9 Apicbase-Module | Warum Gastronomieprofis uns als Rückgrat ihres Restaurantbetriebs erachten

„Was kann Apicbase für unser(e) _______ tun?“

Sie können diese Lücke mit Folgendem füllen:

• „100 Hotelrestaurants“
• „15 Fast-Casual-Standorte“
• „Franchise gehobener Restaurants auf drei Kontinenten“
• „aufstrebendes Dark-Kitchen-Netzwerk“

… und Sie erhalten eine Frage, die jede Woche ein paar Mal in meinem Posteingang landet.

Und jedes Mal, wenn ich so etwas lese, muss ich dem Drang widerstehen, mit nur einem Satz zu antworten:

„Alles!“

Denn, das ist die Antwort. Aber wirklich hilfreich ist die Antwort natürlich nicht.

So this post is a slightly longer — but immeasurably more helpful — dive into what Apicbase can do for your business. Once you go through this short breakdown of all nine Apicbase modules [and that will take you eight minutes, flat], you’ll get a glimpse of the benefits that have prompted thousands of F&B professionals to refer to our platform as ‘the backbone of their operation’.

Some of those benefits include:

• die Lücke zwischen den tatsächlichen und den theoretischen Lebensmittelkosten schnell herauszufinden [und zu schließen];
• die gastronomische Verwaltung zu zentralisieren… unabhängig davon, wie viele Einheiten und Standorte Sie haben;
• Zugang zu einer datengesteuerten Entscheidungsfindung zu erhalten… ohne eine manuelle Berechnung der Zahlen;
• geschäftsmindernde Käufe zu vermeiden [auch spontane Notkäufe im Supermarkt gehören hier dazu];
• die Bestandszählungen mit erhöhter Geschwindigkeit und Genauigkeit blitzschnell zu erledigen.

Nehmen Sie sich also acht Minuten Zeit und machen Sie sich gefasst darauf, dass Sie von Apicbase begeistert sein werden!

1. Produktentwicklung

Das Modul für die Produktentwicklung ist das permanent funktionierende Gehirn Ihres gesamten Betriebs – egal, ob es sich um einen Betrieb mit fünf oder 500 Standorten handelt. Es gibt Ihnen direkt einen Überblick über Ihre Zutaten, Rezepte und Speisekarten. Außerdem können Ihre Teams sich untereinander austauschen, unabhängig davon, wo auf der Welt sie sich befinden. Es ist das einzige Modul, das Sie verwenden müssen, wenn Sie sich bei Apicbase registrieren. Es ist das A und O des gesamten Systems und die Grundlage für alle weiteren Module.

Mit diesem Modul können Sie:

• Alle Ihre Rohstoffe verwalten [und Allergen-, Nährwert- und Verpackungsinformationen hinterlegen, Preise bestimmen und mehr] 
• Durch und durch kalkulierte Rezepte erstellen [und sofort sehen, wenn Sie Ihre Ziele hinsichtlich der Lebensmittelkosten verfehlen]
• Profitable Speisekarten entwickeln [und automatisch Stücklisten erstellen, um die Produktion zu beschleunigen]

Da die Rezepte Ihren Kerndatensatz bilden, sollten Sie dieses Modul als das Nervenzentrum betrachten, das alles auf Kurs hält. Zusätzlich zur Verwaltung aller oben aufgeführten Funktionen können Sie mit dem Produktentwicklungsmodul Rezeptkalkulationen in Echtzeit durchführen, Margen für Ihre Speisekarten berechnen und schrittweise Anleitungen in Form von Produktions- und Serviervideos hochladen.

Verwenden Sie dieses Modul, um: Kostenberechnungen zu automatisieren, selbst wenn Sie die Produktion skalieren; Ihre Rezepte sofort mit Allergen-, Nährwert- und Verpackungsinformationen einzuspeisen; auf vage Vermutungen bezüglich der Schwankungen der Lebensmittelkosten verzichten zu können, und mehr.

Apicbase helps us decide which menus to kill and how to optimise procedures. As a result we were able to reduce our overall food cost by 8%.

