Die Technologie in der Gastronomie hat sich stark weiterentwickelt. Die POS-Integration ist unerlässlich.
Obwohl das Point-of-Sale-System (POS) das technologische Herzstück der Restaurants bleibt, kommen heutzutage zahlreiche Technologien hinter den Kulissen zum Einsatz.
Diese Back-of-House-Software-Systeme sind für moderne Restaurants unverzichtbar geworden, da sie die Rentabilität erhöhen und die Arbeit für Restaurantleiter und das Küchenpersonal vereinfachen.
Einige Technologien sind mit dem POS des Restaurants integriert, sodass Daten einfach zwischen Front-of-House- (FoH) und Back-of-House-Systemen (BoH) ausgetauscht werden können.
Die Integrationen über API-Endpunkte oder auf andere Weise erhöhen die betriebliche Effizienz und vereinfachen den Alltag erheblich, da keine Zeit mehr für die Aktualisierung von Kalkulationstabellen oder Apps verloren geht. Und dank der Automatisierung wird das Risiko menschlicher Fehler bei der Übertragung der Daten stark reduziert.
Zu den wichtigsten dieser Restaurantmanagementsysteme gehört eine Management-Plattform wie Apicbase. Diese Ende-zu-Ende-Lösung verwendet Daten aus Ihrem POS, um Einblicke in Umsatz, Lebensmittelkosten, Gestaltung der Speisekarte und Bestandsverwaltung zu erhalten.
Mit anderen Worten, die Integration des POS-Systems bereitet den Datensilos zwischen dem Umsatzmanagement und dem Kostenmanagement ein Ende. Sie bietet bisher unvorstellbare Einblicke in die Rentabilität und hilft Ihnen, bessere (auf Ihren Daten basierende) Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Wenn das alles zu abstrakt klingt, dann formulieren wir es so:
Während Ihr POS-System hilft, den Umsatz zu optimieren, hilft die Management-Software für die Gastronomie, die Kosten unter Kontrolle zu halten. Gemeinsam sorgen die beiden Systeme dafür, dass Ihr Nettoprofit weiter wächst.
Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie das möglich ist.
TL;DR – The Apic Touch
Apicbase extrahiert Verkaufsdaten aus Ihrem POS-System und vergleicht sie mit Ihren Rezepten (Zutaten, Portionsgröße, Lieferantenpreise in Echtzeit). Sie erhalten sofort die tatsächliche Gewinnspanne für jede Position auf Ihrer Speisekarte. Darüber hinaus aktualisiert Apicbase Ihre Lagerbestände auf der Grundlage von Verkaufsdaten und bietet Berichte über Lagerbestände in Echtzeit für jeden Standort. Zudem optimiert Apicbase Ihre Kaufentscheidungen, indem es Ihre Bestellmengen basierend auf Ihren gewünschten Lagerbeständen und dem Verkaufsverlauf anpasst.
Sehen Sie sich die POS-Integrationen von Apicbase an. Ihr technisches Ökosystem ist einsatzbereit.
Was ist POS-Systemintegration?
Lassen Sie uns kurz die Definition einer POS-Integration für Ihr Restaurant zusammenfassen.
Die POS (Point of Sale)-Integration bezieht sich auf die Integration des Kassensystems eines Restaurants mit anderer Software und Technologien, die für den Betrieb dieses Restaurants verwendet werden.
Dies kann die Verbindung des Bestandsverwaltungssystems des Restaurants, des CRM-Systems (Customer Relationship Management), des Zahlungsabwicklungssystems und sogar der Online-Bestellsysteme mit seinem POS umfassen.
Der Zweck der POS-Integration besteht darin, Prozesse wie die Aktualisierung von Speisekarten, die Überwachung von Verkäufen und die Verarbeitung von Zahlungen im Restaurant zu rationalisieren und zu automatisieren. Dadurch können manuelle Fehler reduziert, die Effizienz verbessert und Echtzeitdaten für fundierte Entscheidungen bereitgestellt werden.
