Der Betrieb eines Restaurants mit mehreren Standorten ist eine komplexe operative Herausforderung. Je größer die Zahl der Standorte, desto schwieriger wird es, durchgängig hohe Standards einzuhalten. Ohne die richtige Restauranttechnologie wird Ihr Unternehmen Schwierigkeiten haben, die Kontrolle zu behalten, und möglicherweise können Sie nicht sein volles Potenzial ausschöpfen.
Da 96 Prozent der Restaurants expandieren möchten, suchen Betreiber nach dem besten Verwaltungssystem für BOH-Bereiche wie Inventar, Gerichte, Produktion und Zeitpläne. Aber der Aufbau der passenden technischen Lösungen zur Unterstützung der Skalierbarkeit ist leichter gesagt als getan.
Dieser Artikel befasst sich mit den Hauptproblemen, mit denen Restaurants mit mehreren Standorten konfrontiert sind, und mit der Frage, wie die richtige Technologie diese Probleme lösen kann. Der Schwerpunkt liegt dabei auf den besten technischen Lösungen für den Back-of-House-Betrieb (BOH).
Wie Sie die Kontrolle über Speisen und Getränke in einem Betrieb mit mehreren Standorten behalten
Die Kostenkontrolle für Restaurants mit mehreren Standorten ist entscheidend für die Rentabilität. Allerdings können Sie nicht überall gleichzeitig sein. Hier erfahren Sie, wie Sie die Kontrolle über das Back of House wahren.
3 große Herausforderungen bei technischen Lösungen für mehrere Standorte
Mithilfe von Software zur Verwaltung von Abläufen an mehreren Standorten lassen sich komplexe Prozesse rationalisieren und vereinfachen. Allerdings bringt dieser Ansatz auch ganz eigene Herausforderungen mit sich.
Zu viele Tools
In den letzten zehn Jahren ist die Anzahl der digitalen Tools, die Restaurants zur Verfügung stehen, stark gestiegen. Viele Restaurants setzen mehrere Einzellösungen ein, um bestimmte Probleme zu lösen, ohne dabei das Gesamtbild zu berücksichtigen.
Ohne ein einheitliches System, das diese Tools miteinander verbindet, kann der Betrieb ineffizient werden und die Daten werden nicht effektiv genutzt. So können Sie beispielsweise den Bestand in einer Kalkulationstabelle überwachen oder Bestellungen per E-Mail aufgeben, ohne diese Daten mit anderen Bereichen des Unternehmens zu teilen.
Eine Umfrage der Fachzeitschrift FastCasual ergab, dass Restaurants im Durchschnitt bis zu sechs verschiedene Back-of-House-Tools verwenden. Wenn diese technischen Lösungen nicht in der Lage sind, Daten auszutauschen und effektiv zu kommunizieren, führt ein derart aufgeblähter Softwarestack zu Ineffizienzen und Datensilos. Das Personal muss möglicherweise zwischen den Systemen wechseln und Daten manuell übertragen, z. B. von Excel in andere Anwendungen und umgekehrt. Dies kann besonders mühsam sein, wenn Sie Inventuren durchführen oder Stücklisten erstellen.
Inkompatible Technik
Datensilos, isolierte Datenbanken oder Systeme, die nicht miteinander verbunden sind, verursachen große Probleme, insbesondere bei größeren Unternehmen. Wichtige Daten bleiben in Altsystemen hängen oder sind aufgrund von Beschränkungen der Softwareanbieter unzugänglich – sie können oder wollen keine Informationen weitergeben. Selbst wenn auf die Daten zugegriffen werden kann, fehlt den Mitarbeitern oft die Zeit oder die Technik, um sie integrieren zu können.
Diese Fragmentierung hindert Restaurants daran, ein umfassendes Verständnis ihrer Umsatz-, Bestands-, Rezept- und Lebensmittelkostendaten zu erlangen. Folglich ist ihre Fähigkeit, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen oder effizient zu arbeiten, beeinträchtigt.
Dieses Problem fügt der ohnehin schon schwierigen Personallage eine neue Ebene der Komplexität hinzu, da es immer schwieriger wird, Mitarbeiter zu finden und zu halten.
