Tous les systèmes ERP pour la restauration ne sont pas adaptés a votre situation. 9 réponses pour les entreprises multi-établissements de restauration.

Gérer une entreprise de restauration multi-établissements peut parfois être comparable à jongler avec des torches en feu tout en faisant tourner des plaques de cuisson.

Et au moment où les chefs commencent à être à l’aise avec le système de prise de commande à un endroit, il y a un problème avec les menus à un autre.

Chaque nouvel emplacement (et canal de vente) ajoute un niveau de complexité supplémentaire à une opération déjà très complexe.

Comme si quelqu’un vous jetait une autre torche en feu.

Un système ERP pour la restauration apporte de l’ordre dans le chaos.

Il vous permet de surveiller vos processus de restauration de A en Z. Vous pourrez ainsi grâce à lui cesser d’éteindre les feux et vous concentrer sur des éléments d’amélioration qui renforceront vos résultats financiers, comme la diminution de l’écart entre les coûts réels et théoriques des aliments.

C’est là que se trouve l’argent.

Lorsque vos chefs commandent via l’ERP en utilisant l’automatisation, non seulement vous leur faciliterez la vie (plus d’inventaire de fin de soirée à effectuer), mais vous aurez également les outils pour surveiller les niveaux de stock en temps réel, ce qui vous apportera un contrôle total sur votre activité de restauration (enfin !).

Pour faire court, le logiciel ERP pour la restauration vous aide à survoler tout ce qui est variable dans votre entreprise de restauration avec un sentiment de contrôle, dans le calme.

Trouver un système qui vous correspond, peut cependant être une quête stressante.

Je ne vais pas dire : « Ne cherchez pas plus loin, Apicbase est l’ERP pour la restauration dont vous avez besoin. Parce que, bien que cette déclaration puisse être vraie, il n’y a aucun moyen de le savoir avec certitude sans avoir échangé en amont sur vos objectifs et défis à relever (la vérité c’est que nous ne sommes pas faits pour tous les types d’entreprise alimentaire, il est donc préférable de ne pas faire de grandes promesses). Ne vous méprenez pas, nous adorerions avoir cette discussion avec vous, mais ce n’est pas la raison pour laquelle nous sommes ici.

Un ERP pour la restauration soulève des questions, et nous sommes ici pour y répondre.

Attaquons les plus grandes questions que les opérateurs multi-unités et les entreprises ont sur le sujet du logiciel ERP de restaurant.

Tout ce que vous devez savoir sur le logiciel ERP pour la restauration

1. Qu’est-ce que la Planification des Ressources de l’Entreprise (ERP en anglais)?

La planification des ressources de l’entreprise (PRE) est un processus utilisé par les entreprises pour gérer et intégrer les parties importantes de leurs activités.

De nombreuses applications logicielles ERP sont importantes pour les entreprises, car elles les aident à mettre en œuvre la planification des ressources en intégrant tous les processus nécessaires pour faire fonctionner leurs entreprises en un seul système.

Un système logiciel ERP peut également intégrer la planification, les stocks d’achat, les ventes, le marketing, la comptabilité, les ressources humaines et plus encore.

PRINCIPAUX POINTS À RETENIR

• Le logiciel ERP peut intégrer tous les processus nécessaires à l’exploitation d’une entreprise.

• Les solutions ERP ont évolué au fil des ans, et bon nombre d’entre elles sont maintenant des applications Web auxquelles les utilisateurs peuvent accéder à distance.
• Certains avantages de l’ERP incluent la libre circulation de la communication entre les secteurs d’activité, une source unique d’informations et des rapports de données précis et en temps réel.
• Un système ERP peut être inefficace si une entreprise ne l’utilise pas correctement.

(Source : Investopedia)

2. Quel est le meilleur ERP pour mon entreprise de restauration ?

Chaque entreprise de restauration est différente. Les systèmes ERP standards ne sont souvent pas à la hauteur pour le secteur de la restauration qui est une industrie très complexe.

Surtout maintenant que les concepts comme les restaurants virtuels, une variété de modèles commerciaux de Cloud kitchens et les cuisines centrales de production sont devenus plus courants, sinon la norme pour les chaînes de restaurants.

Les restaurants modernes se tournent de plus en plus vers des solutions ponctuelles pour résoudre des problèmes spécifiques. Il est donc important de faire la distinction entre une solution ponctuelle et une plateforme.

