Nicht jedes ERP-System für die Gastronomie eignet sich perfekt für Sie. 9 Antworten für Gastronomieunternehmen mit mehreren Filialen und Betrieben

Ein Restaurant mit mehreren Standorten zu führen, kann sich anfühlen, als drehe man Teller, während man mit brennenden Fackeln jongliert.

Gerade sind die Köche an einem Standort mit dem Bestellsystem vertraut und schon gibt es an einem anderen ein Problem mit dem Menüzyklus.

Mit jedem neuen Standort (und jedem neuen Vertriebskanal) steigt die Komplexität eines bereits sehr komplexen Vorgangs.

Als werfe Ihnen jemand eine weitere Fackel zu.

Ein ERP-System für den Restaurantbetrieb bringt Ordnung ins Chaos.

Damit können Sie die Prozesse in Ihrem Restaurant von Ende zu Ende überwachen. So können Sie aufhören, hektisch ein Feuer nach dem anderen zu löschen und sich auf Verbesserungen konzentrieren, die Ihren Nettoprofit tatsächlich steigern – beispielsweise können Sie sich auf die Differenz zwischen den Ist- und Soll-Kosten für Ihre Lebensmittel konzentrieren. 

Das macht den finanziellen Unterschied aus.

Wenn Ihre Köche mithilfe von Automatisierung die Lebensmittel über das ERP-System bestellen können, erleichtert ihnen das nicht nur die Arbeit (die nächtlichen Bestandszählungen fallen weg), sondern die Köche verfügen auch über die entsprechenden Tools, um die Lagerbestände in Echtzeit zu überwachen und Sie erlangen damit (endlich!) die volle Kontrolle über Ihren Systemgastronomie-Betrieb.

Kurz gesagt, die ERP-Software für die Gastronomie hilft Ihnen, mit einem beruhigenden Gefühl der Kontrolle über alle variablen Teile in Ihrem Lebensmittelgeschäft den Überblick zu behalten.

Die Suche nach einem für Sie passenden System kann jedoch stressig sein.

Ich werde Ihnen nicht sagen: „Hören Sie auf, zu suchen, Apicbase ist das ERP-System, das Sie brauchen.“ Denn auch wenn diese Aussage stimmen mag, gibt es keine Möglichkeit, dies mit Gewissheit sagen zu können, ohne zuvor Ihre Ziele und Probleme zu besprechen. (Die Wahrheit ist, wir eignen uns nicht perfekt für jede Art von Lebensmittelbetrieb. Deshalb möchten wir erst gar keine zu großen Versprechungen machen.) Verstehen Sie mich nicht falsch, wir würden uns bei Gelegenheit gerne mit Ihnen darüber unterhalten, aber darum geht es jetzt nicht.

Ein ERP-System für Lebensmittelbetriebe wirft Fragen auf, und wir sind hier, um sie zu beantworten.

Gehen wir die größten Fragen, die Betreiber von Filialbetrieben und Großunternehmen zum Thema Restaurant-ERP-Software haben, direkt an.

Alles, was Sie über ERP-Software für die Gastronomie wissen müssen

1. Was ist Enterprise Resource Planning (ERP)?

Enterprise Resource Planning (ERP) ist ein Prozess, der von Unternehmen verwendet wird, um die wichtigen Bereiche ihres Betriebs zu verwalten und einzubeziehen.

Viele ERP-Softwareanwendungen sind für Unternehmen wichtig, da sie ihnen bei der Implementierung der Ressourcenplanung helfen, indem sie alle Prozesse integrieren, die für den Betrieb des Unternehmens entscheidend sind, in einem einzigen System vereinen.

In ein ERP-System können auch Bereiche wie Planung, Beschaffung, Bestand, Vertrieb, Marketing, Finanzen, Personalwesen und mehr integriert werden.

