Die Digitalisierung der Großküchen schreitet rasch voran. Die große Frage ist: Wann ist der richtige Zeitpunkt für Sie , in eine spezielle Küchensoftware zu investieren?
Wann tauschen Sie Excel-Tabellen oder Stift und Papier gegen eine automatisierte Berechnung der Lebensmittelkosten, eine intelligente Bestellung und eine digitale Inventur?
Wir haben mit Küchenchefs, F&B-Managern und Fachleuten aus der Gastronomie gesprochen und acht verräterische Anzeichen entdeckt, an denen Sie erkennen können, ob eine Restaurantmanagement-Software das Richtige für Sie ist.
8 Anzeichen dafür, dass Restaurant-Management-Software das Richtige für Sie ist
- Die Fluktuation der Arbeitskräfte kostet Sie viel Geld
- Sie kennen Ihre Lebensmittelkosten nicht (oder können sie nicht überwachen)
- Sie verlieren Geld bei der Abschreibung ungenutzter Bestände
- Die Bestellung ist zeitaufwändig und oft ungenau
- Allergenmeldungen halten Sie nachts wach
- Sie öffnen eine zweite oder mehrere Verkaufsstellen
- Sie sind sich nicht sicher, ob die Konsistenz in jeder Verkaufsstelle gewährleistet ist.
- Ihre Softwaresysteme kommunizieren nicht miteinander
Gehen wir etwas näher darauf ein, warum Gastronomen bei der Verwaltung ihrer Restaurantküchen mit Software arbeiten.
1. Die Mitarbeiterfluktuation kostet Sie viel Geld
Besteht die Befürchtung, dass ein fest angestellter Mitarbeiter kündigen wird? Sorgen, wenn das Personal krank wird?
Die Personalfluktuation in Restaurants und im Gastgewerbe im Allgemeinen ist ein großes Problem. Und als Unternehmer wird man oft im Dunkeln gelassen, was die operative Arbeit angeht. Wenn Sie mehrere Standorte verwalten, nimmt dieses Gefühl der Unsicherheit exponentiell zu.
- Wo werden unsere Rezepte gespeichert, und wie werden sie erstellt?
- Wurden die Soßen zubereitet?
- Wurde der Bestand gezählt?
- Wo ist die Bestellung für die morgige Lieferung?
Wie jeder Manager brauchen Sie Kontrolle. Das Unternehmen muss auch dann reibungslos funktionieren, wenn ein wertvoller Mitarbeiter nicht zur Arbeit kommen kann oder sich entschließt, zu kündigen.
Sie verlassen sich stark auf Ihre Mitarbeiter. Das macht Ihr Unternehmen angreifbar. Hervorragendes Küchenpersonal zu finden, ist in jedem Fall äußerst schwierig. Wenn jemand das Unternehmen verlässt, gehen Wissen und Erfahrung verloren. Und es dauert lange, bis jemand, der neu hinzukommt, auf dem neuesten Stand ist.
Die Restaurantverwaltungssoftware verfügt über eine cloudbasierte Rezeptbibliothek und behält den Überblick über alles: Rezepte, Vorbereitungslisten, Bestellungen, Lagerbestände, Lebensmittelkostenberechnungen, Margenkontrollen – nichts geht jemals verloren.
Der neue Mitarbeiter kann genau da weitermachen, wo der vorherige aufgehört hat. Und dank der praktischen Schulungsmodule wird neues Personal schnell mit den Rezepten und Methoden vertraut gemacht.
2. Sie kennen Ihre Lebensmittelkosten nicht (oder können sie nicht überwachen)
Wie viel verdienen Sie mit einem Schokoladendessert? Sind es 2 Euro, 5 Euro oder gar nichts? Vielleicht ist der Verkaufspreis zu niedrig, und Sie verlieren sogar Geld.
Neben der Personalsuche ist die Kontrolle der Lebensmittelkosten die größte Herausforderung für jedes Gastgewerbe.
In vielen Restaurants bleibt die Berechnung der Lebensmittelkosten ein Ratespiel. Verständlich, denn es gibt so viele Parameter und es scheint, dass man die Kosten nie vollständig erfassen kann.
Es ist verlockend, Durchschnittswerte zu verwenden oder einzelne Kosten wegzulassen (wie lange dauert es, dieses Schokoladendessert zuzubereiten?).
Das Ärgerliche daran ist, dass man nie genau weiß, wie viel die einzelnen Produkte auf der Speisekarte kosten. Und Sie können nicht überprüfen, ob Ihr Endergebnis stabil ist.
Die Genauigkeit macht den Unterschied.
Die Restaurantverwaltungssoftware automatisiert die Lebensmittelkalkulation und die Kontrolle der Gewinnspanne.
Die Software berechnet die Kosten pro Portion und ermöglicht es Ihnen, die Leistung von Rezepten zu vergleichen und Menüs für optimale Rentabilität zu entwickeln.
