Der ideale Leitfaden zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln für Produktionsküchen [Wie Sie Vorschriften einhalten, ohne Ihre Mitarbeiter stärker einzuspannen]

Die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln ist für viele Lebensmittelunternehmen in den USA, Europa und Großbritannien verpflichtend. Diese Unternehmen sind für alle Sicherheitsprobleme in ihrer Lieferkette verantwortlich und müssen über Informationen zur Rückverfolgbarkeit der von ihnen angebauten, vertriebenen und verkauften Waren verfügen.

Aber das ist nicht der einzige Grund, warum die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln inzwischen üblich ist. Die Forderung von Lebensmittelsicherheit und Transparenz ist in den letzten Jahren sprunghaft gestiegen. Darüber hinaus machen sich Verbraucher zunehmend Gedanken über die Lebensmittel, die sie essen, woher diese stammen und welche Nährwerte sie bieten.

Die zunehmende Zahl von standortübergreifenden Restaurants und Gastronomiebetrieben mit zentralisierten Produktionsküchen erhöht auch die Bedeutung der Rückverfolgbarkeit. Und das wiederum steigert das Interesse an Softwarelösungen für die Lebensmittelrückverfolgbarkeit.

Dieser Beitrag beschreibt die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln, warum sie wichtig ist, für wen sie hilfreich ist und wie Sie Zutaten über die gesamte Lieferkette hinweg effizient verfolgen können, ohne die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter zu erhöhen.

Wir gehen auf Folgendes ein:

Beginnen wir mit einer kurzen Erklärung zur Rückverfolgbarkeit.

Was bedeutet Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln?

Protokolle zur Lebensmittelrückverfolgbarkeit
Ziel ist es, alle Lebensmittel in Ihrem Unternehmen zu tracken.

Die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln meint die Fähigkeit eines Lebensmittelunternehmens, die von ihm verkauften, produzierten und über die gesamte Lieferkette verteilten Lebensmittel nachzuverfolgen. Das bedeutet, dass Sie die Bewegung jedes Produkts durch alle Schritte der Lieferkette verfolgen können, rückwärts und vorwärts – vom Ursprung des Produkts bis zum Verbraucher.

Die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln hilft Unternehmen, Risiken in der Lieferkette, wie Lebensmittelkontamination oder Ausbrüche lebensmittelbedingter Krankheiten, zu mindern und zu steuern. In diesen Fällen können Sie über die Rückverfolgung Ihrer Inhaltsstoffe die Kontaminationsquelle bestimmen, die betroffenen Produkte schnell und effizient zurückrufen und Ausbrüche von Lebensmittelvergiftungen reduzieren (oder sogar vermeiden).

Je mehr Informationen Sie über die Lebensmittel in Ihren Produktions-, Verarbeitungs- und Vertriebsketten haben, desto einfacher ist es, diese Risiken zu kontrollieren. Daher verhindert die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln nicht nur, dass Verbraucher krank werden, sondern spart auch Geld und Zeit.

Zitat Mark Snel Vermaat

Welche Unternehmen müssen die Rückverfolgbarkeitsvorschriften einhalten und warum?

Solide Rückverfolgbarkeitsprozesse können für jedes Restaurant einen Vorteil darstellen. Verpflichtend ist die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln jedoch für alle Unternehmen, die verpackte Lebensmittel herstellen, die nicht für den Verbrauch vor Ort bestimmt sind. Das betrifft fertige und halbfertige Erzeugnisse.

Die Vorschriften können je nach Standort variieren. Es ist empfehlenswert, die Gesetzgebung für Ihre spezifische Situation zu prüfen.

Betriebsgastronomie und Cateringunternehmen

Catering-Küchen bereiten Lebensmittel an einem Ort zu und verteilen dann Chargen an externe Kunden, wie Großunternehmen, Krankenhäuser, Museen, Flughäfen usw.

Andere Catering-Unternehmen kochen in einer zentralen Produktionsküche und verteilen Mahlzeiten oder (Halb-)Fertiggerichte an verschiedene Verkaufsstellen und Einzelhändler. Denken Sie nur an eine Pasta-Restaurantkette, die ihre speziellen Saucen an verschiedene Geschäfte, Dark Kitchens oder Supermärkte liefert.

