Geheimnisse der operativen Exzellenz: Wie Leiter erfolgreicher Restaurants den Betrieb optimieren [Was machen sie anders?]

Wenn Restaurants auf mehrere Standorte expandieren, nehmen die Herausforderungen exponentiell zu.

Sie müssen für eine beständige Qualität sorgen, ein hervorragendes Kundenerlebnis bieten und die Leistung an einer wachsenden Zahl von Standorten optimieren. Derweil verändert sich der Markt in rasantem Tempo.

Einige Unternehmensleiter meistern diese Herausforderungen deutlich besser als andere.

In diesem Artikel gehe ich der Frage nach, was High Performer anders machen als Low Performer, um operative Exzellenz (kurz: OpEx) zu erzielen.

Treiber für OpEx

OpEx bezieht sich auf die Optimierung betrieblicher Prozesse, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und das Kundenerlebnis zu verbessern. Eine Studie hat ergeben, dass es sechs Faktoren gibt, die in Gastrobetrieben für operative Exzellenz sorgen.

Sie sind:

• Die Kosten müssen gesenkt werden: 68 %
• Die behördlichen Vorschriften müssen eingehalten werden: 54 %
• Die Produktqualität und Verbraucherzufriedenheit muss gewährleistet werden: 47 %
• Die Produktivität muss maximiert werden: 38 %
• Die Variabilität der Prozessabläufe muss verringert werden: 29 %

Wenn Sie mit dem Gaststättengewerbe vertraut sind, wird es Sie nicht überraschen, dass Kosteneinsparungen ganz oben auf der Liste stehen. Sie werden auch verstehen, dass die Herausforderung für Restaurantleiter und die Hauptgeschäftsstelle enorm ist.

Ein einziges Restaurant ist bereits schwierig zu verwalten, ganz zu schweigen von Dutzenden von Standorten in Ihrem Portfolio. Mit jeder neuen Einheit kommt bei einer bereits komplexen Organisation eine weitere Ebene hinzu. Es gibt so viele sich ändernde Aspekte, dass die Arbeit im Chaos in vielen Gastrobetrieben zum Alltag gehört.

Operational Excellence zielt darauf ab, Kosten zu senken, die Produktivität zu maximieren und die Produktqualität zu verbessern.

Die Frage, die sich mir stellte, lautete: Warum gelingt es einigen Unternehmen, das Chaos zu überwinden und die Abläufe kontinuierlich zu verbessern?

Was machen sie anders?

Als CEO von Apicbase und Gastgeber der Food Service Growth Show spreche ich täglich mit Restaurantleitern. Diese Erfahrungen haben mir einen guten Einblick in die Art und Weise verschafft, wie erfolgreiche Restaurantleiter ihren Betrieb führen.

Es stellt sich heraus, dass sie keine Superhelden sind, die übermenschliche Dinge tun. Leistungsträger haben ein System, das es ihnen ermöglicht, der Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein. Man spricht hierbei von Operation Excellence.

Wie Restaurantleiter OpEx erreichen

Ich habe festgestellt, dass der Weg zur operativen Exzellenz eine Kombination aus strategischer Planung, gezielter Ausführung und kontinuierlicher Verbesserung erfordert. Es gibt unzählige Möglichkeiten, diese Herausforderung zu meistern, aber die erfolgreichsten Restaurantbetriebe konzentrieren sich auf die folgenden sechs.

1. Die Grundlage für operative Effizienz sind Daten

Der erste Schritt besteht darin, die Kontrolle über die Produktionsdaten zu erlangen.

Organisationen, die ihre Effizienz verbessern wollen, fangen alle mit diesem Punkt an, und das macht auch Sinn, wenn man darüber nachdenkt. Es ist schwer, etwas zu verbessern, wenn man nicht weiß, wo man suchen muss.

Die besten Entscheidungen beruhen auf Datenanalysen und soliden Informationen, nicht auf Bauchgefühl oder Spekulationen. Zumindest im geschäftlichen Umfeld ist dies meiner Meinung nach der Fall.

