La gestion des opérations de food and beverage dans une entreprise multi-sites est une tâche colossale.
Faire tourner les assiettes tout en faisant face à des problèmes de feuille de calcul, à de multiples plans de production, à des soucis de coûts alimentaires et à des tâches administratives complexes est un défi, même pour les plus chevronnés de la restauration.
Demandez à n’importe quel traiteur, propriétaire de restaurant ou opérateur de ghost kitchen, et ils vous diront que garder un œil sur les processus du back of house est notoirement compliqué car il y a énormément d’éléments différents qui doivent tous fonctionner ensemble de façon transparente.
Nous avons échangé avec des centaines de Managers et d’employés du secteur de la restauration, et dans ce poste, nous allons partager ce que nous avons appris sur les plus grands défis de la gestion du foodservice.
Aussi, nous nous intéresserons à la meilleure façon d’éliminer ces obstacles, sans mettre une pression supplémentaire sur vos équipes déjà largement mobilisées.
Les 11 défis en gestion du f&b pour les opérateurs multi-sites, et les solutions
Une structure opérationnelle bien organisée est l’épine dorsale d’une entreprise de restauration prospère. Vous avez besoin de contrôler le BoH pour assurer la cohérence, la qualité et la rentabilité de votre affaire.
Mais c’est plus facile à dire qu’à faire. L’équipe managériale en F&B est constamment stressée lorsqu’elle doit faire fa ce à des systèmes désorganisés.
La mise à jour manuelle des feuilles de calcul, les calculs complexes et l’exactitude des renseignements sur les allergènes ne sont que quelques-uns des problèmes qui vous empêchent de dormir.
Et le problème est amplifié par le nombre d’établissements que vous avez. Mais alors, comment assurer une qualité et un service uniformes entre les sites ? Comment s’assurer que les employés respectent les consignes en matière d’achat?
Examinons plus en détail les problèmes auxquels doit faire face la direction F&B et voyons par quels moyens ils peuvent les résoudre.
1. « Mes processus sont inefficaces – Grrrr, satanées feuilles de calcul ! »
Vos informations les plus importantes sont réparties entre des feuilles de calcul, des documents et des dossiers imprimés et numériques.
Les informations clés telles que les recettes, les renseignements sur les fournisseurs, le coût des aliments, la quantité de stocks et les données financières sont disponibles sous différents formats et disposées à des endroits différents : des dossiers dans la cuisine, des documents imprimés dans le bureau et d’autres sur votre système informatique.
Ce n’est pas un excellent fonctionnement, même lorsque vous ne gérer qu’un seul restaurant, mais cela peut vraiment devenir problématique lorsque vous passez à une gestion à grande échelle avec plusieurs établissements.
Example
Un Manager d’un restaurant Fast-Casual remarque qu’un certain plat se révèle populaire et veut vérifier la marge réelle des plats vendus. Il commencera à chercher dans un tas de feuilles de calcul, à regarder les factures et les bons de livraison, mais peinera toujours à trouver un nombre fiable.
Solution : supprimez les tableurs et centralisez vos données
Une solution tout-en-un qui relie automatiquement les flux de travail et les données permettra au personnel de ne pas avoir à se connecter à sept applications différentes ou à consulter 20 feuilles de calcul pour rechercher les marges, l’état des stocks, des recettes, des factures ou des informations sur le fournisseur.
Non seulement tout se trouvera dans un seul système de gestion de food and beverage, ce qui permettra de gagner énormément de temps si vous gérez une grande entreprise, mais cela vous aidera également à composer avec tous les paramètres de gestion importants.
Avec Apicbase, vous vous préparer à ce qui vous attend, plutôt que de constamment regarder les anciens bons de livraison, les factures, les données PDV, les stocks et les bons de commande.
Vous n’aurez qu’à ouvrir votre ordinateur portable pour trouver cette information qui aura été soigneusement disposée dans un seul tableau de bord.
2. « Je ne maîtrise pas mes coûts d’aliments »
Avec autant de variables, obtenir une maîtrise précise de votre coût de revient peut vous sembler être une tâche impossible.
Et même si vous avez des données exactes, comment allez-vous faire pour faire les bons calculs ? Pour cela vous devrez prendre en compte à la fois les coûts des recettes en temps réel et des coûts réels des aliments, en fonction de l’épuisement des stocks, pour déterminer avec précision votre pourcentage de coût alimentaire.
