Die Küchen sind das Herzstück Ihrer Restaurants. Aber ohne die richtigen Hilfsmittel ist es eine Herausforderung, einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Hier kommt die Küchenmanagement-Software ins Spiel. Das System verwandelt Komplexität in Effizienz und bringt Ordnung in das Chaos.
Die Küchenmanagementsoftware vereinfacht wichtige Aufgaben wie die Bestandskontrolle, die Rezeptverwaltung und die Überwachung der Lebensmittelkosten. Sie verleiht Ihnen die volle Kontrolle über Ihre Back-of-House-Aktivitäten.
Eine digitale Küchenmanagementlösung hilft Restaurants, an allen Standorten effizient zu arbeiten. Sie reduziert den Abfall, hält die Qualitätsstandards aufrecht und steigert die Rentabilität – ohne zusätzlichen Stress.
Küchenmanagement-Software ist wichtig
In Restaurantküchen kann es chaotisch zugehen, vor allem zu Stoßzeiten wie beim Mittag- und Abendessen. Die Bestellungen gehen schnell ein und die Zutaten gehen Ihnen häufiger aus, als Sie denken.
Das setzt das Team im Küchenbereich noch mehr unter Druck. Und es führt auch zu Missverständnissen mit dem Servicebereich. Es kommt zu Fehlern und der Service wird verlangsamt.
Eine Softwarelösung für das Küchenmanagement im Restaurant ist die Antwort auf diese Herausforderungen. Sie rationalisiert Aufgaben wie die Bestandskontrolle, Rezeptverwaltung und Bestellverfolgung. Tatsächlich sagen 76 Prozent der Restaurantbetreiber, dass Technologie ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft. Küchenmanagement-Software hilft dabei, Abfall zu reduzieren, eine konstante Qualität der Speisen zu gewährleisten und die Lebensmittelkosten zu kontrollieren. 65 Prozent der Restaurants automatisieren bereits die Inventarverwaltung. Dies deutet darauf hin, dass die Zeit- und Geldersparnis erheblich ist.
In Betrieben mit mehreren Standorten erzielt Küchenmanagementsoftware besonders starke Ergebnisse. Restaurantbesitzer wissen, dass sich kleine Fehler zu großen Verlusten summieren können. Eine Küchenverwaltungslösung trägt zum Schutz des Nettoprofits bei und hilft, den Erfolg in großem Umfang zu steigern.
Wie Sie die richtige Küchenmanagement-Lösung auswählen (11 wichtige Aspekte)
Es gibt viele Softwarelösungen, die jeweils unterschiedliche Funktionen und Vorteile bieten. Bestimmte Schlüsselfunktionen sind jedoch bei jeder Technologie für die Gastronomie unerlässlich, damit diese effektiv ist. Sie sind wichtig, damit die Software Ihren Anforderungen gerecht werden kann.
Achten Sie bei der Auswahl einer Softwarelösung auf die folgenden Aspekte.
1. Rezepte – Ihr Kerndatensatz
Rezepte sind das Rückgrat eines jeden Gastronomiebetriebs. Ein Betriebssystem mit Funktionen zur Rezeptverwaltung hilft Ihnen, Rezepte genau zu skalieren. Dies gewährleistet dauerhaft gleichbleibende Ergebnisse an allen Standorten. Rezepte liefern auch wichtige Daten für die Inventarkontrolle und Kostenanalyse.
Aber ein Rezept ist mehr als eine Zutatenliste Ihre Rezeptdatenbank sollte zahlreiche Informationen bieten. Dazu gehören Informationen zu Allergenen, Nährwerten und sogar der CO₂-Fußabdruck eines jeden Produkts. Verbraucher und große Gastronomiekunden erwarten Transparenz. Ihre Rezeptdatenbank ist der perfekte Ort, um die notwendigen Informationen zentral zu verwalten.
2. Cloud-basierte SaaS
Cloud-basierte Software zentralisiert operative Daten und macht sie von jedem Gerät aus zugänglich. Durch den Fernzugriff können Manager die Leistung überwachen und Entscheidungen in Echtzeit treffen. Sie müssen nicht vor Ort sein.
Diese Plattformen erleichtern auch die Zusammenarbeit und die Schulung. Teams an verschiedenen Standorten bleiben in Kontakt. Alle Änderungen von Abläufen, Speisekarten oder Rezepten sind sofort verfügbar. Das steigert die Effizienz und operative Stetigkeit. Die Software passt sich dem Wachstum Ihres Unternehmens an. Sie können problemlos neue Standorte, Benutzer und Rezepte hinzufügen.
