Technologiestrategien für Hotels sind veraltet – die Hotellerie sollte einen neuen skalierbaren Ansatz verfolgen

Jeder Artikel über Technologie für die Hotellerie scheint mit einer ähnlichen Aussage zu beginnen.

Nämlich in etwa so:

„fortschrittliche Software bewegt Hotels schnell in eine revolutionäre neue Richtung“, gefolgt von langen Listen von Lösungen mit Überschriften wie:

„Die besten Systeme für die Hotellerie [führen Sie sie noch heute ein!].“

Ob Investitionen in so viele unterschiedliche Technologien sinnvoll sind, wird kaum erörtert.

Diese Artikel scheinen eine Ad-hoc-Technologie-Strategie für die Hotellerie zu befürworten, bei der Unternehmen Software aus dem Regal nehmen, wenn sich eine neue Herausforderung stellt.

Damit sind wir nicht einverstanden. Ohne Vision oder Strategie ist die Einführung jeglicher Technologie zum Scheitern verurteilt.

Ohne einen langfristigen Ansatz stoßen Hotels – und große Gastronomieunternehmen – auf alle möglichen Probleme, was zu Folgendem führt:

• kostspielige Software-Patchs,
• Schwierigkeiten bei der Schulung des Personals,
• geringe Akzeptanz unter den Arbeitnehmern und
• unterdurchschnittliche Rendite.

Infolgedessen werden die Hotelangestellten wahrscheinlich weiterhin heimlich ihre alten Tabellenkalkulationen verwenden, so dass die Zentrale mit einer lückenhaften Datenerfassung dasteht, die nicht im Entferntesten an einen datengesteuerten Ansatz erinnert.

In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit einer Vorgehensweise, die skalierbar, agil und zukunftssicher ist.

Der Frust eines Arbeitsumfelds mit geringer technischer Ausstattung

Die Schlussfolgerung der oben genannten Punkte ist natürlich richtig.

Wie überall in der Gesellschaft ist die Digitalisierung auch im Gastgewerbe am Ruder.

Die Gäste sind an den Komfort digitaler Tools und mobiler Technologien in ihrem täglichen Leben so gewöhnt, dass sie das gleiche reibungslose digitale Erlebnis erwarten, sobald sie eine Hotellobby betreten.

Der Nachteil dieser Erwartungshaltung ist, dass die Frustration schnell wächst, wenn sie mit einem Umfeld konfrontiert werden, in dem nur wenig technologische Ausstattung vorhanden ist.

Es ist ein Frust, den nicht nur Gäste empfinden.

Mitarbeiter empfinden diesen auch, wenn sie sich auf einem Bildschirm mit drei Tabellenblättern herumärgern müssen, um eine Bestellung bei einem Lieferanten aufzugeben; zu Hause können sie schließlich komplexe Bankgeschäfte mit ein paar Fingertipps auf ihrem Handy durchführen.

Digitale Daten sind das Fundament, auf dem der moderne Hotelbetrieb beruht. Und das ist gut so.

Hotel tech has proven essential in improving the guest experience and saving time and money—three things that should occupy every business leader.

Wenn das Datenmanagement für den Hotelbetrieb von grundlegender Bedeutung ist, ist es kontraintuitiv, dass die dringend benötigten Daten über zahlreiche verschiedene Anwendungen verteilt verwaltet werden.

Das steht im Widerspruch zum Ideal der Datenzentralisierung und -standardisierung. Damit meine ich:

• wie soll man es schaffen, aussagekräftige Daten aus mehreren Datenquellen zu beziehen und
• wie verbessert es die Arbeitsbelastung, wenn ein Mitarbeiter drei Anwendungen anstelle von drei Tabellen aktualisieren muss?

Eine neue Technologie-Strategie für das Gastgewerbe

Ideal wäre es dabei, Hotelsoftware in Form einer All-in-One-Lösung einzusetzen, die alles kann.

Leider schneiden diese Rundum-Lösungen trotz aller guten Absichten in einem Bereich hervorragend und in den restlichen Bereichen höchstens mittelmäßig ab.

Der Grund dafür ist einfach: Die Digitalisierung geht über alle Abteilungen hinweg, daher muss All-in-One-Software in der Lage sein, sehr unterschiedliche Dinge und unterschiedliche Datentypen zu handhaben. Das ist eine ganz schön heftige Anforderung.

Die Chancen, dass ein Softwaresystem Restaurantbestellungen, Personalplanung und Buchungen angemessen verwaltet, gehen praktisch gegen null, da die dafür erforderlichen Kompetenzen sich stark unterscheiden.

