Wist je dat een slecht beheerd menu je elke maand duizenden euro’s aan voedselverspilling en misgelopen winst kost? En hoe meer filialen je beheert, hoe meer de verliezen zich opstapelen.
Het menubeheer heeft raakvlakken met alle essentiële aspecten van de bedrijfsvoering in een restaurant. Het begint met correcte prijzen, duidelijke beschrijvingen van de gerechten en consistente voedingsinformatie. Je gerechten moeten de klanten bekoren, maar de productie ervan mag niet te duur zijn.
Om deze balans te vinden, moet je alle aspecten in de hand kunnen houden, van de kosten en de voorraad tot het ontwerp van het menu. Met de juiste tools kun je echter je menu’s consistent, aantrekkelijk en rendabel houden. Dit vertaalt zich dan weer in hogere winstmarges, minder verspilling en een efficiëntere bedrijfsvoering.
Een gecentraliseerd systeem zoals Apicbase maakt dit een stuk eenvoudiger door het menubeheer op te nemen in een integraal systeem voor restaurantbeheer dat speciaal is ontwikkeld voor horecabedrijven met meerdere vestigingen.
In dit artikel behandelen we de basisprincipes van menubeheer, bespreken we de belangrijkste uitdagingen en delen we strategieën om de prestaties van je menu te verhogen.
Menubeheer Verklaard – Definitie
Wat is menubeheer? Menubeheer is het systematische proces waarbij je je menu plant, ontwerpt, bijwerkt en onderhoudt. Het is hierbij de bedoeling om je rendement te maximaliseren en tegelijkertijd de klanttevredenheid te verhogen. Dit omvat onder andere de keuze van de juiste gerechten, het beheer van de ingrediënten, het bepalen van correcte prijzen en de effectieve marketing van het menu.
Het is niet alleen belangrijk wat er op het menu staat, maar je moet er ook voor zorgen dat het menu aansluit bij wat de klanten willen, wat de keuken kan leveren en wat winst oplevert.
Een gedegen menubeheer verhoogt de efficiëntie en speelt een belangrijke rol bij de totstandkoming van de identiteit en het merkimago van een restaurant.
Verborgen Kosten en Gemiste Kansen: De Gevaren van Slecht Menubeheer in Restaurants
Problemen stapelen zich snel op.
Een gebrekkig menubeheer leidt vaak tot ellende. Als restaurants er niet in slagen om hun aanbod te beheren, ontstaan er snel allerlei problemen, vaak al binnen een paar weken.
Hierna bespreken we de meest voorkomende uitdagingen.
Inconsistente menu’s
Een slecht beheerde voorraad kan ertoe leiden dat de zaken die op het menu staan niet overeenkomen met wat er daadwerkelijk in de keuken beschikbaar is. Dit geldt vooral voor restaurants met meerdere vestigingen, waar het beheer van de consistentie een complexe logistieke uitdaging wordt.
Tijdens een interview benadrukte Chris Conaghan, Business Manager bij Heavenly Desserts, de uitdagingen van handmatige processen: “We werkten voornamelijk met spreadsheets en e-mails. Als er iets veranderde in het menu, de prijzen van ingrediënten of productcodes, moesten we de spreadsheets handmatig bijwerken, wat vaak tot fouten leidde.”
We werkten voornamelijk met spreadsheets en e-mails. Als er iets veranderde in het menu, de prijzen van ingrediënten of productcodes, moesten we de spreadsheets handmatig bijwerken, wat vaak tot fouten leidde.
Chris Conaghan Business Manager bij Heavenly Desserts
De uitvoerende chefs, die vaak nauw samenwerken met de ontwikkelingschefs, hebben de verantwoordelijkheid om de recept- en menugegevens up-to-date te houden en tegelijkertijd de culinaire visie te handhaven, innovatie te bevorderen en maximale efficiëntie te garanderen. Ze verliezen echter al te vaak kostbare tijd met het bijwerken van Excel-bestanden in plaats van zich te concentreren op wat er echt toe doet.
