La guía esencial de trazabilidad alimentaria para centros de producción

La trazabilidad alimentaria es obligatoria para muchas compañías en EE UU, Europa y Reino Unido. Estas son las responsables de cualquier problema de seguridad que pueda haber en su cadena de suministros y deben contar con toda la información sobre la trazabilidad de los alimentos que producen, distribuyen y venden.

Sin embargo, esta no es la única razón por la cual la trazabilidad alimentaria se ha vuelto tan popular. La demanda por mayor seguridad alimentaria y transaparencia ha crecido exponencialmente durante los últimos años. Además, los clientes muestran ahora más preocupación por la comida que comen, de dónde viene y los valores nutricionales que ofrecen.

El número cada vez mayor de restaurantes con múltiples locales y de compañías con centrales de producción también aumenta la importancia de la trazabilidad. Todo esto lleva, a su vez, a un mayor interés por software de trazabilidad alimentaria.

En este artículo daremos un repaso a la trazabilidad alimentaria, por qué es importante, para quién es útil y cómo hacer un seguimiento eficiente de los ingredientes en toda la cadena de suministros sin tener que cargar trabajo adicional a tus empleados.

Esto es lo que veremos:

Empecemos con lo básico sobre trazabilidad.

¿Qué es la trazabilidad alimentaria?

Registros de trazabilidad alimentaria
El objetivo es hacer un seguimiento de toda la comida en tu compañía.

La trazabilidad alimentaria es la capacidad de una compañía de rastrear los productos alimentarios que venden, producen y distribuyen en toda su cadena de suministros. Esto significa que puedes seguir el movimiento de cualquier producto y ver sus pasos en la cadena de suministros, tanto hacia atrás como hacia adelante, desde el origen del producto hasta el consumidor final.

La trzabilidad alimentaria ayuda a las compañías de producción de alimentos a mitigar y gestionar los riesgos de la cadena de suministros, como la contaminación alimentaria o brotes de enfermedades. En dichos casos, rastrear tus ingredientes te permite encontrar la fuente de contaminación, retirar los productos afectados de manera rápida y eficiente y reducir (o incluso evitar) brotes de infecciones alimentarias.

Cuanta mayor información tengas sobre los ingredientes y alimentos en tus producciones, procesos y cadenas de distribución, más fácil será controlar estos riesgos. Por tanto, la trazabilidad alimentaria no solo evita que tus clientes se enfermen, sino que también te ahorra tiempo y dinero.

Cita de Mark Snel Vermaat

¿Qué compañías necesitan cumplir con el reglamento de trazabilidad y por qué?

Cualquier restaurante puede beneficiarse de procesos sólidos de trazabilidad. Sin embargo, la trazabilidad de software es obligatoria para toda empresa que produzca comida empaquetada no destinada para su consumo en el local. Esto incluye productos tanto terminados como semi-terminados.

Los reglamentos pueden variar dependiendo de tu ubicación. Te recomendamos revisar qué dice tu legislación local sobre tu situación.

Compañías de catering (corporativo)

Las cocinas de catering preparan comida en el local y luego distribuyen lotes a clientes externos como grandes empresas, hospitales, museos, aeropuertos, etc.

Otras compañías de catering cocinan en una central de producción y distribuyen los componentes de comida o platos (semi)terminados a diferentes locales y distribuidores. Piensa en una cadena de restaurantes de pasta que vende sus salsas propias a varias tiendas, dark kitchens o supermercados.

Unidades centrales de producción (CPU, por sus siglas en inglés)

Actualmente, muchos restaurantes con mútiples locales trabajan desde una unidad central de producción o CPU. Esta cocina prepara grandes lotes de comida y los distribuye a los restaurantes de la franquicia, locales propios o clientes finales.

Por ejemplo, una franquicia de panaderías suele usar su central de producción para preparar y distribuir la masa de todos sus productos.

Marcas virtuales

Las marcas virtuales que trabajan con una host kitchen también distribuyen productos semi-terminados a sus socios, quienes luego tienen que añadir los toques finales para poder servirlos a los clientes.

Otro ejemplo es una marca virtual que gestiona diferentes locales y que usa una CPU para distribuir sus componentes de comida, como salsas y guarniciones, a diferentes cocinas de producción.

