Les 7 erreurs d’approvisionnement de restaurant qui ont une incidence sur le coût de vos aliments (et la façon de les éviter)

Les erreurs d’approvisionnement dans un restaurant sont insidieuses…

… elles sont petites et passent inaperçues (quand on ne sait pas où regarder) …

… mais elles s’amassent sans faire de bruit (quelques euros par ici, quelques dollars par là) …

… jusqu’à ce que cela vous coûte des milliers d’euros par mois ; alors pour rectifier le quoche, seul un audit complet pourra vous sauver.

Et ce n’est pas une position dans laquelle vous voulez vous retrouver, croyez-moi !

C’est pourquoi, dans ce post, je vais passer en revue les 7 facteurs d’achat qui affectent vos coûts d’aliments : quels sont-ils ? Pourquoi des erreurs se produisent-elles ? Et qu’est-il possible de faire pour garder un œil sur ces éléments ?

Voici ce dont nous allons parler :

• Pourquoi la centralisation des achats est le seul moyen de maîtriser les coûts ;
• Comment un budget spécifique à l’emplacement peut vous aider à atteindre systématiquement vos objectifs ;
• Les façons dont les achats excessifs rognent votre marge bénéficiaire ;
• Comment mettre en place des “enchères” peut vous aider à faire en sorte que vos fournisseurs restent honnêtes;
• Pourquoi vos formulaires d’achat imprécis peuvent entraîner des erreurs et des coûts supplémentaires ;
• Comment ajuster vos processus BoH pour qu’ils ne génèrent pas de trop-payés ;
• Comment la double vérification des factures et des paiements peut vous aider à repérer les erreurs.

Creusons un peu tout cela.

Vous n’avez pas de système d’approvisionnement centralisé

Lorsque vous devez effectuer des achats pour une douzaine d’établissements ou plus, la gestion centralisée des achats (avec une équipe travaillant au sein d’un seul système dédié) est le seul moyen de maîtriser les coûts.

Vous vous demandez si cela demande plus de travail ? Oui, certainement un peu plus.

Mais en contrepartie, vous obtenez beaucoup plus de données, d’informations et de possibilités pour peaufiner les processus et éliminer les erreurs.

En centralisant par exemple la création des recettes et la gestion des coûts, vous bénéficierez d’une offre uniforme qui utilisera exactement les mêmes ingrédients dans tous les cas.

Votre marge bénéficiaire en dépend !

Et que se passera-t-il alors si vos chefs d’établissements commandent chacun une marque différente (ou un conditionnement différent) d’huile d’olive ? Le coût de votre recette sera-t-il impacté ?

Et bien cela est peu probable, car ces mêmes chefs :

• commandent des volumes plus faibles (donc pas de rabais pour les commandes en gros) …
• obtiendront un conditionnement approprié à l’établissement (donc des bouteilles de 2 L au lieu de bouteilles de 25 L) …
• utiliseront la même huile de première qualité pour tout (donc des coûts de recettes similaires) …

Lorsque cela se produit dans tous vos établissements, vous n’avez aucun moyen de savoir qui est le dépensiez, à moins que vous constituiez un stock d’urgence de partout. Ce que vous devrez faire si vous voulez protéger vos marges.

Et dans ces conditions, mieux vaut éviter toute cette rigidité en fonctionnant avec un système d’approvisionnement centralisé, n’est-ce pas ?

Des budgets d’achat propres à chaque établissement… Quels sont-ils ?

Avoir un budget d’approvisionnement précis pour chaque établissement permet de savoir combien vous prévoyez de dépenser en fonction des ventes prévues et des coûts de nourriture budgétisés.

Par exemple :

Mais…

Les montant obtenus sont souvent plus importants que le pourcentage prévu.

Pourquoi ? Parce que :

• vous pouvez respecter le budget, mais vendre 20 % de moins que prévu… à ce moment-là il y a eu une hausse vertigineuse du coût des aliments.
• vous pouvez dépasser le budget de 10 % (mais aussi vendre 10 % de plus) … vous obtenez donc ces 10 %.

Un budget peut être un système d’alerte rapide. Si vous manquez toujours le résultat budgété (et que vous ne pouvez pas le justifier en regardant vos ventes), cela signifie que vous devez avoir un meilleur contrôle de vos coûts alimentaires.

Trop d’achat — L’erreur d’approvisionnement n° 1 (non excusable)

C’est d’une évidence…je sais !

Mais, trop acheter demeure l’erreur d’approvisionnement numéro 1 responsable de l’augmentation du coût des aliments dans la plupart des restaurants.

Et ce n’est pas tout : cela contribue également à plus de gaspillage.

Voici trois autres choses qui font que si vous achetez trop, vous rongerez vos marges :

• Surconsommation = surstockage = plus d’occasions de vol (et vous ne le remarquerez même pas) ;
• La méthode d’inventaire FIFO (premier entré, premier sorti) n’est pas suivie à la lettre, ce qui contribue au gaspillage ;
• Toujours proposer des promotions pour libérer de l’espace de stockage (ce qui réduit considérablement vos marges).

Il est difficile de réduire les coûts si le stock déborde. Alors vérifiez votre inventaire, vérifiez vos déchets, et commencez à ne commander que lorsque que cela est nécessaire.

