Les défis liés à l’inventaire des restaurants sont souvent le nœud gordien avec lequel les restaurateurs sont le plus confrontés – c’est ce qui empêche de dormir les propriétaires et les chefs expérimentés, même plus que la formation du personnel, l’administration ou l’ingénierie des menus.
Même les meilleurs hacks ne vous aideront pas à obtenir vos comptes correctement, votre niveau nominal ou un comportement correct des coûts de nourriture.
Eh bien, il est temps de faire quelque chose à ce sujet.
Parce que, bien que ce soit facile d’ignorer la perte de 100 € par mois en raison d’erreurs d’inventaire dans les restaurants, lorsque ce nombre atteint 1500 €, cela devient un problème qui peut rapidement faire couler toute votre entreprise.
Dans cet article, nous avons sélectionné les cinq problèmes d’inventaire les plus courants et partager quelques solutions rapides qui vous aideront à rationaliser vos processus de gestion des stocks.
Que vous soyez un restaurant fast-casual, une salle d’événements ou un traiteur d’entreprise, les solutions à ces problèmes d’actions ordinaires vous aideront à maintenir le coût de vos aliments à un faible niveau, à en améliorer la qualité et à satisfaire votre personnel.
- Chiffres imprécis et données peu fiables;
- Mauvaise connaissance du portionnement et des coûts;
- Défis d’inventaire multi-sites (commandes internes et transferts);
- Budgets bloqués dans un inventaire inutilisé en raison d’une mauvaise vue d’ensemble et d’un mauvais contrôle;
- Difficulté de prise de décisions pour augmenter les bénéfices en raison de données non organisées.
Prêt à devenir un crack en inventaire qui prend en main chaque défis?
Vous serez à mi-chemin après avoir lu ce post, alors allons-y.
Ne vous limitez pas aux erreurs et défis liés à l’inventaire – lisez notre récent article sur les Meilleures Pratiques d’Inventaire des Restaurants, où nous partageons des conseils et des astuces pour configurer correctement votre système de gestion des stocks dès le départ.
1. Chiffres imprécis qui vous laissent des données non fiables
Un décompte précis des stocks est l’épine dorsale de toute opération de restauration efficace et rentable.
C’est également l’un des plus grands défis auxquels sont confrontés les opérateurs en matière d’inventaire de restaurants.
Imaginez-vous…
… votre équipe termine leur service de 10 heures, après avoir servi de délicieux repas à des centaines de personnes… et maintenant ils doivent passer encore une heure à compter les stocks avant de pouvoir rentrer chez eux.
Vous voulez deviner combien de temps il leur faudra pour “deviner”? Ou pour utiliser les listes de commande de la semaine dernière pour accélérer les choses?
Astuce – si vous ne gardez pas un œil attentif sur les choses, ils le font probablement déjà.
Le besoin d’opportunisme de votre équipe n’est pas le problème ici – cependant, faire les choses rapidement au dépens de la qualité va augmenter vos coûts alimentaires. Passez une commande précise est une tâche herculéenne, sauf si vous travaillez avec des numéros de stock corrects. Vous finirez par perdre du temps et ne pas obtenir les résultats que vous désirez.
Comment résoudre cela:
La première chose à faire est de voir l’inventaire comme un sport d’équipe – un gestionnaire seul dans un magasin après tant d’heures de travail se crèvera rapidement les yeux.
Mais trois personnes qui font le décompte? Ils seront francs entre-eux et vérifieront mutuellement leur travail afin qu’aucune erreur ne se produise.
De plus, le fait de s’assurer que votre personnel sait à quel point les comptages précis les concerne eux, les motivera à améliorer l’inventaire. Après tout, comment pouvez-vous envisager des augmentations de salaire et des bonus si le coût de votre nourriture est toujours plus de 5% à l’objectif?
Rendez les choses un peu plus faciles pour tout le monde (mais conservez le niveau de précision dont vous avez besoin) en ne faisant pas de comptages quotidiens.
Au lieu de cela, créez une liste de denrées périssables, d’articles chers et de meilleures ventes que vous compterez chaque jour.
Vous aurez ainsi toujours un contrôle total sur les ingrédients qui ont tendance à augmenter le coût de vos aliments.
