Apicbase biedt inzicht in onze werkelijke fooddata.
Fréderique van Alfen-Las
Project Lead Campus and Facilities
Bedrijfsgrootte
24.000 studenten - 5.000 werknemers - 18 catering & foodlocaties
Soort bedrijf
Institutionele Foodservices
Modules
Menu-engineering, Inkoop, Voorraad, Productie
Gecentraliseerd F&B-beheer in een data-gedreven organisatie
Met ruim 24.000 studenten, 5.000 medewerkers en 18 horecagelegenheden is de restaurantexploitatie van de Radboud Universiteit een immense onderneming. Het F&B-beheer centraliseert de universiteit in Apicbase.
Radboud is de enige universiteit in Nederland die het hele cateringbedrijf in eigen beheer heeft. Het instituut staat bekend om het hoge onderwijsniveau. Kwaliteit staat centraal, ook achter de schermen. Zo doet de supportafdeling ‘Eten en Drinken’ voortdurend aan procesoptimalisatie. “We onderzoeken wat werkt voor ons en blijven verbeteren”, zegt projectleider Fréderique van Alfen-Las.
Om de inkoop te stroomlijnen en inzicht te krijgen in de werkelijke back-of-housecijfers schakelde het team over van een ingewikkelde mappenstructuur met rekenbladen naar het F&B management platform van Apicbase.
Apicbase berekent precies wat de teams moeten bestellen. Ik kan niet precies zeggen hoeveel uren het ons elke week bespaart, maar het zijn er veel.
Vijf uitdagingen
Radboud realiseerde zich dat, als ze beslissingen wilden nemen op basis van actuele gegevens, ze een oplossing nodig hadden die de data kon verwerken en inzicht geven in inkoop, voorraad, foodcost en verkoop.
- Centrale regie: Door het ontbreken van een gecentraliseerd F&B management systeem kreeg de universiteit geen zicht op de werkelijke cijfers. Fouten bleven onzichtbaar of kwamen pas aan de oppervlakte na een tijdrovende zoektocht in de facturen.
- Inkoopproblemen: De verschillende horecalocaties kochten onafhankelijk van elkaar in waardoor er geen betrouwbaar overzicht van de werkelijke voorraad was. Bovendien greep het departement naast volumevoordelen en was de stock van bepaalde producten onnodig hoog.
- Verdrinken in rekenbladen: spreadsheets moesten ingeruild worden voor een gespecialiseerd systeem voor F&B-beheer. Enerzijds om omwille van de tijdsefficiëntie, anderzijds om te kunnen sturen op heldere data in plaats van buikgevoel.
- Allergeneninformatie automatiseren. Allergeeninfo moet altijd accuraat zijn. Als een receptuur wijzigt dan moeten ook de allergenenlabels mee veranderen.
- Het bewustzijn van de medewerkers verhogen. Door het personeel op de vloer inzicht te geven in wat ze bestellen en verspillen, begrijpen ze hoe groot de impact van hun werk op de rendabiliteit van de onderneming is.
Het aha-moment
Een interne audit naar aanleiding van een nieuwe aanbesteding voor F&B. toonde aan dat Radboud Universiteit met niet minder dan 14 leveranciers werkte, mogelijk zelfs meer. Niemand kon het met zekerheid zeggen. Aankoop en voorraad waren onduidelijk.
Projectleider Fréderique van Alfen-Las vertelt: “We begrepen dat als we werkelijk wilden sturen op cijfers dat we een systeem nodig hadden dat die cijfers ook kon verwerken. We wilden in één oogopslag de stand van zaken kennen per locatie en voor het hele horeca-departement samen.”
Real-time F&B-data binnen handbereik hebben, heeft een enorme impact op de business en operations.
De Oplossing
De Radboud Universiteit beheert F&B van 18 restaurants in Apicbase – de hele cyclus van receptbeheer tot inkoop.
- Receptendatabase: Het department voegde recepten en assortiment toe aan het back-of-houseplatform Apicbase. Elke horecalocatie werd een aparte outlet in het systeem.
- Centraal management: de outlets hebben toegang tot de centrale recepten- en menudatabase en maken gebruikt van de rekenkracht van het systeem om inkoop te voorspellen en voorraad bij te houden.
- Inventory management: stocktellingen gebeuren niet langer in verspreide Excelbladen, maar worden door de medewerkers op de vloer via tablet rechtstreeks in het systeem ingevoerd.
Theoretische en werkelijke inventaris kunnen meteen vergeleken worden. Tegenstrijdigheden en fouten worden onmiddellijk opgemerkt en niet meer, zoals voorheen, weken later, na een handmatig analyse van talloze facturen.
- Inkoop: hoofdleverancier Bidfood werd in de bestelmodule geïntegreerd. Stuklijsten worden nu met één druk op de knop omgezet in bestelorders die rechtstreeks door Bidfood verwerkt worden. De beide systemen opereren als één geheel.
- Multi-outlet: het departementshoofd ‘Eten en drinken’ stuurt het cateringbedrijf centraal aan, en volgt de verschillende horecalocaties op in één dashboard met realtime data. En niet meer, zoals voorheen, middels een kluwen van mappen, verouderde stocktellingen en factuuranalyses.
Dankzij user-permissions voor gebruik en par-niveaus voor bestellingen sluit het management een hele reeks mogelijke menselijke fouten bij voorbaat uit.
Er is een onmiddellijke vergelijking tussen de theoretische en de werkelijke voorraadniveaus.
Onjuiste voorraadverschillen en inkoopfouten worden onmiddellijk opgemerkt.
Het overtuigen van IT
“We hebben verschillende systemen bekeken. Apicbase was het enige dat aan alle voorwaarden voldeed”, vertelt Fréderique.
“Ook aan de eisen van onze IT-afdeling als het gaat over nieuwe software toevoegen aan het tech-ecosysteem van de afdeling.
IT keek naar de manier waarop Apicbase integreert met onze bestaande infrastructuur. Radboud is immers geen klein friettentje. De systemen moeten op lange termijn compatibel zijn.
Apicbase is een krachtige oplossing. Het ondersteunt de centrale regie en geeft inzicht in de cijfers. Hierdoor hebben we daadwerkelijk invloed op de bedrijfsvoering.”
Geweldige support
Het Apicbase-team bestaat uit aardige mensen die vooruit willen. Ze zoeken mee naar oplossingen en blijven het systeem perfectioneren.
“We zien Apicbase eerder als een partner dan als een leverancier.”
In de toekomst wil Radboud meer modules van Apicbase implementeren. “We hoeven alleen nog sales analytics toe te voegen om het hele pakket te hebben.”
Modules in gebruik
De Radboud Universiteit bewaakt haar volledige horecabedrijf met vier kant-en-klare Apicbase-modules.
Productontwikkeling
Een centrale hub voor recepten, menu's & gegevens. Toegankelijk voor het hele bedrijf.