Rens Bekkers

CEO bei Bright Kitchen

2. Bestandsverwaltung

In jedem Gastronomiebetrieb macht die Bestandsverwaltung einen erheblichen Teil der Zeit und des Aufwands aus … und trotzdem ist sie oft das, was zuerst aus dem Ruder läuft. Warum? Nun, weil es schwierig ist, den Überblick über die Ist- und Sollbestände zu behalten [und Fehler aufzudecken]. Vor allem, wenn Sie versuchen, diese Aufgabe für Dutzende von Standorten manuell abzuwickeln.

Hier kommt das Bestandsverwaltungsmodul von Apicbase zum Einsatz.

Unser System macht es fast unmöglich, Inventurfehler NICHT frühzeitig zu erkennen.

Wie?

Nun, was den tatsächlichen Bestand betrifft, führen Sie nach wie vor Bestandszählungen durch … gelegentlich. Aber Ihre Küchenteams erledigen diese jetzt digital über Tablets und Barcode-Scanner-Apps. Die Zahlen werden sofort hochgeladen und vom System verarbeitet. Und fehleranfällige Kalkulationstabellen gehören der Vergangenheit an.

Die wahre Magie findet jedoch auf der Seite der Gleichung mit den Sollwerten statt, wo durch die Integration mit POS- und anderen Systemen Ihre Lagerbestände genau verringert/angepasst werden und Ihnen und anderen Entscheidungsträgern genaue Zahlen geliefert werden, denen Sie vertrauen können.

Aus diesem Grund wissen Sie, sobald sich eine Unstimmigkeit einschleicht, wo Sie danach suchen können [oder wen Sie diesbezüglich fragen müssen]. Und weil Sie Ihre Bestandszahlen immer kennen, können Sie mit nur einem Klick bestellen [anstatt direkt nach der dritten Schicht in den Lagerräumen noch schnell eine Strichliste anfertigen zu müssen].

Verwenden Sie dieses Modul, um: Bestandsabweichungen einzugrenzen; Über- oder Unterbevorratung durch ungenaue Bestandszählungen zu vermeiden; mysteriösen Lebensmittelkostenabweichungen ohne großes Rätselraten auf den Grund zu gehen; Abfall und Verschwendung unter Kontrolle zu halten; den Wareneinsatz dank klar festgelegter Bestandspraktiken zu minimieren und mehr.

Apicbase calculates the exact amounts we need to order for each outlet. I can’t say how many hours we’ve won, but it’s a lot.

Fréderique van Alfen-Las

Projektleiterin F&B bei Radboud Universiteit

3. Produktionsplanung

Laufen die Produktionsprozesse in Ihrem Küchenbetrieb hektisch ab? Unorganisiert? Schwer zu überblicken? Das muss nicht so sein. Mit unserem Produktionsplanungsmodul können Sie schnell einen optimierten Arbeitsablauf für jeden Standort… jeden Arbeitsplatz… und jeden Mitarbeiter erstellen.

Und das Beste daran?

Nie. Wieder. Kalkulationstabellen.

Alle Ihre Produktionspläne sind in der Apicbase-Cloud gespeichert – für jeden mit einem Klick zugänglich… und Sie können alles einfach auf einen Blick überprüfen. Sie können die Produktion Wochen im Voraus planen und jedem Artikel detaillierte Anweisungen beifügen. Auf diese Weise können Sie Ihren Personaleinsatzplan zusammenstellen und für Konsistenz an allen Ihren Standorten sorgen.

Verwenden Sie dieses Modul, um: verschwenderische und inkonsistente Zubereitungspraktiken zu eliminieren; die Zeit zu verringern, die Sie am Telefon und über E-Mails verbringen, um Vorbereitungen zu treffen; Ihre Mise-en-Place-Anweisungen mit einem Klick vorzubereiten, indem Sie Standardverfahren in der Produktion duplizieren und mehr.

I absolutely love the fact that Apicbase removes pretty much all paper and Excel spreadsheets from the business. These can be chaotic and difficult to manage. With Apicbase everything is in one place and automatically updated. It gives me a great overview of what’s going on in every outlet.

Jay Greenslade

Franchise-Betriebsleiter bei The Avocado Show

4. Beschaffung

Mit unserem Beschaffungsmodul können Sie Ihre Stücklisten in Bestellungen umwandeln, sodass Sie immer genau das bestellen, was Sie brauchen und wann Sie es brauchen. Oder Sie legen Ihre Sollbestände fest und sagen dem System, dass es jedes Mal dem Sollbestand entsprechend bestellen soll, wenn eine Zutat unter die festgelegte Mindestmenge fällt. Und Sie können das System mit Ihren Lieferanten verbinden, damit diese Ihnen Informationen über ihre Mengen, Verpackungen und Echtzeitpreise liefern können. So sind Ihre Margenkalkulationen pro Rezept und Speisekarte immer aktuell.

