Puntoplossing vs. Platform: Wat Is De Beste F&B Tech-Strategie Voor Jouw Multi-Unit Foodbedrijf?

Nieuwe technologieën, waaronder AI, veroorzaken een revolutie in de manier waarop hospitality-bedrijven worden gerund. De technologiekeuzes die je vandaag maakt, beïnvloeden je bedrijfsdoelstellingen op lange termijn.

Als je verantwoordelijk bent voor IT in een multi-unit F&B-bedrijf, heb je wellicht al honderden artikelen, verkoopfiches en whitepapers gelezen die je zeggen dat dit of dat systeem al je problemen oplost.

Het wordt allemaal al snel erg verwarrend, zelfs al ben je een ware tech-virtuoos.

De reden is dat je niet alleen wilt weten of de software z’n belofte zal nakomen – hoewel dat natuurlijk onderdeel uitmaakt van de deal – je wil er ook zeker van zijn dat het strategisch gezien de juiste keuze is.

Daarom gaan we in dit artikel dieper in op de vraag: hoe vind ik de juiste tech-strategie voor mijn voedingszaak?

Je begint je onderzoek het best bij de beschikbare systeemtypes:

• legacy systemen,
• puntoplossingen, en
• platformoplossingen.

Waarom hier beginnen?

Omdat elk type je op een ander pad zet. Als dat pad gelijkloopt met de richting die jouw organisatie uit wilt – met andere woorden het systeem helpt om de bedrijfsstrategie te realiseren: dan is het bingo!

Als dat niet zo is, ga er dan met een brede boog omheen, zelfs al is het verleidelijk om toch ‘ja’ te zeggen.

Als het type technologie niet past bij je digitale strategie op de middellange- en lange termijn, wordt het uiteindelijk een belemmering.

Dat is het moment waarop er workarounds verzonnen moeten worden om de boel draaiende te houden. Zulke oplapmiddelen zijn duur, en ze helpen niet echt om de zaken efficiënter te maken. Laat staan dat ze je helpen bij het verkrijgen van de gewenste data-inzichten om:

• de processen te optimaliseren,
• de kosten te beheersen, en
• je personeel tevreden te houden.

Eenmaal je weet welk type oplossing je nodig hebt, is de volgende stap het vergelijken van de de verschillende leveranciers, wat op zich al een stevige uitdaging is.

Geen zorgen, wij hebben het al geregeld. Bekijk de 9 belangrijkste functies van software voor keukenmanagement in een multi-unit foodbedrijf. Dit zal je helpen om alle features te vergelijking.

Maar laten we ons voorlopig concentreren op de huidige opdracht – uitzoeken wat het verschil is tussen een point solution, een platform solution en een legacy systeem.

Legacy Systemen – Gedateerd of Oude Getrouwen?

Legacy systemen worden soms ‘mastodonten’ genoemd, verwijzend naar de overmaatse landzoogdieren die ooit door de prairies van Noord-Amerika zwierven.

De grasvlaktes kunnen gezien worden als het landschap van restauranttechnologie, met daarop de oude mastodonten die aanvankelijk naar believen en zonder veel concurrentie konden rondwerven en grazen.

Deze legacy systemen verschenen als eerste op het toneel toen restaurants technologie begonnen te omarmen voor het opnemen van bestellingen, uitvoeren van betalingen en het beheren van aankopen.

In veel gevallen werden legacy systemen niet specifiek ontworpen voor voedingszaken. Sommige grootschalige cateringbedrijven gebruiken bijvoorbeeld ERP-systemen die oorspronkelijk werden ontwikkeld voor algemene retail, en daarna aangepast werden voor F&B-doeleinden.

We kunnen het er allemaal wel over eens zijn dat schoenen verschepen iets helemaal anders is dan de bevoorrading van bederfelijke groenten en fruit.

Dat is waar de problemen beginnen. De mensen van IT moeten met stroeve oplossingen voor de dag komen om het systeem te laten werken zoals het hoort, wat vaak leidt tot pogingen tot integratie met andere technologische oplossingen.

Het ding is, deze legacy systemen stammen af van de ‘oude school’ – ze zijn niet gemaakt om te integreren.

Bovendien draait legacy software voor restaurants vaak op lokale servers in het gebouw, in plaats van in de cloud. Ze zijn dus minder toegankelijk en bemoeilijken het delen van gegevens met departementen en vestigingen.

En wanneer de servers uitvallen, is meteen het hele systeem onbruikbaar.

Ten slotte, legacy systemen draaien doorgaans op lompe hardware. In een moderne restaurant zorgen deze lijvige eenheden voor hinder en ze nemen kostbare front-of-house-ruimte in.

Puntoplossingen – Uiterst Gespecialiseerde Tools

Als we teruggaan naar onze grote landzoogdieren die op de prairies grazen, kan een puntoplossingen gezien worden als de einzelgänger in het landschap.

