Beim Gedanken an die Automatisierung von Restaurants macht es Spaß, sich eine Zukunft vorzustellen, in der KI-gesteuerte Androiden Cocktails schütteln und Drohnen Speisen durch Ihr Dachfenster ausliefern. Doch die Automatisierung in der Gastronomie ist viel mehr als das.
Für den Bericht Square Future of Restaurants 2024 wurden Tausende von Restaurantbesitzern und Kunden in den USA, Kanada und Großbritannien befragt. 100 Prozent der Restaurantbesitzer gaben an, ihr Geschäft habe sich durch die Automatisierung verbessert. Und mehr als die Hälfte der Befragten gab an, im Jahr 2024 mehr für Technologie und Automatisierungstools ausgeben zu wollen.
Restaurants setzen Software und intelligente Hardware ein, um alltägliche Aufgaben und Verwaltungsaufgaben zu automatisieren, z. B. den Einkauf von Zutaten, die Verwaltung des Inventars, die Erstellung von Produktionslisten, den Umgang mit Allergenen und die Kostenberechnung.
Diese Automatisierungen machen die Arbeit einfacher und optimieren die Effizienz, die Genauigkeit und die Einhaltung der Vorschriften. Durch die Verarbeitung der Daten Ihres Restaurants an einem Ort erhalten Sie ein vollständiges Bild der finanziellen Situation Ihres Restaurants und können so Ihre Gewinnspannen verbessern.
Was ist Automatisierung in der Gastronomie?
Restaurant automation is the use of technology to simplify and improve restaurant operations. By integrating software and hardware like POS systems and kitchen printers with back-of-house systems like accounting and inventory management software, restaurants can achieve greater efficiency, accuracy, and scalability.
Die Restaurantautomatisierung verbessert jeden Teil des Restaurantbetriebs, von der Bestellannahme online und im Restaurant über die Rezept- und Produktionsplanung bis hin zur Personalverwaltung und Lohnabrechnung.
Welche Back-of-House-Prozesse können Restaurants automatisieren?
Back of house (BOH) operations are complex and have many moving parts. From recipe management to inventory control and food production, there are opportunities to automate processes and improve efficiency everywhere.
Let’s examine how centralising your restaurant data using BOH management software saves time, reduces costs, and improves restaurant profit margins.
Produktion
Production planning software transforms food production from a paper-based chore to a digital process. Using your recipe and inventory data, it produces fully calculated production plans, assigns tasks to specific staff members and workstations, and tracks progress in one place.
Die besten Lösungen bieten eine durchgängige Planung, damit die Lebensmittelproduktion wie am Schnürchen läuft. Anhand Ihrer Rezeptdaten erstellen solche Lösungen vollständig kalkulierte Produktionspläne, weisen dem Personal und den Arbeitsplätzen Aufgaben zu und verfolgen den Fortschritt in einem einheitlichen System.
Produktionsplanungsfunktionen, die in Ihre Bestands- und Rezeptverwaltungssoftware integriert sind, sind besonders wertvoll für große Restaurantbetriebe mit mehreren Standorten, da sie Ihnen Folgendes ermöglichen:
- Bewahren Sie detaillierte Anweisungen für die Zubereitung und das Servieren auf, um an allen Standorten einheitliche Ergebnisse zu erzielen.
- Determine precise batch quantities based on actual demand, enabling more accurate food cost control and less waste.
- Erstellen Sie anpassungsfähige Zubereitungspläne, um dem lokalen Bedarf gerecht zu werden, oder wenden Sie standardisierte Prozesse im gesamten Unternehmen an, mit automatischen Vorschlägen für die Bestandsaufstockung auf der Grundlage der aktuellen Lagerbestände.
- Generieren Sie automatisch umfassende Produktionspläne für Zentralküchen, um eine effiziente Auftragserfüllung in den Küchen der einzelnen Standorte zu gewährleisten.
Menu Engineering
Menu engineering software gives you the insights to analyse your restaurant’s menu and make improvements to increase profitability.
Die umfassendsten Lösungen enthalten alle Ihre Zutaten, Lieferanten und Preisangaben an einem Ort. Ein solches System ermöglicht Ihnen, Rezepte und Speisekarten gruppenweit zu verwalten oder sie auf einzelne Verkaufsstellen abzustimmen.
Sie können vollständig kalkulierte, portionierte Rezepte mit Nährwertangaben erstellen und mit detaillierten Anweisungen für die Zubereitung und das Anrichten ein gleichbleibendes Ergebnis sicherstellen.