WICHTIGE ERKENNTNISSE

• Ein ERP-System kann alle Prozesse integrieren, die für die Führung eines Unternehmens erforderlich sind.
• ERP-Lösungen haben sich im Laufe der Jahre weiterentwickelt und bei vielen handelt es sich heute um webbasierte Anwendungen, auf die Benutzer aus der Ferne zugreifen können.
• Zu den Vorteilen von ERP-Systemen gehören der freie Kommunikationsfluss zwischen den Geschäftsbereichen, eine einzige Informationsquelle und eine genaue Datenberichterstattung in Echtzeit.
• Ein ERP-System kann wirkungslos sein, wenn ein Unternehmen es nicht umsichtig einführt.

 (Quelle: Investopedia)

2. Was ist das beste ERP-System für meinen Gastronomiebetrieb?

Jedes Unternehmen ist anders. Standardisierte ERP-Systeme sind für die hochkomplexe Gastronomiebranche oft nicht geeignet.

Gerade jetzt, wo Konzepte wie virtuelle Restaurants, eine Vielzahl von Ghost-Kitchen-Geschäftsmodellen und zentrale Produktionsküchen für Restaurantketten gängiger, wenn nicht sogar selbstverständlich geworden sind.

Moderne Restaurants entscheiden sich zunehmend für Punktlösungen, um spezifische Probleme zu lösen. Daher ist es wichtig, sich des Unterschieds zwischen einer Punktlösung und einer Plattform bewusst zu sein.

Eine Punktlösung soll ein bestimmtes Problem lösen. Eine Plattform konzentriert sich auf eine Reihe verwandter Aufgaben und lässt sich in relevante Punktlösungen oder andere Plattformen integrieren. Plattformen bieten eine flexible Möglichkeit, ein individuelles ganzheitliches System zu erstellen, das Prozesse durchgängig überwachen kann.

Wenn Sie ERP sehen, denken Sie vielleicht an alte Systeme, die seit jeher im Einsatz sind. Jene, die auf sperriger Hardware liefen und mit erheblichen Kosten installiert und gewartet werden mussten. Aber die neuesten ERP-Systeme sind anders.

Bei einer SaaS-Lösung, deren Daten in der Cloud gespeichert werden, fallen die großen Vorabinvestitionen und die Notwendigkeit weg, Server im Restaurant zu installieren. Cloudbasierte Software ist von überall zugänglich und lässt sich nahtlos in andere Systeme integrieren.

Das beste ERP-System für Ihr Restaurant ist wahrscheinlich eine Cloud-basierte Plattform, die modular aufgebaut ist. Auf diese Weise können Sie Ihr eigenes System mit den benötigten Komponenten bauen. Wichtig ist dabei, dass Daten effizient fließen können, damit Ihnen stets genaue Berichte zur Verfügung stehen. So können Sie schnell wichtige Entscheidungen treffen, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen.

3. Was ist das Hauptziel einer ERP-Software für Restaurants?

Mit einem ERP-System sollen drei Aspekte erreicht werden:

1. Verbesserung der Effizienz und Entlastung Ihrer Mitarbeiter durch die Straffung von Prozessen
2. Automatisierung Ihres Restaurantbetriebs, um Zeit und Geld zu sparen
3. Datenaustausch im gesamten Unternehmen. Ist der Datenaustausch besser, lassen sich auch Entscheidungen besser treffen, was wiederum zu langfristiger Rentabilität führt und Wachstum ermöglicht.

4. Was sind die wichtigsten Vorteile einer ERP-Software für die Gastronomie?

Letztendlich besteht der Vorteil darin, Ihr Unternehmen profitabler zu machen. Ein ERP-System für die Gastronomie hilft wie folgt, Ihren Nettoprofit zu steigern:

• Verbesserung der Effizienz und Senkung der Arbeitskosten
• Verbesserung der Mitarbeitermoral
• Reduzierung der Lebensmittelkosten und Lebensmittelverschwendung
• Verbesserung des Datenflusses und der Berichterstattung
• Verbesserung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Verbesserung des Qualitätsmanagements und der Einheitlichkeit
• Verbesserung des Kundendiensts

5. Wie hilft ein ERP-System für die Gastronomie bei der Verwaltung der Großküche?

Eine zentrale Großküche kann zu einer effizienteren Gestaltung der Lebensmittelproduktion und der Lieferkette führen. Die schubweise Verarbeitung großer Mengen ermöglicht eine effiziente Verteilung an mehreren Verkaufsstandorten. Die Vorräte kommen an einem Ort an, der dafür ausgelegt ist, sie effizient zu empfangen.

