Essentiële Rapporten voor Restaurants: De Belangrijkste Inzichten voor een Efficiënte Bedrijfsvoering

Restaurantrapporten zetten onoverzichtelijke gegevens om in duidelijke informatie. Ze bieden je de mogelijkheid om de prestaties van de diverse gerechten, menu’s en filialen met elkaar te vergelijken. Als je deze ruwe gegevens combineert met analysesoftware, kun je verborgen inzichten blootleggen.

Zo ga je gedetailleerder te werk en krijg je een duidelijk overzicht van de prestaties, de efficiëntie en het rendement.

In dit artikel bespreken we het belang van rapporten voor restaurants en hoe je toegang krijgt tot de gewenste inzichten. Daarna bespreken we negen belangrijke rapporten die je in de gaten moet houden om de financiële gezondheid en het rendement van je restaurant veilig te stellen.

Wat Zijn Restaurantrapporten?

Restaurantrapporten zetten ruwe gegevens om in bruikbare informatie. De ruwe gegevens van een restaurant bestaan onder meer uit de verkoopcijfers, voorraadgegevens, prijzen van ingrediënten, hoeveelheden in recepten en financiële cijfers.

Al deze gegevens worden verzameld door rapportagetools en vervolgens verwerkt in overzichtelijke grafieken, lijsten, doorzoekbare tabellen en andere overzichtelijke formaten. Dankzij deze rapporten krijgen managers in één oogopslag een overzicht van alle restaurantactiviteiten en kunnen ze gedetailleerde inzichten opvragen over elk aspect van de bedrijfsvoering.

Waarom zijn Restaurantrapporten Belangrijk?

Deze rapporten zijn van cruciaal belang voor managers. Ze bieden de noodzakelijke inzichten om geïnformeerde beslissingen te nemen, de activiteiten te optimaliseren en het succes van het restaurant uit te bouwen.

Zonder deze rapporten zouden managers al deze ruwe gegevens uit verschillende bronnen zelf moeten analyseren.

De beste rapportagetools zetten deze gegevens om in bruikbare informatie, waardoor het management niet reactief, maar proactief te werk kan gaan.

Laten we even kijken op welke aspecten deze rapporten de meeste impact hebben.

Kostenbeheer

Wanneer managers geconfronteerd worden met een stijging van de kosten of een daling van de verkoop, moeten ze zo snel mogelijk een verklaring vinden. Restaurantrapporten vertellen je precies wat het probleem heeft veroorzaakt en hoe je het kunt oplossen.

Een rapport over je voorraadvariantie zal je bijvoorbeeld regelmatig duiden op het verschil tussen je feitelijke en verwachte voorraad. Zo vermijd je dat je te veel voorraad aanlegt en verlaag je de food cost.

In een prijzenrapport zie je hoe de prijzen na verloop van tijd zijn veranderd. Dit geeft je de mogelijkheid om opnieuw te onderhandelen met leveranciers of je menu aan te passen om gebruik te maken van een goedkoper ingrediënt.

Deze twee voorbeelden zijn slechts het topje van de ijsberg. Voor grote horecabedrijven met honderden vestigingen leidt een verlaging van 1% in de food cost alleen al tot enkele honderdduizenden euro’s extra brutowinst.

Inkomsten optimaliseren

Rapporten over je totale omzet, totale inkoop en totale voorraad geven een duidelijk beeld van je rendement en bieden je de mogelijkheid om de prestaties van verschillende vestigingen met elkaar te vergelijken.

Als je weet waarom de ene vestiging beter presteert, kun je deze best practices doorvoeren op de locaties die extra aandacht nodig hebben.

Door de omzet per vestiging in de gaten te houden, ontdek je welke filialen het moeilijk hebben en kun je je managers de nodige ondersteuning bieden, lang voordat de zaken uit de hand dreigen te lopen.

Op basis van deze inzichten kun je de strategische beslissingen nemen die onnodige uitgaven voorkomen en de omzet van je restaurants verhogen.

Efficiëntie

Eeen efficiënte bedrijfsvoering is essentieel om de kosten te beheersen. De restaurantrapporten helpen je om de geboekte vooruitgang op te volgen. Met de restaurantrapporten kun je de geboekte vooruitgang in de gaten houden.

Zo bieden rapporten met informatie over de tijd die het kost om een bestelling te produceren, de snelheid van de levering, het percentage van de food cost, voorraadvariantie en voedselverspilling je bijvoorbeeld meer inzicht in de efficiëntie van de bedrijfsvoering.

Als deze statistieken onder de norm vallen, kun je maatregelen nemen om de training te verbeteren, werknemers beter te motiveren en nieuwe procedures of technologie in te voeren om de efficiëntie te verhogen.

Trends en kansen signaleren

Met rapporten kun je niet alleen terugkijken op wat er is gebeurd. Ze bieden je ook de mogelijkheid om trends te herkennen en proactief kansen op groei te signaleren.

Restaurantrapporten zijn vooral interessant in combinatie met tools voor verkoopanalyse die je COGS en omzet analyseren.