¿Cuáles son los beneficios de implementar un sistema de trazabilidad alimentaria?

Beneficios de trazabilidad alimentaria
Fortalece tu reputación de marca, mejora tu fidelidad de cliente y aumenta tu rentabilidad.

El beneficio más obvio de la trazabilidad alimentaria es que te ayuda a identificar rápidamente problemas con la seguridad alimentaria, mitigar riesgos y evitar enormes costes de retirada de producto. Todo esto te permite adaptarte mejor ante problemas como brotes de enfermedades.

Pero existen muchas más ventajas para los negocios en hostelería que deciden invertir el tiempo en implementar una estrategia de trazabilidad y los sistemas para apoyarlo.

La trazabilidad te permite:

  • improve food safety;
  • avoid high recall costs;
  • enhance your planning for supply and demand; 
  • improve inventory management;
  • meet consumer needs and the demand for food transparency;
  • enhance customer service;
  • verify ingredients’ harvest date and location;
  • improve the efficiency of your network of suppliers;
  • focus more on sustainability and reducing food waste.

Como resultado, fortaleces tu reputación de marca, mejoras tu fidelidad de cliente y evitas costes de retirada de producto.

Por eso mismo es muy importante invertir en sistemas de trazabilidad que hagan más fácil cumplir con el reglamento local (¡y sin tener que gestionar esos datos manualmente!)

Cómo la tecnología te ayuda a cumplir con tus obligaciones de trazabilidad

Procesos de trazabilidad alimentaria
La tecnología reduce la carga de trabajo de tu equipo y automatiza el flujo del seguimiento alimentario

Cuando los niveles de producción en tu cocina aumentan, también lo hacen el número de productos que ingresan y salen de tu cocina cada día. Lamentablemente, esto hace de la gestión de inventario y el proceso de compras un proceso mucho más complejo y tedioso.

De hecho, se vuelve casi imposible cumplir con el reglamento de trazabilidad sin un equipo dedicado a ello.

Incluso si cuentas con un equipo, no es posible hacer un seguimiento manual de todos tus productos con una hoja de Excel o una ficha pegada a la pared.

Aquí es cuando la tecnología viene a ocupar una posición importante. Te permite reducir la carga de trabajo a tus empleados y automatizar la trazabilidad alimentaria. Con las herramientas adecuadas, tu equipo solo necesita escanear los ingredientes. Estos se vincularán automáticamente a un lote y cliente específico.

Junto con el ahorro significativo de tiempo, la tecnología ofrece otra gran ventaja. Toda la información de trazabilidad queda agregada en un solo sistema digital, con lo cual es mucho más fácil buscar productos, lotes e ingredientes y revisar sus estados.

¿Qué deberías buscar en un sistema de trazabilidad?

Al considerar un software de trazabilidad alimentaria, es muy importante revisar su escalabilidad. Debes buscar un sistema que sea capaz de crecer junto con tu operación.

La solución ideal creará un resumen integral de tu cadena de suministros, incluso para producciones a gran escala. Esto significa que obtendrás visibilidad total: desde cuando un ingrediente llega a tu cocina hasta su entrega al cliente final.

Otro punto importante a tener en cuenta es el registro automático de productos y el acceso rápido a estados en tiempo real, lo cual te ahorra tiempo y elimina el riesgo de errores humanos.

Además, una de las funciones principales que deberías tener en cuenta es la generación de registros de trazabilidad en todas las etapas de producción:

  • When receiving a supplier delivery;
  • at the start and finish of a production cycle;
  • when repackaging;
  • for food waste management;
  • for customer distribution.

Algunas plataformas ofrecen funciones de acceso de usuarios y una impresora térmica de alta velocidad para un etiquetado rápido y a gran escala.

Ejemplo: trazabilidad alimentaria con Apicbase

Trazabilidad alimentaria de Apicbase
Todos los pasos están vinculados en diferentes niveles –ingredientes, porciones y lotes– mediante números de lote y todo queda almacenado en la nube.

Pongamos la teoría en práctica con un ejemplo.

Cuando usas Apicbase, este es el proceso de trazabilidad estándar para tus productos.

