Entscheidende Restaurantberichte: Wichtige Einblicke für einen erfolgreichen Betrieb

Restaurantberichte verwandeln unübersichtliche Daten in klare, verständliche Informationen. Sie ermöglichen es Ihnen, die Performance verschiedener Gerichte, Menüs und Standorte zu vergleichen. In Kombination mit einer Analysesoftware für die Gastronomie können Sie damit in den Rohdaten schlummernde Erkenntnisse aufdecken.

Sie können auf die Details eingehen und sich einen Überblick über Performance, Effizienz und Rentabilität verschaffen.

In diesem Artikel besprechen wir die Bedeutung von Restaurantberichten und wie Sie die richtigen Einblicke erhalten. Anschließend befassen wir uns mit neun wichtigen Restaurantberichten, die Sie im Blick behalten sollten, um eine gute finanzielle Verfassung und die Rentabilität Ihres Restaurants zu gewährleisten.

Was sind Restaurantberichte?

Restaurantberichte verwandeln Rohdaten in nützliche Informationen. Zu den Rohdaten eines Restaurants gehören Umsatzzahlen, Bestandsdaten, Preisangaben für Zutaten, Rezeptmengen und -einheiten sowie Finanzkennzahlen.

Tools für die Berichterstattung nehmen all diese Informationen auf und stellen sie in übersichtlichen Diagrammen, Grafiken, Listen, durchsuchbaren Tabellen und anderen leicht verständlichen Formaten dar. Berichte verleihen Managern unmittelbar einen Überblick über den Restaurantbetrieb und ermöglichen es ihnen außerdem, nach genaueren Einzelheiten zu suchen, um detaillierte Einblicke in jeden Bereich des Geschäfts zu erhalten.

Warum Restaurantberichte wichtig sind

Restaurantberichte sind ein wichtiges Hilfsmittel für Manager. Sie liefern die Erkenntnisse, um fundierte Entscheidungen zu treffen, den Betrieb zu optimieren und den Erfolg des Restaurants voranzutreiben.

Ohne Restaurantberichte müssten die Manager Rohdaten aus verschiedenen Quellen manuell durchsuchen.

Die besten Berichtstools verwandeln Daten in verwertbare Informationen und ermöglichen so einen proaktiven statt eines reaktiven Ansatzes für das Management.

Gehen wir auf die Bereiche ein, in denen Restaurantberichte besonders wichtig sind.

Kostenkontrolle

Wenn die Kosten steigen oder die Umsätze sinken, müssen Restaurantleiter die Ursache so schnell wie möglich ausfindig machen. Restaurantberichte geben Ihnen Aufschluss darüber, was ein Problem verursacht hat und wie Sie es beheben können.

Ein regelmäßiger Bericht über die Varianz Ihres Inventars informiert Sie beispielsweise über die Differenz zwischen dem tatsächlichen und dem Soll-Inventar. Diese Momentaufnahme hilft Ihnen, eine Überbevorratung zu vermeiden und die Lebensmittelkosten zu senken.

Mit einem Artikelpreisbericht können Sie sehen, wie sich die Preise im Laufe der Zeit verändert haben. So können Sie mit den Lieferanten neu verhandeln oder Ihre Speisekarte ändern, um eine günstigere Zutat zu verwenden.

Diese beiden Beispiele sind längst nicht alles. Bei großen Gastronomiebetrieben mit Hunderten von Standorten kann bereits eine Senkung der Lebensmittelkosten um 1 Prozent zu einem zusätzlichen Bruttogewinn von mehreren Hunderttausend Euro führen.

Umsatzoptimierung

Berichte über Ihre Gesamteinnahmen, den Gesamteinkaufswert und den Gesamtlagerwert zeigen deutlich die Rentabilität Ihres Restaurants und ermöglichen Ihnen einen schnellen Vergleich der Performance verschiedener Standorte.

Wenn Sie verstehen, warum ein Standort besser abschneidet, können Sie dessen bewährte Vorgehensweise an den Standorten, an denen etwas nachgeholfen werden muss, umsetzen.

Die Überwachung der zeitlichen Umsatzentwicklung pro Standort hilft Ihnen, in Schwierigkeiten geratene Standorte zu erkennen und Ihren Managern die notwendige zusätzliche Unterstützung zu bieten, lange bevor die Situation außer Kontrolle gerät.

Mit diesen Erkenntnissen können Sie die notwendigen strategischen Entscheidungen treffen, um unnötige Ausgaben zu reduzieren und den Umsatz in Ihren Restaurants zu steigern.