Wenn ich potenzielle Kunden frage, warum sie nach einer Lösung wie Apicbase suchen, antworten sie in der Regel: „Ich muss wissen, was vor sich geht.“

Diese Organisationen expandieren oft und es kommt zu einem Kontrollverlust und Chaos. Spitzenkräfte wissen das. Die Datenerfassung steht ganz oben auf ihrer Agenda.

Anders als Mitläufern ist es Führungskräften sehr bewusst, dass sie ihre Aktivitäten nicht wirksam steuern können, wenn sie sie nicht messen. Daher gehen sie bei der Einrichtung von Systemen zur Datenüberwachung mit größerer Sorgfalt vor.

Was bedeutet es für Restaurantleiter, die Kontrolle über ihre Betriebsdaten zu erlangen?

Damit gehen drei Dinge einher.

• Die KPIs werden unternehmensweit standardisiert und gemessen.
• Die Daten werden automatisch erfasst und ausgewertet.
• Führungskräfte können die Leistung in Echtzeit überwachen.

Was die Spitzenbetriebe von anderen unterscheidet, ist die automatisierte Datenerfassung.

Die Automatisierung macht es einfacher, genaue Daten zu sammeln, bisherige Daten effizienter zu nutzen und den Entscheidungsträgern verwertbare Erkenntnisse zu liefern. Bei der manuellen Datenerfassung sind die Informationen in der Regel veraltet und fehlerhaft, weshalb die Nützlichkeit der Daten fragwürdig ist.

Betreiber, die die Datenerfassung automatisieren, haben oft parallel dazu eine Restaurantanalysesoftware laufen, die Informationen in Erkenntnisse umwandelt. So können sie schneller Entscheidungen treffen und Fehler korrigieren, bevor sie außer Kontrolle geraten. Dieser Ansatz erhöht die Zuverlässigkeit der internen Prozesse.

Ebenso wichtig ist, dass die Leistungsträger im Gaststättengewerbe große Anstrengungen unternehmen, um sicherzustellen, dass die Datenerfassung betriebsweit standardisiert ist, insbesondere große Unternehmen mit mehreren Standorten.

Dies ist entscheidend für eine fundierte Entscheidungsfindung. Wenn beispielsweise an einem Standort eine andere Methode zur Berechnung der Sollbestände verwendet wird, sind die Daten des Unternehmens mit einem Mal weniger aussagekräftig. Aus dem Vergleich von Äpfeln und Birnen lernt man nichts Wesentliches, außer dass beide rund sind.

Mit einem einheitlichen Überblick über die Leistung der einzelnen Standorte können Führungskräfte proaktiv auf Mängel reagieren und Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren.

Ein einheitlicher Rahmen für die Leistungsmessung ermöglicht es großen Foodservice-Unternehmen, ihren Betrieb zu optimieren und ihren Wettbewerbsvorteil zu maximieren.

2. Verwertbare Informationen

Der Zugang zu operativen Daten ist entscheidend, aber nicht ausreichend. Was am meisten zählt, sind verwertbare Informationen.

Erfolgreiche Restaurants haben Zugang zu Erkenntnissen, die direkt in Entscheidungsprozesse einfließen können. Sie analysieren die Leistungen der Vergangenheit und vergleichen sie mit der Gegenwart, was ihnen hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen. So können sie Arbeitsabläufe im Gastronomiebetrieb verbessern und effizienter gestalten.

So überwachen beispielsweise erfolgreiche Unternehmen die Rentabilität von Rezepten im Laufe der Zeit. Sie können eingreifen, wenn ein Gericht nicht mehr genug Geld einbringt, obwohl es früher gut lief. Sie könnten den Preis erhöhen, das Rezept ändern oder mit einem Lieferanten verhandeln, der sich nicht an Preisvereinbarungen hält.