Das ist eine große Sorge weniger.
Ändert sich der Preis der Zutaten, passt das System automatisch alle Ihre Rezepte, Kalkulationen und Margenberechnungen an.
Genaue Berechnungen der Lebensmittelkosten bieten eine zuverlässige Grundlage für die Ermittlung Ihrer Gewinnspanne. Das System erkennt automatisch, wenn Sie Gewinne verlieren.
3. Sie verlieren Geld bei der Abschreibung ungenutzter Bestände
Kommt Ihnen die Aktie wie eine Blackbox vor? Sie bestellen jeden Tag, aber was dann passiert, ist ein großes Fragezeichen.
Die Überwachung des Lagerbestands ist für die Kontrolle der Lebensmittelkosten von entscheidender Bedeutung.
Das Inventar ist Ihr finanzieller Eckpfeiler. Das alltägliche Kapital ist in Lagerräumen und Kühlschränken eingeschlossen. Sie wollen auf keinen Fall ungenutzte Bestände abschreiben. Die Lebensmittelkosten würden in die Höhe schnellen.
Darüber hinaus sind die Bestände unbeständig. Mit jedem Verkauf ändert sich die Zusammensetzung. Das macht es schwierig, den Lagerbestand auf dem neuesten Stand zu halten.
Eine tägliche Zählung ist oft die einzige Möglichkeit, den Überblick zu behalten, aber das kostet Zeit. Zeit, die Sie vielleicht nicht haben.
Der Trick besteht darin, gerade genug Vorrat für Spitzenzeiten zu haben, aber auf keinen Fall zu viel. Ein digitales System hilft Ihnen, die richtigen Proportionen zu finden.
Mit einem digitalen Inventarisierungssystem für Restaurants haben Sie immer den Überblick über die Bestandsmenge und den Bestandswert.
Dank der Verbindung mit Ihrem POS passt die Software den Bestand bei jedem Verkauf automatisch an, und die Statusberichte stehen bereit, wenn Sie sie brauchen.
4. Die Bestellung ist zeitaufwändig und oft ungenau
Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor?
Nach dem Mise en Place zählen Sie den Vorrat und kreuzen alle Artikel und Mengen in Ihrem Zutatenbuch an. Dann klappen Sie den Laptop auf und notieren die Bestellungen. Ein Anbieter erwartet eine E-Mail, bei einem anderen läuft alles über einen Webshop und bei einem dritten geben Sie die Bestellung telefonisch auf. Gelegentlich geht sogar ein Fax zur Tür hinaus.
Die Bestellung ist umständlich. Chefköche verlieren schnell eine Stunde pro Tag.
Mit einer Restaurant-Management-Software ist die Bestellung in fünf Minuten erledigt.
Sie überspringen die zeitaufwändigen Komponenten, da die meisten von ihnen automatisch ablaufen. Das System erstellt einen Bestellvorschlag auf der Grundlage Ihres digitalen Bestandsstatus. Sie prüfen und bestätigen. Die Software sendet dann die Bestellung an den Lieferanten Ihrer Wahl.
5. Die Meldung von Allergenen hält Sie nachts wach
Die Angabe von Allergen- und Nährwertinformationen ist unerlässlich und in einigen Gebieten sogar gesetzlich vorgeschrieben. Die Verwaltung dieser Informationen bereitet vielen Unternehmern und sogar Großunternehmen großes Kopfzerbrechen.
Robuste Verfahren sind notwendig, um den Kunden genaue Informationen zu geben, insbesondere wenn sich die Speisekarte ändert oder die Rezepte angepasst werden.
Es ist eine ständige Aufgabe, die Allergeninformationen in Ihren Rezepten auf dem neuesten Stand zu halten. Ein Lebensmittelmanagementsystem macht das automatisch.
Die Software speichert alle Zutaten. Sie speichert die Allergendaten der Lieferanten und überprüft offizielle externe Datenbanken.
Wenn sich Ihr Rezept ändert – eine neue Sauce oder eine neue Zutat – werden die Nährwertangaben sofort angepasst.
Die Speicherung der Allergendaten in der Cloud ermöglicht es jeder Verkaufsstelle, auf die neuesten Informationen zuzugreifen. Die Mitarbeiter können die Allergene und Nährwerte sofort auf ihrem Tablet überprüfen.
Das Küchenpersonal druckt Allergenetiketten mit einem einfachen Tastendruck.
Neben dem Druck von Allergenetiketten noch ein kurzer Hinweis zur Schulung des Personals – es ist von größter Bedeutung, dass Ihre Mitarbeiter diese Etiketten lesen können. Sie sollten die 14 häufigsten Lebensmittelallergene kennen, wissen, in welchen Zutaten sie vorkommen und wie wahrscheinlich es ist, dass sie jemanden mit einer bestimmten Allergie bedienen.