Le décompte complet des stocks devrait être une tâche hebdomadaire – vous aurez toujours accès à des décomptes fiables et récents, mais ils ne prendront pas autant de temps de votre personnel.
2. Mauvaise connaissance des coûts, du portionnement et de la gestion des stocks
Dans la plupart des opérations de restauration, les gestionnaires et les chefs de cuisine sont généralement responsables de la création des menus, des coûts des recettes et des commandes.
Par conséquent, ils sont les seuls à savoir tout faire les yeux bandés (et ils le font bien).
Cela signifie que les petites erreurs dans ces domaines seront commise par les chefs de ligne, les juniors et les commis – et ces erreurs ont tendance à créer de graves problèmes d’inventaire pour les restaurants.
Voici trois exemples très commun:
… un chef junior qui ajoute régulièrement une quelques tranches supplémentaires de dinde dans un sandwich club …
… un serveur qui arrive toujours à ne tirer que cinq verres de vin d’une bouteille, alors qu’il en faudrait six pour atteindre l’objectif du coût de la nourriture…
… Un autre qui stocke un sac de farine à peine utilisé autrepart que prévu, provoquant une erreur de calcul lors de l’inventaire hebdomadaire…
Toutes ces choses s’accumulent au fil du temps et auront un impact négatif sur votre inventaire et vos calculs de coûts.
Comment résoudre cela:
Outre l’évidence – c.à.d. s’efforcer d’embaucher du personnel compétent en BoH et investir dans leur formation continue – il y a quelques éléments supplémentaires que vous pouvez mettre en œuvre pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde:
- Dites à tout le monde que vous avez un système d’inventaire en place et qu’il existe pour une raison – lorsque le personnel est conscient que vous suivez et surveillez les choses, ils respecteront mieux les recettes et les portions prescrites et seront plus attentif au gaspi alimentaire.
- Impliquez tout le monde dans l’inventaire – au fait, vous pouvez télécharger ici notre modèle gratuit pour un inventaire précis des restaurants – non seulement ils amélioreront dans ce domaine et pourront donner un coup de main en cas de besoin, mais ils apprendront également où les ingrédients spécifiques sont stockés (réduisant ainsi les erreurs de stockage et d’inventaire dans le processus).
- Utilisez un logiciel pour faciliter le portionnement – par exemple, créez des vidéos en stop motion (accessibles sur tablette ou smartphone) qui montrent le portionnement et le dressage correct pour chaque élément du menu. Cela donne à votre personnel un plan facile à suivre (ce qui est particulièrement important pour les opérations multi-sites).
Modèle gratuit d’inventaire de restaurant pour Excel et Google Sheets.
Notre modèle de stock prêt à l’emploi vous aide à garder vos coûts alimentaires sous contrôle et calcule votre écart de stock et votre marge bénéficiaire brute.
Un petit mot sur la gestion d’inventaire pour les multi-sites
Un portionnement précis est particulièrement important si vous gérez plusieurs emplacements. Les chefs exécutifs ne peuvent pas être partout en même temps, et ils doivent pouvoir compter sur le personnel local pour exécuter chaque assiette de façon parfaite.
La raison en est double:
A. cohérence des plats – si vous voulez pouvoir comparer les chiffres d’une enseigne à l’autre, la cohérence des plats est essentielle.
En outre, cela vous aidera à construire une marque culinaire fiable qui se révélera des clients satisfaits à chaque endroit.
B. atteindre les objectifs – dans le secteur de la restauration, les marges sont minces, vous devez donc vous assurer qu’aucun de vos sites ne dépense trop,autrement vous risquez de transformer ainsi un plat rentable en un plat qui atteint à peine le seuil de rentabilité.
3. Difficulté à suivre les commandes internes et les transferts entre plusieurs sites
L’exploitation d’un seul emplacement est remplie de problèmes et de défis d’inventaire. Cependant, cela n’est rien comparé à la conduite d’une opération avec plusieurs sites
Considérez cette situation:
Un chef d’équipe dans un site connaît un coup de feu inattendue en raison d’une conférence à proximité à laquelle il n’avait pas prévu. Il téléphone à son homologue d’un autre site dans la ville pour lui envoyer trois cartons de Coca-Cola, 24 jambon beurre et un fût de bière. Une camionnette arrive une heure plus tard et tout est livré.