Durch die Integration des Kassensystems eines Restaurants mit seinem Inventarverwaltungssystem kann es beispielsweise die Zutatenmengen überwachen und automatisch Bestellungen generieren, wenn der Lagerbestand knapp wird. Dies trägt dazu bei, dass das Restaurant jederzeit über die notwendigen Zutaten verfügt und gleichzeitig zu große Bestände vermieden und Abfall reduziert werden.
Insgesamt kann die POS-Integration Restaurants helfen:
- effektiver zu arbeiten,
- das Kundenerlebnis zu verbessern und
- das Wachstum zu fördern.
Kurz gesagt, die POS-Systemintegration ist eine optimierte Verbindung zwischen Ihrem Point-of-Sale-System und anderen Software-Plattformen für Restaurants. Sie ermöglicht es den technischen Plattformen des Restaurants, Daten direkt von Ihrem POS in Echtzeit abzurufen und Informationen an Ihr POS zurückzugeben.
Mehr zum Thema: Kassensysteme für Gastronomiebetriebe mit mehreren Standorten | So richten Sie Ihr Tech-Ökosystem für schnelles Wachstum ein
Welche POS-Daten ergänzt Apicbase mit Restaurant-Daten?
Die Restaurant-Management-Plattform von Apicbase besteht aus Modulen wie Inventarverwaltung, Ausarbeitung der Speisekarte und Beschaffungsverwaltung. Die Kombination mehrerer (oder aller) Module ermöglicht es Ihnen, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und die Qualität der Speisekarten zu verbessern.
Apicbase verwendet zwei Arten von Daten von Ihrem POS-System:
1. Ein Datentyp sind dynamische Informationen über die Kassenbelege, die Ihr POS ausgibt. Das System erkennt:
- die Belegnummer,
- das Ausstellungsdatum (und die Uhrzeit),
- den Standort des Restaurants,
- die Speisekartenpositionen auf dem Beleg,
- der für die jeweilige Position bezahlte Betrag,
- der Gesamtpreis,
- die Mehrwertsteuer.
2. Der zweite Datentyp sind statische Informationen. Apicbase extrahiert die Artikel und Kategorien (wie Vorspeisen, Hauptgerichte, Beilagen, Desserts usw.) aus Ihrem POS-System. Sobald die Preise für alle Elemente in Apicbase festgelegt und mit Ihren Rezepten und Speisekarten verknüpft sind, verwendet das System die Daten, um die Inventarverwaltung zu automatisieren und Leistungseinblicke nach Standort zu generieren.
Was, wenn Sie einen Betrieb mit drei Restaurants und einer Geisterküche leiten?
Oder was ist, wenn Sie einen Lebensmittelbetrieb mit mehreren Einheiten verwalten?
Welche Vorteile bietet Ihnen eine POS-Integration?
Es gibt 7 Möglichkeiten.
7 Vorteile der Integration Ihres POS-Systems mit Apicbase
Schauen wir uns die Module in Apicbase genauer an.
1. Automatisierte Inventarverwaltung
Die Inventarverwaltungssoftware der Apicbase-Plattform verwendet die Verkaufsdaten Ihres Kassensystems, um Ihre Inventarverwaltung zu automatisieren.
Beispiel
Sie haben soeben einen Cheeseburger verkauft. Basierend auf dem Rezept, das Sie im Modul für die Menü-Gestaltung festgelegt haben, berechnet Apicbase, wie viele Zutaten verwendet wurden, um diesen Cheeseburger zuzubereiten und senkt den Bestand entsprechend. Das gilt für jeden anderen Verkauf, der in Ihrem POS-System registriert wird.
Und was haben Sie davon?
Ihre Restaurantleiter haben an jedem Standort Zugriff auf Echtzeit-Inventardaten, wodurch sie zu große oder zu kleine Bestellmengen verhindern können, was die Lebensmittelverschwendung und Ihre Lebensmittelkosten deutlich senkt.