Apicbase vereenvoudigt dit proces door alle recepten en menu’s samen te brengen in één professionele database. De ontwerpers van menu’s kunnen gemakkelijk ingrediënten naar de recepten slepen, waarna alle wijzigingen direct worden toegepast voor alle vestigingen – zonder spreadsheets of e-mails. De teams in de keuken hebben dus altijd toegang tot de nieuwste informatie, wat de consistentie en efficiëntie over de hele linie ten goede komt.
Operationele gebreken
Keukens moeten efficiënt zijn. Eén kleine afwijking van de gevestigde procedures kan een hele shift in de war sturen.
Het menu is de blauwdruk die ervoor zorgt dat de keuken soepel blijft draaien. Een keuken handmatig beheren neemt echter veel tijd in beslag en is bovendien zeer foutgevoelig. Als dit proces niet wordt geautomatiseerd, moet het personeel zich urenlang bezighouden met taken die de activiteiten vertragen, zoals:
Voorraadtellingen
Registratie van de voorraad
Recepten aanpassen
Food cost berekenen
Voordien werd alles in Excel gedaan. Alle gegevens – zowel de technische fiches als de recepten, allergenen en de food cost – werden voor elk land handmatig ingevoerd.
John King Uitvoerend chef-kok bij Pentahotels
John King, uitvoerend chef-kok bij Pentahotels, schetst de enorme complexiteit van het handmatig menubeheer voor een hotelketen met bijna 20 hotels. “Voordien werd alles in Excel gedaan. Alle gegevens – zowel de technische fiches als de recepten, allergenen en de food cost – werden voor elk land handmatig ingevoerd,” legt hij uit.
Het hele proces verliep tergend traag en zelfs een klein foutje in de berekening van de food cost of updates van recepten leidde tot kostbare fouten in alle keukens van het hotel. Nadat deze taken geautomatiseerd waren, slaagde John erin om tijd vrij te maken en de fouten tot een minimum te beperken, waardoor de efficiëntie aanzienlijk verbeterde.
Meer voedselverspilling
Een slechte menuplanning leidt vaak tot te grote bestellingen en een inefficiënt gebruik van de ingrediënten, wat vaak resulteert in bederf en verspilling. Dit is niet alleen slecht voor je portemonnee, maar ook voor het milieu.
Wij hebben een single source of truth. We hebben alle essentiële informatie bij de hand.
Jolyn Schrama Formulemanager bij Restaurant Company Europe
Met een doeltreffend menubeheer worden de porties beter gecontroleerd en wordt de productie beter ingepland. Op die manier werken de keukens efficiënter en wordt er minder verspild. Restaurant Company Europe, dat meer dan 75 vestigingen beheert, vertrouwt op Apicbase voor de optimalisatie van het menubeheer. Jolyn Schrama, formulemanager van de groep, legt uit: “Wij hebben een single sourse of truth bron, waarin alle gegevens binnen handbereik liggen.”
De Voordelen van een Doeltreffend Menubeheer
Met een gecentraliseerd systeem blijven de menu’s in alle vestigingen consistent en up-to-date.
Als je de juiste balans weet te vinden tussen populaire en winstgevende gerechten, houd je niet alleen je klanten tevreden, maar zorg je er ook voor dat je bedrijf winst maakt.
Met een effectief menubeheer kan je restaurant genieten van deze cruciale voordelen:
Hoger rendement
Elke restauranthouder is continu op zoek naar manieren om de winstmarges te verhogen, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit. Toch wordt vaak vergeten hoe menubeheer het rendement kan verhogen.
Als je je menu zorgvuldig samenstelt en de prestaties ervan opvolgt, kun je de items met hoge winstmarges promoten en de items die slecht verkopen schrappen. Dit verhoogt niet alleen de winstmarges, maar zorgt ook voor minder voedselverspilling.
Meer tevreden klanten
Consistentie en variatie in het menu zijn essentieel om je klanten tevreden te houden. Als je er steeds in slaagt om kwaliteitsgerechten aan te bieden die je klanten bevallen, dan keren ze gegarandeerd terug.