Zentrale Produktionseinheiten

Heute arbeiten viele Restaurants mit mehreren Standorten von einer zentralen Produktionseinheit aus. Diese Küche bereitet große Mengen an Lebensmitteln zu und verteilt sie an Franchise-Restaurants, unternehmenseigene Standorte oder Einzelhandelskunden.

Zum Beispiel verwendet eine große Bäckerei-Franchise in der Regel seine Produktionsküche, um den Teig für alle seine Backwaren vorzubereiten und zu verteilen.

Virtuelle Marken

Virtuelle Marken, die eine Host-Kitchen-Partnerschaft führen, vertreiben auch Halbfabrikate an ihre Restaurantpartner, die den Gerichten den letzten Schliff geben müssen, um diese fertigzustellen und zu servieren.

Ein weiteres Beispiel ist eine virtuelle Marke, die mehrere Standorte betreibt und mithilfe einer zentralen Produktionsküche die anderen Küchen mit Speisekomponenten wie Soßen oder Beilagen beliefert.

Welche Vorteile bietet die Umsetzung der Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln?

Vorteile der Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln
Stärken Sie Ihre Markenreputation, verbessern Sie die Kundenbindung und steigern Sie Ihren Umsatz.

Der offensichtlichste Vorteil der Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln besteht darin, dass Sie damit Probleme im Bereich der Lebensmittelsicherheit schnell erkennen, Risiken mindern und enorme Rückrufkosten vermeiden können. Dies wiederum ermöglicht es Ihnen, für Probleme mit öffentlichen Krankheitsausbrüchen besser vorbereitet zu sein.

Aber für Lebensmittelunternehmen, die sich die Zeit nehmen, eine Strategie und Systeme für die Rückverfolgbarkeit zu entwickeln, ergeben sich noch viele weitere Vorteile.

Mit der Rückverfolgbarkeit können Sie:

  • improve food safety;
  • avoid high recall costs;
  • enhance your planning for supply and demand; 
  • improve inventory management;
  • meet consumer needs and the demand for food transparency;
  • enhance customer service;
  • verify ingredients’ harvest date and location;
  • improve the efficiency of your network of suppliers;
  • focus more on sustainability and reducing food waste.

Dadurch können Sie Ihre Markenreputation stärken, die Kundenbindung verbessern und Rückrufkosten vermeiden.

Deshalb ist es wichtig, in Rückverfolgbarkeitssysteme zu investieren, die es zu einem Kinderspiel machen, die lokalen Vorschriften einzuhalten (ohne die Rückverfolgbarkeitsdaten manuell zu verwalten!).

Wie Sie mithilfe von Technik die Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit erfüllen

Rückverfolgbarkeitsprozess
Technik entlastet die Mitarbeiter und automatisiert den Rückverfolgbarkeitsprozess.

Wenn die Produktionsmengen in Ihren Küchen wachsen, steigt auch die Anzahl der Produkte, die täglich in Ihrer Küche eingehen und diese verlassen. Das macht die Bestandsführung und die Beschaffung leider viel komplexer und zeitaufwändiger.

Tatsächlich wird es fast unmöglich, die Vorschriften zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln einzuhalten, ohne ein engagiertes Team zu haben.

Aber selbst wenn Sie ein solches Team haben, ist es nicht möglich, alle Ihre Lebensmittel manuell in einer Excel-Tabelle oder über ein Klemmbrett zu verfolgen.

Hier kommt die Technik ins Spiel. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihre Mitarbeiter zu entlasten und die Rückverfolgbarkeit der Lebensmittel zu automatisieren. Mit den richtigen Tools müssen Ihre Mitarbeiter lediglich die Zutaten scannen. Anschließend werden sie automatisch mit einer bestimmten Charge und einem bestimmten Kunden verknüpft.

Neben dem massiven Zeitgewinn bietet der Einsatz von Technik hier einen weiteren Vorteil. Alle Informationen zur Rückverfolgbarkeit werden in einem digitalen System zusammengefasst, was es einfacher macht, Produkte, Chargen und Zutaten zu suchen und deren Status zu überprüfen.