6. Sie öffnen einen zweiten oder mehrere Ausgänge
Eine Restaurantverwaltungssoftware ist ein Muss, wenn Sie einen zweiten Standort eröffnen, weil Sie die täglichen Küchenprozesse nicht selbst verwalten, sondern anderen überlassen.
Bei der Eröffnung einer zweiten Filiale ergeben sich sofort drei Herausforderungen:
- Wie behält man den Überblick?
- Wie geben Sie Ihr Wissen an neue Mitarbeiter weiter?
- Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter vor Ort effizient arbeiten?
Die Antwort auf alle drei Fragen sind Standardverfahren. Die Verfahren garantieren, dass jeder Standortmanager genau so arbeitet, wie Sie es geplant haben.
Mit einer Restaurantverwaltungssoftware können Sie schnell Standardverfahren für jede Filiale entwickeln.
Das System enthält eine Rezeptbibliothek, ein Lastenheft, ein Schulungshandbuch, einen Aufgabenmanager, einen Lebensmittelkostenrechner und vieles mehr für jede Filiale.
Ein Cloud-basiertes Restaurant-Management-System ermöglicht Ihnen die zentrale Überwachung und dezentrale Verwaltung.
7. Sie sind sich nicht sicher, ob die Konsistenz in jeder Verkaufsstelle gewährleistet ist
Konsistenz ist für die Entwicklung einer Gastgewerbemarke entscheidend. Die Kunden erwarten in jeder Verkaufsstelle die gleiche Qualität und die gleichen Geschmacksrichtungen.
Die kulinarische Konsistenz erfordert eine ständige Überwachung und eine fundierte Ausbildung des Personals. Das ist ein zeitaufwändiger, aber wichtiger Teil der Arbeit.
Und das ist oft auch ein kostspieliger Teil der Arbeit, vor allem, wenn die Chefköche zwischen den weltweiten Niederlassungen hin- und herreisen müssen. Köche sind Superhelden, aber auch sie können nicht überall gleichzeitig sein.
Die Einarbeitung neuer Küchenmitarbeiter in die Rezepte und Methoden sollte daher so effizient wie möglich erfolgen. Je mehr Zeit für die Schulung des Personals benötigt wird, desto höher sind die Kosten. Und diese verschlingen still und leise Ihre Gewinne.
Wenn die Kundenerfahrung uneinheitlich ist, sinkt die Kundentreue.
Mit der Restaurantmanagement-Software ist die kulinarische Konsistenz in jeder Filiale gewährleistet.
Die Rezeptdatenbank, Zubereitungslisten und Allergeninformationen sind an jedem Standort zugänglich. Chefköche können Fotos von Gerichten, Schritt-für-Schritt-Videos und detaillierte Beschreibungen hinzufügen und sie Köchen überall auf der Welt zur Verfügung stellen, ohne ihr Haus zu verlassen.
8. Ihre Softwaresysteme kommunizieren nicht miteinander
Moderne Technologien wie Kassensysteme, Planungssoftware und digitale Bestellmodule sind für das professionelle Gastgewerbe von großem Wert.
Es ist jedoch frustrierend festzustellen, dass die verschiedenen Systeme nicht integriert werden können. Sie müssen immer wieder dieselben Daten eingeben oder sie von einem System in ein anderes kopieren.
Das ist Zeitverschwendung, und da die Systeme nicht miteinander kommunizieren, ist es unmöglich, nützliche Erkenntnisse über die Leistung zu gewinnen. Zum Beispiel, wenn Ihr Bestellsystem keine Ahnung hat, was mit dem Bestand passiert. Wie sollen Sie die Bestellungen optimieren und die Lebensmittelkosten minimieren?
Eine leistungsstarke Restaurant-Management-Software arbeitet als Plattform. Es führt alle wichtigen Daten zusammen.
Die Verwaltung aller Küchenprozesse – Menüplanung, Beschaffung, Verkaufsdaten, Inventar – in einem einzigen Dashboard bedeutet eine enorme Zeitersparnis für Chefköche und F&B-Manager.
Von der Rezepterstellung bis zur Bestandskontrolle bleibt alles zusammen. Das Dashboard bietet unübertroffene Übersichten und zuverlässige Einblicke.
Fazit
Alle Gastronomen, mit denen wir gesprochen haben, hatten eines gemeinsam. Irgendwann hatten sie das Gefühl, dass sie sich in Tabellenkalkulationen und Notizbüchern vergraben würden. Die Überwachung von Gewinnspannen, Lebensmittelabfällen, Lagerbeständen, Bestellungen usw. ist für die Rentabilität entscheidend, aber auch zeitaufwändig. Und oft ungenau.
Damals wurde ihnen klar, dass sie, um weiter wachsen zu können, ihre Küchenprozesse rationalisieren und zuverlässige Geschäftseinblicke erhalten mussten. Stift und Papier verschwanden aus der Tür, und eine Restaurantverwaltungssoftware übernahm das Ruder.
