Een efficiënte en goed beheerde toeleveringsketen ligt aan de basis van het succes van je restaurant. Door goede banden met je leveranciers te onderhouden verlaag je de food cost en zorg je ervoor dat de kwaliteit en consistentie van je eten en service behouden blijft.
Bij grotere bedrijven stijgt de complexiteit van de toeleveringsketen exponentieel, waardoor de keuze van de juiste leveranciers van cruciaal belang is voor het succes van je restaurant. Volgens het rapport 2024 State of the Restaurant Industry is 60% van de restaurants op zoek gegaan naar nieuwe leveranciers om kosten te besparen. Op zoek gaan naar de juiste leveranciers en goede banden onderhouden vergt echter heel wat planning en hard werk.
In dit artikel bekijken we zes stappen die je moeten helpen om de beste leveranciers voor jouw restaurant te vinden. Bovendien beantwoorden we enkele van de meest gestelde vragen over het beheer van de toeleveringsketen en de betrekkingen met je leveranciers.
Waarom Leveranciers Belangrijk Zijn
Voordat we het belang van geschikte leveranciers bespreken, moeten we eerst de inkoopcyclus toelichten.
De inkoopcyclus is een proces van zes stappen waarmee horecaondernemers de food cost in de hand houden en de productkwaliteit behouden of verbeteren.
- Beleidslijnen en SOP’s opstellen: Bepaal standaard bedrijfsprocedures om in alle vestigingen consistente en efficiënte inkooppraktijken te garanderen.
- De vraag vaststellen: Voorspel en bepaal op basis van historische verkoopgegevens en voorraadniveaus de benodigde hoeveelheden ingrediënten en voorraden.
- Leveranciers kiezen: Evalueer en selecteer de leveranciers op basis van prijs, kwaliteit en betrouwbaarheid.
- Orders plaatsen: Genereer en plaats inkooporders op basis van de voorspelde vraag en de huidige voorraadniveaus, zodat de voorraad op het optimale niveau wordt gebracht.
- Ontvangst, controle en opslag: Controleer alle leveringen op juistheid en kwaliteit en bewaar alle producten met het oog op maximale versheid en zo weinig mogelijk verspilling.
- Facturen en betalingen controleren: Vergelijk de facturen met de inkooporders en leveringsbonnen om de nauwkeurigheid te controleren voordat de betalingen worden verwerkt.
De keuze van de juiste leverancier is van fundamenteel belang voor de succesvolle uitvoering van deze zes stappen. Als je betrouwbare leveranciers hebt, kun je de kwaliteit en consistentie van de ingrediënten in stand houden, wat cruciaal is om een uitstekende culinaire ervaring te kunnen bieden.
Om de inkoop te optimaliseren en rendabel te blijven, is het van essentieel belang om de juiste leveranciers te kiezen en goede banden met hen te onderhouden.
Hoe Vind Je de Beste Leveranciers Voor Grote Restaurants?
Nu we het belang van een goede leverancier kennen, bespreken we enkele praktische manieren om op zoek te gaan naar de juiste leveranciers voor je restaurant.
1. Onderzoek wat je behoeften zijn
Begin met een evaluatie van de specifieke behoeften van je restaurant, waarbij je rekening houdt met het vereiste volume, de kwaliteit en het type ingrediënten. Moet je op zoek gaan naar gespecialiseerde leveranciers of volstaat het om te kiezen voor een algemene groothandel die een breed assortiment aanbiedt?
Restaurants met meerdere vestigingen en centrale productiekeukens zijn logistiek vaak heel wat complexer. Dergelijke bedrijven maken vaak gebruik van een krachtig systeem waarmee de interne bestellingen centraal worden beheerd.
Kleinere onafhankelijke restaurantketens vertrouwen mogelijk op een groter aantal gespecialiseerde leveranciers, wat het beheer en de communicatie met leveranciers vaak bemoeilijkt. Met digitale inkooptools worden de bestellingen bij verschillende leveranciers gecentraliseerd op één plek, waardoor het inkoopproces veel efficiënter verloopt.
