Wann ist der Wechsel zu einer Software für das Restaurantmanagement sinnvoll?

Professionelle Küchen werden zunehmend digitalisiert. Da stellt sich die große Frage: Wann ist für Sie die Zeit gekommen, in eine spezialisierte Küchensoftware zu investieren?

Wann legen Sie Stift und Papier oder Excel-Tabellen beiseite und entscheiden sich für eine automatisierte Berechnung der Lebensmittelkosten, intelligente Bestellungen und eine digitale Bestandsverwaltung?

Im Gespräch mit Köchen, Küchenleitern und Gastronomie-Experten haben wir acht Anzeichen erarbeitet, die darauf hinweisen, dass eine Restaurant-Management-Software sinnvoll für Sie ist.

8 Anzeichen, dass Sie eine Software für das Restaurantmanagement nutzen sollten

  1. Die Mitarbeiterfluktuation kostet Sie viel Geld
  2. Sie kennen Ihre Kosten für Lebensmittel nicht (oder können diese nicht kontrollieren)
  3. Sie machen Verluste durch ungenutzte Bestände
  4. Bestellungen sind sehr zeitintensiv und oft ungenau
  5. Die Allergenkennzeichnung bereitet Ihnen schlaflose Nächte
  6. Sie eröffnen einen zweiten oder mehr Standorte
  7. Sie sind unsicher, ob das Angebot aller Standorte gleichbleibend ist
  8. Ihre Software-Systeme kommunizieren nicht miteinander

Sehen wir uns mal etwas genauer an, warum Gastronomie-Experten ein Restaurant-Management-System in den Küchen ihrer Restaurants einführen. 

1. Die Mitarbeiterfluktuation kostet Sie viel Geld

workforce turnover in hospitality
Die neuen Mitarbeiter werden schnell in Bezug auf Gerichte und Vorgehensweisen eingelernt

Es bereitet Ihnen Sorge, dass ein Festangestellter kündigen könnte? Oder dass ein Mitarbeiter krank wird?

In Restaurants und in der Gastronomie allgemein ist die Mitarbeiterfluktuation ein großes Problem. Und als Unternehmer weiß man über die operativen Tätigkeiten oft wenig Bescheid. Leiten Sie mehrere Standorte, wächst dieses Gefühl der Ungewissheit exponentiell.

  • Wo werden unsere Rezepte aufbewahrt und wie werden sie zubereitet?
  • Wurden die Soßen zubereitet?
  • Ist der Bestand gezählt?
  • Wo ist die Bestellung für die morgige Lieferung?

Wie jeder andere Manager auch benötigen Sie Kontrolle. Der Betrieb muss selbst dann reibungslos erfolgen, wenn ein wertvoller Mitarbeiter nicht zur Arbeit erscheinen kann oder kündigt.

Sie sind stark auf Ihre Mitarbeiter angewiesen und das ist eine Schwachstelle Ihres Unternehmens. Hervorragendes Küchenpersonal zu finden, ist ohnehin extrem schwer. Verlässt jemand das Unternehmen, gehen Wissen und Erfahrung verloren. Und es dauert lange, bis neues Personal normal eingesetzt werden kann.

Eine Software für das Restaurantmanagement verfügt über eine cloudbasierte Rezeptdatenbank und behält den Überblick über alles: Rezepte, Zubereitungslisten, Bestellungen, Inventar, Berechnungen der Lebensmittelkosten, Margenkontrollen – es geht nichts verloren.

Der oder die Neue kann direkt da weitermachen, wo der Vorgänger aufgehört hat. Und dank des praktischen Trainingsmoduls kann das neue Personal schnell hinsichtlich der Rezepte und Vorgehensweisen eingelernt werden.

2. Sie kennen Ihre Kosten für Lebensmittel nicht (oder können diese nicht kontrollieren)

food cost restaurant management software
Die Margenkontrolle ist für einen profitablen Betrieb entscheidend.

Wie viel verdienen Sie mit einem Schokoladendessert? Sind das 2 Euro, 5 Euro oder gar nichts? Vielleicht ist der Verkaufspreis zu niedrig und Sie machen damit sogar Verluste.

Neben der Mitarbeitersuche ist die Kontrolle der Lebensmittelkosten die größte Herausforderung für jeden Gastronomiebetrieb.