Die Automatisierung der Inventarverwaltung spart auch Zeit. Tägliche Inventuren gehören der Vergangenheit an, da Apicbase die Lagerbestände automatisch aktualisiert, sobald ein Verkauf im Kassensystem registriert wird.
Darüber hinaus bieten Dashboards zum Inventar tiefe Einblicke in die Entwicklung Ihrer Lebensmittelvorräte im Laufe der Zeit. Die Plattform stellt sicher, dass Ihnen nie die Vorräte ausgehen, oder Sie mehr Bestand als nötig führen.
Sie können für die einzelnen Standorte sogar Mindestbestände für Ihre Zutaten festlegen. Das System benachrichtigt das Küchenpersonal, wenn der Lagerbestand knapp wird (oder wenn es übermäßig große Mengen bestellt).
2. Ausarbeitung von Menüs basierend auf Echtzeit-Erkenntnissen
Die Menü-Software der Apicbase-Plattform ist der Eckpfeiler Ihres Restaurantbetriebs. Sie bietet einen Überblick über Ihre Zutaten, individuelle Rezepte und Menüs.
So geht’s: Jede Position auf Ihrer Speisekarte ist mit einem Rezept verknüpft. Jedes Rezept ist mit den verwendeten Zutaten verknüpft. Die Inhaltsstoffe sind mit ihren jeweiligen Lieferanten, Verpackungsgrößen, Nährwerten und Allergeninformationen verknüpft.
Nebenbei bemerkt: Dank der Zutaten- und (Unter-)Rezeptinformationen können Ihre Entwicklungsköche ganz einfach Menüs erstellen. Sie können aus einem Dropdown-Menü auswählen, was sie benötigen. Apicbase berechnet sofort die Kosten und Nährwerte pro Portion oder für ein ganzes Menü. Darüber hinaus generiert die Software eine genaue Allergenliste, die per QR zur Verfügung gestellt wird. Die Automatisierung spart Ihren Teams mehrere Stunden pro Woche.
Das Menü-Entwicklungsmodul synchronisiert sich kontinuierlich mit Ihrem POS und ermöglicht die Berechnung der Gewinnmarge in Echtzeit pro Menü, Kategorie und Produkt auf der Speisekarte.
Darüber hinaus ruft Apicbase die Anzahl der verkauften Menüpunkte ab und zeichnet ihre Popularität gegen ihre Gewinnmargen in einem einfach zu lesenden Umsatzverteilungsdiagramm.
Das bedeutet, dass Sie sich keine Sorgen mehr um unzählige Tabellenkalkulationen machen müssen. Sie erhalten sofort einen detaillierten Einblick in Ihre Speisekarte, einschließlich der unrentablen Teile, denen Sie möglicherweise Aufmerksamkeit schenken sollten.
Beispiel
Lassen Sie uns den gleichen Cheeseburger, den wir im ersten Abschnitt erwähnen, als Beispiel verwenden. Apicbase holt sich die Verkaufsinformationen aus Ihrem Point-of-Sale (POS)-System und berechnet die Kosten für die Herstellung eines Cheeseburger auf der Grundlage der Preise und Mengen der im Rezept hinterlegten Zutaten. Diese Berechnung erfolgt für jeden in Ihrem POS erfassten Verkauf. Auf diese Weise kann Apicbase die Kosten und die Rentabilität jedes Menüpunkts genau bestimmen.
Und was haben Sie davon?
Die Erfassung der Rezeptkosten hilft Ihnen bei der Verwaltung von Produktnutzung, Ertrag und Abfall, sodass Sie die Effizienz bei der Verwendung der Zutaten maximieren können. Sie erhalten dadurch auch Einblicke in die Rentabilität der Speisekarte. Wenn die Gewinnmargen bestimmter Positionen auf Ihrer Speisekarte aufgrund von Preiserhöhungen bei Lieferanten zu sinken beginnen, werden Sie es sofort bemerken.