Verwenden Sie dieses Modul, um: Ihren fehlerhaften und fehleranfälligen manuellen Bestellprozess zu verbessern; Zeit zu sparen, indem Sie Bestellungen mit nur zwei Klicks versenden; nicht erfasste Notfallkäufe zu verhindern; das Bestellmanagement zu optimieren [Cloud-basiert pro Einheit oder Bestellung für die Großküche]; an der Optimierung der Lebensmittelkosten zu arbeiten, indem Sie Verschwendung und zu große Bestellmengen vermeiden; an der Verbesserung der Lieferantenbeziehungen arbeiten und mehr.

All data is centralised, up to date and accessible. Our company is growing fast, as is the complexity of operations. More people, more outlets, more orders. Apicbase helps us keep track of procurement and manage inventories. It is a massive timesaver.

Ingrid van de Loo

Gastronomieleiterin bei Oceanwide Expeditions

5. Großküche

Ihre Großküche ist das pulsierende Herz Ihres weitläufigen Betriebs. Dort – mehr als anderswo – möchten Sie sicherstellen, dass Sie alles unter Kontrolle haben. Unser Großküchenmodul ermöglicht es Ihren Teams, zusammenzuarbeiten, selbst wenn sie räumlich meilenweit voneinander entfernt sind. Sie können Produktionspläne für Standorte erstellen, an neuen Speisekarten arbeiten, interne Bestellungen verwalten und verfolgen und Lagerbestände auf einen Blick sehen, ohne sie manuell berechnen zu müssen. Das Ergebnis ist eine effiziente und rentable Küche, die wie am Schnürchen läuft.

Verwenden Sie dieses Modul, um: die Produktion für alle Ihre Filialen von einem einzigen Standort aus effizient zu planen; Ihre interne Lieferkette zu kontrollieren; schnell interne Bestellungen aufgeben zu können [und dann ihren Status zu überwachen]; und mehr.

The impact on the business has been massive. There never is any discussion about who ordered what anymore. Everyone has access to the same updated data.

Filip Van Hoeck

CEO bei Poule & Poulette

6. HACCP & Aufgaben

Es gehört mehr dazu, einen effizienten Gastronomiebetrieb zu führen, als hervorragende Gerichte zuzubereiten und gleichzeitig Ihre Umsatzziele zu erreichen. Und zwar eine ganze Menge mehr. Von der Mitarbeiterschulung und Gerätewartung bis hin zu HACCP und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Dieses Verwaltungsmodul für HACCP & Aufgaben vereinfacht alles, befreit Sie von widerspenstigen Tabellenkalkulationen und versetzt Sie in ein Cloud-basiertes Paradies der Regelkonformität.

Mit HACCP & Aufgaben ziehen Sie CCP-Aufgaben per Drag & Drop auf die jeweiligen Standorte, weisen Sie sie Teammitgliedern zu und dokumentieren alles genau. Sie werden nicht nur die Richtlinienbeauftragten beeindrucken, sondern auch dafür sorgen, dass alle Ihre Gäste und Mitarbeiter jederzeit zu 100 Prozent sicher und geschützt sind.

Verwenden Sie dieses Modul, um: Stunden zurückzugewinnen, die Ihr Team jetzt mit der manuellen Überwachung und Aufzeichnung von HACCP-Aufgaben verschwendet; Aufgaben im Voraus in der Zentrale einzurichten und die Ausführung in einem visuellen Dashboard zu verfolgen; immer Zugriff auf die notwendige Dokumentation zu haben; zu wissen, an wen Sie sich bei Problemen wenden können; Verlaufsaufzeichnungen über operative Aufgaben zu führen, damit Sie Unregelmäßigkeiten und mehr erkennen können.

Apicbase has been an absolute godsend. Our local EHO officer came round to check on compliance. All I had to do was show him the system.

