9 Apicbase Modules | Waarom F&B-professionals Ons De Ruggengraat van hun Horecabedrijf Noemen

“Wat kan Apicbase doen voor onze _______?”

Vul de lege ruimte in met:

• ‘100 hotelrestaurants’…
• ’15 fast-casual vestigingen’, … 
• ‘gastronomische franchise op drie continenten’, of…
• ‘groeiend netwerk van dark kitchens.’

… een vraag die elke week wel een paar keer in mijn inbox belandt.

En telkens als ik ze lees, moet ik de drang weerstaan om te antwoorden met één woord:

‘Alles!’

Want dat is het antwoord. Het is echter tegelijkertijd ook geen nuttig antwoord.

So this post is a slightly longer — but immeasurably more helpful — dive into what Apicbase can do for your business. Once you go through this short breakdown of all nine Apicbase modules [and that will take you eight minutes, flat], you’ll get a glimpse of the benefits that have prompted thousands of F&B professionals to refer to our platform as ‘the backbone of their operation’.

Some of those benefits include:

• het snel opsporen [en dichten] van de kloof tussen reële en theoretische food cost;
• het centraliseren van F&B-beheer… Ongeacht je aantal eenheden & vestigingen;
• toegang tot gegevensgestuurde besluitvorming… zonder zelf de cijfers te hoeven berekenen;
• overhaaste aankopen voorkomen [zelfs die noodritjes naar de supermarkt kunnen worden opgenomen];
• moeiteloze voorraadtellingen met verhoogde snelheid & nauwkeurigheid.

Stel dus je timer in op acht minuten, daarna zal je dol zijn op Apicbase!

1. Menu Engineering

De Menu Engineering module is het continu actieve brein van je hele bedrijf – of dat bedrijf nu 5 of 500 vestigingen telt. Het geeft je in één oogopslag een overzicht van je ingrediënten, recepten en menu’s. Het biedt je medewerkers ook de mogelijkheid om samen te werken, waar ze zich ook bevinden. Het is de enige module die je moet gebruiken als je je aanmeldt voor Apicbase. Het is de alfa en omega van het hele systeem en draagt alle andere modules.

Met deze module kun je:

• al je materialen en ingrediënten beheren [+ allergenen, voedings- en verpakkingsinfo toevoegen, prijzen instellen en nog zoveel meer] 

• volledig berekende recepten creëren [+ onmiddellijk zien of je je streefdoelen voor de food cost niet haalt] 

• rendabele menu’s ontwikkelen [+ automatisch bills of materials maken om de productie te versnellen] 

Omdat de recepten je kerngegevens zijn, moet je deze module beschouwen als het zenuwcentrum dat alles in goede banen leidt. Behalve het beheer van het bovengenoemde, kun je met de module menu engineering ook receptkosten berekenen in real-time, menumarges berekenen, en stapsgewijze productie- en presentatievideo’s uploaden.

Gebruik deze module om: kostprijsberekeningen te automatiseren, zelfs als je de productie opschaalt; je recepten onmiddellijk te voorzien van informatie over allergenen, voedingswaarde en verpakking; niet langer te gissen naar prijsverschillen in de food cost, en nog veel meer.

Apicbase helps us decide which menus to kill and how to optimise procedures. As a result we were able to reduce our overall food cost by 8%.

Rens Bekkers

CEO @ Bright Kitchen

2. Voorraadbeheer

In elk horecabedrijf kost voorraadbeheer heel wat tijd en moeite… en toch gaat het vaak als eerste mis. Waarom? Wel, omdat het bijhouden van [en het opsporen van fouten in] de reële en theoretische voorraad erg moeilijk is. Vooral als je het handmatig moet doen voor tientallen vestigingen.

Dit is waar de Voorraadmodule van Apicbase uitkomst biedt.

Dankzij ons systeem is het bijna onmogelijk om voorraadfouten NIET vroegtijdig op te merken.

Hoe dan?

Wel, op voorraadgebied doe je eigenlijk nog steeds voorraadtellingen… af en toe dan. Maar nu doen je keukenteams ze digitaal, via tablets en apps om streepjescodes te scannen. De aantallen worden meteen geüpload en door het systeem verwerkt. Daarmee behoren foutgevoelige spreadsheets tot het verleden.

De echte magie gebeurt echter op het theoretische gebied, waar een integratie met kassa- en andere systemen al je voorraadniveaus nauwkeurig aanvult/wijzigt, waardoor jij en andere besluitvormers over exacte en betrouwbare cijfers beschikken.

Zodra er dus een afwijking in de cijfers optreedt, weet je waar je moet zoeken [of aan wie je het moet vragen]. En omdat je steeds de voorraden kent, kun je slechts met één klik bestellingen maken [in plaats van de voorraden te tellen aan het eind van de derde shift].