Die von Apicbase generierten Informationen zu Ihren Menüs dienen als Grundlage für die Maximierung der Effizienz, des Wachstums und der Kapitalrendite (ROI) Ihrer Lebensmittel- und Getränke-Ressourcen.
Die kombinierten Einblicke ermöglichen es Ihnen, Ihre Menüs so zu gestalten, dass sie Ihre profitabelsten Produkte bewerben und Ihren Gewinn maximieren. Sie helfen Ihnen auch festzustellen, ob bestimmte Artikel zu teuer oder zu günstig sind oder ob die Portionierung des Rezepts falsch ist.
3. Aussagekräftige Berichte
Apicbase verwandelt die Daten des Menü-Gestaltungsmoduls und Ihrer POS-Belege in aussagekräftige Dashboards und Berichte (siehe Analyse-Software für die Gastronomie).
Hier erhalten Sie unbezahlbare Einblicke in:
- Umsatz,
- Lebensmittelkosten,
- Inventar Ihrer Speisen und Getränke und
- Beschaffung.
Beispiel
Werfen wir einen genaueren Blick auf die Lebensmittelkostenanalyse. Apicbase sammelt die Umsatzinformationen von Ihrem Point-of-Sale-System und verwendet das Modul für die Gestaltung der Speisekarten, um eine Momentaufnahme Ihrer Lebensmittelkosten zu erstellen. Dies ermöglicht es der Plattform, schnell den Teil Ihres Umsatzes zu bestimmen, der in den Lebensmittelbestand fließt. Sie erhalten eine sofortige Berechnung Ihres Prozentsatzes der Lebensmittelkosten, was deutlich schneller als die Gewinn- und Verlustrechnung Ihres Buchhalters ist.
Sie können sofort Maßnahmen ergreifen, wenn Ihre Gewinnmargen zu schwinden drohen.
Aber das ist nicht der einzige Vorteil. Unsere Plattform nutzt die Daten aus Ihrem Point-of-Sale-System, um Ihre Lebensmittelkosten auf Produkt- und Kategorienebene zu berechnen. Mit diesen Informationen können Sie das Angebot auf Ihren Menüs analysieren, Ihre Rezepte und Menüs verfeinern und Ihre Gewinnmargen erhöhen.
Aber das ist noch nicht alles!
Vorhin haben wir erwähnt, dass Apicbase Ihren Bestand automatisch trackt. Im Insights Hub bieten wir noch mehr Funktionen. Hier können Sie die Varianz sehen, die die Abweichung zwischen dem, was auf Lager sein sollte, und dem, was tatsächlich verfügbar ist, darstellt.
Diese verhilft Ihnen zu einem umfassenden Verständnis des aktuellen (und bisherigen) Stands Ihres Inventars für jeden Standort, jede Produktkategorie, jede Position auf der Speisekarte und jede Zutat.
Und was haben Sie davon?
Mit einem besseren Verständnis Ihrer Geschäftsdaten können Sie schlecht funktionierende Restaurants und unrentable Punkte auf der Speisekarte identifizieren. Mit diesem Wissen können Sie die Rezepte und die Standardverfahren für die Beschaffung verbessern. So erhöhen Sie die Gewinnmargen Ihrer Restaurants.
4. Intelligente Bestellung
Am Ende eines langen Arbeitstages kann Ihr Team einfach auf das Tablet schauen, um festzustellen, dass Apicbase die Lagerbestände bereits aktualisiert und Empfehlungen für Bestellungen ausgestellt hat. Nach einer kurzen Überprüfung kann es sofort mit nur wenigen Fingertipps eine Bestellung an Lieferanten senden.
Wie?
Apicbase berechnet die idealen Bestellmengen basierend auf Ihren Rezepten und den Soll- (oder Mindest-)Beständen mit der Beschaffungssoftware der Plattform. Dies ermöglicht ein optimiertes Beschaffungsmanagement mit den Daten aus Ihren POS-Kassenbelegen und der Inventarverwaltungssoftware.