Fehlende Transparenz
Transparente Betriebsdaten sind für die Führung eines großen, komplexen Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Ohne Einblick in den Bestellstatus ist es beispielsweise schwierig nachzuvollziehen, wann die Bestellungen versandt wurden, ob die Waren in gutem Zustand eingegangen sind oder ob die Rechnungen bezahlt wurden. Dies führt oft zu Missverständnissen, verspäteten Zustellungen und finanziellen Unstimmigkeiten.
Und ohne die Möglichkeit, Daten nahtlos mit ERP-, P2P- und Buchhaltungssystemen auszutauschen, bleiben wichtige Informationen oft abgeschottet. Diese Isolierung verkompliziert Betriebsabläufe und führt zu Fehlern, die vermeidbar gewesen wären.
Die fehlende Transparenz in Echtzeit erstreckt sich nicht nur auf die Beschaffung, sondern auch auf andere kritische Bereiche des Restaurantmanagements. Ohne integrierte Systeme ist es für Restaurants mit mehreren Standorten schwierig, die Leistung der Standorte, die Lebensmittelkosten und andere wichtige Kennzahlen zu überwachen.
Das macht es Ihnen schwer, fundierte Entscheidungen zu treffen. Umfassende Lösungen wie Apicbase bieten die notwendigen Mittel, um diese Probleme zu entschärfen, indem sie Echtzeitdaten und nahtlose Integrationen bereitstellen. So wird sichergestellt, dass die Manager der Restaurantstandorte den Überblick haben, den sie brauchen, um ein effizientes und profitables Geschäft zu führen.
Wie Sie den Software-Stack Ihres Restaurants optimieren können
Die beste Art, BOH-Abläufe zu verwalten, wäre eine einzige Lösung, die alle von Ihnen benötigten Funktionen integriert. Auf diese Weise können alle Daten Ihres Restaurants, von den Absatzzahlen über den Lagerbestand bis hin zu den Rezeptdetails, im gesamten System gemeinsam genutzt werden. So erhalten Sie Echtzeit-Transparenz und Einblicke in das gesamte Unternehmen, damit Sie jederzeit bestens im Bilde sind.
Apicbase wurde als Lösung für Restaurants entwickelt, die alle Ihre Restaurantdaten in einer einzigen Back-of-House-Managementplattform zusammenfasst.
Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Funktionen, die darin integriert sind.
Optimierung der Speisekarte
Eine effektive Gestaltung und Optimierung der Speisekarte beginnt mit einer soliden Rezeptverwaltung. Apicbase speichert jedes Detail Ihrer Rezepte bis auf das Gramm genau. Sie können Änderungen vornehmen und deren Auswirkungen in Echtzeit sehen. So können Sie Ihre Gerichte optimieren, um die bestmögliche Speisekarte zu erstellen.
Chefköche und Menüentwickler können kreativ sein und gleichzeitig die Auswirkungen verschiedener Zutaten und Mengen auf die Lebensmittelkosten, die Gewinnspannen, die Allergenliste und die CO₂-Bilanz erkennen.
Wenn alle Daten an einem Ort gespeichert sind, kann jeder auf dieselben Informationen zugreifen, was die Zusammenarbeit bei der Entwicklung profitabler und beliebter Gerichte erleichtert. Neue oder aktualisierte Rezepte können sofort allen Verkaufsstellen zur Verfügung gestellt werden, um Beständigkeit und Effizienz zu gewährleisten.
Standardisierte Rezepte
Wenn Sie eine einzige und eindeutige Datenquelle für Ihre Rezepte haben, gibt es keine Zweifel mehr hinsichtlich Zutaten, Lieferanten, Portionsgrößen oder Allergenen. Diese Gewissheit hilft den Produktionsteams, unabhängig davon, ob sie dieselben Gerichte in verschiedenen Küchen zubereiten oder ob es sich um neue Mitarbeiter handelt, die noch nicht mit der Speisekarte vertraut sind, zuverlässig Gerichte zuzubereiten, die das kosten, was sie kosten sollen.