Mit einem ERP-System für Großküchen werden Artikel nachverfolgt und sicher gelagert. Dies ist wichtig, da einige der Hauptgründe für überhöhte Lebensmittelkosten schlechte Wareneingangsverfahren und mangelnde Nachverfolgung interner Bestellungen sind.

Eine zentrale Küche bietet viele Vorteile, die Verwaltung kann sich jedoch als schwierig erweisen. Die effiziente Kommunikation und Verwaltung zwischen der Großküche und den Filialen an verschiedenen Standorten ist eine Herausforderung.

Ein ERP-System hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und die Vorteile optimal zu nutzen. Mit allen Daten in der Cloud können Manager überall die Kontrolle übernehmen und mehrere Standorte von einem Ort aus verwalten.

Darüber hinaus kann eine individuell geplante Küche mit Technologie ausgestattet werden, die in das ERP integriert ist. Zum Beispiel ein Bildschirmsystem, das an jeder Station in der Küche klare Aufgaben anzeigt.

6. Wie hilft ein ERP bei der Rezeptverwaltung?

Rezepte sind die zentrale Zutat einer jeden gut funktionierenden ERP-Software für die Gastronomie.

Standardisierte Rezepte sind der Schlüssel zur Effizienz. Ihre Rezepte sind Ihr Kerndatensatz. Sie befeuern jeden anderen Prozess im Küchenbereich. Wenn es um Rezeptverwaltungssoftware geht, können Sie keine Zugeständnisse machen. Die Lösung muss erstklassig sein. Daher sind allgemeine ERP-Systeme, die für die Lebensmittelindustrie modifiziert werden, selten hilfreich. Sie sind nicht für die Feinheiten beim Management in der Gastronomie ausgelegt.

Nur wenn Sie über genaue Zutatenmessungen, klare MEPs und standardisierte Arbeitsanweisungen verfügen, können Sie wiederholbare Ergebnisse erzielen UND konzernweit einheitliche Daten generieren.

ERP-Systeme mit Rezeptverwaltung helfen in den folgenden Bereichen:

• Einheitliche Katalogisierung der Rezepte
• Verbesserte Einheitlichkeit der Produkte
• Minimierung der Lebensmittelverschwendung
• Kontrolle der Lebensmittelkosten
• Erstellung präziser Beschaffungsprognosen
• Vermeidung des manuellen Warenaustauschs zwischen Abteilungen
• Überwachung der Allergene und Nährwerte mit 100%-iger Genauigkeit
• Vermeidung menschlicher Fehler

Insgesamt sollte ein ERP-System Ihre übergreifende und zuverlässige Datenquelle für alles sein, was mit Ihren Rezepten zu tun hat.

7. Warum scheitern ERP-Projekte?

Ein ERP birgt das Potenzial enormer Vorteile, geht aber auch mit Fallstricken einher, die es zu vermeiden gilt. Zu den häufigsten Gründen für ein Scheitern zählen:

• Unternehmenskultur ist nicht bereit für den Wandel der digitalen Transformation
• Protokolle sind nicht standardisiert
• Keine realistischen Ziele und Erwartungen
• Mangel an kompetenten Projektmanagern
• Produktionsprozesse und Rezeptdaten sind nicht klar definiert
• Die Aufgabe der Datenmigration wird unterschätzt

Berücksichtigen Sie diese Aspekte bei der Einführung eines ERP-Systems für Ihren Gastronomiebetrieb.