Worauf sollten Sie bei einem Rückverfolgbarkeitssystem achten?

Bei der Auswahl einer Softwarelösung für die Lebensmittelrückverfolgbarkeit ist es wichtig, deren Skalierbarkeit zu prüfen. Ihr System sollte mit Ihrem Betrieb wachsen können.

Die ideale Lösung schafft einen durchgängigen Überblick über Ihre gesamte Lieferkette, auch bei einer Massenproduktion. Das bedeutet, dass Sie volle Sichtbarkeit erhalten: vom Eingang einer Zutat bis zur Verarbeitung und Lieferung an den Endverbraucher.

Ein weiteres Muss ist die automatische Produktprotokollierung und der einfache Zugriff auf den Echtzeitstatus, was Ihnen Zeit spart und das Risiko menschlicher Fehler eliminiert.

Darüber hinaus ist eine der wesentlichen Funktionen, auf die Sie achten sollten, die Erstellung von Rückverfolgbarkeitsprotokollen in den vielen verschiedenen Phasen des Produktionsprozesses:

  • When receiving a supplier delivery;
  • at the start and finish of a production cycle;
  • when repackaging;
  • for food waste management;
  • for customer distribution.

Einige Softwareplattformen bieten Benutzerzugriffsprotokollierung und einen schnellen Thermodrucker für eine einfache Etikettierung in großem Umfang.

Beispiel: Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln mit Apicbase

Apicbase für die Lebensmittelrückverfolgbarkeit
Alle Schritte werden auf Zutaten-, Portions- und Chargenebene über Chargennummern verknüpft und in der Cloud gespeichert.

Übertragen wir die Theorie mit einem Beispiel in die Praxis.

Wenn Sie Apicbase verwenden, sieht der standardmäßige Rückverfolgbarkeitsprozess Ihrer Lebensmittelprodukte wie folgt aus.

  1. Raw materials come in.
  2. Using a high-speed thermal printer, you print a unique lot-code and scan it to log the product (Intake).
  3. When you’re about to start producing food – say spaghetti sauce – you scan the lot codes of the ingredients you’re using (‘Stock picking’).
  4. You prepare the spaghetti sauce and divide it into ten portions. Each portion gets a label with a new lot code specific to that batch.
  5. You deliver the sauce to f.e. five customers. Scan the labels again, and assign them to each end customer.

Jetzt wissen Sie genau, mit welchen Zutaten das (Halb-)Fertigprodukt hergestellt und an wen es ausgeliefert wurde.

Darüber hinaus können Sie mit Apicbase Abfallereignisse erfassen. Die Protokollierung von Abfällen gewährleistet einen geschlossenen Datenkreislauf zur Rückverfolgbarkeit. Wenn beispielsweise eine Charge auf den Boden fällt, müssen Sie das verschwendete Produkt dokumentieren, um die entsorgten Zutaten oder Produkte im Falle eines Rückrufs zu berücksichtigen.

Apicbase bietet außerdem:

  • nutritional value information,
  • a Nutri-Score, and
  • allergen data for every product.

Scan-App für die Rückverfolgbarkeit

Scan-App für die Rückverfolgbarkeit

Gewährleisten Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Entlasten Sie Ihr Küchenpersonal von manuellen Rückverfolgbarkeitsaufgaben. Die Scanner-App speist automatisch alle relevanten Daten in Apicbase ein. Die Rückverfolgbarkeit ist in die Inventarverwaltungs- und Produktionsplanungsmodule integriert, wodurch manuelle Bestandsaktualisierungen überflüssig werden, Ihr Team Zeit spart und sich Fehler ausschließen lassen (App ab 2023 verfügbar).

Was sind die Vorschriften zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln in Ihrem Land?

Nun, da Sie wissen, was man unter Lebensmittelrückverfolgbarkeit versteht, warum sie wichtig ist und wie Sie mithilfe von Technik in Ihrem Unternehmen die Vorschriften einhalten können, werfen wir einen Blick auf die Vorschriften in Europa, Großbritannien und den USA.