Consultez ce poste pour obtenir une vision plus détaillée sur la bonne façon de calculer les coûts des aliments.
L’exemple ci-dessous vous en dira long sur l’importance du contrôle des coûts alimentaires dans la gestion du Food and Beverage.
Comment s’y rendre ?
Solution : Exploiter les données en temps réel pour faire des calculs fiables
Une petite réduction des coûts a un très fort impact sur le bénéfice brut d’exploitation.
Vous pouvez bien sûr utiliser des feuilles de calcul, mais leur mise à jour vous fera perdre du temps. Les prix fluctuent et il sera difficile de les suivre.
Avec les logiciels hébergés sur Cloud, les prix des fournisseurs sont mis à jour en temps réel afin que vous ayez toujours des chiffres à jour à disposition.
L’outil de calcul des coûts des aliments d’Apicbase renouvelle automatiquement tous les calculs des coûts des recettes et des menus lorsque l’information sur les prix est mise à jour. Vous n’avez ainsi plus besoin de passer du temps à chercher les modifications de prix, à mettre à jour manuellement les feuilles de calcul, et à apporter des changements à toutes vos recettes et autres documents.
Et parce que le système fonctionne dans le Cloud, toutes les mises à jour sont effectuées à l’échelle du groupe et il n’est plus nécessaire d’envoyer des e-mails à tout le monde.
3. « Je ne sais pas quels sont mes plats rentables »
Si vous ne maîtrisez pas les coûts des aliments, vous ne pouvez pas savoir si votre plat est rentable.
Vous ne pouvez donc pas optimiser vos menus et vous pourriez perdre de l’argent sur chaque plat vendu.
Et vous pouvez penser que vous savez quelles sont vos recettes rentables, mais le savez-vous vraiment ? Décortiquez-vous les chiffres constamment ?
Il suffit d’un ingrédient entrant au mauvais prix, ou d’un chef trop généreux faisant de trop grandes portions et tout votre calcul est à refaire.
La solution : optimiser votre menu à l’aide de données de recettes précises
Combinez les informations sur vos plats les plus populaires avec les données sur les plats les plus rentables.
Ainsi lorsque vous utiliserez l’analyse des ventes en combinaison avec les coûts des recettes, vous pourrez déterminer avec précision quels plats sont à la fois rentables et populaires pour améliorer la conception de votre menu.
Une fois que vous maîtrisez vos coûts alimentaires, il n’est plus si difficile de déterminer vos plats les plus rentables et d’optimiser vos menus.
La gestion des menus devient beaucoup plus efficace lorsque vous avez un accès rapide aux chiffres de vente et aux coûts des recettes en temps réel. Ainsi, vous êtes en mesure de construire un menu bien équilibré avec de bonnes marges qui se vendent bien.
Des menus qui se vendent bien et qui ont des marges importantes.
4. « Nous avons des difficultés à livrer les plats de façon uniforme. »
La constance est la clé du succès d’un restaurant.
Avec autant de membres du personnel dans différents endroits, comment garder un œil sur la cohérence des produits ? Sans elle, vous risquez de perdre en réputation.
Votre chef ne peut pas être partout à la fois, offrir de la formation au personnel sera donc un véritable défi, tout comme avoir des procédures claires et un management constant dans tous les établissements.
Une petite poignée de plats moins bons dans quelques établissements peuvent générer de mauvaises critiques.
Mais alors, comment maîtriser les procédures et veiller à ce que le personnel soit formé de manière uniforme pour fournir un produit de qualité en permanence ?
Solution : des plans de production à toute épreuve
La clé de la cohérence est de planifier chaque détail de la production.
Tout le monde devrait connaître les réponses aux questions de base : quelles quantités devons-nous préparer ? ; qui fait quoi ? ; quelle est la bonne méthode pour comptabiliser les déchets ?
Mesures précises des ingrédients, listes de préparation, informations sur les allergènes, ces éléments sont essentiels pour que votre personnel soit à jour et travaille selon les normes attendues.
Si les recettes sont testées, cataloguées et correctement chiffrées, le personnel sera plus à l’aise car il connaîtra son champ de responsabilité et disposera de tous les outils nécessaires pour bien travailler.