3. Integrationsmöglichkeit
Die beste Küchenmanagement-Software lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren. Sie verbindet alle Geräte und Technologien, auf die Ihr Team täglich angewiesen ist. Eine Küchenmanagementsoftware sollte mit Ihrem POS, Online-Bestellsystemen, Bestellkiosken, Apps und digitalen Leitsystemen verbunden sein.
Das Ergebnis ist ein einheitlicher und effizienter Software-Stack. Außerdem ermöglicht sie den reibungslosen Austausch von Daten mit externen Plattformen. Achten Sie auf Tools mit robusten API-Endpunkten. Zum Beispiel, um sich mit Bestellportalen von Lieferanten zu verbinden. Das gewährleistet eine fehlerfreie Kommunikation.
4. Automatisierung
Automatisierung ist der Schlüssel zur Steigerung der Effizienz. Ein Küchenmanagementsystem automatisiert die Bestandsverwaltung, die Nachverfolgung von Zutaten und Bestellungen. Das spart Zeit und verhindert Fehler. Arbeiten Sie nicht mit Systemen, die für Tätigkeiten wie Inventuren Datenexporte nach Excel erfordern. Das macht die Arbeitsabläufe komplexer und fehleranfälliger.
5. Mobiler Zugriff
Das Küchenpersonal kann von seinem Telefon oder Tablet aus Kennzahlen überprüfen und Aufgaben ausführen. Über den mobilen Zugriff kann es Lagerbestände zählen, Bestellungen aktualisieren oder Rezepte direkt abrufen. Das spart Zeit, denn sie müssen die Daten später nicht in eine Tabelle kopieren oder die App auf einem Desktop aktualisieren.
Für Manager bedeutet dies, dass sie Bestellungen genehmigen, die Leistung tracken und Küchenaufgaben aus der Ferne verwalten können. Das Ergebnis? Ein schnellerer Betrieb, weniger Fehler und reibungslosere Arbeitsabläufe in allen Bereichen.
6. Mehrere Standorte
Die Unterstützung mehrerer Standorte ist für die zentralisierte Kontrolle im Restaurantbetrieb unerlässlich. Ein Foodservice-Management-System integriert die Daten aller Standorte in einer einzigen Plattform. Die Betreiber können die wichtigsten Kennzahlen überprüfen und Unstimmigkeiten zwischen den Standorten erkennen. Sie erhalten Warnmeldungen bei kritischen Problemen wie niedrigem Bestand oder Unterbrechungen der Lieferkette.
Diese Echtzeit-Einblicke ermöglichen es Restaurantmanagern, fundierte, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Das hilft, die Ressourcen zu optimieren, beständige Qualität zu gewährleisten und die Verwaltung insgesamt zu verbessern.
7. Benutzerfreundliche Bedienoberfläche
Nicht alle Mitarbeiter sind technisch versiert, daher ist die Benutzerfreundlichkeit entscheidend. Die besten Systeme sind einfach zu bedienen. Dadurch wird die Einarbeitungszeit minimiert, die Änderungen werden vom Personal schneller angenommen und es kommt zu weniger Frustration. Eine gut durchdachte Back-of-House-Lösung sollte über eine intuitive Benutzeroberfläche verfügen. Auf diese Weise ist die Navigation einfach und fühlt sich vertraut an.
Restaurantsoftware sollte Tools bieten, die die alltägliche Arbeit tatsächlich verbessern. Effiziente Abläufe verbessern die Produktivität der Mitarbeiter.
8. Einblicke in Echtzeit
Einblicke in Echtzeit ermöglichen es Ihren Küchenteams, schnelle und fundierte Entscheidungen zu treffen. Restaurantmanager müssen schnell denken. Der sofortige Zugriff auf wichtige Kennzahlen ist entscheidend. Dazu gehören Lagerbestände, die Lebensmittelkosten und den Umsatz pro Standort.
Ein gut durchdachtes Küchenmanagementsystem zeigt diese Daten in übersichtlichen Dashboards an. Es hilft Managern, Fehler zu erkennen, Probleme zu lösen und Anpassungen vorzunehmen. Das Ergebnis sind weniger Überbestände oder Fehlbestände. Effiziente Ressourcennutzung reduziert Abfall und steigert die Rentabilität.
9. Modulares System
Ein modulares System bietet die Flexibilität, nur mit den Funktionen zu beginnen, die Sie benötigen. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens können Sie das System nach und nach ausbauen. Beginnen Sie mit einer soliden Rezeptdatenbank. Genaue Rezeptdaten sind wichtig. Diese wirken sich direkt auf den Einkauf, den Bestand, die Produktion und die Kostenkontrolle aus. All dies ist für die Führung eines profitablen Unternehmens unerlässlich.