Gecentraliseerd menubeheer is essentieel om de consistentie te behouden in al je filialen. Dankzij Apicbase wordt dit kinderspel. Zo kun je je app, online menu’s en bestelkiosken in één keer bijwerken. Met onze toonaangevende API werk je moeiteloos alle menu-items, prijzen, allergeneninformatie, voedingswaarden en zelfs de CO2-voetafdruk bij op elk platform dat zichtbaar is voor je klanten.
Gestroomlijnde bedrijfsvoering
Niemand heeft plezier in vervelende, repetitieve taken. Als je je personeel verlost van deze dagelijkse routines, is dat niet alleen prettiger, maar kunnen ze zich ook volledig concentreren op een uitstekende klantenservice.
Restaurants die het menubeheer automatiseren, besparen tijd op handmatige updates en verhogen de efficiëntie van de keuken. Een duidelijk en consistent menu helpt het personeel om de bestellingen nauwkeuriger uit te voeren, wat dan weer leidt tot een snellere service en dus meer klanten.
Als het personeel weet wat ze kunnen verwachten, worden de bestellingen sneller verwerkt, wat zowel de kwaliteit als de snelheid van de service ten goede komt.
Minder voedselverspilling
Met effectief menubeheer kunnen restaurants de vraag beter voorspellen en hun bestellingen van ingrediënten optimaliseren. Als je menu-items aanpast aan de voorkeuren van de klant en gebruik maakt van actuele voorraadgegevens, kunnen je restaurants effectiever omspringen met de ingrediënten, met een lagere food cost als gevolg.
Dankzij betere voorspellingen en geoptimaliseerde menu’s koop je uiteindelijk alleen wat je nodig hebt, waardoor je minder voedsel verspilt. Dit bespaart niet alleen geld, maar is ook goed voor het milieu.
De Belangrijkste Strategieën voor een Doeltreffend Menubeheer
Als je de juiste strategieën voor het menubeheer toepast, kun je het rendement en de efficiëntie van je restaurant aanzienlijk verhogen.
Hieronder volgen een aantal belangrijke strategieën die je kunt gebruiken om je menubeheer te verbeteren:
1. Volg de foodtrends
Blijf op de hoogte van de laatste foodtrends en voorkeuren om je menu relevant en interessant te houden. Praat met je klanten en andere professionals in de sector, lees vakbladen en houd de algemene foodtrends in de gaten om een stapje voor te blijven.
Door seizoensgebonden ingrediënten en trendy smaken in je menu te verwerken maak je het niet alleen aantrekkelijker, maar kun je de daaruit voortvloeiende hype ook gebruiken om meer bezoekers naar je restaurant te lokken. Dit is vooral belangrijk als je nieuwe klanten wilt aantrekken of vaste klanten wilt behouden die iets nieuws willen proberen.
2. Profiteer van gegevensanalyses
Gegevensgestuurde inzichten zijn van cruciaal belang voor de optimalisatie van je menu. De verkoopgegevens vertellen je wat werkt en wat niet. Als je deze gegevens analyseert, weet je meteen wat je meest verkochte items zijn, kun je de porties aanpassen en de prijs aanpassen om het rendement te maximaliseren.
Met de juiste tools kun je slecht presterende gerechten signaleren en de aandacht toespitsen op wat je klanten het lekkerst vinden, waardoor je geld bespaart en je klanten nog blijer worden. De geavanceerde tools voor verkoopanalyse van Apicbase bieden diepgaande inzichten. Op basis daarvan kun je dan geïnformeerde beslissingen nemen.
3. Gebruik software voor menubeheer
Je menu’s handmatig beheren kan erg traag en foutgevoelig zijn. Met behulp van software kun je de menu’s sneller bijwerken en de ingrediënten en kosten efficiënter bijhouden.
Met digitale systemen voor menubeheer kun je van overal updates uitvoeren en meerdere vestigingen beheren. Dankzij het complete platform van Apicbase kunnen restaurants hun menu’s bijwerken, hun voorraden beheren en hun prijzen optimaliseren.
4. Concentreer je op de presentatie van gerechten
Hoe je eten eruitziet op het bord is bijna net zo belangrijk als hoe het smaakt. Het bepaalt de verwachtingen van de klant en kan bepalend zijn voor de culinaire ervaring. Een slechte presentatie schrikt mensen af en kan de reputatie van het restaurant schaden. Als je de juiste klanten wilt aantrekken en behouden, dan is een goede presentatie een absolute must.