  1. Raw materials come in.
  2. Using a high-speed thermal printer, you print a unique lot-code and scan it to log the product (Intake).
  3. When you’re about to start producing food – say spaghetti sauce – you scan the lot codes of the ingredients you’re using (‘Stock picking’).
  4. You prepare the spaghetti sauce and divide it into ten portions. Each portion gets a label with a new lot code specific to that batch.
  5. You deliver the sauce to f.e. five customers. Scan the labels again, and assign them to each end customer.

Ahora sabes exactamente qué ingredientes fueron utilizados para preparar el producto (semi)terminado y a quién fue distribuido.

Además, Apicbase te permite registrar eventos de desperdicios. Registrar los desperdicios alimentarios asegura un bucle de datos de trazabilidad cerrado. Por ejemplo, si un lote cae al suelo accidentalmente, necesitas documentar el producto desperdiciado para contabilizar todos los ingredientes o productos perdidos en caso de una retirada.

Apicbase también te ofrece:

  • nutritional value information,
  • a Nutri-Score, and
  • allergen data for every product.

App de trazabilidad con función de escaneo

App de trazabilidad con función de escaneo de Apicbase

Mantén a tus empleados contentos. Libera a tu equipo de arduas tareas manuales. La app de escaneo introduce de manera automática todos los datos relevantes a Apicbase. La trazabilidad queda integrada con los módulos de gestión de inventario y planificación de producción, con lo cual ya no tendrás que hacer actualizaciones manuales de inventario y ahorrarás tiempo y errores humanos a tus empleados (la app estará disponible en el 2023).

¿Cuál es el reglamento de trazabilidad alimentaria en tu país?

Ahora que ya sabes qué es la trazabilidad alimentaria, por qué es importante y cómo la tecnología puede ayudarte a cumplir con la legislación, veamos los diferentes reglamentos en Europa, Reino Unido y Estados Unidos.

Reglamento de trazabilidad alimentaria en la UE

En la Unión Europea, las empresas en hostelería de deben seguir un sistema de trazabilidad muy detallado para proteger a clientes de riesgos de contaminación en la cadena de suministros. Los requerimientos de trazabilidad esttán establecidos en el reglamento general de ley alimentaria, que busca facilitar las retiradas de productos y ofrecer a clientes información alimentaria precisa.

Para más información y consejos para implementar las medidas de trazabilidad necesarias, puedes leer los siguientes documentos:

Reglamento de trazabilidad alimentaria en Reino Unido

Después del Brexit, Irlanda del Norte continúa siguiendo el reglamento de trazabilidad de alimentos y bebidas de la UE. Sin embargo, Reino Unido, Escocia y Gales han adoptado el reglamento de trazabilidad establecido por la Agencia de Normas Alimentarias (FSA, por sus siglas en inglés).

La guía rápida de la FSA define estos requerimientos y ofrece consejos prácticos y una guía para empresas en hostelería, ayudándoles a desarrollar un sistema de trazabilidad alimentaria y a llevar a cabo procedimientos de retirada de productos.

Reglamento de trazabilidad alimentaria en EE UU

La ley contra el bioterrorismo del 2002 definió los primeros requerimientos de trazabilidad para operadores en hostelería en EE UU. Desde entonces, el creciente énfasis en seguridad alimentaria llevó a la adición de la sección 204, que fija objetivos de trazabilidad para mitigar riesgos.

La Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA, por sus siglas en inglés) publicó recientemente un documento sobre la Nueva era para una seguridad alimentaria más inteligente. Este documento promueve la adopción de tecnología para facilitar y mejorar la trazabilidad alimentaria en el sector hostelero.

Por último, en noviembre del 2022 se implementará oficialmente una nueva regla de trazabilidad en EE UU. Las empresas que produzcan alimentos deberán tener registros detallados de 16 productos de alto riesgo, incluyendo su origen, movimiento en la cadena de suministros y traslados. Puedes ver más información sobre los productos y lo que se espera de ti en este enlace.

Tipos de trazabilidad

La trazabilidad alimentaria precisa empieza con la anotación de datos y un etiquetado de paquetes consistente. Mantener la información de seguimiento es crucial a la hora de recibir pedidos, pero es igual de importante cuando coges un producto de tu inventario para una producción o cuando devuelves un producto (semi)terminado a tu almacén.

