Zonder Apicbase zouden we in de problemen raken.
Fabio Haebel
Oprichter van Circus & Studio Haebel
Bedrijfsgrootte
6 dark kitchens
2 restaurants
1 bakery
1 studio voor de ontwikkeling van concepten
Soort bedrijf
Dine-in, dark kitchens & virtuele merken
Modules
Menu engineering
Inkoop
Voorraadbeheer
Verkoopanalyse
Insights Hub
Growth Plan →
Hoe Circus hun food cost met 18% verlaagde
“Naarmate Circus groter en complexer werd, ontstond al snel de behoefte aan een geavanceerd voorraadbeheersysteem dat de in- en verkoopgegevens moeiteloos met elkaar verenigt.”
“De activiteiten beheren doe je alleen echt goed als je zelf op locatie bent.” Als je op grote schaal werkt, is dat uiteraard niet mogelijk. “Daarom kwamen we bij Apicbase terecht.”
Fabio Haebel uit Hamburg, Duitsland is een horecaondernemer in hart en nieren. Hij runt twee restaurants, een bakkerij en een snel groeiend netwerk van dark kitchens en virtuele merken onder de naam Circus. “In de restaurants werken 42 medewerkers, en met Circus zitten we binnenkort op 150,” zegt hij.
We vroegen hem waarom hij precies voor Apicbase heeft gekozen.
Wat was de uitdaging?
“Zonder Apicbase zouden we in de problemen raken”, zegt Fabio.
Ten eerste zouden we onze voorraden niet kunnen inschatten. Circus, ons netwerk van dark kitchens, werkt superefficiënt. Als een curry bijvoorbeeld niet meer in voorraad is, wordt die optie onmiddellijk uitgeschakeld op het online menu. Zonder Apicbase zou ik 30 tot 40 mensen moeten aanwerven om continu de verkoop en de voorraad op te volgen. Met Apicbase wordt het hele proces geautomatiseerd.”
Ten tweede, voedselverspilling. “Zonder een dergelijk systeem hebben we geen controle over de aankopen, de houdbaarheidsdata of de resterende hoeveelheden.” Gezien de omvang van onze activiteiten zouden we enorme hoeveelheden ongebruikte producten moeten afschrijven. De food cost zou dan ook gigantisch oplopen.
Ten derde: toegang tot nauwkeurige gegevens. Controle is alles voor een groeiend bedrijf. “We hebben betrouwbare gegevens nodig. Als de cijfers niet kloppen, is dat niet alleen slecht voor ons, maar ook voor de investeerders en de werknemers. Door steeds toegang te hebben tot real-time informatie kunnen we met een gerust hart aan de slag gaan. Ik weet precies wat er gebeurt en wanneer ik moet ingrijpen.”
De voorraad is uitzonderlijk laag. Grijp nu in.
"Apicbase verwittigde het team onmiddellijk. Dat heeft onze verkoop tijdens het weekend gered."
Hoe gebruik je Apicbase?
“Ik werk elke dag met Apicbase”, zegt Fabio Haebel.
- Totaaloplossing – “Bij Circus gebruiken we het hele systeem, te beginnen met leveranciersbeheer en menubeheer. Vervolgens gaan we dieper in op individuele gerechten en de bijbehorende ingrediënten, de verkoop en de voorraad.”
- Receptbeheer – “Het werkt net als een whiteboard waarop ik de recepten en ingrediënten kan verslepen. Apicbase geeft onmiddellijk de food costs, voedingswaarden en allergenen weer. De testkeuken heeft een eigen bibliotheek waar we nieuwe gerechten bedenken. Dit staat volledig los van de live-keuken.
- POS-integratie – “In de live-keuken is alles rechtstreeks gekoppeld aan ons verkoopdashboard, zodat we complete en holistische analyses kunnen maken. De API’s van Apicbase zijn daarbij van essentieel belang, aangezien ze integreren met Deliverect en ons POS-systeem.”
- Voorraadbeheer – “Apicbase geeft ons real-time inzicht in de voorraadniveaus, zodat we precies weten wat we moeten bestellen. Dankzij de barcodescanner worden voorraadtellingen een fluitje van een cent. Alle inkoop gebeurt in Apicbase.”
- Optimalisatie – “We doen een hoop testen, meten het effect met Apicbase en evalueren de resultaten in het systeem, samen met de financiële afdeling: wat als we het recept veranderen?; hoeveel moeten we aanrekenen?; of wat als we de inkoop anders doen?”
- Automatisering – “Als uit de gegevens blijkt dat ik 100 porties pasta met garnalen nodig heb, dan berekent Apicbase meteen wat ik moet bestellen, en houdt daarbij rekening met de huidige voorraden. Het systeem maakt een stuklijst aan, waarop geoptimaliseerde inkooporders voor individuele leveranciers worden geactiveerd, die vervolgens rechtstreeks vanuit het platform kunnen worden verzonden. Zo gemakkelijk is het.”
Toegang hebben tot nauwkeurige gegevens is nu eenmaal goud waard.
Wat is het resultaat?
- Food cost percentage – “Het belangrijkste verschil zien we in de food cost. Sinds we Apicbase in gebruik hebben genomen, hebben we de food cost wekelijks met 3 tot 4% kunnen verlagen. In totaal hebben we de food cost met 18% kunnen verlagen.”
- Gemoedsrust – “Ik zei tegen mijn personeel: stel de startpagina van je browser in op Apicbase, en maak daar in de ochtend het eerste werk van. Zo winnen we tijd, maken we ons hoofd vrij en krijgen we meer controle over onze activiteiten dan ooit tevoren.”
- Controle – ” Het mooiste gevolg van Apicbase is juist deze controle. Ik weet precies wat er op elke locatie gebeurt. En ik kan ook veel sneller ingrijpen. Vroeger waren we stekeblind. Toegang hebben tot nauwkeurige gegevens is nu eenmaal goud waard.
"Ik zou andere restauranthouders aanraden om Apicbase te gebruiken. Het bespaart veel tijd en kopzorgen."
Fabio Haebel
Oprichter Circus
Wat zijn 3 belangrijke voordelen?
Apicbase heeft heel wat in huis. Drie USP’s zijn:
- Communicatie – “We hebben een enorme verzameling van ingrediënten en recepten. Iedere medewerker weet dat er geen spreadsheets, mappen, Dropbox of andere apps gebruikt worden. Alles is toegankelijk op één plek.”
- Taken en machtigingen – “We kunnen de toegankelijkheid afstemmen op de taken en verantwoordelijkheden van individuele medewerkers. We kunnen met andere woorden precies bepalen wie toegang krijgt tot wat.”
- Single source of truth – “Het is enorm handig om alle essentiële gegevens – kosten, omzet en rendement – in één systeem te hebben. Zo kan de afdeling financiën er op elk moment induiken en de cijfers evalueren.”
Wat zou je andere restauranthouders willen vertellen?
“Ik zou ze aanraden om Apicbase te gebruiken. Het bespaart veel tijd en kopzorgen. Je vindt er informatie die anders overal verspreid zou liggen.”
Apicbase brengt orde in de chaos.
Gebruikte modules
Circus kon dankzij vijf standaardmodules van Apicbase het bedrijfsbeheer centraliseren en de nodige inzichten verwerven om hun activiteiten te optimaliseren.
Menu engineering
Een centrale hub voor recepten, menu's & gegevens. Toegankelijk voor het hele bedrijf.
Voorraad
Voorkom verspilling en tekorten. Controleer de voorraden van elke vestiging.
Verkoop-analyse
Ontdek je bestsellers en flops. Creëer renderende & populaire producten.
