Bestands- und Beschaffungsmanagement für Restaurants mit mehreren Standorten (oder: Wie Sie Ihren Gewinn in wenigen Monaten um bis zu 10 % steigern)

In den meisten Fällen ist es aufregend, für die Gastronomie eines Betriebs mit mehreren Standorten verantwortlich zu sein. Es ist berauschend. Sie stehen durchgehend unter Strom – von dem Moment an, in dem Sie morgens die erste Krise bei den Lieferungen bewerkstelligen, bis Sie sich schließlich abends erschöpft hinlegen, um Chef’s Table auf Netflix zu sehen.

Die Tätigkeit ist sehr spannend…

ABER…

Die Verantwortung für den reibungslosen Gastronomiebetrieb von 10 Standorten oder mehr ist auch stressig.

Allein die permanente Sorge um steigende Lebensmittelkosten. Die Margen der Gerichte. Die Gesamtrentabilität.

Ganz schön viel, oder?

Was, wenn ich Ihnen sagen würde, dass es ein paar einfache Maßnahmen gibt, mit denen Sie heute beginnen können, die a) sich schonend auf Ihren Blutdruck auswirken und b) Ihrem Betrieb zusätzliche Gewinne ermöglichen?

Klingt gut?

Dann lesen Sie weiter und finden Sie Folgendes heraus:

• warum es für die Kontrolle der Lebensmittelkosten entscheidend ist, sich auf den ersten Schritt Ihres Bestandsverwaltungsprozesses zu konzentrieren;
  
• wie Sie die Beschaffung der Speisen und Getränke für mehrere Standorte optimieren können, damit die Mitarbeiter nur genau das bestellen, was sie brauchen (und wenn sie es brauchen);
  
• warum die Arbeit mit einer als übergreifende, eindeutige Datenquelle fungierenden Plattform für den Küchenbetrieb Ihre Arbeitsweise (durch Geld- und Zeitersparnisse) verändern wird.

Sind Sie bereit, es mit dem hohen Anteil der Lebensmittelkosten auf sich zu nehmen?

Legen wir los.

Gastronomieleiter in Restaurantketten kennen entweder ihren Lagerbestand ODER…

… müssen entsetzt dabei zusehen, wie die Differenz zwischen Ist- und Soll-Kosten für Lebensmittel nach und nach größer wird. Wenn die Lebensmittelkosten unkontrolliert steigen, gerät Ihre Gewinnspanne… außer Kontrolle.

Es liegt daher definitiv nicht in Ihrem Interesse, dass das geschieht.

Das Beste, was Sie in einem Restaurantbetrieb mit mehreren Standorten (oder einem anderen Gastronomiebetrieb) machen können, um zu verhindern, dass Ihre Lebensmittelkosten steigen, ist, Ihren Bestand nicht intuitiv zu führen.

Warum?

Denn verwaltet man den Bestand nach Bauchgefühl, passieren Fehler wie diese:

• Sie verschwenden zunehmend Lebensmittel. Und zwar ganz schön viel – ein durchschnittliches Restaurant mit Sitz in den USA verschwendet Lebensmittel im Wert von ungefähr 41.000 US-Dollar pro Jahr (ungefähr 112 US-Dollar pro Tag).
  
• Ihre Mitarbeiter bekommen lange Finger. Ich drücke es ungern so unverblümt aus, aber… Diebstähle sind keine Seltenheit. Ihre Mitarbeiter sind Menschen. Verschwinden hier und da Bestände, kann Sie das am Ende rund 90 US-Dollar pro Tag und Restaurant kosten.

Kann Ihr Betrieb Verluste von 200 US-Dollar pro Tag und Standort problemlos wegstecken? (Wenn Sie zehn Standorte betreiben, sind das 60.000 US-Dollar im Monat.)

Vermutlich nicht…

Hier kommt Ihr robustes Bestandskontroll- und Managementsystem für die Gastronomie ins Spiel. Sobald Sie es eingerichtet haben (und daran festhalten), werden Sie in der Lage sein, diese durch Verschwendung und Diebstahl entstandenen Lücken, die Ihren Nettoprofit belasten, zu schließen.