Die besten Lösungen bieten Rezeptkalkulationen in Echtzeit und berechnen automatisch den prozentualen Anteil der Lebensmittelkosten und die Varianz, sodass Sie unrentable Artikel identifizieren und rentabel machen können.
Eine zentrale Datenbank gewährleistet gleichbleibende Qualität an allen Standorten und ermöglicht es dem Personal, auf Knopfdruck Allergenkennzeichnungen und Nutri-Scores für Gerichte zu erstellen.
Inventarverwaltung
Inventory management software automates stock management for multi-unit restaurants, focusing on accuracy and efficiency. It can automate inventory tracking down to the raw ingredients, reducing the need for daily manual counts.
Die hilfreichsten Inventarverwaltungssysteme lassen sich in Ihr POS-System integrieren, um die Lagerbestände bei jedem Verkauf automatisch zu aktualisieren und genaue Bestandsdaten zu gewährleisten. Auf diese Weise kann das System auch Abweichungen zwischen den tatsächlichen und den Soll-Lagerbeständen ermitteln, um die Bestandsabweichung auf Null zu senken.
Die neuesten Systeme ermöglichen es den Mitarbeitern, Bestandsaufnahmen auf Tablets einzutragen, wobei alle Inventuren automatisch protokolliert werden. Außerdem können sie Stücklisten mit einem Klick in Bestellungen umwandeln, die den aktuellen Lagerbestand und Bedarf widerspiegeln.
Ein Inventarverwaltungssystem erleichtert die Überwachung von Kosten- und Margenänderungen mit Übersichten zur Echtzeit-Performance, die ein genaueres Bild als herkömmliche Gewinn- und Verlustberichte bieten.
Beschaffung
Procurement management software digitises purchasing for multi-outlet businesses for more efficient operations and improved margins.
Die besten Systeme vereinen alle Interaktionen mit den Lieferanten auf einer Plattform und ermöglichen es den Küchenteams, Bestellungen auf der Grundlage echter Einblicke in den Bestand und die Verkäufe aufzugeben, sodass kein Rätselraten mehr nötig ist und Überbestände seltener vorkommen.
Mit einer integrierten Inventar- und Beschaffungsplattform können Sie Beschaffungsvorschläge auf der Grundlage von Lagerbeständen, Bedarfsprognosen und Vorlaufzeiten der Lieferanten erstellen und so den Einkaufsprozess automatisieren.
Das System sorgt für Transparenz, indem es den gesamten Beschaffungszyklus protokolliert, von der Stückliste über die Bestellung bis hin zu den Belegen und Rechnungen. Darüber hinaus fördert es die Beziehungen zu den Lieferanten, indem es den gesamten Bestellverlauf und alle Details an einem zugänglichen Ort speichert und so eine bessere Verhandlungsgrundlage und Zusammenarbeit ermöglicht.
Rückverfolgbarkeit
Traceability software helps track ingredients from source to delivery and improves regulatory compliance. More transparency in the supply chain helps avoid unnecessary recalls, which are damaging to your reputation and expensive to fix.
Die beste Back-of-House-Software für die Gastronomie verfügt über integrierte Funktionen zur Rückverfolgbarkeit. Diese ermöglichen die Rückverfolgung der Lieferkette bis hin zu den einzelnen Zutaten durch Scannen der eindeutigen Chargennummern. Dieses umfassende Wissen über Zutaten und Produkte verbessert die Lebensmittelsicherheit und die Verantwortlichkeit in der gesamten Lieferkette erheblich.
Das Back-of-House-Verwaltungssystem liefert außerdem auf Knopfdruck den kompletten Verlauf, den Status und die Nährwertangaben jedes Artikels im Lager.
Führende Lösungen wie Apicbase bieten eine übergreifende Datenquelle für die Berichterstattung. Sie ermöglichen es Restaurantleitern, detaillierte digitale Rückverfolgbarkeitsberichte zu erstellen und den Weg jeder Zutat von den Rohstoffen bis zum Endkunden oder Restaurant zu dokumentieren.
Buchhaltung
Die Buchhaltungssoftware für die Gastronomie automatisiert Finanzprozesse und erstellt Berichte anhand Ihrer Finanzdaten. Sie verknüpft automatisch Bestellungen mit den entsprechenden Rechnungen in der Buchhaltungssoftware, um die Validierung zu beschleunigen und sicherzustellen, dass Sie nur für einwandfrei erhaltene Waren bezahlen.
