Von der Digitalisierung zur digitalen Transformation in der Gastronomie – So bereiten Sie sich auf KI-gestütztes Management vor

Künstliche Intelligenz (KI) und verwandte Technologien verändern die Arbeitsweise der Betreiber von Restaurantketten, Hotels und Gastronomiebetrieben.

Fortschrittliche Analysen und Prognosen… automatisierte Beschaffung… optimierte Abläufe im Servicebereich… es gibt nichts, an dem Technologieunternehmen (wie Apicbase) nichts bereits arbeiten.

Die digitale Transformation von Restaurants und Unternehmen in der Systemgastronomie impliziert große Fortschritte für die Branche, insbesondere wenn KI die treibende Kraft wird.

Stellen Sie sich eine 25- bis 75-prozentige Senkung der Lebensmittelverschwendung vor, die zu Einsparungen in Millionenhöhe führt… Eine vollautomatisierte Lieferkette… Genaue Inventuren über zahlreiche verschiedene Serviceeinheiten (ohne täglich Zeit für Bestandszählungen zu investieren)… Optimiertes Allergenmanagement, das JEGLICHE durch Lebensmittelallergien hervorgerufene Vorfälle verhindert.

Die Liste reicht weit über den Küchenbetrieb oder die Herausforderungen im Zusammenhang mit Speisen und Getränken hinaus.

Aber abgesehen von ein paar wenigen agilen Organisationen (und einigen Pilotprojekten „großer Marken“) nutzt die Gastronomie als Dienstleistungsbranche diese neuen, kostensparenden Möglichkeiten nur langsam und vor allem im Küchenbetrieb eher selten.

Tatsächlich ist die Mehrheit der Gastronomiebetriebe (insbesondere Großketten) immer noch auf teure, fehlerbehaftete und träge Prozesse angewiesen, die bereits seit Ewigkeiten bestehen. Eine digitale Strategie haben diese Gastronomiebetriebe schlichtweg nicht.

Diese Trägheit der Branche bringt SIE in eine hervorragende Position.

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Dieser Beitrag verleiht Ihnen einen Überblick darüber, wie KI Ihnen bei der Transformation Ihres Gastronomiebetriebs helfen kann:

• wie KI, maschinelles Lernen und neue Technologien Ihnen dabei helfen können, Operational Excellence zu erreichen…
• wie KI (und andere Technologien) die digitale Transformation vorantreibt [Ihr ultimatives Ziel]…
• warum Sie JETZT handeln sollten, wenn Sie Ihrer Konkurrenz einen großen Sprung voraus sein wollen…
• und was genau KI und die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen bewirken können.

Doch bevor wir loslegen, befassen wir uns zuerst mit den…

Was spricht für eine digitale Transformation in der Gastronomie (und warum sollte man JETZT handeln)?

Ich habe in den letzten Jahren mit Hunderten von Führungskräften aus der Gastronomiebranche gesprochen.

Die größten Sorgen und Herausforderungen aller lassen sich grob in drei Kategorien unterteilen:

• die Lebensmittelkosten niedrig zu halten — hinsichtlich der Einnahmen gibt es wenig Spielraum. Und dieser Spielraum ist teuer. Sie wissen, dass Ihr Erfolgsrezept Kosteneffizienz ist…

• kostspielige menschliche Fehler zu verhindern — von der Ausarbeitung der Speisekarten bis hin zu Beschaffungsfehlern, von denen Sie erst bei einem jährlichen Audit erfahren. Das alles summiert sich…

• sich zukünftige Erfolge zu sichern — vom Wachstum in aktuellen Märkten über die Expansion in neue Märkte bis hin zur Innovation und Verfeinerung ihrer digitalen Strategie.

Das sind alles Punkte auf höchster Ebene. Die Arbeit mit Kalkulationstabellen, alteingeführten Systemen oder sogar Einzellösungen ist nicht der beste Weg, um diese anzugehen. Und schon gar nicht, wenn die Arbeit für Hunderte (oder sogar Tausende) einzelne Einheiten gemacht werden muss.

Hier kommt die KI-gestützte digitale Transformation ins Spiel.

Im Kern ermöglicht Ihnen die KI-gestützte digitale Transformation, Ihre Arbeit schneller, besser und effizienter zu erledigen.

Und das sollte immer Ihr Ziel sein.

Und warum Sie so schnell wie möglich damit beginnen sollten?

