Restaurants met meerdere vestigingen genereren elke dag een enorme hoeveelheid gegevens. Als eigenaar of operationeel manager is het jouw taak om die gegevens te benutten en zo de omzet te verhogen.
Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan.
Als je die enorme hoeveelheid gegevens en rapporten op een rijtje zet, wordt het ontzettend moeilijk om daar inzicht in te krijgen. Het is mogelijk, maar tegen de tijd dat je de cijfers verwerkt hebt, zijn de inzichten alweer achterhaald.
Wat ondernemers zoals jij dringend nodig hebben is een manier om al die gegevens om te zetten in een betrouwbare beslissingsstrategie.
Hier komt restaurantanalyse goed van pas.
In een recente blogpost sprak ik al over het verschil tussen rapportage en analyse. In dit artikel ga ik daar dieper op in en laat ik voorbeelden zien van enkele inzichten die je in staat stellen het reilen en zeilen van je bedrijf nauwlettend in de gaten te houden. Het gaat hier om zeer waardevolle en actuele inzichten. Inzichten die je helpen om de omzet te verhogen… én de kosten te verlagen.
Ze worden ingedeeld in vier categorieën:
Laten we eens kijken hoe je deze kunt aanwenden om je horeca-imperium te optimaliseren en uit te breiden.
Inzicht In De Voorraad En Inkoop
#1 Bekijk de actuele voorraden om verspilling te beperken en kapitaal vrij te maken
Door de actuele voorraden te kennen (en de voorraadschommelingen vrijwel te elimineren) kun je verspillingen signaleren en uitsluiten. Dit omvat zaken als overtollige voorraden, slechte bewaarmethoden, te grote porties, diefstal en nog veel meer.
Dankzij het analysedashboard houd je zowel op het algemene als het lokale niveau de schommelingen in de gaten. Bovendien brengt het de verborgen kosten aan het licht, kosten die managers vaak vergeten te controleren. Denk bijvoorbeeld aan kapitaal dat is opgesloten in overbodige voorraden zoals schoonmaakartikelen, chemicaliën en keukengerei. Dit biedt je een kans om onnodige voorraden te verhinderen, zodat je dat geld kunt gebruiken om lonen te betalen en groeikansen te financieren.
#2 Houd de productprijzen in de gaten om het menu rendabel te houden
Het dashboard geeft je onmiddellijk een overzicht van al je ingrediënten. Daarbij worden alle prijzen van de ingrediënten geregistreerd, zodat je er niet naar hoeft te zoeken. Als een verkoper zijn prijzen wijzigt, kun je meteen ingrijpen; om opheldering vragen, contractuele voorwaarden afdwingen of opnieuw onderhandelen, of wisselen van leverancier.
Gebruik dit dashboard om de rentabiliteit van het menu te toetsen. Zelfs kleine prijswijzigingen bij de leverancier kunnen de food cost van sommige menu-items aanzienlijk opdrijven. Door ze goed in het oog te houden kun je de recepten aanpassen voordat ze slechter gaan renderen.
Ontdek de Insights Hub van Apicbase.
De Insights Hub analysemodule heeft een ingebouwde functie die de prijzen van alle artikelen registreert. Daarmee houd je je leveranciers en de prijzen van de bestelde goederen in de gaten, zodat je nooit te veel betaalt.
#3 Optimaliseer je bestellingen en profiteer van bulkkortingen
Om dit inzicht te verkrijgen, voer je de inkoopgegevens in op een F&B-analyseplatform. Daardoor kom je te weten hoeveel en hoe vaak elke vestiging bestelt.
Op die manier breng je kleine bestellingen aan het licht die niet aan de beste tarieven gemaakt worden.
Zodra je deze vestigingen hebt ontdekt, geef je de managers daar de opdracht om de minimale hoeveelheid voor kortingen te bestellen (als de opslag dat toelaat). Een andere mogelijkheid is om deze kleine bestellingen te verschuiven naar de centrale keuken en ze vervolgens te verdelen naar de verschillende vestigingen. Je analyseplatform zal je vertellen of/wanneer deze aanpak je geld bespaart).