Une solution ponctuelle est conçue pour résoudre un problème spécifique. Une plateforme se concentre sur un ensemble de tâches connexes et s’intègre aux solutions ponctuelles pertinentes ou à d’autres plateformes. Les plateformes offrent un moyen flexible de créer un système holistique personnalisé capable de surveiller les processus de A à Z.

Lorsque vous voyez marqué ERP, vous pouvez penser à de vieux systèmes existants. Ceux qui fonctionnaient sur des disques durs volumineux et devaient être installés et entretenus pour des coûts considérables. Mais les derniers systèmes ERP sont différents.

Une solution SaaS avec ses données sur Cloud évite un gros investissement initial et la nécessité d’installer des serveurs dans le restaurant. Les logiciels sur Cloud sont accessibles de n’importe quel endroit et s’intègrent parfaitement aux autres systèmes.

Le meilleur ERP pour votre restaurant sera probablement une plate-forme basée sur Cloud et modulaire. De cette façon, vous pourrez construire votre propre système avec les pièces dont vous avez besoin. Et assurez-vous que les données puissent circuler efficacement afin que vous obteniez des rapports précis en un claquement de doigt et que vous puissiez prendre rapidement des décisions importantes pour atteindre vos objectifs entrepreneuriaux.

3. Quel est le principal objectif du logiciel ERP pour les restaurants ?

L’objectif du logiciel ERP est triple :

1. Améliorer l’efficacité et alléger l’effectif en rationalisant les processus
2. Ajouter l’automatisation aux opérations de restauration pour économiser du temps et de l’argent.
3. Partager des données dans l’ensemble de l’entreprise. Un meilleur partage des données équivaut à une meilleure prise de décision, ce qui mène à la rentabilité à long terme et favorise la croissance.

4. Quels sont les principaux avantages du logiciel ERP pour les F&B ?

En fin de compte, l’avantage est de rendre votre entreprise plus rentable. Le logiciel ERP pour la restauration aide à stimuler le résultat net en :

• Améliorant l’efficacité et réduisant les coûts de main-d’œuvre
• Améliorant le moral du personnel
• Réduisant les coûts alimentaires et le gaspillage alimentaire
• Améliorant les flux de données et les rapports
• Améliorant la conformité réglementaire
• Améliorant la gestion de la qualité et sa cohérence
• Améliorant le service client

5. Comment le logiciel ERP pour la restauration aide-t-il à gérer une cuisine centrale ?

Une cuisine centrale peut permettre à la production alimentaire et la chaîne d’approvisionnement d’être beaucoup plus efficaces. Le traitement par lots facilite la distribution à de multiples établissements. Les fournitures arrivent dans un lieu construit pour les recevoir de manière appropriée.

Avec un système ERP pour les cuisines centrales, les articles sont suivis et stockés en toute sécurité. Cela est primordial car certaines des principales raisons de l’augmentation du coût des aliments sont les mauvaises procédures d’admission et le suivi des commandes internes.

Il y a de nombreux avantages à mettre en place une cuisine centrale, mais cela peut être difficile à gérer. Une bonne communication et gestion entre l’intendance de la cuisine et les établissements situés à différents endroits est un défi.

Le logiciel ERP vous aide à rester à la pointe et d’en tirer le meilleur avantage. Avec toutes les données hébergées sur Cloud, les managers peuvent tout contrôler où qu’ils se trouvent, et gérer plusieurs établissements à partir d’un seul endroit.

De plus, il est possible d’intégrer une cuisine sur mesure équipée d’une technologie spécifique à l’ERP, comme un système d’affichage en cuisine qui donne à chaque station des tâches claires à exécuter.

6. Comment un ERP aide-t-il à la gestion des recettes ?

Les recettes sont l’élément central de tout logiciel ERP.

Des recettes normalisées sont essentielles pour être efficace. Vos recettes sont votre ensemble de données de base. Elles alimentent tous les autres processus du Back of House. Concernant les logiciels de gestion des recettes, on ne peut pas faire de concessions. Il faut que ce soit du haut de gamme. C’est pourquoi les systèmes ERP généraux modifiés pour le secteur de la restauration ne font pratiquement jamais l’unanimité. Ils ne peuvent pas faire face aux subtilités de la gestion F&B.

Ce n’est qu’une fois que vous avez des mesures précises d’ingrédients, des méthodes claires et des procédures de fonctionnement standards que vous pouvez obtenir des résultats reproductibles ET générer des données cohérentes à l’échelle du groupe.