Effiziente Betriebsabläufe

Effiziente Prozesse sind für die Kostenkontrolle unerlässlich. Restaurantberichte helfen bei der Überwachung der Fortschritte. Die enthaltenen Werte und Kennzahlen zeigen an, ob sich Ihre Restaurants in die richtige Richtung entwickeln.

Zum Beispiel: Berichte über die für eine Bestellung benötigte Zeit, die Liefergeschwindigkeit, den Prozentsatz der Lebensmittelkosten, die Bestandsabweichung und die Lebensmittelverschwendung geben Ihnen Einblicke in die Effizienz Ihres Betriebs.

Wenn diese Kennzahlen unterdurchschnittlich abschneiden, können Sie Änderungen vornehmen, um die Schulung Ihres Personals zu verbessern, bessere Anreize für die Mitarbeiter zu schaffen und neue Prozesse und Technologien für eine effizientere Gestaltung der täglichen Abläufe einzuführen.

Trends und Chancen erkennen

Berichte helfen Ihnen nicht nur, zurückzublicken und positive Veränderungen vorzunehmen. Sie ermöglichen es Ihnen, sich Trends anzusehen und proaktiv Wachstums- und Verbesserungschancen zu erkennen.

Restaurantberichte sind besonders wertvoll, wenn sie mit Tools für die Absatzanalyse kombiniert werden, die Ihren Wareneinsatz und Ihre Umsätze analysieren.

Berichtstools helfen Ihnen beispielsweise bei der Nachfrageprognose, sodass Sie die Produktion und den Lagerbestand im Auge behalten können, um auch eine geschäftige Zeit bewältigen zu können. Sie können auch Möglichkeiten zur Eröffnung neuer Standorte identifizieren, indem sie die Daten bestehender Restaurants analysieren.

Trends und Chancen zu erkennen, ist entscheidend für ehrgeizige Unternehmen, die expandieren und der Konkurrenz einen Schritt voraus sein wollen.

Wie Sie Restaurantberichte erstellen

Die meisten Restaurants verwenden Software wie POS-Systeme, Inventarverwaltungssysteme und Buchhaltungstools, um verschiedene Bereiche des Unternehmens zu verwalten. Diese Tools können in der Regel Berichte auf der Grundlage der gesammelten Daten erstellen.

POS-Systeme können den Gesamtumsatz, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter und die beliebtesten Gerichte anzeigen. Buchhaltungstools können Ihnen Zahlen zum Umsatz und den Gesamtkosten liefern. Doch wenn diese Systeme nicht miteinander kommunizieren und Daten austauschen, ist der Nutzen dieser Berichte begrenzt.

Eine ganzheitliche BOH-Management-Plattform wie Apicbase lässt sich mit anderer Software integrieren, um Daten im gesamten Unternehmen und an allen Standorten gemeinsam zu nutzen. Das bedeutet, dass Sie unternehmensweite Berichte erhalten können, die entscheidende Erkenntnisse liefern. Sie können von einem Ort aus auf alles zugreifen und erhalten die Echtzeitinformationen, die Sie und Ihre Mitarbeiter benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

9 wichtige Restaurantberichte

Die Leitung eines Restaurants ist ein Balanceakt: Kundenzufriedenheit, hohe Qualität und Kostenkontrolle. Restaurantberichte geben Ihnen einen schnellen Überblick darüber, wie gut Sie diese miteinander im Konflikt stehenden Prioritäten handhaben.

Sehen wir uns die wichtigsten Berichte an, die Managern helfen, Qualität und Effizienz zu verbessern und Kosten zu senken.

Inventar

Berichte zur Bestandsverwaltung im Restaurant geben Ihnen Auskunft über den Stand Ihrer Lagerbestände und den Wert der gekauften Zutaten. Diese Informationen sind entscheidend, um Überbestände zu reduzieren und die Lebensmittelkosten unter Kontrolle zu halten.

Die beste Inventarverwaltungssoftware für Restaurants verfolgt automatisch Ihre Lagerbestände und informiert Sie über den Gesamtwert Ihres eingekauften Inventars und darüber, ob Sie einen negativen Lagerbestand haben. Mitarbeiter können ganz einfach nach Artikeln suchen, um deren Mengen und Werte zu überprüfen. Durch den Einsatz von Filtern können sie genau einschätzen, wie viel sie bestellen müssen, um die Nachfrage zu decken und einen optimalen Lagerbestand zu halten. Diese umsetzbaren Erkenntnisse sind entscheidend für die Minimierung der Lebensmittelverschwendung.

