Bei einem Restaurantbetrieb mit mehreren Standorten werden täglich Unmengen an Daten erzeugt. Als Besitzer oder Betriebsleiter haben Sie die Aufgabe, diese Daten zu verwenden, um den Nettoprofit zu steigern.
Leichter gesagt als getan, oder?
Wenn Sie all diese Daten — all diese Berichte — in Betracht ziehen, wird es zu einem schier unmöglichen Unterfangen, daraus Erkenntnisse zu ziehen. Möglich ist es schon. Aber bis Sie es geschafft haben, sind die Ergebnisse bereits veraltet.
Was Betreiber wie Sie dringend brauchen, ist eine Möglichkeit, all diese Daten zu erfassen und daraus mit nur einem Fingerschnippen eine solide Grundlage für die Entscheidungsfindung zu schaffen.
Hier kommen die Analysen ins Spiel.
In einem kürzlich veröffentlichten Beitrag habe ich mich mit dem Unterschied zwischen der Berichterstattung und der Analyse in der Gastronomie befasst. In diesem Beitrag gehe ich genauer darauf ein und zeige Ihnen Beispiele für Erkenntnisse durch die Restaurantanalyse, die Ihnen helfen, in Ihrem Betrieb den Überblick zu behalten. Erkenntnisse, die umsetzbar und aktuell sind. Diese werden Ihnen helfen, den Umsatz zu steigern … und Ihre Kosten im Küchenbereich zu senken.
Die Erkenntnisse lassen sich in vier Kategorien unterteilen:
Schauen wir uns an, wie Sie die Erkenntnisse nutzen können, um Ihren Gastronomiebetrieb zu optimieren und wachsen zu lassen.
Bestands- und Beschaffungserkenntnisse
1. Überwachen Sie die tatsächlichen Bestandszahlen, um Verschwendung zu minimieren und Kapital freizusetzen
Ihr tatsächliches Inventar zu überwachen (und die Varianz nahe Null zu halten), hilft Ihnen, Ursachen für Verschwendung und Abfälle, wie zu große Vorräte, schlechte Vorgehensweisen bei der Lagerung, zu große Portionen, Diebstahl und ähnliches zu erkennen und zu beheben.
Mit dem Analyse-Dashboard können Sie Varianzen auf Betriebs- und Standortebene überwachen. Es deckt auch versteckte Kosten auf, die Betriebsleiter oft vernachlässigen. Zum Beispiel Kapital, das in unnötigen Vorräten wie Reinigungsmitteln, Chemikalien und Utensilien schlummert. So können Sie unnötige Lagerbestände vermeiden und das Geld für Löhne und wachstumsfördernde Investitionen verwenden.
2. Behalten Sie die Entwicklung der Zutatenpreise im Auge, um die Rentabilität Ihrer Speisekarte sicherzustellen
Das Dashboard über die Preisentwicklung der Artikel verleiht Ihnen einen sofortigen Überblick über alle Ihre Zutaten. Es verfolgt alle Änderungen des Zutatenpreises, sodass Sie gar nicht erst danach suchen müssen. Wenn ein Lieferant seine Preise einfach ändert, können Sie reagieren; Sie können nachhaken, um eine Begründung bitten, auf bestehende Vertragsbedingungen hinweisen oder neue verhandeln oder zu einem anderen Anbieter wechseln.
Verwenden Sie dieses Dashboard, um die Profitabilität Ihrer Speisekarte schnell zu überprüfen. Schon kleine herstellerseitige Preisänderungen können bei einigen Produkten auf der Speisekarte zu einem erheblichen Anstieg der Lebensmittelkosten führen. Wenn Sie diese im Auge behalten, haben Sie die Möglichkeit, zu reagieren und Ihre Rezepte zu optimieren, bevor sie unrentabel werden.
Schauen Sie sich den Insights Hub von Apicbase an.
Das Datenanalysemodul für Restaurants – es heißt Insights Hub – verfügt über eine integrierte Überwachung der Artikelpreisentwicklung. Es ermöglicht Ihnen, die Anbieter und die Preise der bestellten Waren im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass Ihnen nie zu viel berechnet wird.