Vorschriften zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln in der EU

In der EU müssen Gastrobetreiber ein umfassendes Rückverfolgbarkeitssystem einhalten, um die Verbraucher vor Kontaminationsrisiken in der Lieferkette zu schützen. Die Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit sind in der Verordnung über das allgemeine Lebensmittelrecht festgelegt, die darauf abzielt, den Rückruf von Lebensmitteln zu erleichtern und den Verbrauchern genaue Informationen über Lebensmittel bereitzustellen.

Für weitere Details und Tipps, um die notwendigen Maßnahmen zur Rückverfolgbarkeit in die Praxis umzusetzen, können Sie die folgenden Infomaterialien lesen:

Vorschriften zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln im Vereinigten Königreich

Nordirland folgt nach dem Brexit nach wie vor den EU-Vorschriften zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln und Getränken. Großbritannien, Schottland und Wales haben jedoch die Rückverfolgbarkeitsanforderungen der Food Standard Agency (FSA) übernommen.

Die Kurzanleitung der FSA beschreibt diese Anforderungen und bietet praktische Tipps und Anweisungen für Gastrounternehmen, die ihnen helfen, ein Lebensmittelrückverfolgbarkeitssystem und Lebensmittelrückrufverfahren auszuarbeiten.

Vorschriften zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln in den USA

Das Bioterrorism Act von 2002 legte die ersten Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit für Lebensmittelunternehmer in den USA fest. Seitdem führte der zunehmende Fokus auf die Lebensmittelsicherheit zur Ergänzung durch Abschnitt 204, der den Betreibern Rückverfolgbarkeitsziele zur Risikominderung bietet.

Die Food and Drug Administration (FDA) veröffentlichte kürzlich die Neue Ära der intelligenteren Lebensmittelsicherheit. Dieses Dokument fördert die Einführung von Technologien zur Erleichterung und Verbesserung der Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie.

Im November 2022 wurde eine neue US-amerikanische Vorschrift zur Rückverfolgbarkeit veröffentlicht. Lebensmittelproduktionsunternehmen müssen detaillierte Aufzeichnungen über 16 Lebensmittel mit hohem Risiko führen. Erfasst werden müssen unter anderem deren Herkunft, ihre Bewegung in der gesamten Lieferkette und ihr Versand. Weitere Informationen zu den Produkten und den Anforderungen finden Sie hier.

Arten der Rückverfolgbarkeit

Die genaue Rückverfolgung von Lebensmitteln beginnt mit der Datenannotation und einer konsistenten Verpackungskennzeichnung. Rückverfolgbarkeitsdaten zu führen, ist entscheidend, wenn Sie Lieferungen erhalten, aber es ist ebenso wichtig, wenn Sie einen Artikel aus Ihrem Lagerbestand für die Produktion nehmen oder neue (Halb-)Fertigprodukte wieder ins Lager bringen.

Lassen Sie uns die verschiedenen Arten der Lebensmittelrückverfolgbarkeit aufschlüsseln, die Ihre Produktionsküche führen sollte.

Interne Rückverfolgbarkeit

Interne Lebensmittelrückverfolgbarkeit
Verfolgen Sie jedes Verarbeitungsereignis automatisch.

Die interne Rückverfolgbarkeit bezieht sich auf die Fähigkeit, die Identität von Rohstoffen mit der von Fertigprodukten zu verknüpfen. Alle neuen Produkte, die mit verarbeiteten, kombinierten, umkonfigurierten oder umverpackten Materialien hergestellt werden, müssen eine eindeutige Produktkennung aufweisen.

Wie der Name schon sagt, ist die interne Rückverfolgbarkeit die Verfolgung von Produkten und die Führung von Aufzeichnungen in Ihrer Produktionseinheit. Sie ist für die Nachverfolgung von Inventar und Beschaffung unerlässlich. Die interne Rückverfolgbarkeit hilft Ihnen auch, die Produktivität zu verbessern und die Kosten zu senken (wenn Sie richtig vorgehen).

Um die interne Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten, müssen Sie die Verbindung zwischen jedem neuen Produkt und seinem ursprünglichen Rohstoffeinsatz – einschließlich Würzmittel, Marinaden usw. – erfassen.

Externe Lebensmittelrückverfolgbarkeit

Externe Rückverfolgbarkeit
End-zu-Ende-Rückverfolgbarkeit.