Gebruik deze module om: voorraadvariaties te elimineren; over- of onderbevoorrading door onnauwkeurige voorraadtellingen te voorkomen; afwijkingen in de food cost op te sporen zonder naar de oorzaak te gissen; verspilling en derving binnen de perken te houden; CoGS te minimaliseren dankzij uitgekiende voorraadpraktijken, en nog veel meer.

Apicbase calculates the exact amounts we need to order for each outlet. I can’t say how many hours we’ve won, but it’s a lot.

Fréderique van Alfen-Las

Projectleider F&B @ Radboud Universiteit

3. Productieplanning

Zijn je BoH productieprocessen nogal hectisch? Slecht georganiseerd? Moeite om op schema te blijven? Dat hoeft niet zo te zijn. Met onze Productieplanning module jouw je supersnel een soepele workflow voor elke vestiging… elk werkstation… en elk personeelslid. 

Het beste eraan?

Geen! Spreadsheets! Meer!

Al je productieplannen worden opgeslagen in de Apicbase cloud – die voor iedereen toegankelijk is met één klik… en voor jou gemakkelijk in één oogopslag te bekijken. Je kunt de productie weken van tevoren plannen en gedetailleerde instructies aan elk artikel koppelen. Zo kun je je personeelsrooster plannen en in al je vestigingen zorgen voor samenhang.

Gebruik deze module om: verspillende en inconsistente bereidingen te elimineren; minder tijd te besteden aan telefoons en e-mails om bereidingen op te stellen; je mise-en-place instructies met één klik klaar te hebben door productie-SOP’s te dupliceren, en nog veel meer.

I absolutely love the fact that Apicbase removes pretty much all paper and Excel spreadsheets from the business. These can be chaotic and difficult to manage. With Apicbase everything is in one place and automatically updated. It gives me a great overview of what’s going on in every outlet.

Jay Greenslade

Franchise Operations Manager @ The Avocado Show

4. Inkoop

Met onze Inkoopmodule, kun je je bills of materials omzetten in inkooporders, zodat je altijd precies bestelt wat je nodig hebt, wanneer je het nodig hebt. Of stel je minimale niveaus in en vraag het systeem om een bestelling te maken telkens als een bepaald ingrediënt onder zijn minimale niveau duikt. Je kunt het systeem ook koppelen aan je leveranciers, zodat ze je informatie kunnen geven over hun hoeveelheden, verpakkingen en real-time prijzen. Op die manier zijn je margeberekeningen per recept en menu altijd up-to-date.

Gebruik deze module om: je gebrekkige en handmatige bestelproces te fiksen; tijd te besparen door bestellingen in slechts twee klikken te versturen; niet-geregistreerde en onverantwoorde uitgaven uit de weg te ruimen; het bestelbeheer te stroomlijnen [cloud-gebaseerd bestellen per vestiging of per centrale keuken], te werken aan de optimalisatie van de food cost, door verspilling en overdreven bestellingen tegen te gaan; te werken aan een betere leveranciersrelatie, en nog veel meer.

All data is centralised, up to date and accessible. Our company is growing fast, as is the complexity of operations. More people, more outlets, more orders. Apicbase helps us keep track of procurement and manage inventories. It is a massive timesaver.

Ingrid van de Loo

F&B manager @ Oceanwide Expeditions

5. Centrale keuken

Je centrale keuken is het hart van je uitdijende bedrijf. Meer dan elders wil je er zeker van zijn dat je daar alles in goede banen leidt. Onze Centrale Keuken module geeft je teams de mogelijkheid om samen te werken, ook al zijn ze fysiek mijlenver van elkaar verwijderd. Ze kunnen productieplannen opstellen voor de vestigingen, aan nieuwe menu’s werken, interne bestellingen beheren en opvolgen, en in één oogopslag de voorraadniveaus zien zonder ze handmatig te hoeven berekenen. Het resultaat is een efficiënte en rendabele keuken die op rolletjes loopt.

Gebruik deze module om: de productie voor al je vestigingen vanuit één plaats te plannen; je interne bevoorradingsketen onder controle te houden; snel interne bestellingen te plaatsen [en dan de status ervan te volgen]; en meer.

The impact on the business has been massive. There never is any discussion about who ordered what anymore. Everyone has access to the same updated data.

Filip Van Hoeck

CEO @ Poule & Poulette

6. HACCP & Taken

Een efficiënte horecazaak runnen is meer dan alleen maar verrukkelijke gerechten bereiden en genoeg inkomsten hebben. Veel meer. Van personeelsopleidingen en onderhoud tot HACCP en het naleven van de voorschriften. Deze HACCP en Taakbeheer module vereenvoudigt het allemaal, bevrijdt je van onoverzichtelijke spreadsheets en brengt je naar een cloud-based paradijs op het gebied van compliance. 