In vielen Restaurants ist und bleibt die Berechnung der Lebensmittelkosten reine Raterei. Was auch verständlich ist, denn es gibt so viele Parameter und es scheint unmöglich, die Kosten ganzheitlich zu erfassen.

Es ist verlockend, mit Durchschnittswerten zu rechnen oder einzelne Kosten zu übergehen (Wie lange dauert die Zubereitung des Schokoladendesserts?).

Das Ärgerliche daran ist, dass Sie nie wirklich wissen, wie viel die einzelnen Produkte auf Ihrer Speisekarte jeweils einbringen. Und Sie können nicht prüfen, ob Ihr Nettoprofit stabil ist.

Hier ist die Genauigkeit entscheidend.

Eine Software für das Restaurantmanagement automatisiert die Kalkulation der Lebensmittelkosten und die Margenkontrolle.

Das Programm berechnet die Kosten pro Portion und ermöglicht es, Ihre Gerichte aus wirtschaftlicher Sicht zu vergleichen und Speisekarten für optimale Rentabilität auszuarbeiten.

Eine große Sorge weniger.

Ändert sich der Preis der Zutaten, passt das System automatisch alle Ihre Gerichte, Kostenlisten und Margenberechnungen an.

Genaue Berechnungen der Lebensmittelkosten stellen die wahre Grundlage für die Bestimmung Ihrer Margen dar. Das System erkennt automatisch, wenn Sie Gewinne verlieren.  

3. Sie machen Verluste durch ungenutzte Bestände

inventory control
Der Trick ist es, gerade genug Vorrat für Spitzenzeiten zu haben und dennoch nicht zu viel.
Ein digitales System hilft Ihnen, das richtige Maß zu bestimmen. 

Sie kennen Ihre genauen Bestandszahlen nicht? Sie bestellen täglich, alles andere entwickelt sich dann irgendwie von selbst?

Ihr Inventar genau zu überwachen, ist für die Kontrolle Ihrer Lebensmittelkosten besonders wichtig. 

Ihre Bestände bilden den finanziellen Eckpfeiler Ihres Unternehmens. Ihr Umlaufvermögen liegt in Lagerräumen und Kühlschränken. Es ist alles andere als erstrebenswert ungenutzte Bestände abschreiben zu müssen. Denn das treibt die Lebensmittelkosten schnell in die Höhe.

Außerdem schwanken die Bestandszahlen schnell. Mit jedem Verkauf ändert sich die Zusammensetzung des Inventars. Das erschwert es, bezüglich der Bestände auf dem Laufenden zu bleiben.

Häufig lässt sich das Inventar nur durch tägliche Zählungen überwachen und das kostet Zeit. Zeit, die Sie möglicherweise nicht haben.

Der Trick besteht darin, gerade so ausreichend für Spitzenzeiten auf Lager zu haben und dennoch nicht zu viel. Mit einem digitalen System lässt sich dieses Verhältnis leicht ermitteln. 

Ein System für die digitale Bestandsverwaltung hält Sie stets auf dem Laufenden, was Bestandszahlen und den Bestandswert betrifft. 

Durch eine Verbindung mit Ihrem POS-System passt die Software Ihre Bestandszahlen automatisch bei jedem Verkauf an und Statusberichte sind für Sie jederzeit abrufbar.

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Die richtige Software zur Bestandsverwaltung sagt Ihnen, wann und was Sie bestellen sollten.

4. Bestellungen sind sehr zeitintensiv und oft ungenau

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Küchenchefs verbringen locker eine Stunde am Tag mit Bestellungen

Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor?

Nach der Mise en Place zählen Sie Ihre Bestände und notieren alle Artikel und Mengen in Ihrem Zutatenbuch. Dann öffnen Sie den Laptop und geben die Bestellungen ein. Ein Lieferant erwartet eine E-Mail, ein anderer wickelt alles über seinen Onlineshop ab und der nächste nimmt Bestellungen telefonisch entgegen. Vielleicht verlässt hin und wieder sogar ein Fax Ihr Büro.

Die Bestellungen sind aufwendig. Küchenchefs verlieren dabei täglich schnell eine Stunde.

