De mate waarin je foodcost onder controle houdt bepaald grotendeels je succes.
Het maakt daarbij niet uit of je een keten van exclusieve restaurants beheert… een dozijn hotelketens… of een bekroonde cateringservice…
En de mate waarin je foodcost onder controle houdt, wordt grotendeels bepaald door de mate waarin je de F&B-voorraad onder controle hebt.
Daarom zal ik het in deze post hebben over twee belangrijke (en bruikbare) restaurant voorraadcijfers:
1. Inventory Turnover Ratio (ITR) – dit cijfer meet hoe snel je door je voorraad gaat – anders gezegd hoe vaak je volledige f&b-voorraad verkocht en vervangen hebt in een bepaalde tijdspanne (een jaar, een maand, of een week), en;
2. Days’ Sales in Inventory (DSI) – dit cijfer vertelt je hoeveel dagen je f&b-inventaris (gemiddeld) op het schap ligt. Anders gezegd, dit getal geeft aan hoeveel dagen aan voorraad je nog over hebt na een bepaalde periode.
Deze berekeningen zijn gelijkaardig en, als je het makkelijk wil maken, dan kan je er eentje kiezen en daarmee aan de slag gaan. Maar als je ze samen gebruikt krijg je een duidelijker beeld van hoe goed de voorraad beheerd wordt (en, bij uitbreiding, je foodcost en totale bedrijfskosten).
Strak voorraadbeheer is cruciaal. Het te lang in voorraad houden van producten is ontzettend duur.
Het veroorzaakt verspilling, draagt bij aan over-portioneren, en zet zelfs aan tot diefstal.
Hieronder toon ik hoe je controleert of je efficiënte werkt en geen onnodige grote geldsommen vast hebt zitten in bederfelijke voeding.
Eerst kijken we of je ITR binnen het gemiddelde van de sector valt. Indien dit niet het geval is dan laat ik je zien hoe je je DSI kan berekenen. Zo weet je of er ruimte is om restaurant voorraadbeheer te verbeteren.
Laten we er aan beginnen.
Hoe Bereken je de Inventory Turnover Ratio (ITR) van je Restaurant?
De ITR of voorraadrotatie is een eenvoudige berekening en gaat als volgt:
Om daartoe te komen, heb je twee dingen nodig:
- Cost of Goods Sold – We raden aan om de CoGS van een op voorhand bepaalde periode te gebruikenin plaats van de netto-verkopen (maar je zou beide kunnen gebruiken), en;
- Gemiddelde voorraad – Dit is de begininventaris (voor een bepaalde periode, meestal een maand of jaar) + de eindinventaris voor dezelfde periode gedeeld door twee.
Als we dit dan vertalen in een concreet voorbeeld (voor de maand juni):
- Juni CoGS = €150.000
- Juni beginwaarde voorraad = €20.000
- Juni eindwaarde voorraad = €12.000
Inventort Turnover Ratio = €150.000 / [(€20.000+€12.000)/2] = €150.000 / €16.000 = 9.375
Dit is een goede maandelijkse rotatie voor een restaurant, hoewel het een beetje aan de hoge kant is als we het over een single unit hebben. Het betekent dat de voedselvoorraad van het restaurant negen keer per maand volledig uitverkocht is, dus één keer per drie dagen (het sectorgemiddelde ligt tussen de 4 en de 8).
Als je ITR te hoog is, kan dit erop wijzen dat je vaak zonder ingrediënten komt te zitten en een menu-item niet langer in voorraad is (wat nooit goed is). Als je voorraadrotatie echter te laag is (onder de vier), dan is je voorraad te groot en stijgt je foodcost en waste.
5 Best Practices voor Voorraadbeheer van Succesvolle Restaurants
Hoe bereken je de Days’ Sales (DSI) in Inventory
De ITR is een snelle en eenvoudige berekening en geeft aan wanneer het tijd is om voorraadbeheer, stocktaking en inkoop opnieuw onder de loep te nemen. Als de ITR te hoog is, dan is het tijd voor de DSI te berekenen.
De berekening van de DSI gaat zo:
De berekening verloopt in twee stappen, zoals je kan zien in het onderstaande voorbeeld (berekend voor een week):
- Aantal dagen in de periode = 7
- Eindvoorraad (aflezen op balans) = €7.000
- Foodcost (profit & loss statement) = €8.000
Eerst berekenen we de gemiddelde dagelijkse foodcost: €8.000/7 = €1.142
DSI = €7,000 / €1,142 = 6,12
Wat betekent dit?
Dit wil zeggen dat het restaurant, aan het einde van de week nog voor 6 dagen voedingsproducten in voorraad heeft. Als je twee keer per week je inkoopt, is dit een goed getal om naar te streven. Het betekent dat je net genoeg in huis hebt om je volgende levering te halen (met een kleine buffer voor vertragingen en onvolledige leveringen)
Als je vastgestelt dat je DSI te hoog is (alles boven de 10 is doorgaans alarmerend), dan moet je er iets aan doen.
Zoals een audit van je stock, het identificeren van overtollige ingrediënten en te voorkomen dat ze voortijdig opnieuw bestellen besteld worden.
Je zal onmiddellijk merken dat de foodcost daalt omdat er minder verspilling is. Je benut je sitting inventory voor die over datum gaat en in de vuilnisbak terechtkomt.
Maak zelf wekelijks de berekening – Of laat Apicbase het voor jou doen
Als je de routine van een wekelijkse voorraad-analyse vasthebt (en je een zwarte gordel in DSI en ITR geworden bent) dan ontdek je meteen de afwijkingen die je foodcost opdrijven.
Eens je de afwijkingen gespot hebt, kan je ze door middel van stapsgewijze inkoopaanpassingen oplossen. Als de overtollige voorraad weggewerkt is, is het een stuk makkelijker om het exacte niveau van de ingrediënten te handhaven.
Dit gezegd zijnde… restaurant inventory management is geen exacte wetenschap. En foodcost is een tricky onderwerp. Om de heilige graal zo dicht mogelijk te benaderen, namelijk stock op par-level, is automatisatie en digitalisatie wat je zoekt.
Dan hoef je je ook geen zorgen te maken over DSI en ITR. Het systeem volgt de voorraad van al je units automatisch op en waarschuwt als er afwijkingen zijn.
Dat is wat Apicbase doet voor je.
Neem contact op met onze F&B-experten voor meer informatie over onze modules – voorraadbeheer en inkoop. Kies zelf een datum en tijdstip.
Vraag vandaag nog een demo aan
In minder dan 30 minuten ontdek je hoe software voor voorraadbeheer de marges van je restaurantbedrijf versterkt en de groei beschermt.