Der Erfolg eines Rezepts ist nur ein Beispiel dafür. Unterm Strich überprüfen erfolgreiche Gastronomieleiter, ob alle kritischen Aspekte ihrer Standorte optimal funktionieren und ob Änderungen notwendig sind.

Wichtig hierbei ist, dass diese Unternehmen in Echtzeit Zugang zu solchen Erkenntnissen haben. So können sie reagieren, wenn Probleme auftauchen, und nicht erst Monate später, wenn ein Buchhalter einen Fehler entdeckt, falls er diesen überhaupt bemerkt.

Im Vergleich zu Spitzenkräften müssen andere eher erhebliche Gewinneinbußen hinnehmen, da sich kleine, versteckte Ineffizienzen im Laufe der Zeit zu erheblichen Verlusten summieren.

Ein Beispiel, das ich vor kurzem gehört habe, ist das eines Restaurants, das erheblich mehr für Speisen und Getränke ausgibt als andere Betriebe der gleichen Kette. Der Unterschied war gering, aber bei der Analyse der Kosten über einen bestimmten Zeitraum hinweg sichtbar. Wie war es dazu gekommen? Das Küchenteam an diesem Standort verwendete bei der Zubereitung der Hauptgerichte etwas größere Messbecher.

Ohne Einblicke in Echtzeit ist es schwierig zu erkennen, was schiefläuft, geschweige denn Maßnahmen zu ergreifen, um ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden.

Ein weiteres Beispiel für verwertbare Informationen ist die Analyse von bisherigen Daten. Leistungsstarke Betriebe können die Nachfrage besser prognostizieren und ihre Einkäufe entsprechend anpassen. Infolgedessen können sie verderbliche Waren viel besser verwalten, was zu niedrigeren Lebensmittelkosten führt. Das verschafft ihnen einen unglaublichen Wettbewerbsvorteil.

3. Die richtige Balance zwischen Effizienz und Qualität

Die Verbesserung der Effizienz in einem Restaurant mit mehreren Standorten ist von entscheidender Bedeutung, darf aber die Qualität der Produkte nicht beeinträchtigen.

Lebensmittelsicherheit und Qualität sind die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale. Wenn leistungsstarke Betriebe von Effizienz sprechen, meinen sie damit höchste Qualität zu niedrigsten Kosten. Die Entwicklung solider Prozesse ist dafür unerlässlich, darf aber nie auf Kosten des Kundenerlebnisses gehen. Das steht an erster Stelle.

Erfolgreiche Unternehmen richten daher ihre Qualitätsinitiativen an bewährten Branchenstandards aus. Diese externen Benchmarks motivieren die intern Beteiligten und helfen bei der Festlegung bewährter Verfahren.

Ein Beispiel ist die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln. Große Lebensmittelunternehmen und Restaurants mit mehreren Standorten verfügen fast immer über eine zentrale Produktionseinheit, die Fertig- und Halbfertigerzeugnisse an Restaurants und Einzelhandelsgeschäfte liefert. Aus Sicht der Qualität, der Sicherheit und der gesetzlichen Vorschriften ist es für diese Unternehmen unerlässlich, den Überblick über die Inhaltsstoffe in Lagerung, Produktion und Vertrieb zu behalten.

Erfolgreiche Betriebe wissen, dass die systematische Überwachung und Analyse standardisierter Prozesse für die Qualitätsverbesserung entscheidend ist.

Einflussreiche Führungskräfte nutzen Regelkonformitätsstandards, um ihre Prozesse zu verbessern und Qualitätsergebnisse direkt in ihre Produktionssysteme zu integrieren. Auf diese Weise können sie aussagekräftige Erkenntnisse für das gesamte Unternehmen liefern. Es hilft den Betreibern, Qualitätsprobleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Dies wiederum beugt schlechter Qualität vor, verhindert, dass nicht konforme Produkte ausgeliefert werden, sorgt für zufriedene Kunden und eliminiert das Risiko teurer Produktrückrufe.