#4 Zoek naar vestigingen en koks die onaangekondigde aankopen doen
Het is volkomen normaal dat sommige vestigingen soms zonder ingrediënten komen te zitten. De kok kan in dat geval iemand naar de dichtstbijzijnde supermarkt sturen. Deze ongeplande aankopen hebben grote gevolgen voor de omzet.
Onaangekondigde uitgaven zijn bijzonder moeilijk op te sporen.
Het wordt veel gemakkelijker om de vinger aan de pols te houden als je elk ingrediënt in kaart kunt brengen en het aan een leverancier kunt koppelen. Als je merkt dat sommige van je ingrediënten negatief vermeld staan (wat betekent dat de keuken een gerecht maakte waarvoor er geen ingrediënten voorhanden waren), kun je aannemen dat er een ongeregistreerde inkoop werd gemaakt. Stel een limiet vast voor onaangekondigde aankopen.
Het doel is om ze te herleiden tot nul.
Als bepaalde vestigingen of koks deze aankopen regelmatig doen, onderzoek je hun bestelschema’s en spreek je de verantwoordelijke medewerkers aan.
Inzicht In De Verkoop
#5 Stel realistische budgetten vast per vestiging door de historische verkooptrends te bestuderen
Dankzij nauwkeurige en locatiegebonden verkoopinzichten kun je zeer gerichte budgettaire beslissingen nemen. Je hoeft helemaal niets ‘in te schatten’, de aanbevelingen berusten namelijk op maandelijkse/jaarlijkse trends. In plaats van een begroting voor zes maanden op te stellen (en er dan ver naast te zitten), kun je nu zelfs maandelijkse of wekelijkse begrotingen opstellen (en het bij het rechte eind hebben).
Als je het verwachte budget zo nauwkeurig mogelijk maakt, kun je beter plannen. Als je dan bijvoorbeeld je doelstellingen voor het eerste kwartaal overtreft, kun je gaan nadenken over eventuele groeitrajecten. Zit je net onder je doelstellingen, dan kun je het kostenplaatje onder de loep nemen om te zien waar je kunt bezuinigen, of je kunt je marketing herzien.
Als je er heel wat onder zit, kun je die uitbreidingsplannen uitstellen tot je weet wat er precies is misgegaan.
#6 Voorspel de verwachte verkoop en maak een locatiespecifieke planning op basis van de klantgegevens
Er bestaan talloze manieren waarop je met behulp van klantgegevens extra winst kunt maken. Hieronder volgen enkele voorbeelden van de inzichten die je krijgt als je deze gegevens in je analyseplatform giet:
De groepsgrootte – Organiseer je tafels voor maximaal rendement. Als je gewoonlijk kleine groepen klanten hebt (individuen of koppels), kies dan voor kleinere tafels, zodat je er meer kunt plaatsen. Om grotere groepen te ontvangen kun je een aantal tafels bij elkaar zetten op een manier die je capaciteit niet verlaagt.
Inkomsten per groepsgrootte – Veel opbrengsten? Zorg dat je altijd voldoende personeel hebt, want deze gasten zijn bereid om flink te betalen voor het eten en de ervaring (als je ze laat wachten, komen ze waarschijnlijk niet meer terug).
Lage omzet? Overweeg dan om tijdens de piekuren minder obers in te plannen als de hogere arbeidskosten ten koste gaan van je winst. Ik raad dit alleen aan als je een QSR runt en geen vaste klanten bedient – lange wachttijden zijn nefast voor de inkomsten.
Weinig klanten op bepaalde dagen – Stel dat het aantal bezoekers en de omzet van één van je vestigingen elke derde maandag van de maand (alleen in de zomermaanden) sterk daalt. Dit kan bijvoorbeeld het gevolg zijn van een andere dienstregeling van de bus of tram, een gesloten kantoorgebouw of nog iets anders. Dit patroon is moeilijk te herkennen. Het is echter een uitstekend voorbeeld van een relevant inzicht dat je besluitvorming kan bepalen. Nu je dit weet, kun je ervoor kiezen om die dag de winkel te sluiten of een beperkt aantal personeelsleden in te zetten, zodat de arbeidskosten zo laag mogelijk blijven.