Luke Plikington

Chefkoch bei Luke Cookz

7. Buchhaltung

Selbst mit einem Backoffice voller Buchhaltungsgenies kommt es in der Gastronomiebranche regelmäßig zu Rechnungs- und Zahlungsfehlern. Sie wären nicht der Erste, der für nicht gelieferte Waren bezahlen muss … oder der Erste, der eine Rechnung verlegt und am Ende eine Gebühr für den Zahlungsverzug bezahlt. Der erste Fehler treibt Ihre Lebensmittelkosten in die Höhe. Die zweite frisst auch Ihren Nettoprofit auf… und belastet Ihre Lieferantenbeziehungen. Aber beides lässt sich mit unserem Buchhaltungsmodul vermeiden!

Use this module to: stop paying for undelivered/wrong orders; eliminate unruly spreadsheets from your processes; save your accounting team hours [and sometimes even days] tracking down purchase documentation and errors; automate and streamline A/P processes; increase the productivity of procurement and accounting teams, and more.

Apicbase allows us to catch small errors before they spiral out of control. It is a great company.

John King

Leitender Chefkoch bei Pentahotels

8. Absatzanalyse

Das Absatzanalysemodul bietet Ihnen auf einen Blick einen Überblick über Ihre Abläufe. Es ist eine klar strukturierte, handlungsorientierte Übersicht, die Ihnen sagt, wie Ihre Speisekarten in den jeweiligen Filialen finanziell abschneiden. Sie können Ihr Unternehmen als Ganzes betrachten oder so granular wie nötig vorgehen und schnell herausfinden, welche Punkte auf der Speisekarte bereits profitabel sind und welche zusätzliche Optimierung benötigen, um das zu erreichen. 

Eine praktische Funktion in diesem Modul — die Rentabilitätsmatrix ermöglicht es Ihnen, die Stars Ihrer Speisekarte sofort zu identifizieren. Sie müssen nie mehr tagelang raten oder mit Zahlen hin und her rechnen!

Use this module to: cut down on time between deploying a menu and figuring out if it’s profitable; get real-time data to create popular menus; instantly identify your menu stars and dogs; review outlet and menu performance at a glance, and more.

We can track theoretical and actual margins in all markets. Whether it’s our hotel in Seattle or Copenhagen, we have real insight into pricing, can easily anticipate costs and tailor our offering to what guests really want.

Tosca Eggenhuizen

Product Owner F&B Systems bei citizenM

9. Anwendungsprogrammierschnittstelle [API]

Es ist an der Zeit, Datensilos mit den robusten API-Funktionen von Apicbase ein Ende zu setzen.

Anstatt ständig zwischen den Tools zu wechseln – Daten wieder und wieder einzugeben, die Zahlen doppelt zu überprüfen und darüber nachzudenken, wen Sie anrufen müssen, um Zugriff auf diese oder jene Software zu erhalten – verbinden Sie alles mit Apicbase und schaffen Sie ein technisches Ökosystem, das Ihr Leben tatsächlich leichter macht.

Das API-Modul von Apicbase lässt Ihre unterschiedlichen Tools eine gemeinsame Sprache sprechen, ohne dass Sie sich auf Patchwork-Codierung und wackelige Integrationen verlassen müssen. 

Es entlastet Ihre IT-Abteilung, damit sie sich wichtigen Themen widmen kann, anstatt ständig technisch bedingte Brände zu löschen.

Und die klar strukturierten Daten helfen Apicbase, bessere Einblicke zu liefern, damit Sie die Lücke zwischen den tatsächlichen und theoretischen Lebensmittelkosten schließen können.

Verwenden Sie dieses Modul, um: Ihr gastronomisches Tech-Ökosystem aufzubauen und Geld zu sparen, indem Sie benutzerdefinierte Integrationen eliminieren, die nicht funktionieren; konstante Systemstörungen zu umgehen; genaue Einblicke zu erhalten, die Ihnen von Ihrem POS-System und anderen kundenorientierten Tools zugeführt werden; und mehr. Der gesamte F&B-Prozess wird von Apicbase unterstützt – unsere Apps für Produktion, Bestandsaufnahme, Beschaffung und Kunden bilden ein Ökosystem mit automatisierten Workflows.

The whole F&B process is powered by Apicbase — our production, stocktaking, procurement and customer-facing apps form an ecosystem with automated workflows.

Priyesh Patel

CEO bei Ice + Fries