4. Nachhaltigkeit = Kosteneinsparungen

Der Erfolg im Gaststättengewerbe hängt von der Effizienz der Produktion und der Produktqualität ab.

Dazu gehört auch der finanzielle Erfolg. Wir sprechen hier von Gewinn und nicht nur von Einnahmen. Die Spitzenkräfte der Branche nehmen keine Ausgaben als selbstverständlich hin. Low-Performer sind eher dazu bereit, Gemeinkosten wie Energie oder Wasser schlichtweg hinzunehmen. Sie betrachten sie als Kosten der Geschäftstätigkeit, die sich ihrer Kontrolle entziehen.

Spitzenkräfte hingegen haben erkannt, dass diese Ausgaben mit unterschätzten Einsparmöglichkeiten einhergehen, sowohl für die Umwelt als auch für das Unternehmen.

Wie bei allen anderen Aspekten der Gemeinkosten schaffen es die erfolgreicheren Unternehmen, hier einen Unterschied zu erzielen, indem sie sich nicht auf ihr Bauchgefühl verlassen. Sie sammeln die Daten, generieren verwertbare Erkenntnisse und geben sie an alle Abteilungen weiter. Dadurch wird die Nachhaltigkeit automatisch mit der Produktion verknüpft.

Die Ergebnisse sind maßgeblich. In einem Interview mit Kaj Török, CSO (Chief Sustainability Officer) von MAX Burgers, erklärt er uns, warum die schwedische Burgerkette negative Emissionswerte verzeichnet und auf Nachhaltigkeit setzt.

Entgegen den Annahmen kosteten die Maßnahmen für Klimaneutralität nur 1 Prozent der Einnahmen der Kette, während der Umsatz dadurch um mindestens 10 Prozent stieg. Ein ROI von 10 zu 1 ist der einer Trauminvestition. MAX Burgers ist derzeit die profitabelste Restaurantkette Schwedens.

Nachhaltigkeit hat in fünf Schlüsselbereichen zum Erfolg und zur Rentabilität von MAX Burger beigetragen:

1. Absatz: MAX Burgers erzielt 46 Prozent des Umsatzes im LOHAS-Segment, einer Zielgruppe, die in der Regel Fast Food meidet, und hat damit einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz.
2. Talentgewinnung und -bindung: Die Nachhaltigkeitsstrategie der Kette trägt dazu bei, mehr Talente anzuziehen und zu halten und die Einstellungskosten zu senken.
3. Kostensenkung: Durch die genaue Überwachung von Abfall und Verbrauch liegt die Lebensmittelverschwendung unter 1 Prozent und der Energieverbrauch wird optimiert.
4. Expansion: Durch ihr Engagement für Nachhaltigkeit zieht die Kette Partnerschaften an und verschafft ihnen Zugang zu erstklassigen Standorten, wie Schwedens größtem Veranstaltungspark.
5. Langfristiges Geschäftsmodell: Die Ausrichtung auf gesellschaftliche Bedürfnisse fördert die Innovation und gewährleistet ein zukunftsfähiges Unternehmen.

Hervorragende Leistungen im Bereich der Nachhaltigkeit führen zu einem hohen ROI. Die leistungsstärksten Betriebe betrachten dies nicht als Kosten, sondern als Chance, sich von der Konkurrenz abzuheben und die Gewinne durch die Senkung der Gemeinkosten zu steigern.

5. Operative Exzellenz ist ein fortwährender Prozess

Ist Ihnen der Begriff „Kaizen“ bekannt?

Dieser japanische Ausdruck steht für „kontinuierliche Verbesserung“. Er beschreibt eine Denk- und Arbeitsweise, bei der man im Laufe der Zeit kleine, schrittweise Änderungen vornimmt, um einen Prozess, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu verbessern.

So sollte OpEx betrachtet werden, als eine Arbeitsmethode, die sich auf die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse konzentriert, um bessere Ergebnisse zu erzielen. OpEx ist nie abgeschlossen.