Beispiel
Lassen Sie uns zum Beispiel auf den Cheeseburger von vorhin zurückkommen. Zuerst holt sich Apicbase den Kassenbeleg von Ihrem POS und senkt automatisch den Bestand bei den jeweiligen Zutaten, die für den Cheeseburger verwendet werden. Wenn Sie dann wenig Käse haben, fügt die Software den richtigen Betrag zur nächsten Bestellung Ihres Käselieferanten hinzu.
Und was haben Sie davon?
Das intelligente Bestellmodul spart nicht nur Zeit für Ihre Restaurantteams, sondern hilft auch, Überbestände und Bestandsengpässe zu vermeiden, die sonst Ihren Wareneinsatz erhöhen würden. So hilft Apicbase, Ihre Gewinnmargen zu halten.
Unser Ziel ist es, noch weiter zu gehen, da wir eine dynamische Prognose auf Ebene des Soll-Bestands für umsatzorientierte Bestellungen einführen wollen. Mit anderen Worten, das System prognostiziert die Lebensmittel und Getränke, die Ihre Restaurantleiter kaufen sollten, um den zukünftigen Verkäufen gerecht zu werden.
Ihre Soll-Werte ändern sich je nach Wochentag, Menüanpassungen und anderen Variablen wie Wetter oder Ereignissen. Deshalb ist es klug, einen dynamischen Soll-Bestand zu haben. Die manuelle Einstellung der Soll-Bestände für jede Position auf der Speisekarte und für jedes Restaurant wäre jedoch zeitaufwendig. Glücklicherweise wird Apicbase bald in der Lage sein, seine Analyse Ihrer Verkaufs- und Bestandsdaten zu nutzen, um auf Artikelbasis zu prognostizieren, was Sie bestellen müssen. Halten Sie Ausschau nach Updates zu dieser bevorstehenden Funktion.
5. Agilere Teams
Die Integration Ihres POS-Systems mit Apicbase hilft, den täglichen Betrieb eines Restaurants zu rationalisieren und die Effizienz zu verbessern (eine aus unserer Sicht ziemlich drastische Verbesserung, um ehrlich zu sein, aber vielleicht sind wir voreingenommen). Langwierige Aufgaben wie die manuelle Dateneingabe werden reduziert und die organisatorische Flexibilität steigt auf ganzer Linie.
Darüber hinaus kann der Zugriff auf Echtzeit-Einblicke in die Leistung des Restaurants zu besseren Entscheidungen über Punkte auf der Speisekarte und Personaleinsatzpläne führen.
Die Integration befähigt Ihre Restaurantleiter und andere wichtige Akteure. Dadurch können Sie die Kontrolle über den Betrieb übernehmen und fundierte Entscheidungen treffen, die Ihnen helfen, erfolgreich zu sein und letztendlich zu wachsen.
Ein großer Vorteil für Ihre Teams ist die Zeitersparnis.
Durch die Optimierung Ihrer Abläufe spart Apicbase Ihnen und Ihrem Team wertvolle Zeit, die Sie in andere Bereiche wie die Stärkung der Kundenbeziehungen, die Verbesserung des Gästeerlebnisses oder die Schulung Ihrer Mitarbeiter investieren können.
Dadurch, dass Ihr Team mehr Zeit hat, um sich auf Kernaufgaben zu konzentrieren, wird es agiler und ist besser gerüstet, um auf sich ändernde Kunden- und Betriebsbedürfnisse zu reagieren, was für den Erfolg in der wettbewerbsfähigen Gastronomiebranche unerlässlich ist.
6. Verbessertes Kundenerlebnis
Einer der größten Vorteile der Apicbase-POS-Integration in Ihrem Restaurant ist, dass Sie ein tiefgehendes Verständnis für die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Kunden erhalten.