Bei der externen Rückverfolgbarkeit, der Rückverfolgbarkeit in der Lieferkette, geht es um eine Produktrückverfolgung außerhalb Ihres Unternehmens. Für diese Art der Rückverfolgbarkeit müssen Informationen über die gesamte Lieferkette hinweg ausgetauscht werden. Diese Informationen erstrecken sich vom ursprünglichen Lieferanten bis zum Endkunden.

Rückverfolgbarkeit und Vorwärtsverfolgbarkeit sind Beispiele für externe Rückverfolgbarkeit.

Rückwärtsverfolgung

Rückwärtsverfolgung von Lebensmitteln
Lagerartikel können bis zu ihren Lieferanten zurückverfolgt werden.

Bei der Rückwärtsverfolgung können Sie ein Endprodukt (oder Halberzeugniss) bis auf seine Inhaltsstoffe zurückverfolgen. Dazu gehört auch die Verfolgung aller verschiedenen Chargen der von Lieferanten erhaltenen Speisekomponenten und es muss erfasst werden, was mit dem Rest dieser Zutaten gemacht wurde.

Um Ihre Inhaltsstoffe zurückverfolgen zu können, müssen Sie für jede Charge mindestens die folgenden Informationen speichern:

  • the name of the supplier;
  • the date you received the batch;
  • the batch code or lot number;
  • the use by or best before date.

Vorwärtsverfolgung

Vorwärtsverfolgung von Lebensmitteln
Rohstoffe und Fertigprodukte können auf den Kunden zurückgeführt werden.

Bei der Vorwärtsverfolgung, der Rückverfolgbarkeit bis zum Kunden, können Sie alle Endprodukte, die mit jeder Charge von Zutaten hergestellt werden, berücksichtigen. Mit anderen Worten, Sie können verfolgen, welche fertigen Lebensmittelproduktchargen Sie an welche Kunden verteilt und geliefert haben.

Diese Art der Rückverfolgbarkeit ist in der Regel Teil des Bestell- und Versandsystems eines Restaurants und umfasst Daten wie:

  • the customer’s name and location;
  • the sales order’s identification number;
  • delivered quantities;
  • product names;
  • batch codes.

Fazit: Ergreifen Sie Maßnahmen, um die Rückverfolgbarkeit Ihrer Lebensmittelprodukte jederzeit zu gewährleisten

Je größer Ihr Lebensmittelgeschäft und Ihre Produktionsküche sind, desto schwieriger wird es, Rohstoffe während des gesamten Wareneingangs-, Lager-, Produktions- und Lieferprozesses zu verfolgen.

Lebensmittel- und Getränkeunternehmen sind dafür verantwortlich, die Sicherheit ihrer Lebensmittel zu gewährleisten. Daher müssen sie die lokalen Rechtsvorschriften einhalten, um jedes Produkt entlang der gesamten Lieferkette – vom Ursprung des Produkts bis zum Endverbraucher – zurückzuverfolgen.

Bei der Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln geht es nicht nur um den Umgang mit Lebensmittelsicherheitsrisiken. Sie hilft den Betreibern auch, ihre Bestandsverwaltungs- und Beschaffungsprozesse zu verbessern und der Nachfrage der Verbraucher nach vollständiger Transparenz bei Lebensmitteln gerecht zu werden.

Mit einem gut funktionierenden Rückverfolgbarkeitssystem gewährleisten Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, verbessern Ihren Ruf als vertrauenswürdige Marke und können möglicherweise im Fall eines Rückrufs Ihren Nettoprofit retten.

Apicbase für die Lebensmittelrückverfolgbarkeit

Automatisieren Sie die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln mit Apicbase

Apicbase hilft Ihnen, die Vorschriften zur Rückverfolgbarkeit einzuhalten, ohne Ihre Mitarbeiter stärker einzuspannen. Das Ende-zu-Ende-Modul zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln eliminiert menschliche Fehler, spart Mitarbeiter und hilft, hohe Rückrufkosten für Produktionsküchen zu vermeiden.

Erfahren Sie, wie die Apicbase-Plattform Sie bei der Lebensmittelrückverfolgbarkeit unterstützen kann.

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