Met deze tools kun je bijvoorbeeld de vraag voorspellen, zodat je de productie en voorraad kunt voorbereiden op een drukke periode. Ze identificeren ook kansen om nieuwe vestigingen te openen op basis van de bestaande restaurantgegevens.

Trends en kansen signaleren is cruciaal voor ambitieuze bedrijven die willen uitbreiden en een stapje voor willen blijven op de concurrentie.

Hoe Genereer Je Restaurantrapporten?

De meeste restaurants vertrouwen op software zoals kassasystemen, voorraadbeheersystemen en boekhoudprogramma’s om de verschillende aspecten van de bedrijfsvoering te beheren. Met deze tools kunnen ze meestal rapporten genereren op basis van de verzamelde gegevens.

POS-systemen vertellen je wat de totale verkoop is, hoeveel uren het personeel heeft gewerkt en wat de populairste gerechten zijn. Boekhoudprogramma’s geven je informatie over de inkomsten en kosten. Maar als deze systemen niet aan elkaar gekoppeld zijn of geen gegevens met elkaar delen, zijn de rapporten niet altijd bruikbaar.

Een compleet beheerplatform als Apicbase kan worden geïntegreerd met andere software, zodat alle gegevens moeiteloos kunnen worden uitgewisseld. Dit betekent dat je over bedrijfsbrede rapporten beschikt die effectief een verschil maken. Vanaf één plek heb je toegang tot alle informatie die jij en je medewerkers nodig hebben om goed geïnformeerde beslissingen te nemen.

9 Essentiële Restaurantrapporten

Een restaurant runnen is een delicate kwestie: je moet tegelijkertijd de klanten tevreden houden, de kwaliteit hoog houden en de kosten onder controle houden. Restaurantrapporten geven je een snelle blik op hoe goed je deze tegenstrijdige prioriteiten beheert.

Laten we eens kijken wat de meest impactvolle rapporten zijn die managers helpen om de kwaliteit en efficiëntie te verbeteren en de kosten te verlagen.

Voorraad

Voorraadrapporten geven informatie over de status van je voorraadniveaus en de waarde van de ingekochte ingrediënten. Met deze informatie vermijd je overschotten en houd je de food cost in bedwang.

De beste voorraadbeheersoftware houdt automatisch je voorraadniveaus bij en geeft aan wat de totale waarde van je voorraad is én of je een voorraadtekort hebt. Medewerkers kunnen razendsnel specifieke items opzoeken om de hoeveelheden en waarden te controleren. Met behulp van filters kunnen ze precies inschatten hoeveel ze moeten bestellen om tegemoet te komen aan de vraag en een optimaal voorraadniveau aan te houden. Deze inzichten zijn van cruciaal belang om de voedselverspilling tot een minimum te beperken.

Inkoop

Een effectief inkoopbeheer houdt in dat je goede relaties onderhoudt met je leveranciers, bestellingen plaatst op basis van de huidige voorraadniveaus en steeds onderhandelt over betere prijzen. Inkooprapporten voorzien je personeel van kritieke informatie om te voorkomen dat je te maken krijgt met overschotten of tekorten in de voorraad. Deze rapporten onthullen specifieke trends in de inkoop, de gemiddelde bestelwaarde per leverancier en de inkopen van elke vestiging. Deze informatie is van cruciaal belang bij het beheer van de food cost en de optimalisatie van de voorraadniveaus.

Verkooptrends

De verkoopcijfers zijn essentieel om de gezondheid en het rendement van je restaurant te beoordelen. Verkooprapporten bieden je een overzicht van de prestaties per vestiging, maar de echte waarde schuilt in de analyse van verkooptrends. In de rapporten over de verkooptrends worden de verkoopcijfers, het voorraadgebruik en de kosten van de verkochte goederen gecombineerd. Op die manier komen mogelijkheden aan het licht om de omzet en de winstmarges te verhogen.

Ze kunnen je bijvoorbeeld helpen om de prijzen van bepaalde menu-items aan te passen wanneer er veel vraag naar is en de winstmarges laag zijn vanwege de hoge kosten. Verder optimaliseren ze het menu door minder populaire items of items met lage marges te herzien of te schrappen en zorgen ze voor een betere inkoop op basis van gegevens over welke ingrediënten het meest worden gebruikt.

Prestaties per vestiging

Grote restaurantgroepen en horecabedrijven met meerdere vestigingen moeten de prestaties van de verschillende vestigingen met elkaar kunnen vergelijken. Door te bepalen welke vestigingen het best presteren, kun je richtlijnen vaststellen die de prestaties van de andere vestigingen op hetzelfde niveau brengen.

De prestatierapporten per vestiging geven je een blik op het rendement, de efficiëntie en de financiële gezondheid van elk filiaal. Deze rapporten bevatten een uitgebreide reeks statistieken, waaronder de waarde van de voorraad, de voedselverspilling en het percentage van de food cost per vestiging. Omdat de rapporten worden bijgewerkt met actuele gegevens, kun je razendsnel vaststellen welke vestigingen meer aandacht nodig hebben en geïnformeerde beslissingen nemen om hun prestaties te verbeteren.

