Eine strikte Inventarverwaltung ist für die Rentabilität eines jeden Gastronomiebetriebs von entscheidender Bedeutung, aber besonders wichtig ist sie für Betriebe mit mehreren Standorten, wo Fehler und kleine Unstimmigkeiten sich zu einem Vielfachen aufsummieren.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie viel Sie jeweils von einem Artikel bestellen sollten, wird der Einkauf zu einem quälenden Albtraum. Wenn Sie jedoch über zuverlässige Inventardaten und Sollwerte verfügen, können Sie mit Zuversicht Bestellungen aufgeben.
Eine effektive Verwaltung der Sollbestände kann den Stress im Einkauf verringern und Ihnen Zeit geben, sich auf übergeordnete Probleme zu konzentrieren, während sich dadurch gleichzeitig die Kundenzufriedenheit und die Rentabilität verbessern.
In diesem Beitrag befassen wir uns mit den überraschenden Vorteilen genauer Sollbestände, wie sie berechnet werden und wie wachstumsorientierte Gastronomen mit Apicbase den Einkauf entsprechend ihrer Sollwerte automatisieren können.
Lesen Sie weiter und erfahren Sie Folgendes:
- Was sind Sollbestände?
- Die Vorteile der Berechnung von Sollbeständen
- Vier Schritte zur Berechnung der Sollbestände für Gastronomiebetriebe mit mehreren Standorten
- Die Formel zur Berechnung der Sollbestände
- Bewährte Verfahren für die Verwaltung von Sollbeständen
- Wie Sie den Einkauf nach Sollbeständen mit Apicbase automatisieren
Am Ende des Beitrags werden Sie sich bereit fühlen, Ihre Sollwerte festzulegen und von den Vorteilen der automatisierten Bestellung nach Sollbeständen zu profitieren.
Was sind Sollbestände?
Sie geben Ihnen für die jeweiligen Lagerartikel die optimale Menge an, die nach Eintreffen der Lieferung an den jeweiligen Standorten vorrätig sein sollte. Im Englischen werden Sollbestände als „PAR levels“ bezeichnet, wobei PAR für „Periodic Automatic Replenishment“ (zu Deutsch: regelmäßiges automatisches Nachfüllen) steht und den erwarteten Bedarf sowie einen Puffer für den Fall einer unerwarteten höheren Nachfrage angibt.
Unter Berücksichtigung der Haltbarkeit der Zutaten und der Lieferhäufigkeit helfen Ihnen die Sollwerte bei der Vorausplanung, um die Lagerbestände optimal zu halten.
Indem Sie sich bei Ihren Kaufentscheidungen nach Sollbeständen richten, können Sie Folgendes vermeiden:
- Überbevorratung – Bindung von barem Geld in unnötigen Vorräten, die ihr Haltbarkeitsdatum zu überschreiten drohen und entsorgt werden müssen.
- Zur Neige gehende Zutaten – Enttäuschte Kunden, weil ein Artikel ausverkauft ist. Oder Sie müssen in aller Eile Ersatzbestände zu einem höheren Preis kaufen.
Für Restaurantbetriebe mit mehreren Standorten ist die Verwendung von Sollwerten von entscheidender Bedeutung, um den Ruf der Marke aufrecht erhalten zu können und an allen Standorten das beste Kundenerlebnis zu bieten. Diese Vorgehensweise bietet auch weitere überraschende Vorteile, auf die wir weiter unten eingehen werden.
Wie wir im Folgenden näher erläutern, sind Faktoren wie Vorlaufzeit, Nutzungsrate, Kundennachfrage und Sicherheitsbestand bei der Festlegung Ihrer Sollwerte zu berücksichtigen.
Ein umfassendes Inventarverwaltungssystem hilft Ihnen dabei, den Überblick über diese Zahlen zu behalten, und kann Ihnen sogar dabei helfen, Ihre Sollbestände zu ermitteln und sie zur Automatisierung von Bestellungen zu nutzen.
Wenn sich das für Sie gut anhört, wird Ihnen das hier noch viel mehr gefallen: Der ultimative Leitfaden für ein optimiertes und effizientes Inventarmanagement für die Gastronomie
Die Vorteile der Berechnung von Sollbeständen
Die richtige Festlegung der Sollwerte hat einige offensichtliche und andere überraschende Vorteile, die Ihnen vielleicht noch nicht bewusst sind. Gehen wir auf die potenziellen Vorteile von Berechnungen der Sollbestände für Restaurantbetriebe mit mehreren Standorten ein.