Dafür gibt es zwei Gründe:

1. Das Thema ist in aller Munde, doch selbst die großen Player sind noch nicht weit gekommen — Großketten sind weiterhin in der Testphase möglicher Anwendungen der KI. Alle arbeiten daran, herauszufinden, wie sie KI am besten in bestehende Prozesse implementieren können. Das verschafft Ihnen einen Vorteil. Wenn Sie heute bei Null anfangen, werden Sie anderen Unternehmen später meilenweit voraus sein, wenn diese erkennen, dass es Zeit wird, sich von dem alten System zu verabschieden und ein neues einzuführen.
2. Es braucht Zeit, um die notwendige digitale Reife zu erreichen, — die Transformation geschieht nicht über Nacht. Sie müssen testen, iterieren, experimentieren, Fehler finden und dann noch mehr testen. Sie müssen Integrationen entwickeln; Sie müssen Ihre Technik und Systeme trainieren und sich auf fast allen Ebenen der Organisation einbringen. Je früher Sie damit anfangen, desto besser.

Steigen Sie lieber zu früh als zu spät ein und profitieren Sie von den Vorteilen der digitalen Transformation für die Gastronomie:

• Gleiche Wettbewerbsbedingungen für Sie und aufstrebende, digital geführte Wettbewerber;
• Neue Geschäftsmodelle, auf die man zurückgreifen kann, wenn der Markt verrücktspielt [tschüss, Corona!]
• Eine Fehlerkultur nach der „Fail Fast“-Mentalität, die zu schnellen Weiterentwicklungen für „Go-to-Market“-Initiativen führt;
• Eine bedeutendere Beziehung zu Mitarbeitern und Kunden [stärkere Marke/Arbeitgebermarke];
• Zugang zu innovativen Produkten/Dienstleistungen, um veraltete Konzepte zu ersetzen.

Hört sich das nicht gut an?

Werfen wir nun einen Blick darauf, wo der Weg zur digitalen Transformation hin in der Gastronomie beginnt…

Digitalisierung & Digitale Transformation – Alles Wissenswerte für Gastronomie-Experten

Wir haben bereits festgestellt, dass die digitale Transformation in der Gastronomie (oder anderswo) sich nicht auf die Schnelle realisieren lässt.

Es gibt keinen Schalter, den Sie umlegen können, und voila! – willkommen in der digitalisierten Welt.

Man beginnt eigentlich an irgendeinem Punkt und dann baut dann Stück für Stück darauf auf.

Und die Digitalisierung umfasst dabei zwei (komplett unterschiedliche) Prozesse:

1. Sie erledigen dieselben Aufgaben (Zählen, Inventur, Beschaffung) auf andere Art und Weise;
2. Sie nutzen Technologie, um neue Tätigkeiten auszuführen, die Ihren Betrieb voranbringen.

Lassen Sie uns das genauer anschauen.

Der Schritt zur digitalen Technologie – Weg von widerspenstigen Notizzetteln hin zur digitalen Welt

Bei diesem Prozess der Digitalisierung geht es darum, arbeitsintensive manuelle Prozesse durch digitale zu ersetzen.

Dies machen Sie wahrscheinlich bereits, unabhängig davon, ob Sie einen großen B2B-Gastronomiebetrieb oder eine Hotelkette betreiben.

… und sollte das doch der Fall sein, kämpfen Sie wahrscheinlich mit Verlusten aufgrund von Buchungsfehlern, Ressourcenverschwendung und schlechter Planung.

… sondern wohl eher so:

Digitale Speisekarten sind ein weiteres Beispiel für die Digitalisierung im Dienstleistungsbereich der Gastronomie. Sie sind nicht so verbreitet wie digitale Tischreservierungssysteme… aber das ist nur eine Frage der Zeit. Im Servicebereich werden seit zwei Jahrzehnten Prozesse digitalisiert. Inzwischen werden die Kellner von der Technik in allerlei Hinsicht unterstützt, von der Bezahlung bis hin zur Annahme von Bestellungen.

Die Digitalisierung der Prozesse des Küchenbetriebs schreitet langsamer voran.

Es ist verblüffend, dass die meisten Betreiber (selbst große, internationale) bei der Bestandszählung immer noch auf Stift und Papier angewiesen sind. In einer Welt, in der die Margen in Restaurants und Gastronomiebetrieben hauchdünn sind, verheißt die Verwendung von Tabellenkalkulationen und Notizzetteln für Tausende von Produkten, in Ihrem Betrieb ein und aus gehen, nichts Gutes für die Kostenkontrolle.