Beschaffung

Eine effektive Beschaffungskontrolle bedeutet, dass Sie die Beziehungen zu Ihren Lieferanten verwalten, entsprechend den aktuellen Lagerbeständen bestellen und bessere Preise aushandeln. Berichte zur Beschaffungsverwaltung im Restaurant versorgen Ihre Mitarbeiter mit wichtigen Informationen, um zu große Bestellungen oder zu geringe Lagerbestände zu vermeiden. Diese Berichte geben Aufschluss über Einkaufstrends, durchschnittliche Bestellwerte pro Lieferant und die Bestelltätigkeiten an den jeweiligen Standorten. Diese Informationen sind wichtig für die Kontrolle der Lebensmittelkosten und die Optimierung der Lagerbestände.

Absatztrends

Absatzdaten sind für die Beurteilung der Verfassung und der Rentabilität Ihres Restaurantbetriebs entscheidend. Absatzberichte bieten einen Überblick über die Entwicklung des Geschäfts an verschiedenen Standorten, doch der wahre Wert liegt in der Analyse von Absatztrends. Berichte über Absatztrends kombinieren Absatzzahlen, die Verwendung des Bestands und den Wareneinsatz, um Möglichkeiten zur Ankurbelung des Geschäfts und zur Verbesserung der Gewinnmargen aufzudecken.

Sie können zum Beispiel dabei helfen, die Preisgestaltung für stark nachgefragte Artikel mit geringen Gewinnspannen aufgrund hoher Kosten anzupassen, die Speisekarte zu optimieren, indem weniger beliebte oder margenschwache Positionen überarbeitet oder von der Karte genommen werden. Auch die Beschaffung von Vorräten lässt sich verbessern, indem Erkenntnisse darüber genutzt werden, welche Zutaten am häufigsten verwendet werden, um die Kosten zu senken und den Überschuss zu minimieren.

Performance der Standorte

Für große Restaurantgruppen und Gastronomiebetriebe mit mehreren Standorten ist es wichtig, die Performance der verschiedenen Standorte zu vergleichen. Indem Sie die leistungsstärksten Standorte ermitteln, können Sie Maßstäbe setzen, um die Standards der anderen Standorte zu erhöhen, damit diese mit den besten Standorten mithalten können.

Die Berichte über die Performance der Standorte bieten eine Momentaufnahme der Rentabilität, Effizienz und finanziellen Verfassung der jeweiligen Verkaufsstellen. Diese Berichte decken eine Reihe von Kennzahlen ab, darunter den Wert des Inventars, die Lebensmittelverschwendung und den Prozentsatz der Lebensmittelkosten für jeden Standort. Da diese Berichte stets mit Echtzeitdaten aktualisiert werden, können Sie schnell feststellen, welche Standorte sofortige Aufmerksamkeit erfordern, und fundierte Entscheidungen treffen, um deren Leistung zu verbessern.

Solche Berichte sind besonders wertvoll für Betriebe, die Großküchen verwenden und Bestände zwischen verschiedenen Standorten versenden müssen. Die Lagerbestände und Lagerwerte können Sie an jedem Standort leicht einsehen. Dadurch verläuft die oft chaotische interne Bestelllogistik wie am Schnürchen. Da alle Daten in einem System konsolidiert sind, können Sie außerdem den Status von Bestellungen effektiv verfolgen und überwachen und so einen reibungslosen Betrieb in Ihrem gesamten Netzwerk sicherstellen.

Varianzanalyse

Varianzberichte informieren Sie über die Unterschiede zwischen Ihren tatsächlichen und erwarteten Lagerbeständen und Lebensmittelkosten. Diese Zahlen sind von entscheidender Bedeutung, da sie Ihnen zeigen, wie weit die tatsächlichen Zahlen von den prognostizierten oder erwarteten Zahlen abweichen.

Diese Abweichungen zu erkennen, ist entscheidend, um Verschwendung und Ineffizienzen in Ihrem Betrieb aufspüren zu können. Wenn Sie die Abweichung genau kennen, können Sie damit beginnen, gezielte Verbesserungen vorzunehmen, um diese Lücken zu minimieren und die Effizienz zu optimieren, sodass die Varianz idealerweise so nahe wie möglich an der Null liegt.