Mit einer Software für das Restaurantmanagement erfolgen Bestellungen innerhalb von fünf Minuten.

Sie überspringen dabei die zeitintensiven Aufgaben, da viele automatisch abgewickelt werden. Das System erstellt basierend auf Ihrem digitalen Bestandsstatus einen Bestellvorschlag. Sie prüfen diesen und bestätigen die Bestellung. Die Software leitet die Bestellung an den Lieferanten Ihrer Wahl weiter.

5. Die Allergenkennzeichnung bereitet Ihnen schlaflose Nächte

Es ist eine nie aufhörende Aufgabe, die Allergenkennzeichnung für Ihre Gerichte auf dem aktuellen Stand zu halten. Ein Restaurant-Management-System erledigt dies automatisch.

Informationen zu Allergenen und Nährwerten sind wichtig und in manchen Regionen sogar gesetzlich vorgeschrieben. Die Verwaltung dieser Angaben bereitet so manchen Unternehmern selbst in kleinen Betrieben Kopfzerbrechen.

Es braucht solide Verfahren, um Kunden präzise Angaben bieten zu können, vor allem, wenn sich die Speisekarten ändern oder Rezepte angepasst werden.

Die Informationen zu Allergenen eines jeden Rezeptes auf dem Laufenden zu halten ist ein permanentes Unterfangen. Ein Lebensmittelmanagementsystem macht das automatisch.

Die Software führt alle Zutaten auf. Sie speichert die Lieferantenangaben zu Allergenen und prüft offiziell verfügbare externe Datenbanken.  

Ändert sich ein Rezept – eine neue Soße oder eine neue Zutat – werden die Nährwertangaben sofort angepasst.

Durch das Speichern der Allergendaten in der Cloud kann jeder Standort auf die aktuellsten Informationen zugreifen. Mitarbeiter können die Allergene und Nährwerte direkt auf ihrem Tablet abrufen.

Das Küchenpersonal druckt die Allergenkennzeichnung per Knopfdruck aus. 

Zusätzlich zum Drucken der Allergenkennzeichnung an dieser Stelle ein kleiner Hinweis für die Mitarbeiterschulung – es ist besonders wichtig, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie man diese Kennzeichnung liest. Sie sollten mit den üblichen 14 Lebensmittelallergenen vertraut sein und wissen, in welchen Zutaten sie enthalten sind und wie wahrscheinlich es ist, jemanden mit einer gewissen Allergie bedienen zu müssen. 

6. Sie eröffnen einen zweiten oder mehr Standorte

Ein cloudbasiertes Restaurant-Management-System ermöglicht es Ihnen, Küchen zentral zu überwachen und dezentral zu verwalten.

Eine Software für das Restaurantmanagement ist ein Muss, wenn Sie einen weiteren Standort eröffnen. Denn Sie können die alltäglichen Küchenvorgänge nicht selbst überwachen und müssen diese Aufgabe anderen überlassen. 

Es gibt drei Herausforderungen, die unmittelbar mit der Eröffnung eines zweiten Standorts einhergehen:

  • Wie behalten Sie den Überblick?
  • Wie geben Sie Wissen an neues Personal weiter?
  • Wie stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter vor Ort effizient arbeiten?

Die Antwort auf alle drei Fragen ist: standardisierte Abläufe. Mit definierten Prozessen stellen Sie sicher, dass alle Standortleiter so arbeiten wie von Ihnen vorgesehen.

Eine Restaurant-Management-Software hilft Ihnen, schnell standardisierte Abläufe für jeden Standort zu erarbeiten.

Das System verfügt über eine Rezeptdatenbank, ein Lastenheft, ein Schulungshandbuch, einen Aufgaben-Manager, einen Lebensmittelkostenrechner und mehr für alle Standorte. 

Mit einem cloudbasierten Restaurant-Management-System überwachen Sie zentral und verwalten dezentral.

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Software zur Verwaltung mehrerer Küchen verleiht Ihnen die Kontrolle über Ihr Unternehmen.

7. Sie sind unsicher, ob das Angebot aller Standorte gleichbleibend ist

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Es ist zeitaufwendig, das Küchenpersonal hinsichtlich der Rezepte und Vorgehensweisen auf dem Laufenden zu halten. Eine Rezeptdatenbank in der Cloud mit schrittweisen Produktions- und Serviervideos erleichtert die Arbeit eines Küchenchefs erheblich.