Glücklicherweise haben viele Betreiber von Gastronomiebetrieben gemerkt, dass ein striktes Bestandsverwaltungssystem das Rückgrat jedes profitablen Gastronomiebetriebs ist. Da Sie nicht direkt an der Bestandsverwaltung beteiligt sind, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Manager die Lagerverwaltung ernst nehmen (sowie schnell und effizient durchführen).

Unser Bestandsverwaltungsmodul beschleunigt nicht nur den gesamten Prozess; es automatisiert auch viele der Aktionen (addiert von Lieferanten und anderen Standorten gelieferte Produkte und subtrahiert Artikel dem Verbrauch entsprechend basierend auf Rezepten und Zubereitungsdaten). Das Beste daran ist, dass Sie das Modul einfach in Ihrem gesamten Betrieb zur Verfügung stellen können – und sofort Zugriff auf zuverlässige, einheitliche und genaue Daten erhalten, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen.

Es gibt noch viele weitere Beispiele für die Digitalisierung in der Gastronomie [sowohl im Service- als auch im Küchenbereich]. Die Vorteile, die sie alle mit sich bringen, sind jedoch weitgehend gleich:

• Reduzierte Kosten
• Optimierter Betrieb
• Besseres Ressourcenmanagement
• Weniger durch den Menschen verursachte Fehler
• Bessere Kundenerfahrung

Neue, digitale Möglichkeiten – Lassen Sie Ihre Systeme und die Technik die ganze Arbeit machen

Ich habe bereits erwähnt, dass Apicbase die Bestandszahlen an allen Ihren Standorten basierend auf Wareneingang, Zubereitung, Abfall, Übertragungen zwischen den Standorten und ähnlichem anpasst.

Also…

150 [auf Lager] + 20 [geliefert] + 8 [übertragen] – 40 [verwendet] – 2 [abgelaufen] = 136 [auf Lager]

Und das Beste daran?

Weder Sie noch einer Ihrer Bestandsverwalter müssen jemanden anrufen, um diese Zahl abzurufen. Die Informationen stehen Ihnen mit nur wenigen Klicks zur Verfügung.

Dies ist ein Paradebeispiel für die weitgehende Digitalisierung in der Gastronomie.

Bei einer umfassenden Digitalisierung kommunizieren Ihre Systeme miteinander und automatisieren alltägliche manuelle Aufgaben, die sonst entweder:

1. gar nicht möglich wären (sofortige Warnung, wenn die Bestandszahl unter den Sollwert fällt) oder;
2. zu teuer wären (tägliche Inventuren über alle Ihre Einheiten hinweg).

Neben der automatischen Bestandszählung können Sie mit Apicbase auch Ihre Beschaffung nahezu vollständig automatisieren, ohne Über- oder Unterbestände zu riskieren. Hierfür braucht es Tausende von täglichen mathematischen Operationen (von der Berechnung des Lagerbestands und der Umschlaghäufigkeit bis zur Analyse zurückliegender Verkaufsdaten). Dies bedeutet, dass es selbst einer Horde cleverer Datenanalysten schwerfallen würde, alles manuell zu erledigen.

Mit Apicbase müssen Ihre Abteilungs- oder Standortleiter nur noch die Bestellformulare prüfen und auf die Schaltfläche „Bestellung abschicken“ klicken.

Aber (auch bei diesem Aspekt der Digitalisierung) hinkt die Digitalisierung der Prozesse im Küchenbereich im Vergleich zu der des Servicebereichs hinterher. Im Servicebereich ist viel „im Einklang“ mit dem Zeitgeist und es gibt hier viele Beispiele der Digitalisierung, von denen man sich inspirieren lassen kann.

• Fortschrittliches Online-Tischreservierungssystem — damit können Kunden ganz einfach einen Tisch reservieren und zusätzliche Informationen angeben. Wenn das System in die im Küchenbereich verwendeten Systeme integriert wird, kann es maßgeschneiderte digitale Speisekarten (für Erwachsene und Kinder) erstellen und sogar Artikel mit Allergenen von der Karte nehmen (basierend auf den Angaben der Kunden über ihre Lebensmittelallergien).