Ook nauwkeurige voorspellingen en planningen zijn noodzakelijk om een consistente aanvoer van ingrediënten te garanderen en tekorten of overschotten in de voorraad te voorkomen. Met de voorraadbeheersoftware van Apicbase beschik je over actuele gegevens, zodat je steeds de controle behoudt en precies weet wat je moet bestellen. Het systeem verschaft bovendien inzichten in de toekomstige vraag, zodat je vooruit kunt plannen en de vraag kunt invullen zonder te grote voorraden aan te leggen.
2. Richt je op het juiste type leverancier
Een gastronomisch restaurant kan wel 30 gespecialiseerde leveranciers hebben, die elk één specifiek product verkopen. Grote horecabedrijven bestellen daarentegen het grootste deel van de producten waarschijnlijk bij een kleiner aantal leveranciers met een breder assortiment.
Grootschalige bedrijven kiezen vaak voor grote leveranciers die geavanceerde technologie gebruiken om de voedselveiligheid en een efficiënte service te garanderen. Zo bieden grote leveranciers als Bidfood of US Foods een breed assortiment aan producten en hebben ze betrouwbare leveringsschema’s.
Apicbase coördineert de samenwerking met diverse lokale en nationale leveranciers. Aangezien alle leveranciers in Apicbase zijn geïntegreerd, kunnen alle bestellingen efficiënt worden beheerd zonder gedoe met telefoontjes of verouderde prijzen.
3. Zoek naar leveranciers op de juiste plekken
De juiste leveranciers vind je alleen als je op de juiste plekken zoekt. Hier zijn de meest voorkomende manieren om verschillende opties te vinden:
- Online gidsen en marktplaatsen – hier vind je gedetailleerde lijsten met potentiële leveranciers en hun contactgegevens.
- Vakbeurzen en evenementen – je aanwezigheid op relevante evenementen is een uitstekende gelegenheid om in contact te komen met leveranciers en om hun producten te testen.
- Netwerken – via lokale restaurantverenigingen of forums kun je collega’s ontmoeten die betrouwbare aanbevelingen kunnen doen.
- Zelf zoeken – de meeste leveranciers hebben handige websites waar je meer informatie kunt vinden.
Met de module voor leveranciersbeheer van Apicbase wordt het veel eenvoudiger om bestellingen, leveringen, voorraadniveaus en de prestaties van leveranciers op te volgen. Deze module bundelt bestellingen van verschillende leveranciers in één platform, waardoor je inkoopbeheer heel wat eenvoudiger wordt.
4. Evalueer de potentiële leveranciers
Let bij de vergelijking van potentiële leveranciers vooral op betrouwbaarheid, kwaliteit, kosten en de levertijden. Merk op: Je kunt dit doen in Apicbase. Door de producten van tevoren te testen en het magazijn van de leverancier te bezoeken, krijg je een goed beeld van de manier waarop jullie samenwerking zou verlopen.
Als je de leveranciers bezoekt, krijg je meer inzicht in hun activiteiten en productnormen. Daarbij moet je ook nagaan of ze de nodige certificeringen hebben en voldoen aan de voedselveiligheidsnormen.
De analyses, dashboards en rapportagefuncties van Apicbase kunnen je helpen om de prestaties van de leverancier te evalueren en bieden waardevolle kostenvergelijkingen en inzichten de algehele effectiviteit van de leverancier. Op basis hiervan kun je goed geïnformeerde beslissingen nemen en zorg je ervoor dat je restaurant over een consistente en uitstekende toeleveringsketen beschikt.
5. Gebruik de juiste technologie voor leveranciersbeheer
Samen met de juiste inkoopsoftware voor restaurants kunnen je teams het inkoopproces beter beheren en duidelijker communiceren met de leveranciers.
Zo ga je van “De leveringen zijn de laatste tijd niet in orde. Kunt u daar iets aan doen?” naar ”De afleverbonnen van 12 en 16 december kwamen niet overeen met de inkooporders. Op de 5e moesten we de kabeljauw weggooien omdat de verpakking was gescheurd. We verwachten een terugbetaling op de volgende factuur.”