#7 Breng winstgevende wijzigingen aan in het bedrijfsmodel op basis van gegevens over het distributiekanaal
De meeste horecaondernemers aarzelen om te experimenteren met hun bedrijfsmodel. De beslissing om bestaande distributiekanalen te wijzigen of nieuwe toe te voegen verloopt stroef omdat ze het risico lopen dat ze een winstgevend model ontwrichten.
Dus hoe grijp je deze – mogelijk zeer winstgevende – kansen toch aan en hoe beperk je tegelijkertijd het risico?
Het komt aan op controle.
Dankzij analyses kun je al je distributiekanalen goed in de gaten houden en ze in real-time evalueren. Als je bijvoorbeeld een restaurantketen runt en afhaalmaaltijden aanbiedt, kun je extra keukenpersoneel inzetten op de dagen waarop er meer afhaalmaaltijden zijn. Als dit rendabel blijkt te zijn, kun je onderzoeken of je in sommige vestigingen eventueel een afzonderlijk afhaalraam + bereidingsruimte kunt toevoegen. Met wat marketing kan dit een lucratieve inkomstenbron worden die het bedrijf verder doet groeien.
Het gaat erom dat je zelf de touwtjes in handen hebt en dat je snel de rentabiliteit van elk kanaal kunt evalueren.
Hetzelfde geldt voor externe bezorgingsdiensten.
Het Menu & Menu-Engineering
#8 Houd de menu’s in de gaten met een permanent actieve menu-engineering matrix.
Dankzij analyses kun je 24 uur per dag de rentabiliteit en populariteit van je menu bepalen. In het verleden moest je daar per vestiging dagenlang aan werken, maar nu heb je in een handomdraai toegang tot nauwkeurige en actuele gegevens.
Nu kun je locatiegebonden keuzes maken die de omzet in de hand werken, zoals:
- klanten stimuleren om slecht verkopende artikelen met een hoge marge te bestellen;
- Obers de opdracht geven om de artikelen met de hoogste marge aan te prijzen wanneer de klant om aanbevelingen vraagt;
- Gerechten schrappen die geen geld opbrengen (of de recepten herzien zodat ze terug renderen).
Door de rentabiliteit van het menu continu in de gaten te houden verandert menu-engineering in een reeks van graduele verbeteringen, in plaats van een eenmalig gok waarbij je hoopt dat je niet per ongeluk je hele concept om zeep hebt geholpen.
#9 Ga na hoe de prijzen, porties en verspilling de efficiëntie van je menu’s beïnvloeden
Nu je 24 uur per dag toegang hebt tot alle cijfers, hoef je niet meer te vertrouwen op je boekhouding om in te zien dat er iets mis is met je menu’s. In plaats daarvan zie je het onmiddellijk, zodat je ook onmiddellijk actie kunt ondernemen. Met Apicbase kun je bijvoorbeeld categorieoverzichten van de menumatrix opstellen (voorgerechten, hoofdgerechten, nagerechten). Zo kun je hun prestaties in real-time opvolgen.
Als een bepaald item niet meer rendabel of niet meer populair is, kun je de vermoedelijke oorzaken onderzoeken: de verkoopprijzen, verspilling of te grote porties. Zodra je de boosdoener hebt gevonden, kun je maatregelen treffen (de verkoop staken, andere ingrediënten gebruiken, of het personeel opdragen om kleinere porties te maken) voordat je winsten onder druk komen te staan.
#10 Volg de food cost op het receptniveau & haal de uitschieters eruit
Berekeningen van de food cost maken voor je hele menu – en dat ook vaak genoeg doen om enig verschil te maken – kost enorm veel tijd.
Als je het allemaal handmatig doet, tenminste.