Vos fournisseurs n’adaptent pas leurs prix pour votre entreprise (paiements trop élevés)

Les prix des ingrédients fluctuent énormément.

Votre travail est de garder un œil dessus et d’obtenir les meilleurs prix possibles. Il ne s’agit pas de travailler avec un seul fournisseur simplement parce qu’il est commode.

Voici trois choses que vous devriez mettre en œuvre pour éviter cette erreur d’approvisionnement en restaurant :

• connaître le marché — être conscient des évolutions du marché qui pourraient affecter votre entreprise. Pour les prix aux États-Unis, consultez le site Web de l’USDA. Pour les prix dans l’UE, rendez-vous sur le site de la Commission européenne. 
• mettre en œuvre un système d’appel d’offres — les opérations massives des entreprises se font au moyen d’un logiciel propriétaire. Les opérations multi-points de vente publient une demande de propositions hebdomadaire / mensuelle. Les petits opérateurs ont des fournisseurs sur la numérotation abrégée. Il existe de nombreuses façons de mettre en œuvre un système d’enchères. Assurez-vous simplement qu’il soit rationalisé et efficace.
• accepter régulièrement des propositions — vous ne voulez pas tout faire avec un système d’appel d’offres ? Pas de problème. Dans ce cas, invitez les fournisseurs à soumettre de manière proactive tous les mois les prix pour les ingrédients qui vous coûtent le plus cher (viande, fruits et légumes et poisson). Informez vos principaux fournisseurs que vous procédez de la sorte et cela pourrait vous aider à faire en sorte qu’ils restent honnêtes.

Vos formulaires de bons de commande ne vous inspirent pas

Une commande détaillée c’est presque comme un pense bête qui vous permet de ne pas oublier les détails.

Vous aurez par exemple sur le formulaire, une colonne « QTE » qui indique qu’un « paquet de sauce tomate » est composé de 24 canettes. Ainsi, si un paquet de 12 est livré, vous pouvez faire une correction et demander au fournisseur de vous rembourser la différence.

Et vous ferez de même lorsqu’un fournisseur vous livrera 10 pièces de bœuf de qualité moyenne alors que vous avez commandé du bœuf de première qualité.

Un bon de commande détaillé vous permet de rester sur vos gardes mais, plus important encore, il s’agit d’un écrit à disposition des autres employés, qui pourra vous couvrir en cas de problème.

Cela vous aidera également à :

• vous assurer que vous payez pour ce que vous avez commandé à chaque fois;
• maintenir l’uniformité des commandes lorsque vous n’êtes pas là pour les réceptionner;
• réduire au minimum les réclamations liées à une quantité d’ingrédients inférieurs à ce qui était prévu;
• faire en sorte que vos fournisseurs restent sur le droit chemin;
• maintenir une qualité constante, des recettes identiques, et une analyse des coûts des aliments établie sur les mêmes bases.

Un bon de commande détaillé permet de guider vos employés.

Les procédures et processus de BoH ne sont jamais revus et ajustés

En un coup d’œil, la préparation des aliments et les autres processus de cuisine ne semblent pas vraiment être des erreurs d’achat qui augmentent les coûts alimentaires, n’est-ce pas ?

Mais que se passe-t-il quand :

• le chef exécutif ajoute du guacamole à votre menu, et vous augmentez simplement votre commande d’avocat de catégorie 1 que vous utilisez pour le pain grillé à l’avocat (au lieu de plus doux et moins cher de catégorie 2)?

  vous commencez à servir quelques bouillons de poulet, mais continuez à acheter du poulet désossé ainsi que des litres de bouillon (au lieu de l’acheter entier, de le désosser vous-même, et de faire votre propre bouillon)? 

Il est vrai que des situations comme celles-ci ne font qu’augmenter légèrement le coût de la nourriture… lorsqu’elles sont uniques. Mais là où il y en a une, il y en a d’autres — et, cumulativement, elles finiront par vous coûter un bras et une jambe de poulet.

Trouvez-les. Toutes. Et commencez à réduire ces coûts inutiles.

Vous ne rapprochez pas vos factures et vos paiements

Lorsque vous êtes occupé sur le quai de chargement et que le livreur vous met le bordereau de livraison et un stylo sous le nez, que faites-vous ?

Dans la plupart des cas, vous le signez.

Mais voici le problème…

Les fournisseurs et les livreurs font des erreurs, et il est plus prudent de vérifier une facture avant de la signer.

Donc avant de mettre de l’encre sur cette ligne en pointillées, assurez-vous de vérifier ce qui suit :

• Avez-vous reçu ce que vous avez commandé (quantités, qualité, au bon prix) ?
• Est-ce que quelque chose a été remplacé, actualisé ou jeté ? Où est la remise ou le crédit correspondant ?
• Les chiffres sont-ils corrects au niveau des lignes et pour le total global ? Y a-t-il des erreurs de calcul ?

Concernant les paiements, il suffit de vérifier qu’ils sont tous égaux aux montants facturés (avec escomptes et ajustements appliqués) pour éviter les erreurs d’approvisionnement coûteuses.