Een restaurant met meerdere vestigingen runnen is een complexe uitdaging. Naarmate het aantal filialen toeneemt, wordt het steeds lastiger om overal dezelfde hoge normen te handhaven. Zonder de juiste tech stack zal je restaurant het moeilijk hebben om alles onder controle te houden, waardoor je bedrijf mogelijk niet zijn volledige potentieel zal bereiken.
Aangezien 96% van de restaurants uitbreiding plant, zijn exploitanten op zoek naar de beste software om hun BOH-activiteiten zoals voorraad, recepten, productie en planning te beheren. Maar de geschikte technologie ontwikkelen voor schaalbaarheid is gemakkelijker gezegd dan gedaan.
In dit artikel bespreken we de belangrijkste problemen waarmee restaurants met meerdere vestigingen worden geconfronteerd en hoe je deze kunt oplossen met de juiste technologie. Hierbij richten we ons op de beste systemen voor de activiteiten in de back-of-house (BOH).
Hoe Controle Behouden over F&B in een Organisatie met Meerdere Units?
Voor restaurants met meerdere vestigingen is het kostenbeheer een cruciale factor voor de rentabiliteit, maar je kunt natuurlijk niet overal tegelijk aanwezig zijn. Hier lees je hoe je de back-of-house in de hand kunt houden.
De 3 Grootste Uitdagingen van Beheersystemen voor Restaurants met Meerdere Vestigingen
Het gebruik van software om de activiteiten in meerdere filialen te beheren biedt je de mogelijkheid om complexe processen te optimaliseren en te vereenvoudigen. Deze aanpak brengt echter ook unieke uitdagingen met zich mee.
Een overvloed aan tools
In de afgelopen tien jaar is het aantal digitale tools voor restaurants explosief toegenomen. Veel restaurants maken gebruik van allerlei tools voor eenmalig gebruik om specifieke problemen op te lossen, zonder rekening te houden met het totaalplaatje.
Als er geen eenduidig systeem is dat deze tools met elkaar in verband brengt, wordt er niet optimaal gebruik gemaakt van de gegevens, ten koste van de efficiëntie. Zo houd je misschien de voorraad bij in een spreadsheet of plaats je bestellingen via e-mail, zonder dat je deze gegevens deelt met andere afdelingen van het bedrijf.
Uit een onderzoek van het vakblad FastCasual bleek dat restaurants gemiddeld wel zes verschillende back-of-house tools gebruiken. Zolang deze tools geen gegevens met elkaar kunnen delen, leidt een overdaad aan verschillende tools meestal tot slechtere prestaties en datasilo’s. De medewerkers moeten daarbij steeds overschakelen van het ene systeem naar het andere en de gegevens handmatig overbrengen, bijvoorbeeld van Excel naar andere programma’s en omgekeerd. Dit is vooral vervelend bij voorraadtellingen of stuklijsten.
Onverenigbare technologie
Gegevenssilo’s, afzonderlijke databases of systemen die niet met elkaar verbonden zijn, leiden uiteindelijk tot problemen, vooral bij grotere bedrijven. De cruciale gegevens zitten vast in verouderde systemen of zijn helemaal niet toegankelijk door beperkingen van leveranciers – ze kunnen of willen de informatie niet delen. Zelfs als de gegevens beschikbaar zijn, hebben medewerkers vaak niet de tijd of de technologie om ze te verwerken.
Door deze versnippering krijgen restaurants geen volledig beeld op hun verkoop, voorraad, recepten en food cost. Hun vermogen om onderbouwde beslissingen te nemen of efficiënt te werken komt daardoor in het gedrang.
Daardoor wordt een reeds moeilijke situatie, waarin het steeds lastiger wordt om medewerkers te vinden en te behouden, nog complexer.
Gebrek aan transparantie
Bij de exploitatie van een groot, complex bedrijf is transparantie in de bedrijfsgegevens van vitaal belang. Als je geen zicht hebt op de status van inkooporders, wordt het erg lastig om te achterhalen wanneer de orders zijn verzonden, of de goederen in goede staat zijn ontvangen en of facturen zijn betaald. Dit leidt vaak tot misverstanden, vertraagde leveringen en financiële onenigheid.
Als je geen gegevens kunt delen met ERP-, P2P- en boekhoudsystemen, raakt cruciale informatie vaak opgesloten in datasilo’s. Hierdoor worden de activiteiten complexer en ontstaan er fouten die voorkomen hadden kunnen worden.
Het gebrek aan transparantie reikt verder dan alleen de inkoop en geldt ook voor andere cruciale onderdelen van het restaurantbeheer. Als er geen universeel systeem wordt gebruikt, slagen restaurants met meerdere vestigingen er maar moeilijk in om de prestaties per filiaal, de food cost en andere belangrijke gegevens te controleren.