Preisentwicklung

Preisentwicklungsberichte bieten eine Tabelle, die die Preise Ihrer Zutaten im Laufe der Zeit darstellt, sodass Sie Anomalien oder signifikante Erhöhungen der Lieferantenpreise schnell erkennen können. Mit diesen Informationen können Sie bessere Preise aushandeln, einen Lieferantenwechsel in Betracht ziehen oder Rezepte ändern, um die Gewinnspanne Ihrer Gerichte zu erhöhen. Dieser proaktive Ansatz hilft Ihnen, die Kosten effektiv zu verwalten und die Rentabilität zu erhalten.

In Kombination mit den Berichten über Absatztrends und den Tools für die Gestaltung der Speisekarten werden die Berichte über die Preisentwicklung zu hilfreichen Instrumenten für die Optimierung des Angebots auf der Speisekarte und die Steigerung des Nettoprofits. Sie ermöglichen datengestützte Entscheidungen über die Preisgestaltung, die Auswahl von Lieferanten und die Ausarbeitung von Speisekarten, damit Ihre Speisekarten für die Kunden ansprechend und finanziell vertretbar ist.

Liefersummen pro Lieferant

Mit den monatlichen Berichten über die Liefersummen können Sie die Kosten der Zutaten pro Bestellung überwachen. Diese Berichte können Ihnen dabei helfen, Möglichkeiten zu erkennen, bessere Angebote auszuhandeln, insbesondere wenn die Bestellungen bei einem Lieferanten eine bestimmte Kostenschwelle erreichen.

Wenn Sie außerdem feststellen, dass die Lieferkosten für einen bestimmten Lieferanten gleichbleibend hoch sind, können Sie diese Daten nutzen, um an der Senkung der Lebensmittelkosten und der Minimierung von Abweichungen bei den Lebensmittelkosten zu arbeiten.

Gewinne nach POS-Kategorie

Ihr POS-System ist eine umfassende Datenquelle, die, wenn sie mit Ihren BoH-Restaurantmanagement-Systemen integriert wird, unschätzbare Erkenntnisse liefern kann. Eine wichtige Analyse Ihres POS ist der Bericht über den Gewinn nach Kategorie, der in der Regel Kategorien wie Vorspeisen, Hauptgerichte, Desserts, Beilagen, alkoholische Getränke, Heißgetränke und Softdrinks umfasst. Indem Sie die Umsatz- und Gewinnbeiträge der einzelnen Kategorien untersuchen, können Sie Möglichkeiten zur Optimierung der Speisekarte erkennen. Wenn sich beispielsweise Desserts gut verkaufen, aber nur eine geringe Gewinnspanne aufweisen, könnte dies auf hohe Kosten oder Probleme bei der Preisgestaltung hinweisen.

Wareneinsatz

Der Wareneinsatz ist mehr als nur ein Posten in Ihrem Jahresabschluss – er ist ein wichtiger Indikator für die Rentabilität Ihres Restaurants. Diese Kennzahl aus der Gastronomie fasst die Zutaten- und Personalkosten zusammen, die für die Zubereitung Ihrer Gerichte erforderlich sind. Wenn Sie einen klaren, detaillierten Wareneinsatzbericht zur Hand haben, können Sie genau sehen, was die Produktion der einzelnen Positionen auf Ihrer Speisekarte kostet. Diese Erkenntnis wirkt sich direkt auf Ihre Preisstrategien und die Gestaltung Ihrer Speisekarte aus. Anders als bei der Gewinn- und Verlustrechnung müssen Sie hierfür nicht monatelang warten. Mit einer Software, die detaillierte Wareneinsatzberichte erstellen kann, können Sie jederzeit sehen, ob die Positionen auf Ihrer Speisekarte noch rentabel sind, sodass Sie eventuelle Umsatzeinbußen wirksam abfedern können.

Apicbase vereinfacht komplexe Vorgänge über mehrere Standorte hinweg

Apicbase verwandelt Unmengen von Rohdaten in klare, umsetzbare Erkenntnisse mit leicht verständlichen Tabellen, Diagrammen und Grafiken.

Diese Erkenntnisse sind wichtig, um den Zustand Ihres Restaurants zu überwachen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie mehrere Restaurantstandorte und Konzepte verwalten.

Fragmentierung und Datensilos erschweren das Abrufen von Informationen, verlangsamen die Entscheidungsfindung und schränken letztlich Ihr Potenzial ein, die Abläufe zu verbessern und den Gewinn zu steigern, z. B. durch die Reduzierung von Lebensmittelabfällen.