Door te investeren in tools die de presentatie van de gerechten consistent houden, zoals de software voor receptbeheer van Apicbase, kunnen je teams gemakkelijker kwaliteitsgerechten maken die er ook nog eens goed uitzien. Zo zien de gerechten er niet alleen heerlijk uit op het bord, maar smaken ze effectief ook zo.
5. Implementeer effectieve prijsstrategieën
Bij de prijsbepaling van een menu moet je de balans zien te vinden tussen klanttevredenheid en rendement. De prijs moet dan ook zowel gebaseerd zijn op de kosten van het eten als op de vraag.
De prijzen van je menu berekenen is de eerste stap in het bepalen van de juiste prijsstrategie. Op basis van de bestaande gegevens over je restaurant creëer je de perfecte balans, zodat je niet alleen geld verdient, maar ook je klanten tevreden houdt.
Het bepalen van de menuprijzen is echter geen eenmalig karwei. Het is belangrijk om regelmatig je food cost te analyseren en de menuprijzen af te stemmen op de markttrends.
6. Geef prioriteit aan kwaliteitsingrediënten
Verse ingrediënten van goede kwaliteit resulteren in lekkerder eten en zorgen ervoor dat klanten steeds weer terugkomen. Als je goede relaties onderhoudt met je leveranciers en je voorraad nauwkeurig beheert, zorg je ervoor dat je altijd verse ingrediënten van hoge kwaliteit in huis hebt.
Dankzij Apicbase kunnen restaurants beter communiceren met hun leveranciers. Zo kunnen ze betere prijzen bedingen en de beschikbaarheid van de beste ingrediënten garanderen. Het stelt je ook in staat om je voorraad efficiënter te beheren, zodat je altijd de nodige ingrediënten op voorraad hebt.
Wat Moet een Menubeheersysteem Bieden?
6 softwarefuncties voor meer efficiëntie en consistentie in het menubeheer van restaurants.
Investeren in restauranttechnologie is een slimme zet voor wie wil uitbreiden of de efficiëntie wil verhogen. Dit zijn de belangrijkste functies die het systeem moet bieden:
Gecentraliseerd menubeheer
Als je meerdere vestigingen runt of een centrale productiekeuken beheert, moet je vooral streven naar consistentie. Met een gecentraliseerd systeem heeft elk filiaal hetzelfde menu en worden eventuele updates meteen doorgevoerd.
Deze nauwkeurigheid en consistentie zijn enkele van de belangrijkste voordelen die een uniform softwareplatform als Apicbase te bieden heeft. Met dit platform kun je de menu’s van al je vestigingen op één plek beheren en alle menu’s in real-time bijwerken.
Tool voor kostenbeheer
De berekening van food cost en winstmarges is van cruciaal belang om de prijzen op het menu te bepalen. Met een tool voor kostenbeheer zorg je ervoor dat je je recepten en prijzen meteen kunt aanpassen als de kosten van je ingrediënten fluctueren.
Met een krachtig systeem bereken je moeiteloos de food cost en pas je indien nodig de prijzen aan. De tools voor kostenbeheer van Apicbase bieden je de mogelijkheid om onmiddellijk aanpassingen te maken op basis van de fluctuerende kosten van ingrediënten. Gebruik de tool om je kosten te berekenen en je prijzen hierop af te stemmen, zodat elk gerecht op je menu winst oplevert.
Integratie voor voorraadbeheer
Als je het voorraadbeheer van je restaurant aan je menusysteem koppelt, wordt het veel gemakkelijker om de food cost te berekenen. Kies voor een systeem dat toegang heeft tot je voorraadgegevens en waarmee je gemakkelijk de verwachte kosten kunt vergelijken met de daadwerkelijke uitgaven.
Als je weet hoe groot dit verschil is, kun je eventuele knelpunten signaleren en strategieën ontwikkelen om de efficiëntie te verbeteren en de kosten te verlagen.