Folgende Bereiche müssen mit einem Bestandsverwaltungssystem in Restaurantketten abgedeckt sein:

• Inventuren, Inventuren und noch mehr Inventuren — Konzentrieren Sie sich von Anfang an auf genaue Inventuren. Wenn Sie wissen, womit Sie Tag für Tag arbeiten, fallen die am Sollbestand orientierte Kontrolle und die Beschaffung des Sollbestands viel leichter. (Hier finden Sie unsere kostenlose Vorlage für die Bestandszählung.)

• Legen Sie Ihr Bestandsverfahren schriftlich fest — Wenn Sie es aufgeschrieben haben, werden die Schritte mit größerer Wahrscheinlichkeit eingehalten. Ihr Verfahren lässt sich so auch einfacher an einem neuen Ort replizieren. Und Fehler lassen sich leichter verhindern.
  
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter — Jeder Mitarbeiter muss wissen, wie wichtig genaue Inventuren sind, auch wenn er diese nicht regelmäßig durchführt. Sie müssen in der Lage sein, bei Bedarf mitzuhelfen. Wenn Sie ein neues Inventursystem implementieren, testen Sie es an einem einzigen Standort, holen Sie Feedback ein, passen Sie die Teile des Systems an, die verbessert werden müssen und setzen Sie es dann unternehmensweit um.
  
• Dokumentieren Sie alle Bestandsaktionen — Notieren Sie alles – Bestellungen, angelegte Lagerbestände, abgebaute Lagerbestände, Transfers, was auch immer. Auf diese Weise wissen Sie, was an dem jeweiligen Standort verfügbar ist, ohne täglich Inventuren durchzuführen.

• Überprüfen Sie Ihre Bestände bei Bedarf stichprobenartig — Machen Sie sich mit den Berechnungen der Lagerumschlaghäufigkeit (ITR) und der Lagerreichweite (DSI) vertraut. Diese Berechnungen helfen Ihnen, den Gesamtzustand Ihres Inventars zu beurteilen und weisen darauf hin, ob eine eingehende Prüfung erforderlich ist.
  
• Nutzen Sie Einblicke in Ihre Bestände, um bessere Entscheidungen zu treffen — Sammeln Sie Daten nicht um der Daten willen – nutzen Sie sie, um einen positiven Einfluss auf Ihren Nettoprofit zu nehmen. Wenn Sie herausfinden können, wo in Ihrem Betrieb Abfälle anfallen, können Sie Ihr Abfallmanagement optimieren, um Lebensmittelverschwendung zu vermeiden (und Ihre Lebensmittelkosten zu senken).

Und ja, das ist mit etwas Arbeit verbunden. Es wird einige Zeit dauern, all diese Systeme und Verfahren zum Laufen zu bringen.

Aber die Sache ist die…

Wenn Sie sich für wöchentliche Inventuren an allen Ihren Standorten entscheiden, können Sie Ihren Gewinn um bis zu 10 % erhöhen. Nicht schlecht für 30 Minuten zusätzliche Arbeit jeden Montagmorgen, oder?

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie das Inventar an Lebensmitteln und Speisen in Ihrem Restaurantbetrieb mit mehreren Standorten besser verwalten können, tippen Sie auf den untenstehenden Link und lesen Sie unseren ultimativen Leitfaden zur Bestandsverwaltung.

Alles hängt von Ihren Kaufentscheidungen ab

Der wahre Grund, warum Sie in einem Restaurant mit mehreren Standorten so penibel auf Ihren Bestand achten sollten, ist folgender: Wenn Sie Ihren tatsächlichen Bestand nicht kennen, werden Sie Ihre Lebensmittelbeschaffung nie präzise ausführen können und es wird Ihnen damit nicht gelingen, diese Kostenstelle zu einem Zentrum der Wertschöpfung zu machen.

Im Beschaffungsprozess gibt es viele Möglichkeiten, den Umsatz zu steigern.

Die meisten Gastronomieleiter in Restaurantketten legen den Beschaffungprozess zu Beginn fest und denken dann nicht weiter darüber nach. Natürlich führt diese Einstellung zu vielen kostspieligen Fehlern bei der Beschaffung.