La cohérence passe par la planification et la communication de modèles faciles à suivre. Mais c’est un vrai défi, surtout lorsqu’il y a plusieurs établissements.
Apicbase conserve toutes vos procédures, les coûts des aliments et les recettes dans un système centralisé. Il peut générer des listes de préparation détaillées pour s’assurer que le personnel préparent les recettes correctement. Les recettes et les PONs centralisés permettent de s’assurer que tout le monde sait ce qu’il a à faire et a accès à l’information, à la planification ainsi qu’à des consignes claires pour améliorer la qualité et l’uniformité de l’entreprise dans son ensemble.
5. « Mes rapports sur les allergènes m’empêchent de dormir la nuit. »
La gestion des allergies peut être cauchemardesque.
Vous pourriez avoir de sérieux problèmes juridiques si vous faites une erreur. Il s’agit là d’une gestion délicate. C’est pourquoi de nombreux chefs et Managers ne sont pas rassurés lorsqu’ils produisent des rapports sur les allergènes ou qu’ils réalisent des étiquettes sur les allergènes alimentaires.
Le suivi des allergènes est une tâche difficile qui peut avoir de graves conséquences. Et dans de nombreux domaines, il s’agit d’une obligation légale de déclarer avec précision les allergènes.
Pour compliquer les choses, les recettes changent, les allergènes doivent donc être mis à jour, et le personnel doit être formé pour pouvoir correctement traiter l’information entre les clients et la cuisine.
Voici un guide gratuit pour vous aider à mettre en place un système de gestion des allergènes alimentaires “résistant à l’épreuve des balles”.
Solution : rapports automatisés sur les allergènes
Le logiciel de gestion des allergènes d’Apicbase contient toutes les informations pour vous indiquer quels allergènes se trouvent dans quels plats. Il rassemble automatiquement les informations et il étiquette chaque recette en conséquence.
Les Managers n’ont ainsi qu’à imprimer des étiquettes pour les repas emballés et le personnel n’a qu’à vérifier rapidement les renseignements sur les allergènes afin d’être sûr à 100 % de communiquer des renseignements exacts au client.
6. « J’aimerais pouvoir calculer les valeurs nutritionnelles »
Les clients sont de plus en plus soucieux de leur santé.
Ils veulent savoir ce qui se trouve dans leurs aliments jusqu’aux valeurs nutritionnelles précises. Et si vous produisez des plats prêts-à-consommer, vous pourriez devoir fournir cette information pour vous conformer à la loi.
Les gestionnaires de F&B, cependant, ne sont pas des scientifiques spécialisés en nutrition et les calculs de la valeur nutritive sont assez complexes.
Le label Nutri-score en est un bon exemple. C’est un super label mais les calculs derrière sont d’un autre niveau.
calculer et déclarer automatiquement les informations nutritionnelles
Lorsque vos données sont centralisées, vous savez exactement ce qu’il y a dans chaque plat grâce aux fiches techniques standardisées. Mais il est encore très difficile de déterminer les valeurs nutritionnelles et de les présenter dans un cadre cohérent pour les clients.
Apicbase uses your recipes to calculate the nutritional values. You can easily print labels, including the Nutri-score label, for menus and menu-items. Your teams – both FoH and BoH – can be given access to the data. And the dietary info is used to populate your kiosks and online ordering platforms via API.
7. « J’ai peu de contrôle sur les stocks »
Comment reprendre le contrôle sur les stocks de F&B ?
L’inventaire manuel des stocks prend beaucoup de temps et le calcul de la valeur des stocks consiste à naviguer entre plusieurs tableurs.
Si vous comptez sur les factures des fournisseurs et les bons de livraison pour suivre les niveaux de stock, il sera difficile d’avoir une idée précise de ce qui est en stock en temps réel. Et si vous ne savez pas ce que vous avez déjà, vous ne pouvez pas faire une bonne estimation de ce que vous devez commander.
Au moment où vous avez compté les stocks manuellement et fait les calculs, les prix ont changé et les niveaux des stocks ont fluctué. Et vous devez également tenir compte du gaspillage, du vol et du sur-portionnement.
Mais alors, comment est-il possible de rester informé au plus précis du niveau des stocks, alors qu’ils sont en constante évolution ?
