De marges in de horeca zijn flinterdun. Niets nieuws, maar een probleem dat al jaren bestaat. Wat wel nieuw is, is dat nieuwe en betaalbare technologieën meer en meer de weg vrijmaken naar meer rentabiliteit.
Willen restauranthouders hun winsten verhogen, dan moeten ze de kosten in bedwang houden. Velen denken bij het woord ‘besparingen’ echter aan een kwaliteitsverlies (of op zijn minst aan ellenlange onderhandelingen met de leveranciers).
Dat hoeft niet zo te zijn.
De meest duurzame manier om je kosten te verlagen is zorgen voor efficiëntere processen.
Dit is een logische benadering die in bijna elke andere sector tot aanzienlijke groei heeft geleid. Kostenbesparingen zijn het onvermijdelijke gevolg van optimalisatie.
De horeca is echter niet zomaar een willekeurige sector.
Om processen te kunnen optimaliseren is het essentieel toegang te krijgen tot allerlei gegevens. In de horeca zijn die gegevens vaak niet beschikbaar, niet actueel of dermate versnipperd dat ze meer vragen oproepen dan beantwoorden.
Die omstandigheden zijn echter snel aan het veranderen – in positieve zin.
De restauranttechnologie is de afgelopen jaren sterk geëvolueerd, waardoor de workflow in zowel de front- als de backoffice aanzienlijk werd verbeterd.
Moderne platforms voor restaurantbeheer kunnen onder andere:
- complexe berekeningen automatiseren,
- gegevens uit meerdere bronnen verwerken (verkoop, voorraad, arbeid),
- hardwerkend personeel verlossen van repetitieve taken (die de software sowieso sneller en nauwkeuriger kan uitvoeren).
Bovendien kun je dankzij automatisering dagelijks rapporten inkijken, en niet per kwartaal. Zo kun je meteen actie ondernemen als er iets fout gaat, en niet weken later, wanneer de kosten zich reeds hebben opgestapeld.
Het resultaat is dat je zonder al te veel moeite heel wat kosten bespaart. Deze optimalisaties kunnen bovendien in het hele bedrijf worden doorgevoerd, waardoor een cumulatief effect ontstaat dat zich doorzet in al je vestigingen.
In dit artikel verkennen we 5 manieren waarop technologie restaurants onmiddellijk kosten kan besparen.
(Er is echter één kanttekening: de terugverdientijd van deze technologieën is korter en meer uitgesproken voor restaurants met meerdere vestigingen).
Laten we een een kijkje nemen.
Voorbeelden Van Hoe Technologie Restaurants Helpt Om Hun Uitgaven In De Hand Te Houden
De technologie heeft de afgelopen decennia in elke sector tot enorme vooruitgang geleid. De horeca is daarop geen uitzondering. Hieronder volgen vijf manieren waarop technologie restaurants vooruit heeft geholpen.
1. Menselijke fouten beperken via geautomatiseerde processen
Tijd is geld in de horeca. Maar snelheid is niet het enige dat telt.
Ook precisie is belangrijk, want fouten kosten je nu eenmaal tijd en geld. Door repetitieve taken te automatiseren gebeuren ze niet alleen sneller, maar ook preciezer.
Bestellingen doorgeven aan de keuken is een voorbeeld van een foutgevoelig proces. Verkeerde bestellingen leiden tot ontevreden klanten en voedselverspilling. Een geautomatiseerd systeem kan de bestellingen registreren en naar een display in de keuken sturen. Je kunt klanten ook vragen om bestellingen te plaatsen via QR-codes. Hierdoor wordt de kans op fouten door kelners verminderd.
Een andere besparende functie van automatisering is de aanmaak van inkooporders voor F&B-groothandels. Deze repetitieve taak is namelijk erg gevoelig voor fouten, aangezien het personeel probeert om de voorraad te koppelen aan de verwachte vraag.
Een geautomatiseerd inkoopsysteem suggereert inkooporders op basis van de standaardniveaus, stuklijsten of vooraf bepaalde minimumvoorraden.
Als je de kans op menselijke fouten verkleint, neem je ook de financiële gevolgen van die fouten weg. Bovendien wil je ook bij een personeelstekort zo efficiënt mogelijk te werk gaan.
Voor sommige restaurants biedt robottechnologie een oplossing voor de stijgende arbeidskosten en het tekort aan geschikt personeel. Verschillende restaurantketens gebruiken robots om repetitieve taken te automatiseren. We zien bijvoorbeeld robots die eten bereiden en bestellingen opnemen. Deze technologie staat echter nog in haar kinderschoenen. Bovendien kan niet iedereen zich dit soort technologie veroorloven.
Aanbevolen lectuur: De modules van Apicbase | Waarom ze voor veel uitbaters de ruggengraat van hun restaurant vormen
2. Minder voedselverspilling dankzij betere menu-engineering
Voedselverspilling is een belangrijke oorzaak van onnodig hoge kosten.
Als je veel etensresten of slecht presterende gerechten produceert, is dat nefast voor zowel het milieu als je portemonnee. In deze moeilijke tijden telt elke cent. Dit soort verspilling kan de rentabiliteit ernstig ondermijnen.