In der Gastronomie ist ein gleichbleibendes Angebot für die Entwicklung einer Marke entscheidend. Kunden erwarten dieselbe Qualität und charakteristische Aromen an allen Standorten.

Gleichbleibende Kulinarik erfordert durchgehende Kontrolle und herausragende Mitarbeiterschulung. Das ist ein zeitintensiver und zugleich unabdingbarer Teil des Unterfangens. 

Und oft ist das alles auch ziemlich kostspielig, vor allem, wenn Küchenchefs zwischen weltweit verteilten Standorten hin- und herreisen müssen. Küchenchefs sind wahre Helden, doch auch sie können nicht überall zur gleichen Zeit sein.

Das Einlernen des neuen Küchenpersonals in die Rezepte und Vorgehensweisen sollte daher so effizient wie möglich erfolgen. Je länger das Einlernen dauert, desto höher die Kosten. Und diese fressen langsam aber sicher Ihre Gewinne auf. 

Sind die Kundenerfahrungen nicht gleichbleibend, schwindet die Kundentreue.  

Mit einer Software für das Restaurantmanagement lässt sich gleichbleibende Kulinarik an jedem Standort garantieren.

Die Rezeptdatenbank, Zubereitungslisten und Informationen zu Allergenen sind an jedem Standort verfügbar. Küchenchefs können Servierbilder, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und detaillierte Beschreibungen hinzufügen und diese für Köche überall auf der Welt zur Verfügung stellen, ganz ohne das Haus zu verlassen. 

8. Ihre Software-Systeme kommunizieren nicht miteinander

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Täglich Systeme zu nutzen, die nicht miteinander kommunizieren, ist anstrengend. Letztendlich bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als dieselben Daten von einem System ins andere zu kopieren. Und es ist unmöglich, wahre Einblicke zu bekommen.

Moderne Technologie wie POS-Systeme, Planungsprogramme und digitale Bestellmodule bieten für professionelle Gastronomiebetriebe einen großen Mehrwert.

Sind die verschiedenen Systeme jedoch nicht miteinander kompatibel, kann das ganz schön ärgerlich sein. Dann müssen Sie nämlich letztendlich immer wieder die gleichen Daten eingeben oder von einem System ins andere kopieren.

Das ist reine Zeitverschwendung und da die Systeme nicht miteinander kommunizieren, ist es unmöglich, nützliche Leistungseinblicke zu erhalten. So hat Ihr Bestellsystem beispielsweise keine Ahnung, wie es mit Ihrem Inventar aussieht. Wie sollen Sie da Ihre Bestellungen optimieren und die Lebensmittelkosten reduzieren?

Leistungsstarke Software für das Restaurantmanagement funktioniert als eine Plattform. Sie vereint alle wichtigen Daten.

Werden alle Küchenvorgänge – Ausarbeitung der Speisekarten, Einkauf, Vertriebsdaten, Inventar – in einem einzigen Dashboard angezeigt, spart das Küchenchefs und Führungspersonal in der Gastronomie wertvolle Zeit und Nerven. 

Von der Zusammensetzungder Gerichte bis hin zur Bestandskontrolle wird alles zusammen angezeigt. Das Dashboard bietet unschlagbare Übersichten und wertvolle Einblicke.

Fazit

Alle Gastronomie-Experten, mit denen wir Gespräche geführt haben, hatten eines gemeinsam. Ab einem gewissen Punkt hatten sie das Gefühl, förmlich in Tabellen und Notizbüchern zu versinken. Für einen rentablen Gastronomiebetrieb ist es wichtig, Margen, Lebensmittelabfälle, Inventar, Bestellungen und vieles mehr zu kontrollieren, doch das ist ganz schön zeitaufwendig. Und oft ungenau.

Deshalb sind sie letztendlich zu folgendem Schluss gekommen: Um weiter wachsen zu können, mussten die Küchenabläufe optimiert werden und zuverlässige Einblicke in das Geschehen her. Das war das Ende von Stift und Papier und der Beginn der Software für das Restaurantmanagement.

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