Weniger Abfall und Verderb
Es liegt ein schmaler Grat zwischen einer Überbevorratung und dem Risiko, dass ein Artikel nicht mehr verfügbar ist. Eine Überbevorratung mit verderblichen Zutaten kann zu Verschwendung und einem Berg von Lebensmittelabfällen führen, was weder für die Lebensmittelqualität noch für die Umwelt oder Ihre Gewinnspanne gut ist.
Indem Sie die Lagerbestände unter Kontrolle halten, können Sie den Cashflow verbessern und gleichzeitig das Risiko von Verderb und Lebensmittelverschwendung minimieren.
Erhöhte Kundenzufriedenheit
Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn man als Kunde in einem Restaurant sein Lieblingsgericht bestellt und dann erfährt, dass es ausverkauft ist. Das sorgt nicht nur für Enttäuschung beim Kunden, sondern untergräbt auch das Vertrauen, dass Ihr Restaurant seine Versprechen in Zukunft einhalten kann.
Wenn Sie Ihre Hauptzutaten immer vorrätig haben, können Sie Kundenbestellungen sicher erfüllen und vermeiden es, Kunden zu enttäuschen. Dies ist entscheidend für den Aufbau einer vertrauenswürdigen Marke, die die Kunden begeistert und langfristig bindet.
Gesteigerte Rentabilität
Wenn Sie einen Gastrobetrieb mit mehreren Standorten führen, können sich die kleinsten Ineffizienzen und unnötigen Kosten zu großen Problemen aufsummieren. Der Verlust von nur 50 Cent pro Tag durch Lebensmittelabfälle in 1000 Verkaufsstellen summiert sich auf 500 Euro, die täglich im Mülleimer landen.
Auf der anderen Seite lassen sich durch die Vermeidung von Fehlern bei allen Zutaten schnell massive Kosteneinsparungen erzielen. Eine effiziente Inventarverwaltung senkt die Kosten und erhöht Ihre Gewinnspanne, was zu einer höheren Rendite für jeden verkauften Artikel führt.
Erkennen von Trends und Chancen
Erfolgreiche Gastronomen sind immer auf der Suche nach einem Wettbewerbsvorteil – was sie heute tun können, um der Konkurrenz in den kommenden Jahren voraus zu sein.
Die genaue Überwachung der Sollwerte hilft Ihnen, Trends und Bestellmuster frühzeitig zu erkennen. So können Sie Ihre Speisekarte optimieren und von den sich ändernden Kundenpräferenzen profitieren.
Vielleicht stellen Sie fest, dass der Sollwert für Hähnchenbrust an Ihrem meistbesuchten Standort ansteigt, und erkennen, dass die Kunden mehr Hähnchenschlegel bestellen. Sie können dann von diesem Trend profitieren, indem Sie ein Hähnchenschlegel-Special kreieren und bewerben, um den Umsatz in Ihren anderen Geschäften zu steigern.
Wie berechnet man Sollbestände für Restaurantbetriebe mit mehreren Standorten?
Da wir nun wissen, wie wichtig Sollbestände sein können, wollen wir uns nun mit den erforderlichen Schritten für ihre Berechnung befassen. Dazu müssen einige Bestandsinformationen gesammelt werden und am Ende steht eine recht einfache Kalkulation.
Schritt 1: Bestimmen Sie die Vorlaufzeit
Die Vorlaufzeit ist die Zeit, die ein Auftrag nach seiner Erteilung an einen Lieferanten benötigt, um geliefert zu werden. Es ist wichtig, die Vorlaufzeit für jeden Artikel zu kennen, um sicherzustellen, dass Sie genügend Vorrat haben, um die Nachfrage zu decken, bis die nächste Lieferung eintrifft.
Wenn die Vorlaufzeit für Ihre Bestellung von Speck beispielsweise zwei Tage beträgt, müssen Sie bei der Bestellung sicherstellen, dass Sie genügend Speck für die nächsten zwei Tage haben.
Schritt 2: Schätzen Sie die Nutzungsrate
Die Nutzungsrate eines Restaurants ist die durchschnittliche Menge jedes Inventarartikels, die während eines bestimmten Zeitraums verbraucht wurde. Um die Nutzungsrate zu schätzen, überprüfen Sie Ihre Verkaufs- und Bestandsdaten und berechnen Sie den durchschnittlichen täglichen oder wöchentlichen Verbrauch für jeden Artikel. Die Nutzungsrate gibt an, wie viel Bestand Sie benötigen, um die Nachfrage in dem betreffenden Zeitraum zu decken.