• Personalverwaltung und Dienstplanerstellung — ein weiteres Beispiel für die Digitalisierung in der Gastronomie. Basierend auf Daten aus der Vergangenheit kann das System Monate im Voraus ermitteln, wie viele Bedienungen und wie viel Küchenpersonal Sie an einem bestimmten Standort benötigen. So lassen sich die Arbeitskosten prognostizieren und das ist ein echter Vorteil, wenn Sie große Catering- oder Cloud-Küchenbetriebe führen, bei denen die Margen hauchdünn sind.

• Abfall- und Diebstahlwarnsystem — eine fortschrittliche Plattform für den Küchenbetrieb kann darauf trainiert werden, Daten über überschüssige Abfallmengen oder sogar Diebstahl auszuspucken. Apicbase kann beispielsweise Fälle erhöhter Abfallmengen an bestimmten Standorten (und sogar während bestimmter Schichten) melden. Auf diese Weise können Sie die Situation überwachen und bei Bedarf Maßnahmen ergreifen, um herauszufinden, ob an einem der gemeldeten Standorte gestohlen wird.

Der Schlüssel zum Einsatz intelligenter Digitalisierungslösungen für die Gastronomie liegt in der Erkenntnis, dass Daten das A und O sind.

Wenn Ihre Tech-Strategie auf altbewährten Systemen wie modifizierten ERP- oder CRM-Systemen basiert (wie bei den meisten Restaurantketten, Hotelketten und großen Caterern), sind Sie alles andere als gut gerüstet. Das ist sogar dann der Fall, wenn Sie spezielle Einzellösungen verwenden. Ihre Technik muss untereinander kommunizieren … und das ist in einem zusammengewürfelten Tech-Ökosystem schwer zu bewerkstelligen.

Was Sie brauchen, ist eine umfassende Restaurant-Management-Plattform, die sich in die leistungsstärksten Systeme auf dem Markt für den Küchenbetrieb und den Servicebereich integrieren lässt. Wie Apicbase [entdecken Sie hier unsere nahtlosen Integrationen]. Nur dann sind Sie wirklich bereit für den nächsten Schritt – eine echte, KI-gesteuerte, digitale Transformation in der Gastronomie.

Digitale Transformation in der Gastronomie – Ihr Freifahrtschein für einen optimalen, profitablen Betrieb

Wenn man sich anschaut, was in der Gastronomie allein mit der Digitalisierung erreicht werden kann, fragt man sich vielleicht, was es bringt, darüber hinauszugehen, oder?

Was will man mehr als:

• Programme, die im Handumdrehen Tausende von Datenpunkten durchsuchen;
• Technik, die sich integriert und kommuniziert, um fehlerfreie Automatisierungen zu ermöglichen
• Systeme, die sich verbinden, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Das wirkt beinahe magisch… zumindest für das ungeübte Auge.

Aber jetzt stellen Sie sich das Ganze noch mit der Genialität von KI vor, ein entscheidender Schritt.

Bei der vollständigen digitalen Transformation von Gastronomiebetrieben geht es sowohl um kurzfristige Planung als auch um langfristige Strategie. Die KI-Prozesse, die hinter den Lösungen stehen, die die digitale Strategie und Transformation antreiben, berücksichtigen Millionen von Datenpunkten (intern und extern), ohne dabei planlos Unmengen von Daten anzuhäufen. Stattdessen analysieren Ihre Tools Ihre Daten (sowie externe Daten), um herauszufinden, was für Ihren Betrieb unter den geltenden Bedingungen relevant ist.

Und sie werden nach jeder Berechnung schlauer und schlauer…

Die KI, die die digitale Transformation in der Gastronomie antreibt, erhöht die langfristige Vorhersehbarkeit

[‚Wie viel werde ich jetzt in drei Monaten, im September, für Arbeitskräfte ausgeben?‘]

bei gleichzeitiger Verringerung der kurzfristigen Unsicherheit

[„Wird unser regionaler Lebensmittellieferant die benötigten Mengen für den nächsten Monat nicht liefern können?“].

Und das macht den finanziellen Unterschied aus.

Schauen wir uns einige Beispiele an, was in einem digital transformierten Gastronomiebetrieb möglich ist (ohne dass Sie einen Finger rühren):

• Automatisierte Beschaffung — das geht so weit, dass Ihnen sogar an bestimmten Tagen/Monaten ein anderer Lieferant vorgeschlagen wird, da dieser eine bessere Lieferfähigkeit/Qualität/Menge bietet.