De juiste technologie zorgt voor meer duidelijkheid, verbetert de efficiëntie en verlaagt de kosten. Je beschikt bovendien over de nodige gegevens om de onderhandelingen over de prijs en de levertijden te onderbouwen.
Dankzij cloudplatforms kunnen restaurants met meerdere vestigingen alle bestellingen en het voorraadbeheer regelen vanuit één centraal punt. Als je één enkel systeem gebruikt om de voorraadniveaus te controleren, de bestellingen op te volgen en de banden met je leveranciers te onderhouden, beperkt je het aantal fouten, voorkom je tekorten in de voorraad en zorg je ervoor dat de voorraadniveaus in alle filialen steeds op peil zijn.
Met de nieuwste technologie beschik je over alle hulpmiddelen die je nodig hebt om al je inkoopprocessen efficiënter te maken. Digitale platforms zoals Apicbase bevatten veelzijdige tools voor voorraad- en inkoopbeheer die de interacties met leveranciers vereenvoudigen en een gesmeerde toeleveringsketen tot stand brengen.
6. Bouw en onderhoud sterke relaties met de leveranciers
Als je kunt vertrouwen op je leveranciers, beschik je over een constante aanvoer van kwalitatieve ingrediënten, en dat is van cruciaal belang om de kwaliteit en consistentie van je gerechten te bewaren. Als je sterke banden opbouwt met je leveranciers, kun je beter onderhandelen, heb je voorrang bij de service en krijg je eerder toegang tot nieuwe productlijnen.
Sterke relaties zijn gebaseerd op consistente en transparante communicatie. Als je je leveranciers regelmatig informeert over je behoeften, verwachtingen en eventuele veranderingen in je activiteiten, voorkom je misverstanden.
Apicbase biedt handige inkooptools en geautomatiseerde workflows, zodat je moeiteloos sterke banden met je leveranciers kunt onderhouden. Met functies zoals rechtstreekse bestellingen bij leveranciers en actuele bestelstatussen wordt het veel eenvoudiger om de bestellingen te beheren, leveringen op te volgen en de transparantie te behouden.
Met Apicbase Wordt het Beheer van je Leveranciers Kinderspel
Een efficiënt leveranciersbeheer is van cruciaal belang om de kwaliteit en consistentie van de gerechten in je restaurant te behouden. Met het uitgebreide platform van Apicbase beschik over je alle essentiële functies op één digitaal platform, zodat je moeiteloos het beheer van de inkoop- en toeleveringsketen kunt optimaliseren.
Met Apicbase beperk je inkoopfouten tot een minimum, beschik je over de actuele voorraadniveaus en zorg je ervoor dat je bedrijf naadloos is afgestemd op al je leveranciers.
Zet de volgende stap
Met Apicbase’s uitgebreide voorzieningen voor het beheer van de inkoop en toeleveringsketen, denk aan gegroepeerde inkooporders, gecentraliseerde inkoop en voorraadintegratie, ontwikkel en onderhoud je moeiteloos sterke banden met je leveranciers, wat de efficiëntie en het rendement van je restaurant alleen maar ten goede komt.
Veelgestelde vragen
Wat is een leverancier voor restaurants?
Een leverancier van restaurants levert de benodigde ingrediënten, producten en apparatuur die restaurants nodig hebben om gerechten te bereiden en te serveren aan hun klanten.
Welke soorten leveranciers zijn er?
Onder de leveranciers van restaurants vinden we onder meer speciaalzaken, importeurs, lokale landbouwbedrijven, fabrikanten en groothandels.
Waarom zijn leveranciers zo belangrijk voor restaurants?
Leveranciers zijn cruciaal voor restaurants omdat ze instaan voor een consistente en betrouwbare levering van de benodigde ingrediënten en apparatuur. Dit is een cruciale factor in het behoud van de klanttevredenheid en de bedrijfsefficiëntie.
Kun je onderhandelen met leveranciers van restaurants?
Ja, dat kan. Door te onderhandelen bereik je vaak betere prijzen, betalingsvoorwaarden en levertijden.