Wenn Sie skalieren, können Sie weitere Module integrieren. Die Produktionsplanung, Ausarbeitung der Speisekarte und HACCP-Management sind Beispiele dafür. Sie tragen dazu bei, Fehler zu minimieren und die operative Leistung zu verbessern. Sie können auch Vertriebsanalysen, Berichte und Dashboards hinzufügen. Diese Module verschaffen Ihrem Team datengestützte Einblicke. Mit modularen Systemen wie Apicbase bezahlen Sie nur für das, was Sie brauchen. Und wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, können Sie skalieren, um tiefere Einblicke zu bekommen.
10. Starkes Support-Team
Um ideale Leistungen erbringen zu können, benötigen Ihre Mitarbeiter Technik. Ihr Technologieanbieter sollte also mehr als nur ein Anbieter sein, er sollte ein wahrer Partner sein. Ihr Erfolg ist deren Erfolg. Suchen Sie also nach einem Software-Partner mit einem engagierten Supportteam. Er sollte mehrere Möglichkeiten anbieten, sie zu erreichen, z. B. per Telefon, Online-Chat oder SMS.
Auf diese Weise können Sie Probleme schnell beheben und Ihren Betrieb aufrechterhalten. Eine solide Unterstützung bewirkt sehr viel bei der Einrichtung und Wartung Ihres Restaurant-Management-Systems.
11. Kosten und ROI
Bei der Bewertung der Softwareoptionen sollten Sie die Gesamtkosten berücksichtigen. Das umfasst die Konfigurationsgebühren, Schulungen und den laufenden Support. Vergleichen Sie diese Kosten mit der erwarteten Rentabilität Ihrer Investition (ROI). Prüfen Sie dazu Fallstudien und Nutzerbewertungen. So sehen Sie, ob das System die Effizienz verbessert, Verschwendung reduziert und die Rentabilität erhöht.
Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass das System Ihrem Unternehmen einen langfristigen Nutzen bringt.
Die 17 besten Lösungen für das Küchenmanagement in der Gastronomie
Softwarelösungen für die Küchenverwaltung gibt es in vielen Formen. Sie alle bieten unterschiedliche Vorteile für den Gastronomiebetrieb. Hier finden Sie einige der besten Tools, die zu Erfolg im Back-of-House (BOH) und Front-of-House (FOH) verhelfen.
1. Küchendisplaysysteme
Großküchen verwenden ein Küchendisplaysystem, um Bestellungen einfach zu verwalten. Diese Bildschirme in der Küche zeigen neue Bestellungen der Priorität nach an. Dazu gehören auch Details, wie z. B. Ernährungswünsche. Durch die Synchronisierung mit POS-Systemen (Point-of-Sale) trägt ein Küchendisplaysystem zur Verbesserung der Kommunikation bei. Es reduziert den Papierverbrauch und beschleunigt die Auftragsabwicklung – ein unverzichtbares Hilfsmittel für viel beschäftigte Köche.
2. Inventarverwaltungssoftware
Eine Inventarverwaltung in Echtzeit ist unverzichtbar. Sie verhindert, dass die Vorräte ausgehen und hilft, die Lebensmittelverschwendung zu reduzieren. Inventarverwaltungssoftware erleichtert es Restaurantbesitzern, den Überblick über die Lagerbestände zu behalten. Das System organisiert die Inventardaten und erstellt Berichte über Lebensmittelabfälle. Durch die Verbindung mit dem POS-System bleiben die Bestandsdaten genau. Die Mitarbeiter wissen genau, was sie bei den Lieferanten bestellen müssen. Sie kaufen nicht zu viel und das hilft, die Lebensmittelkosten unter Kontrolle zu halten.
3. Produktionsplanungslösung
Eine Produktionsplanungssoftware hilft bei der pünktlichen Zubereitung von Mahlzeiten mit gleichbleibender Qualität. Die Software aktualisiert zunächst die Lagerbestände. Dann wandelt sie Stücklisten in Bestellungen um. Sie berücksichtigt Produktionspläne und Vorlaufzeiten. Auf diese Weise stellt die Software sicher, dass Speisen und halbfertige Produkte bereitstehen, wenn sie benötigt werden.
4. Beschaffungsmanagementlösung
Beschaffungsmanagementsoftware automatisiert den Einkauf von Zutaten und prognostiziert die Nachfrage. Außerdem wird dadurch der Wareneingangsprozess erleichtert. So stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Zutaten zur richtigen Zeit zur Verfügung haben, was dazu beiträgt, den Abfall und die Kosten zu reduzieren.
