A quel moment passer au logiciel de gestion de restaurant ?

When to invest in restaurant management software
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Les cuisines professionnelles sont en train de se numériser rapidement. Toute la question est de savoir quel est le bon moment pour investir dans un logiciel de cuisine spécialisé.

A quel moment devez-vous échanger les tableurs Excel ou le stylo et le papier pour le calcul automatisé des coûts des aliments, les commandes intelligentes et l’inventaire numérique ?

Nous nous sommes entretenus avec des chefs, des gérants de F&B et des professionnels des métiers de la restauration et avons découvert huit indices révélateurs pour savoir si le logiciel de gestion de restaurant est ce qu’il vous faut.

8 indices pour savoir si le logiciel de gestion de restaurant est ce qu'il vous faut

  1. Le turnover dans vos équipes vous coûte beaucoup d’argent
  2. Vous ne connaissez pas les coûts de vos aliments (ou ne pouvez pas les suivre)
  3. Vous perdez de l’argent en vous débarrassant de vos stocks inutilisés
  4. Passer des commande vous prend du temps et est souvent inexacte
  5. Les rapports sur les allergènes vous empêchent de dormir la nuit
  6. Vous ouvrez un second ou plus d’établissements
  7. Vous n’êtes pas sûr que l’uniformité soit garantie dans tous les établissements
  8. Vos logiciels ne communiquent pas entre eux

Examinons un peu plus en détail pourquoi les professionnels des métiers de la restauration commencent à travailler avec des logiciels pour gérer leurs cuisines de restaurant.

1. Le turnover vous coûte beaucoup d'argent

workforce turnover in hospitality
Le nouveau personnel est rapidement formé sur les recettes et les méthodes
Vous craignez qu’un employé permanent démissionne ? Vous redoutez qu’un membre du personnel tombe malade ?

Le turnover du personnel dans les restaurants et dans l’industrie hôtelière en général est un problème majeur. Et en tant qu’entrepreneur, vous êtes souvent laissé dans le flou par rapport au travail opérationnel. Si vous gérez plusieurs établissements, ce sentiment d’incertitude croît de façon exponentielle.

  • Où sont entreposées nos recettes et comment sont-elles créées ?
  • Est-ce que les sauces ont été préparées ?
  • Le stock a-t-il été inventorié ?
  • Où se trouve le bon de commande pour la livraison de demain ?

Tout comme n’importe quel gérant, vous avez besoin de maîtrise. L’entreprise doit fonctionner sans problème, même lorsqu’un employé de valeur ne peut pas venir travailler ou décide de démissionner.

Vous comptez beaucoup sur vos salariés mais cela rend votre entreprise vulnérable. De toute façon, il est extrêmement difficile de trouver un excellent salarié en cuisine. Lorsque quelqu’un quitte l’entreprise, les connaissances et l’expérience sont perdues et il faut beaucoup de temps avant que quelqu’un de nouveau soit à la hauteur.

Le logiciel de gestion de restaurant dispose d’une bibliothèque de recettes de cuisines hébergée sur Cloud qui garde une trace de tout : recettes, listes de préparation, commandes, stocks, calculs des coûts des aliments, contrôles des marges ; rien n’est jamais perdu.

Le nouveau salarié peut ainsi reprendre là où le précédent s’est arrêté. Et grâce à des modules de formation pratiques, il peut être rapidement avisé des recettes et des méthodes.

2. Vous ne connaissez pas les coûts de vos aliments (ou ne pouvez pas les suivre)

food cost restaurant management software
Le contrôle de la marge est crucial pour être rentable.

Combien gagnez-vous sur un dessert au chocolat ? 2 euros, 5 euros ou rien du tout ? Votre prix de vente est peut-être trop bas et vous perdez de l’argent.

En plus de devoir trouver du personnel, le contrôle des coûts des aliments est un des plus grands défis pour chaque entreprise de la restauration.

Dans de nombreux restaurants, le calcul du coût des aliments reste aléatoire. Cela s’explique par le fait qu’il y a tellement de paramètres à considérer qu’il semble qu’on ne puisse jamais effectuer une estimation complète des coûts.

Il est tentant d’utiliser des moyennes ou d’omettre des coûts isolés (comme, combien de temps faut-il pour faire ce dessert au chocolat ?).

La chose agaçante est que vous ne savez jamais vraiment combien chaque plat du menu rapporte. Dès lors, vous ne pouvez pas vérifier si votre résultat net est stable.

La précision fait toute la différence.

Le logiciel de gestion de restaurant automatise le calcul des coût des aliments et le contrôle des marges.

Le logiciel calcule le coût par portion et vous permet de comparer la rentabilité des recettes et la conception des menus pour une rentabilité optimale.

C’est un gros souci en moins.

Si le prix des ingrédients change, le système adapte automatiquement toutes vos recettes, vos coûts et vos calculs de marge.

Des calculs précis du coût des aliments offrent une base fiable pour déterminer vos marges. Le système détecte automatiquement si vos bénéfices diminuent.