Die umfassendste Buchhaltungssoftware tauscht über spezielle APIs nahtlos Verkaufsdaten mit anderen Systemen aus und synchronisiert so die Überwachungsprozesse für die Beschaffung und die Finanzen. Dies ermöglicht einen Drei-Wege-Match, bei dem die Software automatisch Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen abgleicht, um die Zahlungsprüfung und -genehmigung zu beschleunigen.
The right accounting software integrated with your purchasing and inventory management system can automate many manual tasks. It reduces invoice processing costs by capturing early payment discounts and eliminating time-consuming data entry and validation delays.
Welche Front-of-House-Abläufe können Restaurants automatisieren?
Die Automatisierung im Front-of-House des Restaurants erleichtert dem Bedienpersonal und den Kunden die Eingabe von Bestellungen in digitale Systeme, was den Bestellvorgang beschleunigt und Fehler reduziert. Digitale Bestellungen werden nahtlos und ohne das Risiko von Eingabefehlern an das Back-of-House weitergeleitet.
Point-of-Service-System (POS)
The restaurant point-of-sale system is the hub of front-of-house operations, where servers input orders, take payments, and perform various management functions. Rather than taking pen-and-paper orders, the POS is the central point where orders and payments are processed digitally.
Die Verbindung zwischen dem POS-System und der BOH-Technologie ist ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Restaurantautomatisierung. Durch diese Integration können Daten – einschließlich Bestellungen, Verkaufszahlen und Arbeitszeiten der Mitarbeiter – in die BOH-Systeme fließen. Buchhaltungssoftware, Inventarmanagement- und Produktionsplanungssysteme verwenden Verkaufsdaten, um Funktionen im Betrieb zu automatisieren.
Ein POS-System automatisiert viele Restaurant-Management-Funktionen, darunter:
- Bestellaufnahme
- Zahlungsabwicklung
- Ein- und Ausstempeln des Personals
- Reservierungen
- Aktualisierung der Preise auf der Speisekarte
QR-Codes und digitale Speisekarten
Ein QR-Code, der an einem Tisch oder an der Restauranttheke angebracht ist, ermöglicht den Kunden den Zugriff auf eine digitale Version Ihrer Speisekarte auf ihrem eigenen Gerät. Diese müssen lediglich den Code scannen, um zu Ihrer Website für Online-Bestellungen zu gelangen.
Diese einfache Innovation automatisiert den gesamten Bestellvorgang ohne zusätzliche Hardware im Restaurant.
Bestellung per Selbstbedienung
Selbstbedienungs-Bestellsysteme ermöglichen es den Kunden, Ihre Speisekarte zu entdecken, eine Bestellung zu erstellen und über ein Gerät in Ihrem Restaurant zu bezahlen. Sie sind in Schnellrestaurants, insbesondere in Fast-Food-Ketten, sehr beliebt. Selbstbedienungsterminals und kundenorientierte Schalterbildschirme verfügen in der Regel über integrierte Touchscreens, kontaktlose Zahlungsterminals und Bondrucker.
Wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt und bezahlt, wird ein Kassenbeleg gedruckt. Sobald die Bestellung zur Abholung bereit ist, legt der Kunde diesen Bon vor und holt das Essen ab.
Selbstbedienungsterminals erfordern mehr Investitionen als QR-Codes, aber sie automatisieren den Bestellvorgang vollständig und bieten dem Kunden ein bequemes Erlebnis, ohne dass das Personal Zeit dafür aufwenden muss.
Telefonservice
Mit der raschen Verbesserung der KI-gestützten Spracherkennung und Spracherzeugung wird die automatisierte Entgegennahme von Anrufen immer beliebter.
Die Kunden werden stets zuerst von einem intelligenten Sprachassistenten begrüßt oder dieser dient als Backup, wenn Ihr Team zu beschäftigt ist. Sie können Anfragen entgegennehmen und Informationen wie Öffnungszeiten, Wartezeiten und Liefergebiete übermitteln.
Die innovativsten Systeme können sogar Kundenbestellungen entgegennehmen, sie im POS-System hinterlegen und Zahlungen entgegennehmen.
Da viele Kunden es vorziehen, per Telefon zu bestellen, entlastet diese Technologie Ihre Mitarbeiter von der zeitraubenden Aufgabe, bei hoher Auslastung auch noch Anrufe entgegennehmen zu müssen.
Bedienrobotik
Sushi-Restaurants verwenden seit langem Förderbänder zur Automatisierung der Essensausgabe. Jetzt servieren Service- und Lieferroboter Speisen für die Kunden.