Les systèmes ERP qui incluent la gestion des recettes aident à :

• Cataloguer uniformément les recettes
• Améliorer la cohérence des produits
• Réduire au minimum les déchets alimentaires
• Contrôler les coûts alimentaires
• Établir des prévisions d’achat exactes
• Éviter les transferts manuels entre les services
• Suivre les allergènes et les valeurs nutritionnelles avec une précision de 100%
• Éviter les erreurs humaines

Globalement, un système ERP devrait être votre seule source d’information pour tout ce qui concerne vos recettes.

7. Pourquoi les systèmes ERP font-ils défaut ?

Un ERP est livré avec d’énormes avantages potentiels, mais également des pièges à éviter. Voici les raisons communes de l’échec :

• La culture d’entreprise n’est pas prête à absorber le changement lié à la transformation numérique

• Les protocoles ne sont pas normalisés
• Aucun objectif et attente réalistes ne sont fixés
• Un manque de gestionnaires de projet compétents
• Les processus de production et les données concernant les recettes ne sont pas clairement définis
• Sous-estimation de la tâche de la migration des données

Gardez bien ces problèmes à l’esprit lorsque vous installez un système ERP pour votre entreprise de restauration.

8. Combien de temps de formation faut-il pour utiliser un ERP pour la restauration ?

Une transformation numérique simplifie les communications et la prise de décisions, mais pour y arriver, il faut faire participer son personnel, ce qui n’est pas toujours facile.

Un système ERP hébergé sur Cloud doit être intuitif à utiliser. Le personnel doit être en mesure de se l’approprier rapidement si cela facilite son travail. Mais il peut y avoir des problèmes en cours de route.

C’est là qu’intervient la gestion du changement. L’investissement dans un gestionnaire ou une équipe dédiée à la mise en œuvre d’un nouveau système numérique peut revenir très cher. Surtout si vous avez un modèle d’affaires particulièrement complexe.

En fin de compte, le volume de formation dépend de la taille et des subtilités de votre entreprise. Mais un système hébergé sur Cloud avec les bonnes intégrations et une équipe d’assistance dédiée facilitera le processus.

9. Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans un ERP pour la restauration ?

Quand il s’agit du Back of House, voici les modules de base à rechercher dans votre ERP.

• Conception de menus
• Analyse des ventes
• Gestion des stocks
• Gestion de l’approvisionnement
• HACCP et planification des tâches
• Planification des menus
• Planification de la production

Assurez-vous également que ces caractéristiques soient présentes :

• Plateforme hébergée sur Cloud – modèle SaaS
• Des API robustes pour le partage de données entre ePOS, gestion des F&B, comptabilité et planification du travail
• Capacité à attribuer des rôles et des autorisations aux utilisateurs
• De solides options de reporting et des tableaux de bord clairs
• Une capacité à connecter de manière transparente de nouveaux sites au système informatique déjà en place

Conclusion : choisissez un système ERP pour la restauration capable d’évoluer avec vous, sans ajouter de complexité

Quelle que soit la solution ERP que vous choisissez, ce doit être une solution que vos employés sont disposés à utiliser. Ne présumez pas que les gens abandonneront l’ancienne façon de faire les choses et adopteront les nouvelles technologies de but en blanc. La gestion du changement fera toujours partie de la mise en œuvre de l’ERP. Même si le système de votre choix prétend être une solution prête à l’emploi (à titre d’information, il ne l’est jamais).

Si vos chefs continuent de passer des appels pour passer les commandes au lieu d’utiliser les outils de commande automatisés intégrés, vous ne bénéficierez pas des avantages qui existent à référencer de nouveaux fournisseurs et à surveiller les données liées aux commandes sur Cloud.

Cela nous amène à un élément essentiel dans les systèmes ERP pour les restaurants et les entreprises de restauration. Le logiciel que vous choisirez ne doit pas seulement vous permettre de surveiller les processus de A à Z. Il doit également vous apporter des informations sur l’optimisation des activités et les opportunités de croissance.

Et quand l’organisation croît. Votre système ERP pour la restauration doit pouvoir évoluer avec vous, sans ajouter de complexité. Il devra toujours vous apporter plus de clarté et d’efficacité.

Par conséquent, une plate-forme modulaire hébergée sur Cloud avec un excellent support et des API robustes – une plate-forme qui permet un partage de données fluide avec d’autres plates-formes – est la meilleure solution à suivre pour les entreprises de restauration et de F&B multi-établissements.