Es ist, als ob Sie erwarten, dass der Gärtner genauso gut Hecken schneiden wie er eine Stückliste für ein Abendessen mit 500 Personen zusammenstellen kann.

Hotels benötigen keine Rundum-Software und auch zahlreiche Apps, die nicht miteinander verknüpft sind, helfen wenig weiter.

Die Frage ist, welche Art von Hotellösung in eine agile, skalierbare und zukunftssichere Tech-Strategie passt.

Im Allgemeinen gibt es drei Arten von Lösungen. Jede hat seine eigenen Vorteile (und Nachteile):

1. Bestehende Systeme: Für einige Betriebe mag es sinnvoll sein, ein bestehendes System weiterhin zu nutzen, doch für Organisationen mit mehreren Einheiten, die Wachstum anstreben, gibt es bessere Lösungen.
2. Einzellösungen: Einzellösungen sind für eine Abteilung großartig, häufig jedoch auf Kosten der gesamten Organisation. Wenn Sie die Tech-Strategie Ihres Hotels zukunftssicher gestalten möchten, dann sind Einzellösungen keine ideale Option.
3. Plattformen: Eine Plattformlösung bietet Hotelbetreibern die ultimative Flexibilität und Skalierbarkeit. Der Weg zum Erfolg ist voller Steine, Schlaglöcher und Wendepunkte. Eine Plattform kann diese Hindernisse absorbieren und den Betrieb auf Wachstumskurs halten.

Kurz gesagt ist eine geschlossene Einzellösung grundsätzlich sehr begrenzt, zur Ineffizienz verdammt und letztlich teurer (versteckte Gebühren gehen sehr schnell ins Unermessliche). Und mit zahlreichen verschiedenen Apps werden Sie nicht annähernd etwas erreichen, das wie eine Strategie aussieht, die sich im Laufe der Zeit behaupten kann.

Vom Technologie-Stack zum Ökosystem

„Technologie-Stack“ drückt nämlich genau das aus, was eigentlich nicht der Fall sein sollte.

Eine Sammlung digitaler Lösungen in einer Organisation wird als Technologie-Stack bezeichnet. Das spricht Bände, wenn Sie sich daran erinnern, wie wir angefangen haben: Ad-hoc-Technologieimplementierungen und der dringend benötigte neue Ansatz für Technologie-Strategien in Hotels.

Der Begriff Stack steht für eine Ansammlung von Dingen. Es beschwört das Bild eines Haufens von Computern herauf, zwischen denen sich klischeehafte Hacker aus Filmen zu Hause fühlen, einschließlich der obligatorischen Cola-Dosen und Chips-Krümel. Dieses Bild spiegelt nicht die fundamentale Bedeutung neuer Technologien in der Hotellerie wider.

Es ist an der Zeit, sich von dem Begriff „Technologie-Stacks“ zu verabschieden und von Ökosystemen zu sprechen.

Es ist eine weitaus bessere Beschreibung des Einsatzes von Technologien in einer modernen Hotelgruppe und wie die Antriebsstrategie angegangen werden sollte.

Das Fazit der obigen Definition ist, dass Geschäftseinheiten in Hotels (Zimmer, Verpflegung, Rezeption …) nicht komplett voneinander isoliert funktionieren. Die Bereiche hängen voneinander ab, genau wie die unterstützende Technologie.

Ein Beispiel: Wenn sich das Finanzteam den GuV-Bericht ansieht, sind die Zahlen auf dem Bildschirm nicht aus dem Nichts aufgetaucht. Sie kommen aus der Buchhaltung, dem Einkauf und allen anderen Abteilungen. In einem ausgereiften Tech-Ökosystem werden diese Zahlen nicht von einer Abteilung an die andere weitergegeben. Das wäre die alte Art, Dinge zu tun. Sie ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Es hält die Zentrale davon ab, das Unternehmen so zu sehen, wie es tatsächlich ist, denn bis die exportierten Excel-Tabellen die richtigen Leute erreichen, hat sich die Realität vor Ort bereits geändert.

In einem gut funktionierenden Ökosystem sieht jeder genau die gleichen Zahlen, egal welche Anwendung die jeweilige Person verwendet. Die Daten, die die Entscheidungsfindung vorantreiben, sind jederzeit verfügbar.

Niemand muss mit Kalkulationstabellen herumrennen, die neuesten Zahlen an XY versenden oder die Daten von einer Abteilung mit denen einer anderen abgleichen.