3. Überdenken Sie Ihre Bestellverfahren, um Mengenrabatten erzielen zu können
Wenn Sie Bestelldaten in eine Analyseplattform für die Gastronomie einspeisen, erhalten Sie Zugriff auf diese wertvollen Erkenntnisse — und wissen, wie viel und wie oft Ihre jeweiligen Standorte bestellen.
Auf diese Weise können Sie kleine Bestellungen identifizieren, bei denen Sie nicht von den von Ihnen ausgehandelten Verträgen profitieren.
Wenn Sie diese Standorte erst einmal ausfindig gemacht haben, weisen Sie die Manager dort an, die für Rabatte erforderlichen Mindestmengen einzuhalten (sofern die Lagerkapazitäten dies erlauben). Alternativ können Sie Ihre Kosten senken, indem Sie diese Kleinbestellungen in die zentrale Produktionsküche verlagern und über Transfers an die jeweiligen Standorte verteilen. Ihre Analyseplattform teilt Ihnen mit, ob/wann diese Änderungen zu Einsparungen führen).
4. Identifizieren Sie Standorte und Köche mit vermehrten Notkäufen
Es ist normal, dass einem Restaurant hin und wieder mitten in der Schicht eine Zutat ausgeht. Der Chefkoch schickt dann vielleicht schnell jemanden in den nächsten Lebensmittelladen, wenn das passiert. Dies nicht vorgesehenen Notkäufe wirken sich auf Ihren Nettoprofit aus.
Notkäufe bemerkt man bekanntlich hinterher nur schwer.
Es ist viel einfacher, ein Auge darauf zu haben, wenn Sie alle Ihre Zutaten überwachen und mit einem Lieferanten verknüpfen können. Wenn Sie sehen, dass einige Ihrer Zutaten negative Werte aufweisen (d. h. die Küche hat ein Gericht herausgegeben, für das im System keine Zutaten mehr vorhanden waren), können Sie von einer nicht registrierten Warenbeschaffung ausgehen. Legen Sie einen festen Schwellenwert für Notkäufe fest.
Ziel ist es, sie auf null zu senken.
Wenn es an einigen Standorten oder bei bestimmten Köchen besonders häufig zu Notkäufen kommt, schauen Sie sich deren Vorgehensweise bei der Beschaffung genau an und führen Sie ein Gespräch mit den Mitarbeitern, die für die Inventarplanung verantwortlich sind.
Erkenntnisse zum Restaurantumsatz
5. Legen Sie realistische standortspezifische Budgets fest, indem Sie sich bisherige Umsatztrends ansehen
Mit genauen, standortspezifischen Umsatzdaten können Sie Ihre Entscheidungen bei der Budgetierung äußerst gezielt treffen. Sie müssen nichts schätzen, da die Empfehlungen auf monatlichen/jährlichen Trends basieren. Anstatt also für sechs Monate zu budgetieren (und letztendlich ziemlich danebenzuliegen), können Sie jetzt monatlich oder wöchentlich budgetieren (und den Nagel auf den Kopf treffen).
Wenn Sie dieses prognostizierte Budget auf fast 100 Prozent genau erreichen, können Sie auch besser operativ planen. Wenn Sie beispielsweise die Ziele Ihres ersten Quartals übertreffen, können Sie Wachstumsinitiativen erwägen. Wenn Sie knapp unter Ihren Zielen liegen, können Sie sich die Kosten genau ansehen, um zu sehen, wo Sie Kürzungen vornehmen können.
Und wenn Sie wirklich sehr knapp bei Kasse sind, können Sie sich entscheiden, Ihr Expansionsvorhaben vorerst zu verschieben, bis Sie der Ursache Ihrer Probleme auf die Schliche gekommen sind.