Da diese Technologie zunehmend besser und erschwinglicher wird, wird die Möglichkeit einer Mahlzeit am Tisch, die ganz ohne menschliche Interaktion serviert wird, immer mehr zur Realität.
Es handelt sich dabei um die futuristischste Form der Restaurantautomatisierung, deren praktischer Nutzen noch nicht ganz klar ist. Die Selbstbestellungssysteme senken bereits die Personalkosten und beschleunigen den Service erheblich. Es bleibt abzuwarten, wie weit sich Serviceroboter durchsetzen werden.
Die Vorteile der Automatisierung in der Gastronomie
Die Automatisierung bringt eine Vielzahl von Vorteilen für die moderne Gastronomie mit sich. Durch die Integration von Technologie in die täglichen Abläufe können Restaurants Prozesse rationalisieren, den Kundenservice verbessern und eine höhere Effizienz erreichen.
Schauen wir uns die wichtigsten Vorteile der Automatisierung in der Gastronomie an.
Geringere Betriebskosten
Automated systems can handle routine tasks such as taking orders, managing inventory, and scheduling staff, which reduces the need for manual labour and lowers the chances of human error — the same principle behind an AI-first approach that removes friction from daily operations. This efficiency not only saves time but also significantly cuts down on costs associated with staff training and manual admin.
Weniger Lebensmittelverschwendung
Automation tools, particularly inventory management, can precisely track stock levels, usage patterns, and shelf life. This real-time data helps restaurants improve order accuracy, reduce over-ordering and overproduction, and ultimately reduce food waste.
Die Verbesserung der Effizienz der Lagerverwaltung und die Senkung der Lebensmittelkosten wirken sich positiv auf Ihre Gewinnmargen aus.
Besseres Kundenerlebnis
Automatisierte Dienste wie Online-Reservierungen, digitale Bestellsysteme und Software für die Reservierungsverwaltung verbessern das Bestell- und Speiseerlebnis.
Die Kunden schätzen die Bequemlichkeit, Bestellungen aufzugeben, Zahlungen vorzunehmen und Tische zu reservieren, ohne warten zu müssen. Die Automatisierung kann auch das Kundenerlebnis personalisieren, indem sich das System an frühere Bestellungen, Vorlieben und Allergien erinnert und so die Kundenzufriedenheit und -treue erhöht.
Gesteigerte Gewinnspannen
Durch die Senkung der Betriebskosten und der Lebensmittelverschwendung bei gleichzeitiger Verbesserung der Kundenzufriedenheit können Restaurants ihre Gewinnspannen erheblich steigern.
Automated reporting using your restaurant data also provides the insights needed to make informed decisions that boost profitability, such as optimising menu prices and improving marketing strategies.
Worauf Sie bei Automatisierungssoftware für die Gastronomie achten sollten
Wir haben gesehen, was Automatisierungssoftware für die Gastronomie im FOH und im BOH bewirken kann. Hier sind die wichtigsten Funktionen von Systemen, die den Betrieb von Restaurants automatisieren.
Integrationen
Look for software that has tried and tested integrations with other restaurant systems. Integrations allow your software to share data with other restaurant automation software in your tech ecosystem, unlocking more features and opportunities to streamline processes and capture relevant data in the front and back of house.
Hier sind die wichtigsten Systeme, die integriert werden sollten:
- Kassensysteme – Ermöglichen Ihnen die einfache Erfassung von Daten über Absatzvolumen, Kundenpräferenzen und die beliebtesten Gerichte auf der Speisekarte. Außerdem werden die Bestellungen digital an die Küche weitergeleitet, um Fehler zu minimieren.
- F&B management platform: This tech unifies and manages your recipes, suppliers, inventory processes and restaurant unit performance all in one place.
- Buchhaltungssoftware – Gemeinsame Nutzung der Finanzdaten mit den übrigen Systemen Ihres Restaurants
- Anbieter von Nährwertinformationen – Verbinden Sie sich mit Nährwertdatenbanken, um Nährwertberechnungen und Allergenwarnungen zu automatisieren.
- HR-Software – Zugriff auf Funktionen zur Gehaltsabrechnung und Personalverwaltung
Interne Auftragsautomatisierung
Large multi-location businesses often struggle to track stock item transfers between locations accurately. They may also use central production kitchens that send semi-finished products to multiple outlets.
The best inventory management software enables multi-location restaurant businesses to manage internal ordering centrally and track stock transfers end-to-end.