Es lassen sich stets Fortschritte machen. Führungskräfte in leistungsstarken Unternehmen wissen, dass ein Einblick in die bisherigen und aktuellen betrieblichen Leistungen unerlässlich ist.

Es geht nicht nur um Momentaufnahmen, sondern auch um langfristige Trends.

Die erfolgreichsten Führungskräfte im Gastgewerbe nutzen regelmäßige Audits, um die betriebliche Leistung zu messen und die Kennzahlen für Ertrag, Produktivität und Rentabilität zu verbessern. Sie bilden funktionsübergreifende Teams, um die Akzeptanz und eine Unternehmenskultur zu fördern, die den Fortschritt begünstigt. In diesen Unternehmen ist es wahrscheinlicher, dass ein formelles Verfahren vorliegt, um bewährte Praktiken zu integrieren und die Geschäftsprozesse lassen sich aktualisieren, sobald Ineffizienzen festgestellt werden.

Kleine Verbesserungen summieren sich im Laufe der Zeit und die erfolgreichsten Unternehmen sind diejenigen, die nie zufrieden sind.

Wie kann man den Betrieb kontinuierlich verbessern?

• Regelmäßige Überprüfungen
• Benchmarks setzen
• Funktionsübergreifende Teams
• Prozesse dynamisch überarbeiten, wenn Ineffizienzen auftreten

6. Tools spielen eine wichtige Rolle

Die Technologiestrategie eines Unternehmens hat erheblichen Einfluss auf die Ergebnisse seiner OpEx-Initiativen.

Leistungsstarke Restaurantbetriebe bauen ein integriertes technisches Ökosystem auf, das Echtzeittransparenz und Kommunikation zwischen den Standorten und Abteilungen ermöglicht. Mitläufer in der Branche überwachen die Vorgänge eher mit verschiedenen Online- und Offline-Tools.

Die Auswertung von Daten und die Automatisierung von Prozessen sind komplex, wenn die Systeme nicht integriert sind. Wichtige Informationen müssen in Kalkulationstabellen kopiert werden. Dabei gehen Daten verloren und es treten Fehler auf. Dadurch nimmt die Zuverlässigkeit der Daten ab. Und es dauert länger, sie effektiv zu analysieren, wodurch Ineffizienzen länger unbemerkt bleiben.

Durch das Aufbrechen von Datensilos können Unternehmen operative Spitzenleistungen über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg synchronisieren und verankern. Durch die Kombination verschiedener Systeme in einer Lösung entsteht eine funktionsübergreifende Kommunikations- und Kollaborationsplattform, die die operative Leistung weiter verbessert.

Die erste Integration, die einem in den Sinn kommt, ist eine POS- und Gastro-Management-Software, die die Mauern zwischen dem Front- und Back-of-House-Betrieb durchbricht.

Fazit

In der hart umkämpften Foodservice-Branche sind hervorragende Betriebsabläufe für Restaurants mit mehreren Standorten unerlässlich geworden. Um OpEx zu erreichen, müssen führende Unternehmen der Branche ein komplexes Betriebsumfeld meistern, das steigende Kosten, die Notwendigkeit einer höheren Effizienz und die Nachfrage nach qualitativ hochwertigen Lebensmitteln umfasst.

Leistungsstarke Restaurants haben einen vollständigen Überblick über alle Vorgänge. Sie legen Wert auf die Standardisierung von Daten, überwachen kontinuierlich den Betrieb und automatisieren die Erkenntnisgewinnung. So können sie Prozesse jederzeit verbessern und Fehler korrigieren, bevor sie den Ergebnissen einen schweren Schaden zufügen.

Dank operativer Exzellenz ist es für leistungsstarke Unternehmen wahrscheinlicher, sich von der Konkurrenz abzuheben, Kosten zu senken und in einem sich schnell entwickelnden Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.