6. Prognostizieren Sie Ihren Umsatz und gestalten Sie Ihr Restaurant basierend auf Kundendaten
Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Kundendaten verwenden können, um letztendlich zusätzliche Gewinne zu erzielen. Hier sind nur einige Beispiele für Erkenntnisse, die Sie erhalten, wenn Sie diese Daten in Ihren Analyse-Hub für die Gastronomie einspeisen:
Daten zu Gruppengrößen — Gestalten Sie Ihren Gastraum optimal, um Ihre Gewinne zu maximieren. Wenn Sie in der Regel kleine Gruppen (einzelne Personen oder Paare) bewirten, stellen Sie kleinere Tische auf, damit Sie insgesamt Platz für mehr Tische haben. Für den Fall, dass größere Gruppen kommen, sollten Sie sich überlegen, wie Sie Tische zusammenstellen, ohne dass Ihre Gesamtbelegung dadurch sinkt.
Umsatz pro Gruppengröße — Hoher Umsatz? Stellen Sie sicher, dass Sie jederzeit ausreichend Personal haben, da diese Gäste für gutes Essen und für das Erlebnis bezahlen (wenn Sie sie warten lassen, kommen sie wahrscheinlich nicht wieder).
Geringer Umsatz? Sie können erwägen, weniger Bedienpersonal während der Spitzenzeiten einzusetzen, falls erhöhte Arbeitskosten Ihre Gewinne fressen. Allerdings kann ich Ihnen das nur empfehlen, wenn Sie ein Schnellrestaurant betreiben und keine Stammkunden bedienen — lange Wartezeiten sind an und für sich ein Umsatzkiller.Geringe Besucherzahlen an bestimmten Tagen — Nehmen wir an, dass die Besucherzahlen und die Umsätze für einen Ihrer Standorte jeden dritten Montag im Monat (nur Sommermonate) extrem niedrig ausfallen. Dies könnte auf eine Änderung der Bus-/Straßenbahnfahrpläne, einen freien Tag eines ganzen Bürogebäudes oder auf irgendetwas anderes zurückzuführen sein. Ein solches Muster kann von einem Menschen nur schwer erkannt werden. Aber es bietet ein Paradebeispiel für relevante Erkenntnisse aus einer Analyse, die Sie als Grundlage für Ihre Entscheidungen verwenden können. Jetzt, da Sie Bescheid wissen, können Sie sich entscheiden, an diesem Tag den Standort zu schließen oder mit der Minimalbesetzung zu arbeiten, um die Arbeitskosten zu minimieren.
7. Profitable Änderungen am Geschäftsmodell mithilfe von Vertriebskanaldaten
Die meisten Gastronomiebetreiber sind vorsichtig, wenn sie mit ihrem Geschäftsmodell experimentieren. Die Entscheidung, bestehende Vertriebskanäle zu ändern oder neue hinzuzufügen, werden meist aufgrund der Angst, ein gewinnbringendes Modell stören zu können, sehr langsam umgesetzt.
Wie also nehmen Sie dennoch diese — potenziell sehr profitablen — Chancen wahr und minimieren gleichzeitig das Risiko für Ihren bestehenden Betrieb?
Alles hängt von der Kontrolle ab.
Durch Analysen können Sie alle Ihre Vertriebskanäle genau beobachten und in Echtzeit auswerten. Wenn Sie beispielsweise eine Restaurantkette betreiben und Essen zum Mitnehmen anbieten, können Sie an den Tagen, an denen mehr Essen zum Mitnehmen bestellt wird, mehr Küchenpersonal beschäftigen. Wenn sich dies als rentabel erweist, können Sie einige Ihrer Verkaufsstellen um ein separates Fenster zum Mitnehmen und einen Zubereitungsbereich für diese Speisen erweitern. Mit einer kleinen Marketing-Offensive kann sich daraus ein profitabler Umsatzstrom entwickeln, den Sie skalieren.
Der Punkt ist, Sie haben die Kontrolle — Sie haben die Transparenz — und Sie bewerten schnell die Rentabilität jedes Kanals, den Sie überwachen möchten.
Gleiches gilt für Zustellungen durch Drittanbieter.