Een analyseplatform zoals Apicbase regelt dat automatisch voor je. Het enige wat je hoeft te doen is regelmatig het dashboard bekijken om te zien of (en met hoeveel) de stijgende food cost je winstmarge opslokt. In plaats van deze food cost uit de hand te laten lopen, kun je actie ondernemen en de oorzaak van de hogere kosten aanpakken.
Vaak zul je daarvoor het item moeten schrappen, zodat je er dieper op in kunt gaan (de recepten, leveranciersprijzen, verpakkingen, afval en dergelijke controleren). Maar dat is nog altijd beter dan duizenden euro’s verlies na een maandenlange verkoop van een item dat niet eens de moeite waard is. Als je eenmaal weet wat er aan de hand is, kun je proberen om je porties te verkleinen, je ingrediënten te veranderen of dure bijgerechten te vervangen door goedkopere. Zo breng je je winstmarge weer op peil.
Inzicht In Het Personeelsbeheer
#11 Zoek je beste up-sellers en vraag ze om hun advies te delen
Ziehier een voorbeeld van een inzicht waarmee je de algemene omzet van je hele bedrijf met een paar procent kunt verhogen. Het enige wat je hier doet is nagaan wie je beste medewerkers zijn – de obers die moeiteloos je duurste menu-items aanprijzen – en vervolgens erachter komen hoe ze dat precies doen.
Zodra je de specifieke kassa- & personeelsgegevens invoert in je analyseplatform, zie je onmiddellijk welke obers de meeste opbrengsten genereren. Tip: zoek naar de obers die het uitzonderlijk goed doen tijdens de rustige shifts (maandag of dinsdagochtend). Dit zijn de mensen die verstand hebben van verkopen. Spreek ze aan (of loop met ze mee tijdens het werk), zodat je erachter kunt komen wat ze precies doen. Neem dit op in de opleidingen voor je obers… of laat die persoon trainingen geven aan de rest van je team.
#12 Stel efficiëntere werkroosters op door naar de productiviteit te kijken
Managers van middelgrote/grote bedrijven plannen hun personeel vaak in door de dagelijkse hoeveelheid werk in te schatten en rekening te houden met de verkooptrends. Als je echter de productiviteit in uren kunt weergeven, kun je de winsten verder maximaliseren door ervoor te zorgen dat geen enkele ober zit te niksen.
Het overzicht van de omzet per werkuur is een voorbeeld van een inzicht waarmee je met vertrouwen een passend werkrooster kunt opstellen. Als je een bepaalde regel volgt (bijvoorbeeld een regel die bepaalt dat de omzet nooit lager mag zijn dan 45 euro per werkuur) kom je te weten of je je werknemers wel goed inplant.
Met deze inzichten in je restaurant worden je meest prangende vragen beantwoord.
‘Moeten we onze nieuwe vestiging al openen in het derde kwartaal… of in het vierde?’
‘Waarom daalt het rendement van ons menu en wat kunnen we eraan doen?’
“In hoeverre kunnen we deze leverancier ertoe aanzetten om zijn prijzen te verlagen?
Je weet wel, de vragen die ondernemers stellen… met antwoorden die je bedrijf ook daadwerkelijk iets opleveren.
Restaurantanalyse is echter geen magische oplossing – het doet het werk heus niet voor je.
Maar…
De inzichten uit de analyses wijzen je wel in de juiste richting. Ze plaatsen de gegevens in een bruikbaar kader en plaatsen soms verwarrende rijen cijfers in hun context. Het belangrijkste is dat je met deze inzichten beter kunt reageren op allerlei situaties. Je bent dus niet meer afhankelijk van ouderwetse financiële overzichten of, erger nog, vermoedens.
Om in de horeca te slagen moet je slimmer te werk gaan, niet harder.
Je kunt vandaag al slimmer te werk gaan met de restaurantanalyses van Apicbase.
Bekijk de Insights Hub van Apicbase in actie
Ontdek hoe de gegevensanalyses van Apicbase de je restaurants beter kunnen laten renderen.