Door de wensen en voorkeuren van je klanten te analyseren kun je de recepten bijstellen. Geef ze meer van wat ze willen en minder van wat ze niet willen. Elk menu-item kan worden uitgesplitst per ingrediënt. Hiermee kun je de juiste menuprijs berekenen en te dure ingrediënten vervangen.
Dankzij datagestuurde menu-engineering neem je verstandigere beslissingen over bijvoorbeeld prijsverhogingen, vervanging van ingrediënten en promoties. De verkoopanalyses tonen je welke gerechten goed presteren. Daarmee stuur je dan je receptontwikkeling en inkoop.
3. Onnodige uitgaven beperken door lacunes en besparingsmogelijkheden te signaleren
Je uitgaven registreren is dé aangewezen manier om lacunes en besparingsmogelijkheden aan het licht te brengen.
Food cost manegement is een van de voornaamste manieren waarop ondernemers hun ketens rendabeler kunnen maken. En toch is dit het aspect waar er veel ruimte is voor voedselverspilling en diefstal. Overbevoorrading, oneigenlijke rendementen van gerechten en diefstal leiden tot een hogere food cost.
Wanneer alles nauwkeurig en automatisch wordt bijgehouden is het gemakkelijker om de boel in de hand te houden. Om de reële food cost te bepalen kun je bestelbonnen en andere uitgaven registreren in een voorraadbeheersysteem. Op die manier worden de voorraadgegevens en de COG’s (“costs of goods sold“, kosten van verkochte goederen) bijgewerkt en zie je hoe de reële food cost zich verhoudt tot de theoretische.
Door regelmatig de food cost in kaart te brengen en afwijkingen te signaleren kun je eventuele lekken opsporen en ze stoppen vooraleer ze uit de hand lopen. Op die manier kun je ook ontbrekende voorraden detecteren.
Een geavanceerd POS-platform toont je ook de verpakkingskosten, kortingen en verbruikskosten, zodat je tactische strategieën kunt bedenken om ook daarop te bezuinigen. Zo kun je bijvoorbeeld afhaalbestek optioneel maken en bezuinigen op de verpakkingskosten. Je kunt ook overschotten doneren in ruil voor fiscale voordelen.
4. De arbeidskosten verlagen door het wervingsproces te automatiseren
Nu het tekort aan restaurantpersoneel een wereldwijd probleem is, wordt het lastig om goede werknemers te vinden.
Dankzij automatisering hoef je niet zelf vacatures te plaatsen en sollicitaties te analyseren. Werkgevers kunnen HR-platforms gebruiken om kandidaten te toetsen nog voor ze op gesprek gaan. Daarbij kunnen ze ook instant messaging bieden, wat ideaal is voor Gen Z-sollicitanten.
In een benauwde economie zijn foute of last-minute aanwervingen erg riskant. Je wilt namelijk geen klanten verliezen door een gebrek aan personeel. Daarnaast mag je ook niet het slachtoffer worden van een nieuwe medewerker die slecht presteert.
Nu de economie weer aantrekt, zijn restaurants volop op zoek naar personeel. Er zijn echter meer vacatures dan sollicitanten, waardoor de concurrentie moordend is. Een geautomatiseerd HR-platform is dus een geweldige manier om een stapje voor te blijven.
5. De voorraadkosten verlagen door het inkoopproces te optimaliseren
Het eten is de essentie van elk restaurant. Niemand wil zonder voorraad komen te zitten of te veel voorraad in huis hebben. Het is een delicaat evenwicht.
Het komt vaak voor dat managers te veel voorraad bestellen in de hoop op een drukke dag. Te grote bestellingen tasten zelfs de winsten van de grootste restaurantketens aan.
Met inkoopsystemen voor restaurants kunnen managers bestellingen plaatsen op basis van real-time voorraadniveaus, verkoop en productiebehoeften. Aan de hand van betrouwbare gegevens kan men zo nauwkeurige voorraadprognoses maken, waardoor zowel overschotten en tekorten worden vermeden. Hiermee worden inkoopfouten en diefstal vermeden, wat leidt tot een lagere food cost en dus meer winst.
Gebruik technologie om rendabeler te worden
Dankzij technologie kunnen je winstmarges stijgen van 3-5% tot in de tientallen procenten.
Investeren in technologie lijkt misschien tegenstrijdig als je wilt bezuinigen en het onderste uit de kan wilt halen. Maar toch bewijst technologie zich keer op keer dat het voldoende besparingen oplevert die de investering rechtvaardigen.
Zonder technologie zal het personeel van je restaurant teruggrijpen naar inefficiënte methoden om de dagdagelijkse kosten te beheren. Met deze handmatige methoden blijven veel kansen op groei onbenut.
Daarentegen zal de juiste technologie je personeel de mogelijkheid bieden om correcte beslissingen te nemen.
Hierdoor gaan ze efficiënter te werk en kunnen ze zich concentreren op de klanten. Uiteindelijk geniet je van meer inkomsten en hogere winsten.
Ontdek de systemen van Apicbase die je de weg zullen wijzen naar meer groei en rentabiliteit.
