Apicbase nous a donné un aperçu de nos données alimentaires réelles.
Fréderique van Alfen-Las
Project Lead Campus and Facilities
Taille de l'opération
24 000 étudiants - 5 000 employés - 18 cantines et lieux de restauration
Type d'affaires
Services de restauration institutionnels
Modules
Développement de produits, approvisionnement, gestion des stocks, production
Gestion centralisée de F&B dans une organisation pilotée avec les données
Avec plus de 24000 étudiants, 5000 employés et 18 points de restauration, le restaurant de l’Université Radboud est une très grosse entreprise. Et la gestion de F&B est centralisée dans Apicbase.
Radboud est la seule université aux Pays-Bas à disposer de l’ensemble de sa restauration en interne. L’institut est reconnu pour son haut niveau d’éducation. La qualité est essentielle, y compris dans les coulisses. Par exemple, le Service « Alimentation et Boissons » est continuellement engagé dans l’optimisation des processus. « Nous examinons ce qui fonctionne pour nous et continuons à l’améliorer », déclare la chef de projet Fréderique Van Alfen-Las.
L’équipe est passée d’une structure lourde et complexe avec l’utilisation de feuilles de calcul périmées, à la plateforme de gestion de F&B d’Apicbase.
Apicbase calcule exactement ce que les équipes doivent commander. Je ne peux pas vous dire exactement combien d’heures cela nous fait économiser chaque semaine, mais c'est énorme.
Cinq défis
Radboud s’est aperçue que, s’ils voulaient prendre des décisions basées sur des données réelles, ils avaient besoin d’une solution qui puisse traiter ces chiffres et fournir des renseignements sur les achats, les stocks, le coût des aliments et les ventes.
- Direction centrale : en raison de l’absence d’un système central de gestion des points de restauration, l’université n’avait aucune idée des chiffres réels. Les erreurs d’achat sont restées invisibles ou n’ont fait surface qu’après un long examen des factures.
- Problèmes d’approvisionnement : les divers comptoirs traiteurs s’approvisionnaient indépendamment les uns des autres. Il n’y avait aucun document fiable existant sur le stock réel. Le service n’a pas tenu compte des avantages liés au volume et il y a eu des problèmes avec les stocks cachés, alors que pour d’autres produits, les niveaux d’inventaire étaient trop élevés.
- L’enfer des tableurs : délaissez les tableurs et adoptez une solution spécifique à la gestion des F&B. D’une part pour la bonne utilisation du temps, d’autre part pour être capable de gérer en se basant sur des données claires plutôt que d’avoir à se fier à son intuition.
- Automatiser l’information sur les allergènes : l’information sur les allergènes doit être exacte et gérée en temps réel. Si une recette change, les étiquettes des allergènes doivent aussi changer.
- Sensibiliser les employés : en apportant au personnel opérationnel un aperçu de ce qu’il achète et de ce qu’il gaspille, cela lui permettra de mieux comprendre l’impact qu’il a sur la rentabilité de l’entreprise.
Le moment ahhh
Une vérification interne à la suite d’un appel d’offres pour les F&B a révélé que Radboud gérait 14 fournisseurs différents et peut-être même plus. A vrai dire, personne ne pouvait le dire avec certitude. Les mesures d’approvisionnement et les niveaux de stocks n’étaient pas clairs.
Le chef de projet, Fréderique Van Alfen-Las raconte : « Cela nous a fait comprendre que si nous voulions fonder nos décisions sur des données réelles, nous avions besoin d’un système qui soit vraiment capable de retraiter les chiffres.”
Le fait d’avoir des données F&B en temps réel à disposition a eu un impact énorme sur les activités et les opérations.
La solution
L’Université Radboud gère les F&B pour 18 restaurants avec Apicbase, de la gestion des recettes aux achats.
- Base de données de recette : le service a ajouté les recettes et l’assortiment à la plate-forme Apicbase. Chaque comptoir de traiteur est devenu un comptoir distinct dans le système.
- Gestion centrale : les comptoirs ont accès à la base de données centrale des recettes et des menus et utilisent la puissance de calcul du système pour prévoir l’approvisionnement et faire le suivi des stocks.
- Gestion des stocks : L’inventaire ne se fait plus dans des feuilles de calcul complexes, mais est renseigné directement dans le système par les employés au moyen d’une tablette.
Le stock théorique et réel peut être comparé immédiatement. Les incohérences et les erreurs sont relevées immédiatement plutôt que, comme par le passé, plusieurs semaines plus tard, après avoir analysé manuellement de nombreuses factures.
- Approvisionnement : le fournisseur principal Bidfood a été intégré au module de commande. Sur simple pression d’un bouton, les listes de produits sont converties en bons de commande directement traités par Bidfood. Les deux systèmes fonctionnent comme un seul système.
- Multi-établissements : le directeur de service de ‘Food & Beverage’ gère de manière centralisée l’entreprise de restauration, et suit les différents établissements de restauration dans un seul et même tableau de bord contenant des données mises à jour en temps réel. Ce n’est donc plus, comme avant, à travers un fouillis de dossiers, des inventaires obsolètes et des analyses de factures.
Grâce aux permissions d’utilisation et aux parités pour les commandes, le management élimine à l’avance toute une série d’erreurs humaines possibles.
Il y a une comparaison instantanée des niveaux de stocks théoriques et réels.
Les écarts indus de stock et les erreurs d’achat sont détectés immédiatement.
Convaincre l'IT
« Nous avons étudié différents systèmes, et Apicbase était le seul à répondre à toutes les exigences », explique Fréderique.
« Cela comprend les exigences strictes de notre service informatique lorsqu’il s’agit d’ajouter un nouveau logiciel à l’écosystème déjà existant. »
L’équipe informatique a étudié comment Apicbase s’intégrerait à l’infrastructure existante. Radboud Uni n’est pas un petit snack-bar. Toutes les solutions logicielles déployées devaient être compatibles.
« Apicbase est une solution puissante. Elle prend en charge la gestion centralisée, fournit des informations exploitables sur les chiffres réels et est facile à utiliser. Le fait d’avoir accès aux données en temps réel sans tracas a eu un impact considérable sur notre entreprise et nos opérations. »
Très bonne assistance
L’équipe d’Apicbase est composée de personnes sympathiques qui tiennent à faire avancer les choses en permanence. Ils aident à trouver des solutions et continuent d’optimiser le système.
« Nous considérons Apicbase plus comme un partenaire que comme un fournisseur.”
À l’avenir, Radboud prévoit d’implémenter plus de modules Apicbase. « Il ne nous reste plus qu’à ajouter l’analyse des ventes pour avoir le package complet. »
Modules utilisés
L’Université Radboud surveille l’ensemble de son activité de restauration à l’aide de quatre modules Apicbase.
Développement de produit
Un hub central pour les recettes, les menus et les données. Accessible à l’échelle du groupe.
Gestion des stocks
Eviter le gaspillage et les ruptures de stocks. Surveiller les stocks de tous les établissements.
Approvisionnement
Commandez ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Rien de plus.
Plannification de la production
Planifier la production, générer des listes de produits et surveiller l’exécution.