Durch die zentrale Verwaltung aller Bestandsdaten ermöglichen diese Systeme den Mitarbeitern, Lieferungen zwischen den Standorten zu verfolgen, eine einheitliche Produktion zu gewährleisten und die Qualitätskontrolle aufrechtzuerhalten.
Analytik
Genaue Daten sind der Schlüssel zur Verbesserung Ihrer Speisekarten und Rezepte für maximale Rentabilität und die Optimierung der Inventarverwaltungssoftware mit Echtzeit-Absatz- und Kostenberichten gibt Ihren Teams die Daten an die Hand, die es benötigt, um ihre Speisekarten zu perfektionieren.
The best sales analytics tools let you get granular with detailed reporting by categories, whole menus, or menu items. They also allow you to see the bigger picture with insights across locations and business areas.
API
APIs, or application programming interfaces, allow different software to share data to create a more powerful system. Look for software with robust APIs that won’t break and let you down in the middle of service.
APIs verbinden Ihr POS-System mit Ihrer Inventarverwaltung, Rezeptverwaltung, Buchhaltungssoftware und vielem mehr. So kann jedes System auf Echtzeitdaten zugreifen und Prozesse präzise und effizient automatisieren.
Diese Integrationen ermöglichen es Ihnen, ein optimales Ökosystem für einen reibungslosen Datenaustausch und Interoperabilität zu schaffen.
Skalierbarkeit
Whether you’re a small ghost kitchen or a large established restaurant chain, choose software that can grow with your business. A scalable solution lets you select the features, number of locations, and number of users you need. You can add more as you grow.
Große Unternehmen haben Hunderte oder Tausende von Mitarbeitern, die täglich von verschiedenen Standorten aus auf das System zugreifen. In dieser Situation benötigen Sie eine Lösung mit umfassenden Zugriffsoptionen, die es Ihnen ermöglichen, Berechtigungen für verschiedene Benutzerebenen festzulegen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter nur auf die Funktionen und Informationen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Mit einer flexiblen Plattform können Sie:
- Im Falle einer Expansion neue Standorte zur Plattform hinzufügen
- Eine zentrale Produktionsküche hinzufügen und interne Aufträge überwachen
- Lieferanten flexibel je nach Standort integrieren
- Zugriffsebenen in Abhängigkeit von der Rolle der Person im Unternehmen kontrollieren
- Mit technischen Partnern zusammenarbeiten, die die strengsten Sicherheitsstandards einhalten
Verwaltung von HACCP-Aufgaben
Look for a cloud-based system that can handle HACCP management across locations. Set the standards you demand from your teams with a digital system that makes it a breeze to comply with regulations and pass audits.
Da dies eine tägliche Aufgabe für Ihre Teams ist, benötigen Sie eine benutzerfreundliche Schnittstelle für die Planung, Überwachung und Dokumentation von HACCP-Aufgaben. Mit einem robusten digitalen System können Sie die Performance jedes Standorts einfach mit einem Blick auf das Dashboard überwachen.
Einblicke in das Dashboard in Echtzeit
Restaurant analytics software with access to all your data and real-time insights allows you to monitor performance across outlets – from inventory counts and food cost calculations to procurement and sales insights. The tech provides a single source of truth for all things F&B across all units. It removes spreadsheets and disjointed apps from the processes.
Mit einer einzigen übergreifenden Datenquelle können Sie Daten von verschiedenen Standorten und Tools konsolidieren, um Anomalien und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. Ein ganzheitliches System wie Apicbase zentralisiert alles. Die Dashboards weisen sofort auf die Bereiche hin, die Aufmerksamkeit erfordern. So sparen Sie wöchentlich viele Stunden und schließen menschliche Fehler bei der Erfassung, Weitergabe und Interpretation von Daten aus.
Steigern Sie die Performance mit der Automatisierungssoftware für die Gastronomie von Apicbase
Der beste Weg, die Leistungsfähigkeit der Automatisierung in der Gastronomie zu erleben, ist, sie in Aktion zu sehen.
Apicbase speichert alle Ihre Rezept- und Bestandsdaten und automatisiert Hunderte von manuellen Aufgaben, um die Effizienz zu verbessern und die Gewinnspanne zu erhöhen.
Optimierte Abläufe durch nahtlose Integration
Apicbase lässt sich in POS-Systeme, Lieferantenbestellungen und andere Restaurantsysteme integrieren. Es ist die umfassendste Plattform für das Restaurantmanagement, die Ihren Teams vor Ort und im Hauptsitz den nötigen Einblick bietet, um bessere Entscheidungen zu treffen.