• Intelligentes Abfallmanagement — Behälter, die Lebensmittelabfälle wiegen und erkennen, sodass Sie entweder zusätzliche Schulungen einführen oder die Portionierung und die Speisekarten überdenken können.

• Vorausschauende Bewertungsanalyse — Sie wissen bereits im Voraus, an welchen Tagen (Wetter, Feiertage, Jahreszeit) Ihre Online-Bewertungen einbrechen werden und können Ihren Service verbessern, um dies auszugleichen.

• Personalisierte digitale Speisekarten — Gesichtserkennungstechnologie, die digitale Speisekarten basierend auf Alter, Geschlecht, ethnischer Zugehörigkeit oder Status (Neu- oder Stammkunde) des Kunden anpasst.

• Personalplanung — bis auf die Minute genau für jeden Mitarbeiter, dank der HR-Technologie, die mit dem Küchenbetrieb und dem Servicebereich verbunden ist (so bezieht sie Daten aus der Vergangenheit, Prognosen und externe Daten).

Und jetzt kommt’s… die oben erwähnte Technologie ist nämlich keine abstrakte Zukunftsfantasie.

Die Zeit für die digitale Transformation Ihres Gastronomiebetriebs ist JETZT

Ich verstehe, dass man in einem großen Gastronomiebetrieb ungern von altbewährten Systemen ablässt.

Und erst recht nicht, wenn Sie sie durch Technologie ersetzen, die nur sehr wenige Leute tatsächlich „bekommen“.

Wenn Sie also zögern, sich der digitalen Transformation Ihres Gastronomiebetriebs anzunehmen, ist das verständlich. Die Personen, die ich Ihnen nachfolgend nenne, waren anfangs vermutlich auch unsicher. Aber hey, sie haben den Sprung gewagt und KI hat ihnen geholfen, ihr Tagesgeschäft besser, schneller und intelligenter zu organisieren:

• … Fréderique Van Alfen-Las zum Beispiel verwaltet 18 Gastronomiebetriebe, die 24.000 Studenten und 5.000 Mitarbeiter der Radboud University, bewirten – über ein einziges Dashboard.

• … wie Ingrid van de Loo, die Gastronomieleiterin aus den Niederlanden, die Apicbase verwendet, um Lagerbestände und Beschaffungen abzuwickeln… für Schiffe, die 6 Monate in der Arktis verbringen…

• … und Jim Martin, der OEM von Allnex, der Seebo einsetzte, um Qualitäts- und Ertragsverluste durch die Beseitigung von Problemstellen in den Produktionsprozessen von Allnex um bis zu 75 % zu reduzieren…

• … oder Sergio Escribano, Horticola CEO, der sich mit TOMRA zusammengetan hat, um die Verarbeitung und Verpackung von Gemüse zu optimieren, damit nur die besten Produkte versendet werden.

Worauf ich hinaus möchte?

Sie müssen kein KI-Profi oder Experte für digitale Transformation sein, um die gleichen Vorteile zu genießen. Sie müssen nicht einmal die Technik verstehen. Das ist keine Voraussetzung.

Aber… Sie müssen erkennen, dass KI der nächste logische Schritt für das Wachstum Ihres Unternehmens ist.

Und dann müssen Sie so schnell wie möglich mit der Umsetzung beginnen.

Nutzen Sie Apicbase — die Plattform für das Lebensmittelmanagement, die schnell zum Rückgrat Ihres Gastronomiebetriebs werden wird.

Stellen Sie es sich einmal vor…

• … kein Durchforsten unzähliger Tabellenkalkulationen mehr, da alle Ihre Produktdaten [von Rezepten und Datenblättern bis hin zu Bestellungen und Lieferantendetails] mit wenigen Klicks verfügbar sind…
• … deutlich weniger menschliche Fehler [was zu niedrigeren Lebensmittelkosten führt], weil Apicbase die Verarbeitung der Zahlen übernimmt, alle Ihre KPIs verfolgt und alle Prozesse Ihres Küchenbetriebs überwacht…
• … nahtlose technische Integrationen in Ihrem gesamten betrieblichen Ökosystem [POS, IoT, Lieferkette, Personalschulung], weil Apicbase sicherstellt, dass Ihre Daten einheitlich, standardisiert und nutzbar sind.