Daardoor wordt het moeilijk om goed onderbouwde beslissingen te nemen. Daarom bieden geavanceerde systemen zoals Apicbase de nodige tools om deze problemen te beperken, bijvoorbeeld door actuele gegevens en naadloze integraties te verstrekken. Op die manier krijgen restaurantmanagers het nodige overzicht om een efficiënt en rendabel bedrijf te runnen.
Hoe Optimaliseer Je de Tech Stach van Je Restaurant?
Om je backoffice-activiteiten te beheren, kies je het best voor één oplossing die alle benodigde functies combineert. Op die manier zijn alle gegevens over je restaurant, van de verkoopcijfers tot de voorraden en de receptgegevens, beschikbaar in het hele systeem. Je beschikt zo over actuele inzichten in het hele bedrijf, zodat je de vinger aan de pols kunt houden.
Apicbase is specifiek ontworpen om al je gegevens te bundelen in één enkel beheerplatform voor de back-of-house.
Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste functies.
Optimalisatie van de menu’s
Een goed menu samenstellen en optimaliseren begint met degelijk receptbeheer. Apicbase bewaart elk detail van je recepten tot op de gram. Zo kun je moeiteloos wijzigingen aanbrengen en het effect ervan in realtime visualiseren, zodat je steeds je gerechten kunt bijstellen om het optimale menu samen te stellen.
De chef-koks en menu-ontwikkelaars kunnen hun creativiteit de vrije loop laten. Tegelijkertijd zien ze welke effecten de verschillende ingrediënten en hoeveelheden hebben op de food costs, de winstmarges, de aanwezigheid van allergenen en de ecologische voetafdruk van het gerecht.
Als alle gegevens op één plek zijn opgeslagen, heeft iedereen toegang tot dezelfde informatie, waardoor er beter kan worden samengewerkt om winstgevende en populaire gerechten te creëren. De nieuwe of bijgewerkte recepten zijn onmiddellijk beschikbaar voor alle filialen, wat de consistentie en efficiëntie ten goede komt.
Gestandardiseerde recepten
Aangezien je over een single source of truth beschikt voor je recepten, worden alle twijfels over de ingrediënten, leveranciers, portiegroottes of allergenen geëlimineerd. Met deze zekerheid kunnen productieteams, of ze nu dezelfde gerechten bereiden in verschillende keukens of nieuwe medewerkers zijn die het menu nog moeten leren kennen, moeiteloos consistente gerechten bereiden tegen de juiste prijs.
Apicbase berekent automatisch de allergenen, voedingswaarden en de food cost, zodat je koks zich helemaal op de bereiding kunnen concentreren.
Real-time kostenberekening
Als je rendabel wilt blijven in een competitieve sector als de horeca, dan is het van cruciaal belang om te weten wat de reële kosten van je menu-items zijn. Met Apicbase beschik je over een veelzijdig systeem dat alle wijzigingen in de kosten nauwgezet in kaart brengt, zodat je altijd precies weet welke invloed deze schommelingen hebben op je menukosten.
Aangezien je in realtime de kosten van recepten en menu’s kunt berekenen, kun je snel goed geïnformeerde beslissingen nemen en je prijsstrategieën daarop afstemmen. Deze proactieve aanpak zorgt er niet alleen voor dat je marges worden veiliggesteld, maar ook dat je menu’s geoptimaliseerd worden op basis van de laatste prijzen.
Meer consistentie
Consistentie is essentieel om een betrouwbaar merk uit te bouwen en de tevredenheid van de klant te garanderen. Een uitgebreid platform zoals Apicbase zorgt voor meer consistentie in de productieplanning, de bereiding van de gerechten, de schaalbaarheid en de productieprocessen. Door schaalbare recepten te creëren met gegarandeerde opbrengsten, kan elk gerecht volgens dezelfde standaard worden bereid, ongeacht de locatie en de schaal.
Dit is vooral van belang voor bedrijven met meerdere vestigingen, waar het lastig kan zijn om een uniforme kwaliteit te leveren.
De tools voor productieplanning in Apicbase vereenvoudigen de processen door de recepten en stuklijsten met elkaar te combineren. Zo kan je team elke keer opnieuw consistente producten afleveren.
Voorraadbeheer
Om de beschikbaarheid van de voorraad te garanderen, verspilling tegen te gaan, de kosten in de hand te houden en je restaurant draaiende te houden, moet de voorraad zo effectief mogelijk worden beheerd. Met software voor voorraadbeheer worden de vele handmatige taken die gepaard gaan met voorraadbeheer geautomatiseerd.
Apicbase levert actuele informatie over de voorraadniveaus en maakt voorspellingen van de vraag, waardoor zowel overschotten als tekorten worden voorkomen. Als het voorraadbeheer wordt geautomatiseerd, verlies je minder tijd aan handmatige tellingen en beschikt je over nauwkeurigere gegevens om goed geïnformeerde inkoopbeslissingen te nemen.