Für dieses Beispiel nehmen wir an, dass Speck nur für ein Gericht verwendet wird: den Cheese & Bacon Burger.
Aus Ihren Verkaufsdaten geht hervor, dass Sie normalerweise 40 Burger pro Tag verkaufen, was einem Verbrauch von 40 Speckscheiben oder 1,6 kg Speck entspricht.
Bei einem Verbrauch von 1,6 kg pro Tag können Sie also davon ausgehen, dass Sie in den kommenden 2 Tagen 3,2 kg Speck verbrauchen werden.
Schritt 3: Berechnen Sie den Sicherheitsbestand
Der Sicherheitsbestand ist Ihr Puffer an zusätzlichem Bestand, der für eine unerwartete Nachfrage oder Probleme in der Lieferkette bereitgehalten wird. Bei der Berechnung des Sicherheitsbestands müssen Sie die Zuverlässigkeit Ihrer Lieferanten, saisonale Schwankungen der Verkaufszahlen und die Haltbarkeit der Zutaten berücksichtigen.
Nehmen wir an, Speck ist 7 Tage haltbar. Sie brauchen einen ausreichenden Vorrat, der bis zur Lieferung reicht, aber nicht so viel, dass der Speck alt wird. Da Ihr Lieferant zuverlässig ist, können Sie sicher sein, dass Sie die Lieferung jeden zweiten Tag erhalten. Sie gehen davon aus, dass ein Sicherheitsbestand von einem Kilo ausreicht, auch wenn die Nachfrage steigt.
Schritt 4: Addieren Sie den Sicherheitsbestand zur Nutzungsrate, um den Sollbestand zu bestimmen
Kombinieren Sie die Nutzungsrate, die Vorlaufzeit und den Sicherheitsbestand, um den Sollbestand für die einzelnen Artikel zu bestimmen. Wenn Sie diese Berechnung richtig durchführen, können Sie einen ausreichenden Bestand aufrecht erhalten, um die Kundennachfrage zu befriedigen und gleichzeitig Abfall und Verderb zu minimieren.
Um unser Beispiel mit dem Speck zu vervollständigen: 3,2 kg Speck für die nächsten zwei Tage plus 1 kg Sicherheitsbestand ergeben insgesamt 4,2 kg, die Sie vorrätig haben sollten.
So können Sie sicher sein, dass Ihnen der Speck nicht ausgeht und dass Sie nicht so viel auf Lager haben, dass Sie den Vorrat in einer Woche nicht verbrauchen können.
Mehr zum Thema: Wie Sie Ihren Gewinn in wenigen Monaten um bis zu 10 Prozent steigern – Bestands- und Beschaffungsmanagement für Restaurants mit mehreren Standorten
Die Formel für die Berechnung der Sollbestände im Restaurant
Wenn Sie alle Schritte zusammenfassen, erhalten Sie die folgende Formel für die Berechnung Ihrer Sollbestände:
Sollbestand = (Vorlaufzeit x Nutzungsrate) + Sicherheitsbestand.
Und hier die Rechnung zu unserem Speck-Beispiel: 4,2 = (2 x 1,6) + 1.
Das bedeutet, dass Sie immer 4,2 kg Speck vorrätig haben sollten, um die Nachfrage Ihrer Kunden zu befriedigen. Wenn Speck in 2-kg-Packungen angeboten wird und Sie bereits 1 kg auf Lager haben, wissen Sie, dass Sie 2 Packungen bestellen sollten, um Ihren Sollbestand zu erreichen.
Diese einfache Berechnung zeigt, wie die Sollbestände funktionieren. In der Realität verhält es sich jedoch nicht so einfach, da die Zutaten in mehreren Gerichten in unterschiedlichen Mengen verwendet werden. Ein Inventarverwaltungssystem ist von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, diese Verstrickungen zu berücksichtigen und die Berechnungen Ihrer Sollbestände zu automatisieren.
Bewährte Praktiken für die Verwaltung der Sollbestände
Wir haben oben die Schritte und die Formel definiert, die zur Berechnung der Sollbestände erforderlich sind. In der Realität gibt es jedoch viele Faktoren zu berücksichtigen, sodass es schwierig sein kann, alle Details zu verstehen.
Wir befassen uns nun mit bewährten Praktiken, die Sie befolgen sollten, um die genauesten Sollbestände für Ihr Unternehmen zu erhalten.
1. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Sollbestände
Bei den Sollbeständen handelt es sich nicht um einen Wert, den man einmal berechnet und nie wieder ändert. Wenn Sie damit in der Praxis arbeiten und sich die Bedingungen ändern, müssen Sie bereit sein, Ihre Sollwerte entsprechend anzupassen. Überwachen Sie Ihre Sollwerte, messen Sie die Lebensmittelabfälle und vermerken Sie es, wenn Ihnen etwas ausgegangen ist, um dann die notwendigen Änderungen vorzunehmen.
Es kann auch sein, dass Sie Ihren Sollbestand aufgrund von Veränderungen in der Lieferkette oder der Kundennachfrage ändern müssen. Die Überwachung der von Ihnen vorgenommenen Anpassungen kann auch Trends aufzeigen, die Sie nutzen können.
2. Automatisieren Sie die Berechnungen der Sollbestände
Verwenden Sie eine Software für die Inventarverwaltung in Restaurants, um Ihren Bestand, Ihre Verkäufe und Ihren Verbrauch zu verfolgen und den Prozess der Berechnung Ihrer Sollbestände zu automatisieren. Sobald alle Daten in einem System gespeichert sind, können Sie damit die zahlreichen Faktoren berücksichtigen und müssen die Berechnungen nicht mehr manuell durchführen.
3. Arbeiten Sie mit Ihren Lieferanten zusammen
Pflegen Sie offene Kommunikationskanäle mit Ihren Lieferanten, um sicherzustellen, dass diese Ihren Lagerbedarf decken und sich an Nachfrageänderungen anpassen können. Der Aufbau eines ehrlichen und respektvollen Verhältnisses zu Ihren Lieferanten bietet eine gute Möglichkeit, auftretende Probleme zu entschärfen.
Sie können Ihnen im Voraus mitteilen, wenn sie zum Beispiel eine Lieferung nicht durchführen können, sodass Sie bei einem anderen Lieferanten bestellen können. Oder sie weisen Sie darauf hin, dass ein Artikel wahrscheinlich teurer wird, sodass Sie Ihre Speisekarte rechtzeitig anpassen können.
4. Nutzen Sie Technik für die Bestandskontrolle
Verwenden Sie eine Inventarverwaltungssoftware, um den Bestand beim Verkauf von Produkten automatisch zu verfolgen. So erhalten Sie alle Daten, die Sie zur Berechnung Ihrer Sollwerte benötigen.
Die intelligenteste Inventarverwaltungssoftware, die Ihre Bestellungen basierend auf Ihren aktuellen Lagerbeständen und den von Ihnen berechneten Sollbeständen für Sie vorbereitet. Sie können sogar automatisch Bestellungen aufgeben, um eine konstante Versorgung mit den richtigen Zutaten zu gewährleisten.
Automatisierte Bestellung nach Sollbeständen mit Apicbase
Apicbase bietet eine leistungsstarke Lösung für die Automatisierung des Bestellvorgangs in Übereinstimmung mit Ihren berechneten Sollbeständen. Mit Apicbase, das Ihre Lagerbestände verfolgt, können Sie Alarme einrichten, wenn der Bestand unter den Mindestwert sinkt, und dann mit nur wenigen Klicks eine Bestellung entsprechend des Sollbestands durchführen.
Apicbase kann Ihnen helfen, optimale Lagerbestände aufrechtzuerhalten, knifflige Berechnungen zu automatisieren und das Risiko von Beschaffungsfehlern zu verringern.
Verringern Sie Einkaufsfehler und steigern Sie die Rentabilität mit Inventarverwaltungssoftware
Die Berechnung und Verwaltung von Sollbeständen ist ein entscheidender Aspekt der Inventarverwaltung für Gastronomiebetriebe mit mehreren Standorten. Wenn Sie diesen Prozess beherrschen, können Sie Abfall und Verderb reduzieren, die Kundenzufriedenheit verbessern und die Rentabilität steigern.
Die Kontrolle über den Warenbestand und genaue Verkaufs- und Bestandsdaten in einem System können Ihnen sogar dabei helfen, Trends zu erkennen und sich ändernde Kundenpräferenzen optimal zu Ihren Gunsten zu nutzen.
Mit präzisen Sollbeständen müssen Sie bei der Bestellung nicht mehr schätzen und vermeiden kostspielige Fehler, die letztendlich dazu führen, dass Lebensmittel verschwendet werden.
Bringen Sie Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe mit der automatisierten Inventarverwaltung von Apicbase.
Wenn Ihre Restaurantmanager nicht mehr so viel Zeit mit der Nachverfolgung von Beständen und Bestellungen verbringen müssen, können sie sich auf ihre Fähigkeit zur effektiven Inventarverwaltung verlassen.
