijker in grotere bedrijven, want dankzij de verschillende vestigingen en grotere teams worden de besparingen vermenigvuldigd.

Nieuwe inzichten voor een geïnformeerde besluitvorming

Gegevens zijn het nieuwe goud. Dat zeggen deskundigen althans. Maar om de echte waarde ervan te benutten, moeten die gegevens op de juiste manier worden ontgonnen.

Als je gebruik maakt van afzonderlijke systemen om je restaurants te runnen, belanden alle gegevens in datasilo’s. Deze moeten vervolgens worden geëxporteerd en samengevoegd in Excel. Dit proces is zeer arbeidsintensief en foutgevoelig. Hierdoor neemt de waarde van de gegevens af, want de inzichten blijven verborgen of zijn moeilijk toegankelijk.

Als je de front- en back officesystemen aan elkaar koppelt met software-integratie, krijg je een uitgebreid overzicht van je bedrijfsactiviteiten. De beste analysesoftware voor restaurants biedt je een holistische kijk op de verkoop- en voorraadgegevens, zodat je snel en effectief geïnformeerde beslissingen kunt nemen.

Dankzij de actuele gegevens krijg je een beter zicht op food cost, inkomsten en voorraadniveaus. Daardoor kunnen je medewerkers betere beslissingen nemen en kan het management meer strategisch te werk gaan.

Dit verlaagt niet alleen de kosten, maar zorgt er ook voor dat je teams meer klanten kunnen bedienen, waardoor het hele bedrijf beter rendeert.

Meer tevreden klanten

Dankzij een beter voorraad- en receptenbeheer en een efficiëntere bedrijfsvoering genieten je klanten van een nog fijnere restaurantervaring.

Ook je personeel wordt minder belast en kan daardoor een betere service bieden. Je beschikt over duidelijke menu’s met alle beschikbare producten en nauwkeurige informatie over de allergenen. Bovendien kun je de besparingen doorrekenen aan je klanten, zodat ze meer waar voor hun geld krijgen.

Geoptimaliseerd leveranciers- en voorraadbeheer

Back office software slaat alle gegevens over de voorraad en leveranciers op. Zo hebben je restaurantmanagers toegang tot de meest recente leveranciersprijzen. De software genereert automatisch inkooporders op basis van de huidige voorraadniveaus en de verwachte vraag. Zo worden menselijke fouten op de inkoopafdeling drastisch beperkt. Nauwkeurige voorraadniveaus leiden tot enorme besparingen op de food cost.

Wanneer de inkoop- en voorraadgegevens van al je restaurants en hun leveranciers gecentraliseerd zijn en op een logische manier aan elkaar gekoppeld zijn, heb je de grootste kostenpost volledig in de hand. Dit bevordert de relatie met je leveranciers, zodat je betere deals kunt sluiten en gemakkelijker kunt onderhandelen over betere prijzen.

De Essentiële Functies van Back Office Software voor Restaurants

Nu we de voordelen kennen, blijft de vraag: welke functies moet een back officesysteem hebben om de bedrijfsvoering effectief te kunnen verbeteren?

Dit zijn de functies die back office software voor horecabedrijven moet hebben.

Uitgebreid recept- en menubeheer

Back office software slaat de meest cruciale gegevens van je restaurant op, zoals bijvoorbeeld de recept- en menugegevens, de kern van je bedrijfsvoering.

Omdat al je ingrediënten, hoeveelheden, bereidingswijzen, prijzen en de informatie over allergenen bij elkaar staan in één systeem, kan de software enorm veel taken automatiseren.

Tools voor menu-engineering analyseren je verkoopgegevens om te bepalen wat je populairste en meest lucratieve gerechten zijn. Daarmee kun je op gegevens gebaseerde wijzigingen aanbrengen in de recepten en het gebruik van ingrediënten. Of je kunt de porties aanpassen om de verkoop en het rendement van het menu te maximaliseren.

De ontwikkelaars van je menu’s kunnen recepten samenstellen met nauwkeurige porties. Ze hoeven alleen maar de ingrediënten naar het recept te slepen. De recepten worden nauwkeurig berekend en automatisch voorzien van de informatie over allergenen, voedingswaarden en, waar nodig, een officiële Nutri-score. De chef-koks kunnen bovendien visuele instructies toevoegen voor de juiste bereiding en presentatie van elk recept. Op die manier kunnen de menu’s efficiënt over alle vestigingen worden uitgerold.

De beste software berekent ook de food cost en variantie op basis van nauwkeurige en actuele gegevens uit het hele bedrijf.

Geavanceerd voorraadbeheer

De tijd van handmatige voorraadtellingen en ingewikkelde berekeningen met pen en papier is voorbij. Moderne back office software gebruikt de gegevens van je restaurant om het voorraadbeheer te automatiseren en met verbluffende precisie de voorraadniveaus te beheren.

Kies voor software die het mogelijk maakt om digitale voorraadtellingen uit te voeren op tablets. De beste systemen verzamelen de verkoopgegevens uit je kassasysteem om de berekening van de voorraadniveaus en de voorraadvariantie te automatiseren. Ze worden ook aan je boekhoudsoftware gekoppeld zodat je meteen beschikt over de benodigde informatie voor facturering en boekhouding.