Deze rapporten zijn vooral nuttig voor bedrijven die gebruik maken van centrale productiekeukens en voorraden van de ene naar de andere vestiging moeten sturen. Je kunt gemakkelijk alle voorraadniveaus en voorraadwaarden van elke vestiging bekijken. Zo wordt de vaak chaotische interne logistiek omgetoverd tot een geoliede machine. Bovendien kun je, omdat alle gegevens in één systeem zijn samengebracht, de status van de bestellingen moeiteloos opvolgen, zodat het hele netwerk optimaal functioneert.

Analyse van de variantie

Variantierapporten geven aan wat de verschillen zijn tussen je reële en verwachte voorraadniveaus en food cost. Deze cijfers zijn van vitaal belang omdat ze aangeven in welke mate de werkelijke cijfers afwijken van de voorspelde of verwachte cijfers.

Om verspilling en tekortkomingen in je bedrijfsvoering op te sporen, moet je deze varianties kunnen achterhalen. Als je een duidelijk inzicht hebt in de variantie, kun je gerichte verbeteringen aanbrengen om deze tekortkomingen te minimaliseren en de efficiëntie te optimaliseren, zodat de variantie idealiter zo dicht mogelijk bij nul komt te liggen.

Prijsevolutie

Prijsevolutierapporten verschaffen je een tabel met de prijzen van je ingrediënten over een bepaalde periode, waardoor je snel afwijkingen of forse prijsstijgingen bij leveranciers kunt vaststellen. Met deze informatie kun je onderhandelen over betere prijzen, overwegen om van leverancier te veranderen of de recepten aanpassen om de winstmarges van je gerechten te vergroten. Die proactieve aanpak helpt je om de kosten beter te beheren en winstgevend te blijven.

Als je deze rapporten combineert met rapporten over verkooptrends en tools voor menu-engineering, vormen ze een krachtig instrument om het menu te optimaliseren en het rendement te verhogen. Zo neem je goed geïnformeerde beslissingen over de prijzen, de keuze van leveranciers en de samenstelling je menu’s. Daarmee is je menu zowel aantrekkelijk voor de klant als financieel verantwoord.

Leveringswaarden per leverancier

Dankzij de maandelijkse leveringsrapporten houd je de kosten van de ingrediënten per bestelling in het oog. Deze rapporten kunnen je helpen om te onderhandelen over betere prijzen, vooral wanneer de bestellingen een bepaalde kostendrempel bereiken.

Als je bovendien merkt dat de leveringskosten voor een bepaalde leverancier steeds te hoog zijn, kun je deze gegevens gebruiken om de food cost te verlagen en de variantie in de food cost tot een minimum te beperken.

Winst per POS-categorie

Je POS-systeem is een waardevolle informatiebron die, mits het systeem aan je back-of-house beheersystemen wordt gekoppeld, waardevolle inzichten kan opleveren. Je kassasysteem biedt een cruciale analyse van de winst per categorie, onder meer voor categorieën als voorgerechten, hoofdgerechten, nagerechten, bijgerechten, alcoholische dranken, warme dranken en frisdranken. Door de omzetbijdrage van elke categorie te analyseren, ontdek je welke mogelijkheden je hebt om het menu te optimaliseren. Als je desserts bijvoorbeeld goed verkopen maar een lage winstmarge hebben, kan dit duiden op te hoge kosten of problemen met de prijsstelling.

Kosten van verkochte goederen (CoGS)

De kosten van verkochte goederen, oftewel de cost of goods sold (CoGS), is veel meer dan alleen maar een post op je jaarrekening – het is een essentieel kompas dat het rendement van je restaurant bepaalt. Deze statistiek geeft je een overzicht van de kosten voor de ingrediënten en het werk dat nodig is om je gerechten te maken. Als je over een duidelijk en gedetailleerd CoGS-rapport beschikt, kun je precies nagaan hoeveel de productie van elk menu-item kost. Dit inzicht heeft een rechtstreekse weerslag op je prijsstrategieën en de samenstelling van je menu. In tegenstelling tot de winst-en-verliesrekening hoef je er niet maandenlang op te wachten. Met software die gedetailleerde COGS-rapporten genereert, kun je op elk moment zien of je menu-items nog winst opleveren, zodat je eventuele verliezen snel kunt terugdringen.

Met Apicbase Worden Complexe Processen over Meerdere Vestigingen Sterk Vereenvoudigd

Apicbase tovert enorme hoeveelheden ruwe gegevens om tot eenvoudige tabellen, grafieken en diagrammen met heldere en bruikbare informatie.

Met deze informatie houd je de financiële gezondheid van je restaurant in de gaten en neem je goed geïnformeerde beslissingen over de bedrijfsvoering. Dit is vooral belangrijk als je meerdere vestigingen en restaurantconcepten leidt.

Bruikbare informatie zit vaak verborgen in gefragmenteerde gegevens en datasilo’s, wat de besluitvorming verhindert en de mogelijkheden om de bedrijfsvoering te optimaliseren beperkt.