 

3. Vous perdez de l’argent en vous débarrassant de vos stocks inutilisés

inventory control
L’astuce est d’avoir juste assez de stock pour les pics d'activité. br/>Un système numérique vous aide à obtenir les bonnes proportions.

Vous avancez dans l’inconnu en ce qui concerne la gestion des stocks ? Vous commandez tous les jours mais vous êtes dans le flou pour tout ce qui se passe ensuite ?

Le suivi des stocks est essentiel pour contrôler les coûts des aliments.

L’inventaire est votre pierre angulaire financière. L’argent dépensé quotidiennement est enfermé dans des entrepôts et des réfrigérateurs. Vous ne voulez pas avoir à vous débarrasser des stocks inutilisés car le coût des aliments monterait en flèche.

De plus, les stocks sont volatils. À chaque vente, la composition change. Il est donc difficile de tenir à jour le niveau des stocks.

Seul un inventaire quotidien permet de réaliser un suivi, mais cela prend du temps, et il se peut que vous n’ayez pas de temps.

L’astuce est d’avoir juste assez de stock pour les moments de rush. Un système numérique vous aide à prévoir les bonnes proportions.

Avec un système numérique d’inventaire pour restaurant , vous êtes toujours au plus juste des quantités et de la valeur des stocks.

Grâce à la connexion avec votre PDV, le logiciel ajuste automatiquement l’inventaire à chaque vente et les rapports d’activité sont prêts lorsque vous en avez besoin.

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Le bon logiciel de gestion des stocks vous indique quoi commander et quand.

4. Passer des commande prend du temps et est souvent inexacte

Restaurant management software ordering apicbase
Les chefs perdent rapidement une heure par jour à passer les commandes.

Cette situation vous rappelle quelque chose ?

Après la mise en place, vous comptez le stock et cochez tous les ingrédients et volumes dans votre inventaire. Ensuite, vous ouvrez l’ordinateur portable et notez les ordres de commandes. Un fournisseur fonctionne par e-mail, pour un autre tout passe par une boutique en ligne et avec un troisième vous devez passer la commande par téléphone. Parfois même un fax est nécessaire.

Passer une commande est un travail pesant. Les chefs y perdent rapidement une heure par jour.

Avec le logiciel de gestion de restaurant passer une commande ne prend que cinq minutes.

Vous sautez les étapes qui prennent beaucoup de temps car la plupart d’entre elles s’exécutent automatiquement. Le système crée une suggestion de commandes basée sur l’état numérique de votre stock. Vous n’avez qu’à la vérifier et à confirmer. Le logiciel envoie ensuite la commande au fournisseur de votre choix.

5. Les rapports sur les allergènes vous empêchent de dormir la nuit

Conserver l’information sur les allergènes à jour avec vos recettes est un travail permanent. Un système de gestion de restaurant fait cela automatiquement.

Déclarer des allergènes et fournir des informations nutritionnelles est dans certaines zones, une obligation légale. La gestion de ces informations est responsable d’importants maux de tête pour de nombreux entrepreneurs et même pour les entreprises d’envergure.

De solides procédures sont nécessaires pour fournir aux clients les informations exactes, en particulier au moment des changements de menu ou lorsque les recettes sont ajustées.

Tenir à jour l’information sur les allergènes avec vos recettes est un travail de tout les instants. Un système de gestion des aliments le fait automatiquement.

Le logiciel stocke tous les ingrédients. Il conserve les données sur les allergènes des fournisseurs et vérifie les bases de données externes officielles.

Si votre recette change, par une nouvelle sauce ou un nouvel ingrédient, l’information sur la valeur nutritive sera ajustée immédiatement.

Le stockage sur Cloud des données sur les allergènes permet à chaque point de vente d’accéder aux dernières informations. Les employés peuvent vérifier immédiatement les allergènes et les valeurs nutritionnelles sur leur tablette.

Le personnel de cuisine n’a qu’à appuyer sur un bouton pour imprimer des étiquettes sur les allergènes.

En plus d’imprimer des étiquettes sur les allergènes, une brève note pour la formation du personnel est ajoutée ; il est primordial que vos employés sachent lire ces étiquettes. Ils doivent connaître les 14 allergènes alimentaires courants, dans quels ingrédients ils sont trouvés, et dans quelle mesure il est possible qu’ils se retrouvent à devoir servir quelqu’un qui a une allergie particulière.

6. Vous ouvrez un second ou plus d'établissements

Un système de gestion de restaurant hébergé sur Cloud qui vous permet de surveiller les cuisines de manière centralisée et de gérer de manière décentralisée.

Le logiciel de gestion de restaurant est un must lors de l’ouverture d’un deuxième établissement car vous n’avez pas à gérer vous-même les procédures de cuisine au jour le jour, et vous pouvez le laisser faire à d’autres.

Trois questions clés doivent trouver réponse lorsque vous ouvrez un deuxième établissement :

  • Comment garder une vision globale ?
  • Comment allez-vous transmettre les connaissances et informations aux nouveaux employés ?
  • Comment pouvez-vous vous assurer que les employés travaillent efficacement sur place ?