Met HACCP & taken plaats je CCP-taken per vestiging, wijs je ze aan teamleden toe en documenteer je alles ter plekke. Niet alleen maak je indruk op inspecteurs, maar je zorgt er ook voor dat al je gasten en medewerkers altijd 100% veilig en beschermd zijn.

Gebruik deze module om: uren te winnen die je team nu verspilt aan het handmatig opvolgen en registreren van HACCP-taken; vooraf taken in te stellen op het hoofdkantoor en de uitvoering ervan op te volgen in een visueel dashboard; altijd toegang te hebben tot de nodige documentatie; te weten met wie je contact kunt opnemen bij problemen; een historisch overzicht bij te houden van taken, zodat je onregelmatigheden kunt opmerken, en nog veel meer.

Apicbase has been an absolute godsend. Our local EHO officer came round to check on compliance. All I had to do was show him the system.

Luke Plikington

Chef @ Luke Cookz

7. Boekhouding

Zelfs met een back-office vol boekhoudkundige genieën gebeuren er in de horeca regelmatig fouten bij facturering en betaling. Je zou niet de eerste zijn die uiteindelijk moet betalen voor niet geleverde goederen… of de eerste die een factuur op de verkeerde plek legt en uiteindelijk een toeslag voor achterstallige betaling moet neertellen. De eerste fout jaagt je food cost de hoogte in. De tweede vreet ook aan je omzet… Daarbij zet het de relaties met je leveranciers onder druk. Je kunt echter beide vermijden met onze boekhoudingsmodule!

Gebruik deze module om: niet meer te betalen voor niet-geleverde/verkeerde bestellingen; onhandelbare spreadsheets uit uw processen te verwijderen; uw boekhoudteam uren [en soms zelfs dagen] te besparen bij het opsporen van inkoopdocumenten en fouten; A/P-processen te automatiseren en te stroomlijnen; de productiviteit van inkoop- en boekhoudteams te verhogen, en nog veel meer.

Apicbase allows us to catch small errors before they spiral out of control. It is a great company.

John King

Corporate Executive chef @ Pentahotels

8. Verkoopanalyse

Met de Verkoopanalyse module krijg je in één oogopslag een overzicht van al je activiteiten. Het is een duidelijk en actiegericht dashboard dat je vertelt hoe het financieel gesteld is met je menu’s per vestiging. Je kunt je zaak in zijn geheel, of net de kleine details bekijken. Zo kom je er snel achter welke menu’s al rendabel zijn en welke nog bijgestuurd moeten worden.  

Met de rentabiliteitsmatrix – één van de handige functies in deze module – ontdek je wat de bestsellers van je menu zijn. Je hoeft dus niet meer te gissen of dagenlang naar de cijfers te kijken!

Gebruik deze module om: minder tijd te verliezen tussen het inzetten van een menu en uit te zoeken of het winstgevend is; realtime gegevens te krijgen om populaire menu’s samen te stellen; onmiddellijk uw populaire en onpopulaire menu-items te identificeren; outlet- en menuprestaties in één oogopslag te bekijken, en nog veel meer.

We can track theoretical and actual margins in all markets. Whether it’s our hotel in Seattle or Copenhagen, we have real insight into pricing, can easily anticipate costs and tailor our offering to what guests really want.

Tosca Eggenhuizen

Productbeheerder F&B-systemen @ citizenM

9. Application Programming Interface [API]

Het is tijd om die datasilo’s aan te pakken met de robuuste API-capaciteiten van Apicbase.

In plaats van voortdurend van tools te wisselen – steeds gegevens opnieuw in te voeren, cijfers te dubbelchecken en na te denken over wie je moet bellen voor toegang tot deze of die software – kun je het allemaal met elkaar verbinden via Apicbase en een technologisch ecosysteeem creëren dat je leven écht gemakkelijker maakt.

Met de API module van Apicbase kun je uiteenlopende tools met elkaar laten communiceren via een gemeenschappelijke taal, zonder te moeten vertrouwen op lapwerk in de code en gammele integraties.

Hierdoor krijgt je IT-afdeling meer tijd, zodat ze aan belangrijke zaken kunnen werken, in plaats van continu technische brandjes te blussen.

Dankzij de duidelijke gegevens van Apicbase krijg je een beter inzicht, zodat je de kloof tussen de reële en theoretische food cost kunt dichten.

Gebruik deze module om: het technologisch ecosysteem van je restaurant op te bouwen en geld te besparen door op maat gemaakte integraties die niet werken te elimineren; constante systeemstoringen te omzeilen; nauwkeurige inzichten te krijgen via EPOS en andere klantgerichte tools, en nog veel meer. Het hele proces wordt aangedreven door Apicbase – onze productie, het voorraadbeheer, de inkoop en klantgerichte apps vormen een ecosysteem met geautomatiseerde workflows.

The whole F&B process is powered by Apicbase — our production, stocktaking, procurement and customer-facing apps form an ecosystem with automated workflows.

Priyesh Patel

CEO @ Ice + Fries