Zwei weitere Beispiele: Auf operativer Ebene bietet ein technologisches Ökosystem den Vorteil, dass allein die Eingabe der Daten ausreicht, damit erforderliche Maßnahmen ergriffen werden:

• die Anzahl der Gäste für das Frühstück am nächsten Tag vom Reservierungssystem bis zum Rezept- und Bestandsverwaltungssystem, um automatisch Bestellungen bei den Lebensmittellieferanten zu generieren, oder
• die Lebensmittelkostennummer von der F&B-Verwaltungsplattform an die Buchhaltungsplattform, um die eingegangenen Rechnungen abzugleichen.

Es werden dabei zwei wichtige Probleme gelöst: Entlastung des Personals (Köche, Gastronomieleiter, Finanzmanager) und Beseitigung menschlicher Fehler beim Kauf verderblicher Waren.

„Mit dem heutigen Tempo des technologischen Wandels ist es wichtig, in ein Ökosystem von Produkten eingebunden zu werden, das sich ständig weiterentwickelt und an moderne Anforderungen anpasst.“ – Mews

Wenn sich „Ökosystem“ für Sie zu abstrakt anhört, denken Sie an die Power Rangers.

Erinnern Sie sich an die Power Rangers?

Stell dir das Tech-Ökosystem eines Hotels als Megazord vor, den riesigen Roboter, in den sich die Power Rangers verwandeln, wenn sie sich zusammentun. Sicher, die einzelnen Ranger sind solide Kämpfer, aber sie werden noch viel mächtiger, wenn sie sich zusammentun.

Das Gleiche gilt für Hotelsoftware. Unabhängig davon erledigen die Technologien hervorragend ihre Arbeit. Wenn sie miteinander verknüpft sind, können sie viel mehr.

Eine Chance fürs Geschäft – die Verpflegung wird einmal mehr zur Einnahmequelle

Technologische Fortschritte spielen eine wesentliche Rolle für das erneut geweckte Interesse an der Verpflegung als Einnahmequelle für Hotels.

In den letzten Jahrzehnten spielten Speisen und Getränke die zweite Geige beim Angebot von Zimmern, der Marge auf den Zimmern und dem RevPAR. Heutzutage entdecken Hotelbetreiber jedoch wieder die Verpflegung für sich, um schlummernde oder schwindende Einnahmequellen freizuschalten.

CitizenM, eine der am schnellsten wachsenden Hotelgruppen der Welt, sieht Speisen & Getränke als ihre zweitwichtigste Einnahmequelle und nimmt dies ernst.

Früher war die Verpflegung notorisch schwer zu handhaben und hatte dadurch an Beliebtheit verloren, doch inzwischen hat die Technologie den Bereich gerettet.

Das Back of House eines Restaurants war im Wesentlichen eine Blackbox mit einer Vielzahl von sich überschneidenden Prozessen, die von der Menüplanung, dem Lieferkettenmanagement, der Produktion auf Nachfrage und einem umfangreichen Inventarsystem reichten.

Das war ein Chaos.

Mit moderner Management-Software lässt sich der Deckel dieser Blackbox öffnen, die zugrunde liegenden Prozesse können optimiert werden und es werden umsetzbare Einblicke bereitgestellt.

Dadurch können Hotels, die eine spezielle Back-of-House-Plattform nutzen, nun die Lebensmittelkosten kontrollieren und so die Margen bei Getränken, Lebensmitteln und Speisekarten verwalten.

Darüber hinaus haben sie endlich einen besseren Umgang mit Lebensmittelabfällen und können das Gästeerlebnis verbessern, indem sie Nährwert- und Allergeninformationen anbieten – beides automatisiert durch die F&B-Management-Plattform.

Hotels können sogar mit einem datengesteuerten Marketingansatz noch einen Schritt weiter gehen. Dank des technologischen Ökosystems können sie die Kaufgewohnheiten der Gäste analysieren und gezieltes Marketingmaterial nutzen. Zum Beispiel kann jemand, der eine hohe Summe für Wein ausgegeben hat, über ein Weindinner an einem anderen Standort des Hotels informiert werden.

Darüber hinaus ist die standortübergreifende Skalierung von Rezepten dank Cloud-basierter Software, die Menüs auf Knopfdruck gruppenweit einführen kann, weniger zeitaufwendig.

All dies trägt dazu bei, dass die Verpflegung als Einnahmequelle für Hotels ihren früheren Glanz zurückerlangt.

Wir stellen vor: Apicbase – Das Gastro-Rückgrat für das Tech-Ökosystem eines Hotels

Apicbase ist eine Plattform für das Lebensmittelmanagement, die das gesamte Spektrum der Back-of-House-Module bietet.

Sie lässt sich nahtlos integrieren mit:

• führenden Kassensystemen,
• Personalmanagement-Tools,
• Lebensmittel-Großhändlern und
• Buchhaltungssoftware.