La réponse à ces trois questions relève des procédures standards. Les procédures garantissent que chaque gérant de site travaille comme vous l’aviez prévu.

Avec le logiciel de gestion de restaurant, vous développez rapidement des procédures standards pour chaque établissement.

Le système contient une bibliothèque de recettes de cuisine, un cahier des spécificités, un manuel de formation, un gestionnaire de tâches, un calculateur de coût des aliments et d’autres outils propres à chaque établissement.

Le système de gestion de restaurant hébergé sur Cloud vous permet de surveiller de manière centralisée et de gérer de manière décentralisée.

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Le logiciel pour gérer plusieurs cuisines vous permet de piloter votre entreprise.

7. Vous n’êtes pas sûr que l'uniformité soit garantie dans tous les établissements

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Tenir le personnel de cuisine informé sur les recettes et les méthodes prend beaucoup de temps. Une base de données de recettes de cuisine hébergée sur Cloud avec des vidéos étape par étape pour la production et le dressage dans l’assiette facilite énormément le travail d’un chef.

La cohérence est cruciale dans le développement d’une marque de restauration. Les clients s’attendent à la même qualité et aux mêmes saveurs reconnaissables dans tous les établissements.

L’homogénéité culinaire nécessite une surveillance constante et une formation sans faille du personnel. Cela prend du temps mais reste essentiel au métier.

Et il s’agit également d’une partie souvent coûteuse du travail, surtout lorsque les chefs doivent voyager d’un établissement à l’autre dans le monde. Les chefs sont des super-héros, mais ils ne peuvent pas être partout en même temps.

Il convient donc de mettre le nouveau personnel de cuisine au courant des recettes et des méthodes le plus efficacement possible. Plus il faut de temps pour former le personnel, plus les coûts sont élevés et ceux-ci grignotent tranquillement vos profits.

Lorsque l’expérience client est incohérente, la fidélité diminue.

L’homogénéité culinaire est garantie dans chaque établissement avec le logiciel de gestion de restaurant.

La base de données des recettes de cuisine, les listes de préparation et l’information sur les allergènes sont accessibles dans tous les établissements. Les chefs peuvent ajouter des photos d’assiettes, des vidéos de production étape par étape et des descriptions détaillées ; puis les mettre à la disposition des chefs partout dans le monde, sans jamais avoir à quitter leur maison.

8. Vos logiciels ne communiquent pas entre eux

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Il est frustrant d'avoir des systèmes que vous utilisez tous les jours et qui ne communiquent pas entre eux. Cela vous contraint à devoir copier les mêmes données d’un système à l’autre et il est impossible d’obtenir de vrais renseignements.

Les technologies modernes comme les systèmes PDV, les logiciels de planification et les modules de prise de commande numérique sont une aide précieuse pour les entreprises de la restauration.

Il est frustrant de constater que les différents systèmes ne s’intègrent pas. Vous en êtes réduit à devoir saisir les mêmes données encore et encore ou à devoir les recopier d’un système à l’autre.

C’est une perte de temps, et comme les systèmes ne communiquent pas entre eux, il est impossible d’obtenir des renseignements utiles sur les performances. Votre système de prise de commande n’a par exemple aucune idée de ce qui se passe avec l’inventaire. Comment alors optimiser les commandes et minimiser les coûts de la nourriture ?

Le puissant logiciel de gestion de restaurant fonctionne comme une plate-forme. Il rassemble toutes les données importantes.

La gestion de tous les processus de conception des menus, approvisionnement, données de vente, inventaire, se trouve dans un seul et même tableau de bord ce qui est un gain de temps considérable pour les chefs et gérants de F&B.

De la création de recettes au contrôle des stocks, tout est centralisé. Le tableau de bord offre une vision inégalée et des aperçus fiables.

Conclusion

Tous les professionnels de la restauration avec lesquels nous nous sommes entretenus ont une chose en commun. À un moment donné, ils ont eu l’impression de crouler sous le poids des tableaux Excel et des cahiers de notes. Suivre les marges, le gaspillage alimentaire, l’inventaire, la prise de commandes et ainsi de suite, est crucial pour être rentable, mais prend également beaucoup de temps et s’avère souvent inexact.

C’est à ce moment-là qu’ils se sont rendu compte que pour continuer à croître, ils devaient rationaliser les procédures en cuisine et obtenir des informations fiables. Le stylo et le papier ont alors disparus pour laisser place au logiciel de gestion de restaurant.

Issez votre entreprise à un niveau supérieur

Conservez un temps d'avance sur la concurrence avec le logiciel de gestion de restaurant. Travaillez de manière plus efficace, obtenez des informations précieuses et les outils nécessaires pour atteindre vos objectifs de chiffre d’affaires et de marge.
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Geert Merckaert

Geert Merckaert

I am an ex-chef and I write about kitchen management best practices. I love running, hiking, reading and writing.