Menuplanner
Met menuplanningsoftware kunnen restaurants en cateringbedrijven hun keukenactiviteiten optimaliseren door menucycli te creëren en de planning van menu’s, inkooporders en taakplanning te automatiseren. De software berekent precies welke ingrediënten er nodig zijn en wanneer ze ingekocht moeten worden. Daarnaast wordt er een duidelijke productietijdlijn opgesteld, zodat er op tijd geleverd kan worden.
De software levert bovendien gedetailleerde kostenverdelingen om de uitgaven in de hand te houden en het rendement te verhogen. Handmatige berekeningen of giswerk zijn niet meer nodig. Het is een krachtig hulpmiddel dat alles eenvoudiger maakt, van de menuplanning tot efficiënte en kosteneffectieve keukenactiviteiten.
Functies voor de samenstelling van menu’s
Een goed menu moet zowel populaire als winstgevende items bevatten en moet gemakkelijk te lezen zijn. Een menu moet samengesteld worden uit eenvoudige en visueel aantrekkelijke gerechten. Kies voor software met functies die je keukenteams helpen om consistente gerechten te serveren, zodat elk gerecht er net zo goed uitziet als het vorige.
Apicbase biedt je de mogelijkheid om stapsgewijze bereidings- en opmaakinstructies te genereren voor elk recept, zodat elke chef precies weet wat er verwacht wordt en de presentatie en kwaliteit van elk gerecht consistent blijft.
Tools voor training en inwerkprogramma’s
Om consistente gerechten te bereiden op verschillende locaties moet het personeel grondig worden getraind. Een goed systeem voor menubeheer moet dan ook duidelijke handleidingen en trainingstools bieden, zodat de menu’s consistent blijven.
Kies voor een systeem met stapsgewijze instructies en afbeeldingen waarmee het personeel de gerechten elke keer weer op de juiste manier kan bereiden.
Neem de Controle over Je Menu, Verlaag de Kosten en Verhoog de Winst met Apicbase
Apicbase houdt de kosten van ingrediënten bij, analyseert de prestaties van menu’s en controleert de winstmarges – en dat allemaal in één tool.
Als het beheer van je menu’s bewuster en grondiger wordt aangepakt, leidt dat doorgaans tot een aantal tastbare voordelen:
Betere verkoop
Hogere winstmarges
Meer tevreden klanten
Efficiëntere bedrijfsvoering
Minder verspilling
Door je menu te verfijnen met de juiste strategieën en hulpmiddelen lever je telkens weer een duidelijke en aantrekkelijke selectie gerechten die de verwachtingen van de klant overtreffen.
Nu steeds meer klanten digitale toepassingen gebruiken en soepele bestel- en eetervaringen verwachten, is het tijd om te investeren in tools die je menubeheer kunnen transformeren.
Met Apicbase beschik je over geavanceerde software waarmee je moeiteloos elk aspect van je menu beheert, van het voorraadbeheer tot de prijsstelling en presentatie.
In plaats van altijd maar brandjes blussen, hoef je nu alleen nog maar de puntjes op de i te zetten. Je keukens lopen gesmeerd, je kosten blijven onder controle en de kwaliteit van je gerechten is consistent. Geen gedoe met de voorraad en last-minute bestellingen meer. Je team kan zich nu volledig concentreren op hun belangrijkste taak: de lekkerste maaltijden bereiden. Elke bestelling wordt perfect uitgevoerd, zowel voor bezorging als ter plaatse. Het is precies deze betrouwbaarheid waar je elke dag weer op moet kunnen rekenen.
Klaar om je menubeheer te optimaliseren en je marges te verhogen?
Geert Merckaert is the Content and Research Director at Apicbase and the producer of The Food Service Growth Show. He specialises in operational excellence, sustainability, and digital transformation in the restaurant and catering industry. Geert has a diverse background in content marketing, writing, and research, with previous roles in corporate finance at Bank van Breda, food marketing at VLAM, and the trade association Bakkers Vlaanderen. He holds degrees in Communications and Journalism from Plantijnhogeschool, as well as Art History from the Kunsthistorisch Instituut. During his studies, Geert spent nine years working weekends as a restaurant chef. He is dedicated to helping foodservice companies achieve sustainable growth through engaging and insightful content.