Apicbase berechnet automatisch Allergeninformationen und Nährwertangaben und automatisiert die Berechnung der Lebensmittelkosten, sodass sich Ihre Köche auf das Kochen konzentrieren können.
Kostenkalkulation in Echtzeit
Die Echtzeitkosten Ihrer Positionen zu kennen, ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Rentabilität, insbesondere in dieser wettbewerbsintensiven Branche. Apicbase bietet eine umfassende Lösung, die Änderungen auf der Kostenseite kontinuierlich trackt. So sind Sie immer darüber informiert, wie sich Preisschwankungen bei den Zutaten auf die Kosten Ihrer Speisen auswirken.
Mit der Berechnung der Rezept- und Menükosten in Echtzeit können Sie schnell fundierte Entscheidungen treffen und Ihre Preisstrategien entsprechend anpassen. Dieser proaktive Ansatz hilft nicht nur dabei, Ihre Gewinnspannen zu sichern, sondern auch bei der Optimierung Ihrer Speisekarten auf der Grundlage der neuesten Preisinformationen.
Beständige Qualität
Beständigkeit ist der Schlüssel zum Aufbau einer zuverlässigen Marke und zur Zufriedenheit der Kunden. Eine umfassende Plattform wie Apicbase verbessert die Beständigkeit bei der Produktionsplanung, der Lebensmittelzubereitung, der Skalierbarkeit und den Produktionsprozessen. Durch die Erstellung skalierbarer Rezepte mit verlässlichen Erträgen wird sichergestellt, dass jedes Gericht unabhängig von Ort und Menge nach dem gleichen Standard zubereitet wird.
Dies ist besonders wichtig für Betriebe mit mehreren Standorten, an denen die Aufrechterhaltung einer beständigen Qualität eine Herausforderung darstellen kann.
Die Produktionsplanungstools in Apicbase rationalisieren Prozesse durch das Zusammenfügen von Rezepten und Stücklisten. Das macht es für Ihr Team einfacher, stets die gleichen hochwertigen Ergebnisse zu liefern.
Inventarverwaltung
Eine effektive Inventarverwaltung ist unerlässlich, um die Verfügbarkeit der Bestände zu gewährleisten, den Abfall zu reduzieren, die Kosten zu kontrollieren und einen reibungslosen Betrieb Ihres Restaurants zu gewährleisten. Eine Software zur Inventarverwaltung automatisiert viele manuelle Aufgaben, die mit der Überwachung des Inventars verbunden sind.
Apicbase bietet Echtzeiteinblicke in Lagerbestände und Nachfrageprognosen und hilft so, Überbestände und Engpässe zu vermeiden. Die Automatisierung von Inventurprozessen reduziert den Zeitaufwand für manuelle Inventuren und liefert genauere Daten für fundierte Bestellentscheidungen.
Einsicht in die Standortleistung
Manager in Restaurantbetrieben mit mehreren Standorten benötigen Echtzeit-Transparenz über die Leistung der Standorte, die Lebensmittelkosten und andere wichtige Kennziffern. Die fortschrittlichen Restaurant-Analysen von Apicbase bieten tiefe Einblicke in jeden Aspekt Ihres Betriebs.
Von Absatztrends bis hin zur Verwendung von Zutaten – die Plattform bündelt Daten zu verwertbaren Erkenntnissen, die über ein Dashboard abgerufen werden können. Diese Transparenz ermöglicht es Ihnen, die Leistung an allen Standorten zu überwachen, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und notwendige Änderungen schnell umzusetzen, um eine maximale Wirkung zu erzielen.
Tiefgreifende Integrationen
Eine rundum optimierte Technologie verbessert nicht nur die Abläufe im Restaurant, sondern sorgt auch für eine nahtlose Kommunikation mit dem Front-of-House-Bereich.
Apicbase bietet tiefe Integrationen mit einer Vielzahl von POS-Systemen, Lieferantendatenbanken und Buchhaltungstools, die es Ihnen erleichtern, alle Aspekte Ihres Gastrobetriebs zu koordinieren.