Zich op de prestaties per vestiging
Managers van restaurants met meerdere vestigingen hebben behoefte aan transparante inzichten in de prestaties van de vestigingen, de food cost en andere cruciale cijfers. Met de geavanceerde restaurantanalyses van Apicbase krijg je gedetailleerde informatie over elk aspect van je activiteiten.
Van verkooptrends tot het ingrediëntenverbruik, het platform bundelt alle gegevens tot bruikbare inzichten die beschikbaar zijn vanaf één dashboard. Met deze mate van transparantie wordt het mogelijk om de prestaties in alle vestigingen op te volgen, mogelijke aandachtspunten te identificeren en snel eventuele maatregelen te treffen, voor een maximale impact.
Uitgebreide integraties
Een optimale tech stack leidt niet alleen tot meer efficiëntie in de back-of-house van je restaurant, maar staat ook garant voor een soepele communicatie met de front-of-house.
Apicbase ondersteunt uitgebreide integraties met diverse kassasystemen, leveranciersdatabases en boekhoudsoftware, waardoor het nog eenvoudiger wordt om alle aspecten van je bedrijfsvoering te coördineren.
Dankzij de robuuste API-mogelijkheden kan Apicbase specifieke integraties tot stand brengen met je bestaande softwaresystemen, waardoor je over een gepersonaliseerde workflow beschikt. Apicbase integreert alles in één efficiënt technologisch ecosysteem.
Leveranciersbeheer
In een klein, onafhankelijk restaurant volstaat het om twee of drie bestellingen per avond door te bellen naar een paar leveranciers. Maar bij grotere bedrijven is leveranciersbeheer een aparte taak. Om de constante aanvoer van ingrediënten te onderhouden en de kosten in de hand te houden, moet de inkoop doeltreffend worden beheerd.
Apicbase vereenvoudigt de communicatie met leveranciers door ze uit te nodigen om het platform te gebruiken. Op die manier heb je zicht op de volledige toeleveringsketen, van de inkoop tot het voorraadbeheer. Nu het leveranciersbeheer in één dashboard is ondergebracht, worden de bestellingen beter opgevolgd, verloopt de communicatie soepeler en worden de inkoopprocessen geautomatiseerd.
Apicbase verzamelt alle leveranciersinformatie en -activiteiten op één plek. Dit resulteert in sterkere relaties met je leveranciers en een soepele, foutloze toeleveringsketen.
Traceerbaarheid en compliance
Voor elk serieus restaurant zijn de voedselveiligheid en de naleving van gezondheids- en veiligheidsvoorschriften absolute prioriteiten. Voor groteren bedrijven die met complexe toeleveringsketens werken, is de traceerbaarheid van de voedingsmiddelen nog belangrijker.
Met een gecentraliseerd platform zoals Apicbase beschik je over krachtige tools voor de traceerbaarheid van voedingsmiddelen en het beheer van HACCP-taken. Hierdoor wordt het veel eenvoudiger om elke stap van het productieproces te controleren. Met deze mate van controle kunnen eventuele problemen snel worden aangepakt en wordt de naleving van de wettelijke voorschriften gegarandeerd, wat zowel je bedrijf als je klanten beschermt.
Onboarding en ondersteuning
De horeca kampt met een groot personeelsverloop. Daarom moet de introductie van nieuwe systemen snel en effectief verlopen. Zonder de juiste ondersteuning geniet je niet van het rendement dat je met je nieuwe systemen wilt bereiken.
Apicbase hecht veel belang aan de onboarding en ondersteuning, zodat je teams snel aan de slag kunnen. Onze klantenservice is zeer bereikbaar en helpt je graag verder bij eventuele problemen. Deze aandacht voor onboarding en permanente ondersteuning geeft je team de mogelijkheid om het volledige potentieel van Apicbase te benutten. Dit zorgt ervoor dat de overgang vanuit oudere systemen soepel verloopt en dat er continu vooruitgang wordt geboekt.
Meer Controle over je Bedrijf met Meerdere Vestigingen
Om een complex restaurantbedrijf met meerdere vestigingen te beheren kies je het best voor één platform met alle noodzakelijk back-of-house functies. Een cloudplatform dat moeiteloos integreert met andere systemen is de oplossing voor de grootste uitdagingen die we hierboven hebben besproken.
Apicbase is specifieke ontworpen als een veelzijdig platform voor restaurantbeheer, compleet met de nodige integraties, een uitstekende klantenservice en alle essentiële functies en tools.
Ontdek vandaag nog de kracht van Apicbase
Apicbase is de beste keuze voor complexe horecabedrijven met meerdere vestigingen die hun food cost willen verlagen, meer inzicht willen krijgen in hun gegevens en de winstmarges op elk menu willen verhogen.