5. Rezeptentwicklungslösung
Menu Engineering ist der Schlüssel zur Rentabilität eines Restaurants. Die Software für die Gestaltung der Speisekarte trackt die Kosten der Speisen und hilft bei der Optimierung der einzelnen Gerichte im Hinblick auf die Rentabilität. Sie hebt auch Positionen auf der Speisekarte hervor, deren Leistung unterdurchschnittlich ist, sodass Sie sie aktualisieren oder entfernen können. Die besten Küchenmanagementsysteme lassen sich nahtlos in das POS-System integrieren. Dies ermöglicht eine einfache gemeinsame Nutzung von Daten und Echtzeitberichten.
6. Software für Produktionsküchen
Küchenmanagementsoftware optimiert zentrale Produktionsküchen. Es automatisiert die Skalierung von Rezepten für Batch-Produktionen. Es trackt den Bestand in Echtzeit und vereinfacht die Überwachung von Lagerbewegungen zwischen den Standorten. Das System erleichtert Großbestellungen, überwacht die Produktionskosten und gewährleistet die Einhaltung der Lebensmittelsicherheit.
7. Restaurantmanagementlösung
Eine umfassende Back-of-House-Verwaltungssoftware wie Apicbase bietet eine Komplettlösung. Sie hilft bei der Verwaltung von Rezepten, der Inventarverwaltung, der Beschaffung von Zutaten und der Überwachung der Verkäufe. Die zentralisierten Dashboards sorgen für effiziente und einheitliche Abläufe an allen Standorten. Und sie bieten Echtzeit-Einblicke in wichtige Kennzahlen.
8. Robotik-Plattformen
Die Robotik verändert den Restaurantbetrieb, indem sie sich wiederholende oder gefährliche Aufgaben wie Anbraten oder Teigkneten übernimmt. In einer Branche, die mit Personalengpässen zu kämpfen hat, helfen Roboterplattformen – wie der Roboterkoch von Stellar Pizza – den Personalbedarf zu reduzieren.
9. Business Intelligence-Tools
Business Intelligence-Tools sammeln Daten aus allen möglichen Quellen. Verkaufs-, Bestands- und Kundentrends werden erfasst und in wertvolle Erkenntnisse umgewandelt. Mit BI-Tools wie Tenzo können Restaurants bessere Entscheidungen treffen. Ein datengesteuerter Ansatz hilft dabei, Speisekarten zu optimieren, den Bestand zu verwalten und den zukünftigen Bedarf zu prognostizieren.
10. Liefersoftware
Die Verwaltung von Online-Bestellungen über mehrere Lieferplattformen kann die Mitarbeiter überfordern. Sie müssen sich mit einer Lawine von Benachrichtigungen herumschlagen und Bestellungen manuell an das POS-System übertragen. Diese Komplexität erhöht das Risiko von Lieferfehlern.
Lieferaggregatoren wie Deliverect und RusHour sind Küchenmanagementlösungen, die den Betrieb erleichtern. Sie synchronisieren Online-Bestellungen aus verschiedenen Apps mit Ihrem POS-System und automatisieren so die Arbeitsabläufe. Diese Systeme tracken die Essensbestellungen und rationalisieren die Verwaltung der Speisekarte über verschiedene Plattformen hinweg. Sie bieten auch Einblicke und Berichte, die Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
11. POS-Systeme (POS)
Ein POS-System (Point of Sale) erfasst Verkäufe, verarbeitet Zahlungen und stellt Quittungen aus. Es ist ein wichtiges Tool für Restaurants, das Transaktionen optimal verwaltet und die Produktivität steigert. Dies geschieht durch die Konsolidierung von Kundenbestellungen, online und offline, in einem System.
Moderne POS-Software lässt sich mit Bestandsmanagement-, Restaurantanalyse- und CRM-Systemen verbinden. Diese Integrationen liefern wichtige Daten. Die Informationen aus dem POS helfen beim Marketing, bei der Gestaltung der Speisekarte und bei der Kostenkontrolle. Das ePOS, das digitale Kassensystem, ist ein zentraler Bestandteil des technischen Ökosystems eines Restaurants. Ohne es wäre die Verwaltung des Betriebs eine Herausforderung.