Erkenntnisse zu Menüs & zur Ausarbeitung von Speisekarten
8. Behalten Sie den Überblick über die Speisekarten mit einer durchgehend aktuellen Matrix
Mithilfe von Analytik können die Berechnungen zur Rentabilität und Beliebtheit Ihrer Produkte rund um die Uhr durchgeführt werden. Wofür Sie früher pro Standort Tage gebraucht haben, darauf haben Sie jetzt sofort Zugriff durch genaue Echtzeitdaten.
Jetzt treffen Sie standortspezifische Entscheidungen und ergreifen Maßnahmen, die sich auf Ihren Nettoprofit auswirken, wie zum Beispiel:
- Schaffen Sie Anreize für Kunden, Produkte mit einer hohen Marge zu bestellen, die sich derzeit nicht gut verkaufen;
- Weisen Sie Ihr Bedienpersonal an, Artikel mit den höchsten Margen zu bewerben, wenn es nach Empfehlungen gefragt wird;
- Nehmen Sie Gerichte von der Karte, mit denen Sie Verluste machen (oder ändern Sie die Rezepte so ab, dass daraus rentable Gerichte werden).
Durch diese ununterbrochene Überwachung der Profitabilität Ihrer Speisekarte können Sie nach und nach Änderungen an der Speisekarte vornehmen und Ihre Gewinne schrittweise steigern, anstatt einmal im Jahr alles durchzurechnen und radikale Änderungen vorzunehmen, mit der Sorge, versehentlich Ihr gesamtes Konzept zerstört zu haben.
9. Überwachen Sie, wie sich Preise, die Anrichtung der Speisen und Abfälle auf den Erfolg Ihrer Speisekarte auswirken
Mit rund um die Uhr verfügbaren Erkenntnissen benötigen Sie keine Gewinn- und Verlustrechnung, um festzustellen, dass bei Ihren Speisekarten etwas schiefläuft. Stattdessen bemerken Sie es sofort und können direkt handeln. Mit Apicbase können Sie zum Beispiel nach Kategorie (Vorspeisen, Hauptgerichte, Desserts) sortierte Matrizen einrichten. Auf diese Weise verfolgen Sie ihre Leistung in Echtzeit.
Wenn ein Artikel unrentabel oder unbeliebt wird, können Sie die üblichen Verdächtigen — Verkaufspreis, Abfall oder zu große Portionen – prüfen. Sobald Sie die Ursache identifiziert haben, können Sie Maßnahmen ergreifen (den Artikel vorerst von der Karte nehmen, andere Zutaten verwenden oder Ihren Mitarbeitern die richtige Portionsgröße zeigen), bevor Ihre Gewinne einen Schaden davontragen.
10. Verfolgen Sie die Lebensmittelkosten für die einzelnen Gerichte und verzichten Sie auf kostenintensive Produkte
Die Berechnung der Lebensmittelkosten für Ihre gesamte Speisekarte — und das regelmäßig genug, um etwas zu bewirken, — erfordert viel Zeit.
Zumindest wenn Sie alles manuell berechnen.
Analyse-Plattformen für die Gastronomie wie Apicbase erledigen die Arbeit für Sie. Sie müssen lediglich regelmäßig im Rezept-Dashboard nachsehen, ob (und wie sehr) die steigenden Lebensmittelkosten Ihre Gewinnspanne auffressen. Anstatt also zuzulassen, dass Ihre Lebensmittelkosten außer Kontrolle geraten, können Sie den Grund für den Anstieg beheben.
Oft müssen Sie das betroffene Produkt dafür von der Karte nehmen, um genauer ins Detail (gehen zu können (die Kostenkalkulation der Rezepte, Lieferantenpreise und -packungen, Abfall und ähnliches zu prüfen). Doch das ist nach wie vor besser, als einen Artikel über Monate hinweg weiterzuverkaufen und fünfstellige Verluste einzufahren Sobald Sie das Problem erkannt haben, können Sie versuchen, die Portionsgröße zu verkleinern, die Zutaten zu ändern oder teure Beilagen durch kostengünstigere zu ersetzen, um Ihre Gewinnspanne wiederzubeleben.