Durch robuste API-Funktionalitäten erlaubt Apicbase individualisierte Integrationen mit Ihren bestehenden Softwarelösungen und somit einen individualisierten und anpassungsfähigen Arbeitsablauf. Apicbase integriert alles in ein effizientes Tech-Ökosystem.
Lieferantenmanagement
In einem kleinen, unabhängigen Restaurant reicht es aus, wenn Sie zwei oder drei Bestellungen pro Abend telefonisch an einige wenige Lieferanten durchgeben. Aber für größere Betriebe wird das Lieferantenmanagement zu einer ganz eigenen Aufgabe. Ein effektives Beschaffungsmanagement ist unerlässlich, um einen stetigen Fluss von Zutaten zu gewährleisten und die Kosten unter Kontrolle zu halten.
Apicbase vereinfacht die Interaktion mit den Lieferanten, indem es die Lieferanten in die Plattform einlädt. Dies ermöglicht ein durchgängiges Supply Chain Management von der Beschaffung bis zur Inventur. Durch eine ganzheitliche Übersicht für das Lieferantenmanagement gelingt Ihnen eine bessere Auftragsverfolgung, eine optimierte Kommunikation und Sie können Ihren Beschaffungsprozess automatisieren.
Durch die Konsolidierung aller Lieferanteninformationen und -aktivitäten an einem Ort unterstützt Apicbase Sie beim Aufbau stärkerer Beziehungen zu Ihren Lieferanten und stellt sicher, dass Ihre Lieferkette reibungslos und mit minimalen Fehlern funktioniert.
Rückverfolgbarkeit und Regelkonformität
Lebensmittelsicherheit und die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sind für jedes verantwortungsbewusste Restaurant von höchster Priorität. Die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln ist umso wichtiger, wenn es um komplexe Lieferketten in größeren Betrieben geht.
Eine zentralisierte Plattform wie Apicbase bietet robuste Tools für die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln und die Verwaltung von HACCP-Aufgaben, die es einfacher machen, jeden Schritt des Lebensmittelproduktionsprozesses zu überwachen und zu dokumentieren. Dieses Maß an Überwachung hilft Ihnen, auftretende Probleme schnell zu beheben und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten, um Ihr Unternehmen und Ihre Kunden gleichermaßen zu schützen.
Einarbeitung und Unterstützung
Die Gastronomie leidet unter einer hohen Mitarbeiterfluktuation. Daher ist eine schnelle und effektive Einarbeitung unerlässlich, wenn Sie mit neuen technischen Systemen durchstarten wollen. Ohne die richtige Unterstützung werden Sie nicht die Rendite erzielen, die Sie sich von Ihren neuen technischen Hilfsmitteln erhoffen.
Apicbase legt großen Wert auf die Einarbeitung und den Support, damit Ihre Teams schnell einsatzbereit sein können. Das engagierte Support-Team steht Ihnen bei allen Problemen zur Seite und bietet Ihnen die Gewissheit, stets auf Unterstützung zählen zu können. Dieser Fokus auf das Onboarding und den laufenden Support hilft Ihrem Team, das volle Potenzial von Apicbase auszuschöpfen und einen reibungslosen Übergang von älteren Systemen und eine kontinuierliche Verbesserung in der Zukunft zu gewährleisten.
Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihren Mehrstandortbetrieb
Eine einzige Plattform mit allen erforderlichen Back-of-House-Funktionen ist der beste Weg, um komplexe Restaurantbetriebe mit mehreren Standorten zu verwalten. Eine Cloud-Plattform, die über tiefgreifende Integrationen mit anderen Systemen verfügt, löst die größten Herausforderungen, wie wir es oben erläutert haben.
Apicbase wurde als umfassende Verwaltungsplattform für die Gastronomie konzipiert, die alle erforderlichen Integrationen, erstklassigen Support sowie die wichtigsten Funktionen und Tools enthält.
Entdecken Sie noch heute das Potenzial von Apicbase
Apicbase ist die beste Wahl für Gastrounternehmen mit mehreren Standorten oder komplexen Betrieben, die ihre Lebensmittelkosten senken, Echtzeit-Einblicke in ihre Daten gewinnen und ihre Gewinnspannen eines jeden Menüs verbessern möchten.