Ouf!
Seulement… les deux managers étaient si pressés qu’aucun d’eux n’en a pris note.
Maintenant, un gestionnaire des stocks et des commandes examine les chiffres à la fin du mois et note deux choses:
- l’unité A se porte bien – sa variance des coûts alimentaires est presque nulle, et elle parvient à maintenir les coûts alimentaires globaux au niveau cible, et
- à l’unité B, il manque beaucoup de stock – une conversation avec les managers est là pour essayer de comprendre pourquoi ils gaspillent autant et s’il y a un vol.
Eh bien, nous savons que c’est complètement faux, mais c’est ce que les données démontrent.
La gestion des stocks pour multi-sites est particulièrement délicate car elle ajoute des silos d’inventaire supplémentaires pour chaque emplacement.
Non seulement vous devez suivre la commande centrale, mais en plus vous devez garder un œil sur la façon dont plusieurs sites utilisent l’inventaire, et vous devez pouvoir comparer ces données pour obtenir des informations exploitables.
Cela signifie avoir deux systèmes similaires mais distincts en place, ce qui est difficile à moins que vous n’utilisiez un logiciel qui fournit une vue d’ensemble des performances pour chaque site.
Comment résoudre cela:
Si vous exploitez une entreprise multi-site, le suivi des commandes et des transferts devient beaucoup plus difficile à gérer avec des feuilles de calcul.
C’est toujours possible, mais seulement si vous attribuez ces tâches à des membres d’équipe consciencieux qui ont un sens du détail.
Demandez-leur d’enregistrer chaque transfert et commande interne, et de partager ces enregistrements quotidiennement avec les responsables des stocks et des achats.
De cette façon, ces gestionnaires peuvent effectuer des ajustements spécifiques, en commandant des quantités exactes pour chaque emplacement et en réduisant le besoin de transferts (évitant les erreurs de suivi).
Vous pouvez également utiliser un logiciel approprié en gestion des stocks pour restaurants. Avec cela, les commandes et transferts internes (ainsi que les commandes externes) sont tous enregistrés instantanément au même endroit, et tous ceux qui ont besoin d’accéder à ces informations peuvent simplement se connecter et les retrouver.
4. Argent bloqué dans un inventaire inutilisé
De nombreux restaurants ont des ingrédients dont ils n’ont pas réellement besoin ou qu’ils n’utilisent pas.
Ils sont arrivés sur la liste de commandes il y a quelques années parce que le chef voulait essayer quelque chose de nouveau, et vous les commandez depuis, même si la moitié de ces plats ne sont plus utilisés.
Comme par exemple…
… 10 pots de moutarde Maille au Chablis…
… deux kilos de champignons matsutake (périmés lors du comptage)…
… 12 bouteilles de vinaigre balsamique de Modène 12 ans (dont huit ouvertes et à moitié vides)…
Certains d’entre eux coûtent très chers. D’autres moins. Mais le fait est que vous ne les utilisez pas ou que vous n’en avez pas besoin et ils représentent 30% de vos déchets chaque mois.
En bref, ils vous font saigner et sont un excellent exemple de gaspillage alimentaire et de grosses pertes d’argent.
Comment résoudre cela:
Il s’agit d’une erreur d’inventaire de restaurant relativement facile à corriger…
Identifiez les ingrédients qui ne sont pas utilisés (ou qui sont fréquemment gaspillés) en comparant les inventaires historiques, puis en prenant des décisions d’ingénierie de menu soucieuses de votre budget qui sont basées sur des chiffres précis et sur les prévisions de ventes.
Si vous remarquez qu’un ingrédient est fréquemment jeté à la poubelle (et que vous le commandez toujours), tâchez de savoir pourquoi.
Regardez les recettes qui utilisent cet ingrédient et:
- commandez en moins à l’avenir et surveiller l’utilisation,
- remplacez-le par un ingrédient moins cher et surveiller son utilisation, ou
- modifiez les recettes pour ne plus avoir besoin de cet ingrédient.