Het is een specialist die zich een evolutionaire niche eigen heeft gemaakt en optimaal gebruik maakt van z’n deskundige vaardigheden. Zoals een miereneter, wiens lange snuit op een unieke manier is aangepast om de mierenhoop binnen te dringen en zich aldus tegoed kan doen aan de voedzame insecten die andere dieren niet kunnen bereiken.

Als specialist is de point solution bedreven in één specifieke taak, maar mist hij algemene kracht. Daardoor kan hij niet rechtstreeks concurreren met een mastodontensysteem dat een breder assortiment aan functies heeft.

Een voorbeeld van een point solution in de horeca is een foodcostcalculator. Deze is ontworpen om het berekenen van de foodcost gemakkelijker en nauwkeuriger te maken, door ruwe data op te nemen cijfers te analyseren.

Wat het daarentegen niet doet, is deze gegevens koppelen aan software voor voorraadbeheer in restaurants. De gegevens lopen daardoor altijd achter op de feiten en er is geen link met de werkelijke foodcost. Evenmin synchroniseert een point-solution met analysesoftware om de data te delen met andere afdelingen en zo de kosten voor het hele bedrijf te optimaliseren.

Met andere woorden, een point solution creëert z’n eigen datasilo’s.

Een point solution lost één probleem goed op. Maar als beheerder van een multi-unit bedrijf moet je honderden problemen kunnen oplossen.

Ga je dan honderden point solutions inschakelen?

Er wordt vaak op point solutions vertrouwd in een moment van paniek of crisis, wanneer de besluitvormers het grotere geheel uit het oog verliezen. Een point solution is gemakkelijker en sneller toe te passen dan een algemene oplossing, en kost misschien maar 25-50 euro per maand.

Het is dus gemakkelijker en goedkoper te implementeren, maar de kosten lopen snel op als je meerdere oplossingen op meerdere locaties nodig hebt. Dat betekent ook dat je meerdere databases, systemen en types hardware moet beheren, wat leidt tot meer IT-ondersteuning en workarounds.

Platformoplossingen – Ontwikkeld Om Te Groeien

Een platform in onze prairie-metafoor is een intelligenter beest dat samenwerkt met andere specialisten, om op die manier een veelzijdige geheel te creëren.

Het is net als een kudde bizons. Ze zijn elk sterk, maar hun ware kracht ligt in de manier waarop ze samenwerken en doeltreffend met elkaar interageren. De som is groter dan de delen.

Een platform stelt je in staat om je eigen oplossing voor specifieke problemen samen te stellen, door gebruik te maken van de beste tools in hun soort en door data met de verschillende systemen te delen.

Op die manier heb je niet alleen het voordeel van de specifieke probleemoplossende kracht van een point solution, maar ook de integraties met andere processen en oplossingen. Wat een platform tot een wendbare oplossing maakt en een solide basis voor uw tech ecosysteem.

Platforms zijn saas-systemen die data opslaan in de cloud. Hierdoor zijn alle gegevens toegankelijk vanop meerdere locaties. Bovendien kunnen upgrades en updates naadloos uitgerold worden in het hele bedrijf.

Platforms bieden een 360°-overzicht van klanten, aanbod, voorraad en nog veel meer, en dit gespreid over verschillende kanalen.

Ze zijn ontworpen om vlot data te delen met alle departementen van een organisatie en integreren met Internet-of-Things-toepassingen, leveranciers, ePOS-systemen en andere technologische systemen. De relaties met andere tech-providers vormen de kern van het platform.

Maak Kennis met Apicbase – Het alles-in-een F&B beheersplatform

Apicbase is een compleet F&B-management platform voor:

• dark kitchens,
• multi-locatie restaurants,
• hotels, en
• grootschalige cateraars.

Apicbase biedt het volledige spectrum van foodservice-managementtools in een consistent ecosysteem dat integreert met front-of-house-systemen, vooral POS-partners, tools voor personeelsbeheer, groothandels en boekhoudsystemen.

Deze digitale strategie maakt Apicbase:

• Futureproof – bereid je platform uit met extra modules naarmate je bedrijf groeit. 
• Flexibel – Apicbase integreert met essentiële partners in de branche en blijft nieuwe relaties smeden naarmate nieuwe tech op het toneel verschijnt. 
• Gestroomlijnd – één systeem om gegevens op te slaan en te beheren op een consistente manier, zodat deze kunnen gebruikt worden om elk aspect van je bedrijf te verbeteren – de single source of truth-aanpak. 
• Schaalbaar – voeg nieuwe locaties, werkstations en kanalen toe, naarmate je groeit. Alle informatie is meteen beschikbaar voor het nieuwe personeel: productieplannen, materiaallijsten, recepten, menu’s, allergenenrapporten, voedingswaardeberekeningen, technische fiches, CCP-documentatie… alles is klaar voor gebruik.