Erkenntnisse zum Personal
11. Finden Sie heraus, wer Ihre Kunden am besten zu zusätzlichen Bestellungen bewegt und schulen Sie Ihre anderen Mitarbeiter
Hier ist ein Beispiel für Erkenntnisse bei der Analyse in der Gastronomie, wodurch Sie den Umsatz in Ihrem gesamten Unternehmen um einige Prozentpunkte steigern können. Sie finden hier lediglich heraus, wer Ihre besten Mitarbeiter sind — die Bedienung, die Gästen leicht Ihre teuersten Positionen auf der Speisekarte verkauft — und finden heraus, was diese anders machen.
Nachdem Sie POS- und Mitarbeiter-Daten in Ihre Analyseplattform eingegeben haben, sehen Sie sofort, welches Bedienpersonal die höchsten durchschnittlichen Rechnungssummen verzeichnet. Profi-Tipp — Suchen Sie nach Kellnern, die bei eher ruhigen Schichten (montags oder dienstags morgens) außergewöhnlich gut abschneiden. Das sind die geschickten Verkäufer. Vereinbaren Sie ein Meeting (oder beschatte Sie sie sogar bei der Arbeit), damit Sie herausfinden können, was diese anders machen. Vermerken Sie Ihre Erkenntnisse im Schulungshandbuch für Bedienpersonal … oder bitten Sie diese gekonnten Kellner, den Rest Ihres Personals zu schulen.
12. Erstellen Sie effiziente Dienstpläne, indem Sie sich die Arbeitsproduktivität ansehen
Manager in mittelgroßen und großen Betrieben stützen sich bei der Erstellung der Dienstpläne meistens auf die ungefähren täglichen Arbeitslasten und Umsatztrends. Wenn Sie jedoch die Produktivität in Stunden angeben können, können Sie den Gewinn weiter maximieren, indem Sie sicherstellen, dass keiner Ihrer Angestellten herumsteht und nichts tut.
Ein Zeitplan nach Umsatz pro Arbeitsstunde ist ein Beispiel für Erkenntnisse zu einem Restaurant, mit dem Sie solche Entscheidungen bei der Einteilung des Personals selbstbewusst treffen können. Wenn Sie diesen Grenzwert haben (zum Beispiel eine Regel, die besagt, dass der Umsatz niemals unter 45 € pro Arbeitsstunde liegen sollte), wissen Sie, ob Sie Ihre Mitarbeiter tatsächlich effektiv einteilen.
Erkenntnisse für Restaurantbetriebe beantworten Ihre echten Fragen …
„Sollen wir unseren neuen Standort im dritten Quartal eröffnen … oder besser im vierten?“
„Warum verliert unsere Speisekarte an Profitabilität und was können wir dagegen machen?“
„Wie sehr können wir diesen Lieferanten dazu drängen, seine Preise zu senken?“
Echte Geschäftsfragen … mit einem tatsächlichen Geschäftsvorteil … können Sie dann stellen, wenn die Antwort auf Ihren Betrieb zugeschnitten ist.
Und da die Analytik in der Gastronomie keine magische Kristallkugel ist, kann sie Ihnen diese Arbeit nicht abnehmen.
Aber…
Erkenntnisse aus der Analytik weisen Sie in die richtige Richtung. Daten werden dabei in den Kontext gesetzt und verwandeln sich in umsetzbare Erkenntnisse, wodurch selbst verwirrende Zahlenreihen zu hilfreichen Informationen werden. Am wichtigsten ist, dass Sie durch Insights reagieren können, während etwas geschieht und sie nicht auf veraltete Gewinn- und Verlustrechnungen oder, schlimmer noch, Vermutungen hin handeln müssen.
Der Trick, sich in der Gastronomie durchzusetzen, liegt darin, intelligenter zu arbeiten … nicht härter.
Und mit der Restaurantanalytik von Apicbase können Sie jetzt cleverer vorgehen.
Entdecken Sie, wie der Insights Hub von Apicbase funktioniert
Sehen Sie sich an, wie die Datenanalyse von Apicbase die Rentabilität Ihres Gastrobetriebs mit mehreren Standorten steigert.