8. Wie viel Schulung ist erforderlich, um ein ERP für die Gastronomie zu verwenden?

Eine digitale Transformation vereinfacht die Kommunikation und Entscheidungsfindung, aber um dorthin zu gelangen, müssen Sie Ihre Mitarbeiter ins Boot holen. Und genau das ist nicht ganz einfach.

Ein Cloud-basiertes ERP-System sollte intuitiv bedienbar sein. Die Mitarbeiter werden es schnell akzeptieren, wenn es ihnen die Arbeit erleichtert. Mit der Umsetzung gehen jedoch Herausforderungen einher.

Hier kommt das Change Management ins Spiel. Eine Investition in einen engagierten Manager oder ein engagiertes Team zur Implementierung eines neuen digitalen Systems könnte sich um ein Vielfaches auszahlen. Vor allem, wenn Sie ein besonders komplexes Geschäftsmodell haben.

Letztendlich hängt der Umfang der Schulung von der Größe und den Feinheiten Ihres Unternehmens ab. Ein Cloud-basiertes System mit den richtigen Integrationen und einem engagierten Support-Team erleichtert diesen Prozess jedoch enorm.

9. Auf welche Funktionen muss man in einem ERP-System für die Gastronomie achten?

Es folgen hier die Kernmodule, auf die Sie im Küchenbetrieb bei Ihrem ERP für die Gastronomie achten sollten.

• Ausarbeitung der Speisekarten
• Absatzanalyse
• Bestandsmanagement
• Beschaffungsmanagement
• HACCP & Aufgabenplanung
• Planung der Speisen
• Produktionsplanung

Stellen Sie sicher, dass diese Funktionen vorhanden sind:

• Cloud-basierte Plattform – SaaS-Modell
• Robuste APIs zum Austausch von Daten zwischen ePOS, Lebensmittelverwaltung, Buchhaltung und Arbeitsplanung
• Möglichkeit der Zuweisung von Benutzerrollen und Berechtigungen
• Solide Berichtsoptionen und übersichtliche Dashboards
• Möglichkeit zur nahtlosen Verbindung neuer Standorte mit dem Tech-Ökosystem

Fazit: Wählen Sie ein ERP-System für die Gastronomie, das mit Ihnen skaliert, ohne die Komplexität zu erhöhen

Für welche ERP-Lösung Sie sich auch entscheiden, Ihre Mitarbeiter müssen bereit sein, diese zu nutzen. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Leute die alte Vorgehensweise aufgeben und neue Technologien im Handumdrehen annehmen. Change Management wird immer ein Teil der ERP-Implementierung sein. Auch dann, wenn das von Ihnen gewählte System mutmaßlich eine Plug-and-Play-Lösung ist (das ist übrigens nie der Fall).

Wenn Ihre Köche weiterhin Bestellungen aufgeben, anstatt die integrierten automatisierten Bestelltools zu verwenden, kommen sie nicht in den Genuss der Vorteile, Lieferanten einzuladen und Bestelldaten in der Cloud zu überwachen.

Damit sind wir bei einem entscheidenden Element in ERP-Systemen für Restaurants und Lebensmittelbetriebe. Die von Ihnen gewählte Software sollte Ihnen nicht nur ein Ende-zu-Ende-Monitoring von Prozessen ermöglichen, sie sollte auch Einblicke in die Geschäftsoptimierung und Wachstumschancen liefern.

Und wenn die Organisation wächst. Dann sollte Ihr ERP-System für die Gastronomie mit Ihnen wachsen können, ohne dadurch komplizierter zu werden. Stattdessen sollte es stets für Klarheit und Effizienz sorgen.

Daher ist eine modulare Cloud-basierte Plattform mit hervorragendem Support und robusten APIs – eine, die einen nahtlosen Datenaustausch mit anderen Plattformen ermöglicht – der beste Weg nach vorne für Gastronomiebetriebe mit mehreren Filialen und Unternehmen.