Veamos los diferentes tipos de trazabilidad alimentaria que tu cocina de producción debería gestionar.

trazabilidad interna

Trazabilidad alimentaria interna
Registra automáticamente cada evento en el proceso.

La trazabilidad interna se refiere a la capacidad de identificar las materias primas que fueron usadas para los productos finales y establecer vínculos entre ellos. Todos los nuevos productos hechos con materias procesadas, combinadas, reconfiguradas o re-empaquetadas deben tener un identificador único.

Como el nombre sugiere, la trazabilidad interna consiste en registrar productos y guardar dichos registros dentro de la unidad de producción. Es muy importante para hacer un seguimiento del inventario y de los pedidos de compra. La trazabilidad interna también te ayuda a mejorar tu productividad y reducir costes (si lo haces de manera correcta).

Para mantener la trazabilidad interna, debes registrar el vínculo entre cada producto nuevo y su materia prima original; esto incluye salsas, marinadas, etc.

Trazabilidad externa

Trazabilidad alimentaria externa
Trazabilidad de principio a fin.

La trazabilidad externa, también conocida como trazabilidad de cadena, consiste en poder hacer un seguimiento de un producto más allá de tu compañía. Este tipo de trazabilidad requiere que la información se comparta en toda la cadena de suministros. Esta información se extiende del proveedor original al consumidor final.

La trazabilidad hacia atrás y hacia adelante son ejemplos de trazabilidad externa.

Trazabilidad hacia atrás

Trazabilidad alimentaria hacia atrás
Los productos de inventario pueden ser rastreados hasta sus proveedores.

La trazabilidad hacia atrás consiste en tu capacidad para rastrear un producto final (o un producto semiterminado) hasta sus ingredientes. Esto también significa hacer un seguimiento de todos los lotes de componentes recibidos de proveedores y conocer el paradero del resto de dichos ingredientes.

Para poder rastrear tus ingredientes, necesitas mantener legalmente, al menos, la siguiente información para cada lote:

  • the name of the supplier;
  • the date you received the batch;
  • the batch code or lot number;
  • the use by or best before date.

Trazabilidad hacia adelante

Trazabilidad alimentaria hacia adelante
Las materias primas y los productos terminados pueden rastrearse hasta el consumidor.

La trazabilidad hacia adelante, también conocida como trazabilidad de cliente, es tu capacidad para contabilizar todos tus productos finales hechos con cualquier lote de ingredientes. En otras palabras, significa identificar qué lotes de productos terminados distribuiste y entregaste y quiénes fueron los clientes finales.

Este tipo de trazabilidad suele ser parte del sistema de pedidos y entregas del restaurante e incluye información como:

  • the customer’s name and location;
  • the sales order’s identification number;
  • delivered quantities;
  • product names;
  • batch codes.

Conclusión: toma pasos para garantizar la trazabilidad de tus productos alimentarios en todo momento

Cuanto más grande sea tu negocio y cocina de producción, más difícil será hacer un seguimiento de tus materias primas durante todo el proceso de ingreso, almacenamiento, producción y entrega.

Las compañías de comida y bebidas son responsables de ofrecer comida segura para su consumo. Por lo tanto, deben cumplir con la legislación local para rastrear cada producto en su cadena de suministros: desde el origen del producto al consumidor final.

Garantizar la trazabilidad alimentaria no se trata solo de gestionar riesgos sanitarios. Se trata también de ayudar a operadores a mejorar su gestión de inventario y procesos de compras y cumplir con las demandas de cliente por una completa transparencia alimentaria.

Llevar a cabo un proceso de trazabilidad de manera correcta mantendrá a tus empleados contentos, mejorará tu reputación como una marca fiable y puede salvar potencialmente tu rentabilidad en caso de que tengas que retirar un produto.

Trazabilidad alimentaria de Apicbase

Automatiza la trazabilidad alimentaria con Apicbase

Apicbase te ayuda a cumplir con el reglamento de trazabilidad sin aumentar la carga de trabajo de tus empleados. El módulo de trazabilidad alimentaria de principio a fin elimina el error humano, reduce la cantidad de horas laborales trabajadas y ayuda a evitar altos costes de retirada de producto para cocinas de producción.

Explora cómo la plataforma de Apicbase puede ayudarte a mejorar tu trazabilidad alimentaria

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