12. Kontaktlose Bestell- und Zahlungssysteme
Der Marktforschungsriese Juniper Research behauptet, dass sich kontaktlose Zahlungstechnologien zu einem 6-Billionen-Dollar-Geschäft entwickelt haben. Mobile Bestell- und Bezahl-Apps bieten erhebliche Vorteile für Restaurants und Küchen mit Mischkonzepten. Dazu gehören eine höhere Fluktuation der Tischbelegung, eine höhere Bestellgenauigkeit und ein besseres Kundenerlebnis. QR-Code-Plattformen sind ein Beispiel dafür. Sie ermöglichen es Kunden, zu bestellen und zu bezahlen, ohne eine App herunterladen zu müssen.
13. Bestellkioske
Selbstbedienungskioske, wie Tabesto, sind in der Gastronomie sehr beliebt. Sie helfen Restaurantketten, sich an die sich wandelnden Kundenerwartungen anzupassen. Diese Kioske ermöglichen es den Gästen, die Speisekarte zu durchstöbern, Bestellungen aufzugeben und zu bezahlen, ohne anstehen zu müssen. Bestellkioske bieten ein schnelles, komfortables Erlebnis.
Kioske helfen Restaurants, den Betrieb zu optimieren. Sie entlasten die Mitarbeiter und beschleunigen die Auftragsabwicklung. Die automatischen Upselling-Vorschläge erhöhen den Durchschnittsbon. Kioske sind aufgrund ihrer Flexibilität auch bei hybriden Küchen beliebt. Sie ermöglichen einen reibungslosen Ablauf beim Abholen, Mitnehmen und Verzehr vor Ort.
14. Online-Bestellsysteme und Liefer-Apps
Restaurants erweitern ihre Verkaufskanäle um Liefer- und Abholoptionen. Online-Bestellsysteme und Liefer-Apps rationalisieren den Prozess.
Diese Systeme ermöglichen es den Betreibern, eine Online-Speisekarte zu erstellen und Lieferungen zu planen. Funktionen wie Cross-Selling und QR-Code-Bestellungen helfen, den Umsatz zu steigern. Viele Restaurantbesitzer arbeiten mit Drittanbieterdiensten wie Uber Eats und Deliveroo zusammen. Dieser Ansatz bietet zusätzliche Transparenz, aber der Aufbau eines eigenen Systems hat auch Vorteile.
Es gibt den Betreibern die Kontrolle über das Kundenerlebnis. Und auch Zugang zu wertvollen Daten und direktem Feedback. Easy Order ist eine hervorragende Option für die Erstellung Ihrer eigenen App und Ihres Treueprogramms.
15. Software zur Kundenbindung
Kundenbindungssoftware, wie CRM-Systeme, stärkt die Kundenbeziehungen. Sie hilft, wiederkehrende Besucher zu Markenbotschaftern zu machen, was den Umsatz steigert.
Gastronomen nutzen Plattformen wie Yollty, um treue Gäste zu belohnen. Diese Plattformen ermöglichen es den Kunden auch, direktes Feedback zu geben. Das hilft Ihnen, Ihr Treueprogramm, Ihre Werbeaktionen und Ihr Marketing zu optimieren, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
16. Marken-Marktplätze
Restaurants nutzen virtuelle Marken, um Speisekarten-Konzepte zu testen und neue Kunden zu erreichen. Die Einrichtung einer virtuellen Marke ist relativ einfach. Allerdings ist dafür gründliche Marktforschung erforderlich. Bevor Sie eine neue Marke einführen, sollten Sie wissen, welche Art von Speisen gefragt ist. Wer sind Ihre Konkurrenten? Welche Kunden wird die neue virtuelle Marke ansprechen?
Wenn Sie nicht bei Null anfangen möchten, können Sie eine bestehende, erfolgreiche Marke lizenzieren. Stöbern Sie einfach in einem Marken-Marktplatz und wählen Sie ein bewährtes Konzept aus. Marken-Marktplätze helfen Ihnen, schnell mit einer erprobten, sofort einsatzbereiten virtuellen Marke zu starten.
17. CRM-Systeme für die Gastronomie
CRM-Systeme für die Gastronomie sind für die Förderung der Kundentreue und Kundenbindung unerlässlich. Diese Plattformen sammeln wertvolle Daten. Zum Beispiel E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Bestelldaten. Das Programm sagt Ihnen, wer Ihre Kunden sind, was sie wann und wo bestellt haben.
Mit diesen Daten können die Betreiber personalisierte Marketingkampagnen und gezielte Werbeaktionen erstellen. Dies fördert das Wiederholungsgeschäft und stärkt die Kundenbeziehungen. Die Einblicke, die CRM-Systeme bieten, helfen Restaurants, besser mit ihren Kunden in Kontakt zu treten. Ziel ist es, eine langfristige Treue zu erreichen.
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