C’est là que les décomptes précis sont impératifs – vous ne pouvez pas garder un oeil sur toutes les choses et en même temps être toujours précis dans vos commandes. Pour en arriver là, vous devez savoir à tout moment ce qu’il y a dans vos stocks et vous devez être presque 100% sûr de vos quantités.
5. Beaucoup de données – mais très peu d’informations exploitables
Supposons que vous soyez fanatique au sujet de votre inventaire hebdomadaire et mensuel:
- Vous parcourez tout deux fois, juste pour vous assurer que les chiffres soient corrects
- Vous enregistrez tous vos déchets, pertes et erreurs d’inventaire…
- Vous notez les transferts entre sites pour savoir ce qui se passe où…
…et, en fin de compte, vous vous retrouvez avec une montagne de données qui sont difficiles à comprendre et qui sont trop complexes pour les feuilles de calcul.
Donc, vous le classez et vous l’oubliez.
De nombreux opérateurs commettent cette erreur particulière d’inventaire de restaurant. Pas par paresse ou par manque de connaissances – mais surtout parce qu’il n’y a pas assez de temps pour y faire face correctement.
Comment résoudre cela:
Définissez des objectifs d’inventaire sur une base mensuelle ou géographique.
De cette façon, vous aurez quelque chose de tangible à calculer une fois que vous aurez collecté toutes les données d’inventaire.
Dans la plupart des cas, lorsque vous définissez des objectifs, vous devez vous concentrer sur un ensemble limité de calculs et de mesures d’inventaire, tels que le coût des marchandises vendues, la variance du coût des aliments, les niveaux de parité et l’inventaire inutilisé.
Vous commandez depuis plus de six mois, ou moins. Le prix des denrées alimentaires dans le point de vente A est-il sensiblement inférieur à celui du point de vente B. Pourquoi ?
Le calcul mensuel spécifique des données d’inventaire vous aidera à identifier les domaines de votre gestion des stocks sur lesquels vous devez vous concentrer pour réduire les coûts inutiles et augmenter les bénéfices.
Cependant, étant donné que vous aurez affaire à de nombreux silos de données différents, si vous le faites manuellement (ou avec des feuilles de calcul), les choses peuvent devenir assez désordonnées et compliquées.
Le fait d’avoir un logiciel approprié en gestion des stocks de restaurant peut vous simplifier la vie – vous saisissez les décomptes de stocks, les décomptes, les transferts et les commandes internes, et le logiciel fera tout le calcul pour vous.
Vous commandez depuis plus de six mois, ou moins. Le prix des denrées alimentaires dans le point de vente A est-il sensiblement inférieur à celui du point de vente B. Pourquoi
L’utilisation d’un logiciel vous permet d’obtenir un aperçu rapide de toutes les données dont vous avez besoin pour prendre des décisions pour réduire les coûts. vous pouvez aller aussi loin que vous le souhaitez (par site, par mois, par ingrédients ou plats spécifiques, etc…).
Ne vous limitez pas aux erreurs et défis liés à l’inventaire – lisez notre article sur les Meilleures Pratiques d’Inventaire pour Restaurants, où nous partageons des conseils et des astuces pour configurer correctement votre système de gestion de stocks dès le départ.
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Il est difficile d’atteindre l’excellence en matière de gestion des stocks si vous n’utilisez que du papier et stylo (ou même des feuilles de calcul). Pour vraiment maîtriser la chose, vous avez besoin d’aide d’un logiciel approprié en gestion des stocks pour restaurants.
Chez Apicbase, nous nous penchons sur l’inventaire et la gestion des stocks – et nous vous faisons gagner du temps chaque semaine en rendant une opération complexe et confuse en quelque chose de simple et précis:
- Un système facile à reproduire et à utiliser qui se débarrasse des feuilles de calcul
- Aperçu des données historiques sur les ventes et les commandes pour faciliter les prévisions
- Perçage des données d’inventaire jusqu’au niveau des ingrédients et du portionnement
- Accès instantané à divers calculs et pourcentages d’inventaire
- Générer des listes de commandes lorsque les ingrédients sont inférieurs au niveau nominal
- Suivi du transfert des ingrédients et des stocks pour multi-sites
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