Solution : un système centralisé de gestion des stocks F&B
Les données de stock F&B doivent être intégrées avec d’autres processus Back of house pour être précises et utiles. (Cf les points 3 et 4 de cet article, et vous comprendrez ce que nous voulons dire ici).
Apicbase automatise la surveillance des stocks à l’aide des données EPOS, d’approvisionnement et de production. Il permet aux Managers d’accéder facilement aux rapports sur les stocks et de comparer les niveaux théoriques avec les stocks réels.
Il permet d’identifier les déchets alimentaires incontrôlés dus au vol, au sur-portionnement ou au gaspillage avant d’impacter défavorablement les marges bénéficiaires.
Dites adieu aux nombreuses feuilles de calcul et aux calculs complexes.
8. « Le personnel commande trop ou pas assez »
Garder le stock à un niveau optimal est un effort constant.
Avec des centaines d’ingrédients provenant de plusieurs fournisseurs, travailler avec des feuilles de calcul et gérer manuellement les stocks est un cauchemar.
Le surstockage entraîne d’énormes quantités de déchets et lorsque l’argent est bloqué dans des denrées périssables, le coût des aliments augmente inévitablement. Avec des oublies de commandes d’autre part, vous risquez de décevoir les clients et de perdre des revenus.
Il est donc essentiel de maîtriser l’approvisionnement avec un système d’achat et de gestion des stocks précis.
Voici un guide gratuit détaillé sur la meilleure façon de développer un système d’inventaire de f&b fiable pour une organisation de restauration multi-sites.
Prochaine étape : un approvisionnement qui s’appuie sur les données
À mesure que vous mettez en œuvre de plus en plus de processus.
Chaque étape supplémentaire devient plus facile
Vous comprenez les détails de vos coûts alimentaires, le menu est optimisé pour que vous sachiez exactement où vous faites les profits et vous maîtrisez la production.
Apicbase vous permet de transformer les listes de matériaux en bons de commande pour chaque fournisseur, en tenant compte de ce que vous avez en stock, les minimums de livraison et les tailles de colis pour chaque fournisseur.
Utilisez les outils pour améliorer l’efficacité globale :
- Localisez les points faibles précis de votre système et comblez les lacunes.
- Prenez des décisions éclairées pour éviter les commandes excessives tout en vous assurant de ne jamais manquer d’un ingrédient.
- Les fournisseurs sont enregistrés dans le système pour faciliter les communications ; le système suggère ce dont vous avez besoin et vous pouvez superviser et vérifier manuellement.
- Lorsque les fournisseurs sont intégrés au système, vous obtenez des données sur les prix quotidiens.
- Configurez des commandes automatisées pour les produits clés afin qu’ils ne s’épuisent jamais.
9. « Combien de stock gaspillons-nous ? »
Avec autant de personnel sur tous les différents sites, c’est difficile de bien suivre le gaspi alimentaire.
L’impact sur le coût réel des aliments est énorme.
Example
Si vos chefs portionnent le steak à l’œil et qu’ils sont trop généreux de seulement 10g par steak, par exemple. Disons que le bœuf de première qualité coûte € 10 le kilo et que vous vendez 1000 steaks par nuit dans 50 établissements différents. C’est 10c par steak par nuit que vous donnez, soit € 5000 par nuit pour tous vos établissements. En un mois, cela représente € 155.000 de profits perdus.
Les déchets alimentaires gonflent les coûts des aliments et vous rongent les marges.
Solution : Utiliser les données pour repérer les gaspillages
Pour s’attaquer aux déchets alimentaires : mettre en œuvre une gestion efficace des stocks. La planification de la production et des mesures précises aident les chefs à planifier et à minimiser les déchets pendant la mise en place.
Ajoutez une méthode pratique pour mesurer les déchets alimentaires. Ciblez les endroits où les aliments sont gaspillés et ajustez vos processus pour réduire le plus possible le gaspillage.
Apicbase traite tous ces éléments complexes en un seul endroit : Gérez l’inventaire et planifiez la production avec précision. Avec Apicbase, le personnel peut facilement enregistrer les déchets à l’aide d’une tablette ou de son propre téléphone. Le logiciel prend en compte toutes les données et calcule la quantité de stock qui s’évapore. Il vous fournit ainsi toutes les informations dont vous avez besoin pour réduire le gaspillage et augmenter vos marges.