Die von der POS-Integration gesammelten Daten helfen Ihnen, Ihre Kundenpräferenzen besser zu verstehen und maßgeschneiderte Angebote zu erstellen, die Ihre Kunden dazu bewegen, wiederzukommen. So lässt sich ein personalisiertes Kundenerlebnis schaffen, das mit Sicherheit einen bleibenden Eindruck hinterlässt.
Mit Apicbase können Sie Menüs nach dem Geschmack Ihrer Kunden erstellen. Und dank des automatisierten Inventarverwaltungssystems werden Ihnen die Zutaten nie ausgehen. Das bedeutet, dass Sie sich keine Sorgen darüber machen müssen, Gäste zu enttäuschen – und negative Kundenbewertungen zu erhalten –, weil deren Lieblingsgericht nicht verfügbar ist.
7. Nachhaltiges Wachstum
Zwei große Hürden für die Expansion eines Restaurants sind der Mangel an umsetzbaren Daten und die Tatsache, dass Menschen Fehler machen.
- Was umsetzbare Daten angeht, kann ich mich sehr kurz fassen: Um Ihr Geschäft auszubauen, benötigen Sie solide Daten zu Umsatz und Kosten. In Echtzeit zu wissen, wie viel Geld in das Unternehmen fließt und wie viel Bargeld das Unternehmen verlässt, ist grundlegendes Wissen für jedes Unternehmen, insbesondere wenn eine erfolgreiche Expansion des Restaurants angestrebt wird.
- Der menschliche Faktor, verstehen Sie uns nicht falsch, denn anders als manchmal behauptet wird, bilden die Menschen den Kern der Gastfreundschaft. Aber Menschen machen Fehler. Wir vergessen Dinge und tun nicht immer das, was von uns erwartet wird.
Kleine Fehler können große Folgen haben.
Sie müssen korrigiert werden, was Ihre erfahrensten Mitarbeitern Zeit kostet und ihnen Zeit für die wichtigen Aufgaben nimmt.
Um ähnliche Fehler in Zukunft zu vermeiden, müssen häufig neue Schulungen organisiert oder die Standardverfahren überarbeitet werden. Kleine Fehler kosten auch Geld. Wenn zu große Portionen serviert werden, zum Beispiel. Das summiert sich zu einem Betrag, der nicht für die Investition in das Wachstum des Betriebs verfügbar ist.
Darüber hinaus lassen all diese Verluste die Bücher für Anleger etwas weniger rosig erscheinen.
Mit einer POS-Integration für Ihre Restaurant-Management-Plattform erhalten Sie das Beste aus beiden Welten. Auf der einen Seite entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von der langwierigen Verwaltung, und auf der anderen Seite vermeiden Sie die Fehler, die bei der Übertragung von Daten von einem System auf ein anderes unvermeidlich sind.
Die Integration von Technologieplattformen in Ihr POS eröffnet eine Welt von Möglichkeiten für Ihr Restaurantgeschäft
Die Point-of-Sale-Integration ist entscheidend für die Rentabilität Ihres Restaurantgeschäfts. Sie liefert standortübergreifend Echtzeitdaten zu Umsatz und Kosten und ermöglicht es Ihrem Restaurant- und Betriebsleiter, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Die Integration eines POS-Systems mit einer Restaurant-Management-Plattform wie Apicbase ist der Schlüssel zu einer datengesteuerten Geschäftsstrategie. Die Integration optimiert die Bestandsverwaltung, die Gestaltung der Menüs und die intelligente Bestellung.
Die Apicbase-Plattform vereinfacht und automatisiert sogar mehrere Back-of-House-Prozesse und befähigt Ihre Mitarbeiter. Sie hilft ihnen auch, Zeit zu gewinnen, damit sie agil bleiben und sich darauf konzentrieren können, einzigartige Kundenerlebnisse zu schaffen.
POS-Integration mit Apicbase = Magie
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