Strategische optimalisatie van de inkoop

Software die de inkoopfuncties digitaliseert en automatiseert kan de inkoop voor bedrijven met meerdere vestigingen een stuk efficiënter maken. Nooit meer eindeloos zoeken in e-mails naar facturen of leveranciers opbellen om bestellingen te plaatsen.

Deze systemen verzamelen al je interacties met leveranciers op één plek. Bestellingen kunnen worden geautomatiseerd op basis van nauwkeurige voorraad- en verkoopgegevens. Zo zorg je ervoor dat de voorraadniveaus steeds stabiel blijven.

Wanneer je alles organiseert op één digitaal beheerplatform, bevorder je de transparantie in je hele toeleveringsketen en versterk je de relatie met je leveranciers. Alle transactiegegevens worden op één plek verzameld, waardoor het makkelijker wordt om te onderhandelen over de beste prijzen.

Facturering en boekhouding

Kies voor back office software met ingebouwde boekhoudfuncties of robuuste integraties met specifieke boekhoudsoftware voor restaurants.

Met dit soort back office software worden alle financiële taken, zoals facturen en rapporten, volledig geautomatiseerd. De inkooporders worden gekoppeld aan de facturen, zodat betalingen alleen worden gedaan voor daadwerkelijk ontvangen leveringen.

De geavanceerde software verbindt de verkoopgegevens met andere systemen en harmoniseert automatisch de bestellingen, leveringen en facturen, zodat betalingen sneller plaatsvinden.

Gegevensanalyse en gedetailleerde rapportage

Om de menu’s en recepten te optimaliseren en het rendement te verhogen, is het van cruciaal belang dat de back office software nauwkeurige en actuele gegevens over de verkoop en de kosten levert.

De beste systemen combineren geavanceerde analysetools met rapportagedashboards om gedetailleerde inzichten in de menuprestaties en het rendement te bieden.

Kies voor een systeem dat een uitgebreid overzicht biedt van de verschillende locaties, zodat je strategische beslissingen kunt nemen over de menukeuze en het voorraadbeheer.

Naadloze integraties en API-Connectiviteit

Dankzij API’s kunnen softwaresystemen met elkaar communiceren, waardoor ze nog efficiënter worden. Als je voor software met betrouwbare API-integraties kiest, kun je extra mogelijkheden toevoegen en nog meer uit je gegevens halen door de verschillende systemen, zoals je POS, voorraadbeheer en boekhouding, aan elkaar te koppelen.

Apicbase biedt een uitgebreide reeks integraties met kassasystemen, leveranciersdatabases, allergeneninformatie en tools voor business intelligence. Samen met Apicbase’s complete pakket van functies en API’s vormen de integraties een compleet back office managementplatform.

Tips voor De Keuze van Back Of House Software voor Restaurants

Als je op zoek bent naar back office software voor restaurants, moet je eerst je bedrijfsdoelen bepalen. Bepaal de omvang van je bedrijf, de functies die je nodig hebt en de schaalbaarheid van de software. Omdat de software schaalbaar is, vind je vast de geschikte software tegen een correcte prijs.

Bepaal de behoeften en doelen van je restaurant

Grote restaurants met meerdere vestigingen hebben heel andere behoeften dan kleinere restaurantbedrijven met slechts enkele of één vestiging. Een klein restaurant met een eenvoudig menu hoeft wellicht niet hun productieplanning te automatiseren. Maar dit zou wel een enorm verschil uitmaken voor een horecabedrijf met meerdere vestigingen dat met centrale productiekeukens werkt voor de bereiding van de gerechten.

Onderzoek waar software de grootste impact op je bedrijf zou hebben. Bepaal vervolgens welke functies je moet hebben op basis van de maximale toename in efficiëntie.

Denk na over ROI en schaalbaarheid

Als je bedrijf snel groeit, moet je vooruitkijken en een oplossing vinden die niet alleen vandaag geschikt is, maar ook binnen één of tien jaar. Overstappen naar een andere software is een vervelend en duur karwei.

Met een schaalbaar systeem voeg je naar behoefte meer gebruikers, vestigingen en functies toe, zodat je nooit hoeft over te stappen op een ander platform. Kies voor software die verschillende abonnementsniveaus biedt, zodat je kunt upgraden zodra je meer mogelijkheden nodig hebt.

Kies voor eenvoudige en geïntegreerde systemen

De beste systemen zorgen ervoor dat je de gegevens kunt delen met het hele bedrijf. Alles op één plek beheren is de meest efficiënte manier om een groot bedrijf te runnen. Dit houdt in dat al je gegevens in één systeem verzameld zijn. Op die manier beschik je over globale inzichten waarmee je correcte beslissingen kunt nemen.

Apicbase is een complete formule met modules die elk aspect van de back office ondersteunen, van het voorraadbeheer en de inkoop tot het beheer van centrale productiekeukens en de boekhouding.

Complexe Activiteiten Op Elkaar Afstemmen

Apicbase biedt je een uitgebreid BOH-beheersysteem dat integreert met al je andere restaurantsystemen.

Horecabedrijven over de hele wereld gebruiken het dagelijks om de efficiëntie te verhogen, de gegevens te centraliseren en de klant een fijnere ervaring te bieden.