10. « Comment gérer plusieurs établissements de façon efficace ? »
Mettre une équipe d’un seul établissement au travail de façon efficace est une chose. Sur plusieurs sites, ça devient exponentiellement plus difficile.
De nombreuses entreprises de restauration ont échoué en tentant de s’étendre au-delà de leurs premiers emplacements. Et même les entreprises les plus prospères luttent avec la complexité liée à l’ajout de nouveaux sites.
À mesure qu’une organisation croît, elle doit commencer à penser différemment. Des procédures solides et des outils de surveillance sont essentiels.
Le siège doit savoir ce qui se passe : les Managers locaux atteignent-ils leurs objectifs ? Gaspillent-ils trop ? … et ainsi de suite. Garder le contrôle est une tâche ardue.
La solution : la gestion de site sur Cloud
La clé de la gestion multi-sites est de centraliser toutes vos données. Les recettes, en tant que données de base, se trouvent dans une bibliothèque centrale ainsi que d’autres renseignements pertinents pour tous les établissements.
Mais cela encore une fois est plus facile à dire qu’à faire. Que se passe-t-il si différents points de vente exigent des menus et des recettes différents et ont des fournisseurs et des procédures différentes ?
Example
les chaînes hôtelières qui opèrent dans le monde entier offriront simultanément des menus d’été et d’hiver dans différentes villes. Ou des groupes de restauration qui exécutent différents concepts avec des menus totalement différents dans différentes villes.
Comment tous les employés de tous les établissements pourront-ils accéder au système de données avec de telles distances qui les séparent ?
Dans Apicbase, chaque établissement a ses propres menus sans perdre les avantages d’un système centralisé ou ses pouvoirs de calcul.
Les sites peuvent commander des ingrédients et des produits semi-finis à partir d’une centrale d’achat, tandis que la direction est en mesure de suivre les transferts internes. Les stocks sont automatiquement mis à jour à tout niveau.
11. « Comment maintenir un système fonctionnel à l’avenir? »
Comment garantir le respect des normes et le respect des procédures à l’avenir?
C’est facile de laisser échapper les normes si vous détournez les yeux du ballon. Même si tout fonctionne correctement sur chaque site, rien ne garantit que cela se poursuivra dans le futur.
La solution : optimiser continuellement vos processus
Une fois que vous avez un système en place, il est temps d’itérer et d’optimiser.
Testez, testez, testez et améliorez continuellement vos procédures, la formation du personnel et les processus à mesure que vous comprenez ce qui fonctionne mieux.
Apicbase intègre cela dans son système. Des rapports détaillés vous permettent de prendre des mesures rapides pour ne pas perdre le contrôle sur les normes.
Les outils de gestion des utilisateurs vous permettent de limiter le nombre d’actions qu’un utilisateur final doit effectuer dans le système afin d’éviter les entrées ou les erreurs.
Il émet des alertes automatiques si quelque chose ne va pas, comme pour un plat qui n’atteint pas sa marge cible, ou quelque chose qui manque dans l’inventaire.
Les outils de reporting donnent aux managers un aperçu des marges, des chiffres de vente et même des performances du personnel en un clin d’œil.
Cela vous apporte à vous ainsi qu’à vos responsables, les données nécessaires pour prendre de meilleures décisions et optimiser vos procédures.
Conclusion : arrêtez les assiettes chinoises et optimisez les cycles de production
- Avec la mise en œuvre d’un système centralisé, la tâche ardue de maintenir les assiettes tournantes devient plus simple.
- Une fois que vous avez le contrôle de vos données, la planification de la production est un jeu d’enfants et la conception des menus devient plus efficace.
- Les petites et grandes actions qui prenaient des heures auparavant sont réduites à une simple pression sur un bouton grâce à l’automatisation.
- Lorsque les processus de votre écosystème technologique sont sous contrôle, vous voyez immédiatement la situation dans son ensemble et toutes les données dont vous avez besoin pour prendre des décisions pour l’avenir sont à portée de main.
- La mise en œuvre d’un tel système ne va pas seulement faciliter la vie du personnel et de la direction, elle va également vous permettre de passer devant 90% de la concurrence.
Utiliser un logiciel de gestion & multi-site
Parlez-nous de vos objectifs et nous vous aiderons à les atteindre.