Wenn Sie Ihren Betrieb optimieren möchten, sollten Sie präzise arbeiten. Auch Ihre Beschaffung sollten Sie als Kerngeschäftsaktivität behandeln (was sie auch ist) und bei der Gestaltung des Beschaffungsprozesses die bewährten Praktiken der Branche berücksichtigen:

• Schreiben Sie Ihre Standardverfahren und Abläufe auf — Legen Sie fest, wie Sie Ihr Inventar an Lebensmitteln erwerben und warum Sie dabei so vorgehen. Diese Art der Prozessklarheit ermöglicht es Ihnen, a) neue Beschaffungsleiter schnell auf den neuesten Stand zu bringen und b) neue Möglichkeiten für Lieferanten zu bewerten.
  
• Decken Sie mit der Beschaffung lediglich die Nachfrage — Definieren Sie Sollbestände und verwenden Sie die Nachfrageprognose, um nur das zu kaufen, was Sie benötigen – nicht mehr und nicht weniger. Hier zahlt es sich zehnfach aus, wenn Sie Ihr Inventar in- und auswendig kennen.
  
• Führen Sie Verträge mit Verkäufern für alle Artikel — Ja, sogar für Produkte wie Zucker, Salz und Öl. Wenn Sie einen Gastronomiebetrieb mit mehreren Einheiten betreiben, erhalten Sie durch Massenbestellungen die bestmöglichen Preise. Nutzen Sie die Mengen zu Ihrem Vorteil.
  
• Peppen Sie Ihre Bestellformulare auf — Ihre Bestellformulare sollten detailliert sein und zugleich nicht zu kompliziert. In den Bestellformularen sollten Menge, Qualität, Packungsgrößen und Preise klar kommuniziert werden.

• Haben Sie ein Auge auf den Wareneingang — Überprüfen Sie alles, was an Ihre Standorte (oder Ihre zentrale Lagereinheit) geliefert wurde. Lehnen Sie Artikel ab, die nicht dem Bestellformular entsprechend eingehen (falsche Menge, Packungsgröße oder anderer Preis).
  
• Prüfen Sie die Rechnungen doppelt — Arbeiten Sie am Ende jedes Monats mit Ihrer Buchhaltung zusammen, um Rechnungen und Zahlungen zu überprüfen. Stellen Sie sicher, dass Sie für das bezahlen, was geliefert wurde, und für nichts anderes.

Die Beschaffung in einem Gastronomiebetrieb mit mehreren Standorten kann schnell zu einem unkontrollierbaren Durcheinander werden. Für die meisten Leiter. Aber nicht für Sie. Vor allem, wenn Sie die Ratschläge in unserem ultimativen Leitfaden zur Beschaffung für Restaurantketten befolgen. Schauen Sie rein – tippen Sie auf den Link unten und lesen Sie ihn.

Sind Sie bereit, die Abläufe und Verfahren rund um die Beschaffung und die Bestandsverwaltung in Ihrem Betrieb mit mehreren Standorten zu verbessern?

Folgendes…

Ich weiß, dass Sie sich diese To-Do-Listen anschauen und denken: „Puh, das ist viel Arbeit!“.

Ist es auch.

Alles ist eine Menge Arbeit, wenn Sie es manuell oder (Schreck lass nach) durch Tabellenkalkulationen machen.

Soll ich Ihnen ein Geheimnis verraten? Ein Geheimnis, das es gewieften Gastronomieleitern (Lesen Sie unsere Kundenberichte) ermöglicht, das Bestands- und Beschaffungsmanagement doppelt so schnell und zehnmal so genau abzuwickeln?

(Achtung: Trommelwirbel, Fanfare und ein roter Teppich, wenn Sie einen zur Hand haben.)

Was Sie in Ihrem Leben brauchen, ist Apicbase – eine Plattform für den Küchenbetrieb, die Ihre eindeutige und zuverlässige Datenquelle für alles ist, was mit Bestandsmanagement und Beschaffung zu tun hat. Sie müssen nicht mehr die Postenchefs anrufen, um sich Zahlen durchgeben zu lassen. Sie müssen keine Tabellen mehr durchsuchen, um Ihre Inventuren zu finden. Das Rätselraten hat ein Ende.