24 Tips om de Kosten in je Dark Kitchen te verlagen en Winstgevend te zijn Binnen het Jaar

Je beheert een dark kitchen (of je denkt eraan er een te openen), en je bent hier omdat je wilt besparen op de uitgaven?

(Of een ghost kitchen. Euh, virtual kitchen? Of misschien een cloud kitchen? Laten we voor het gemak zeggen dat deze termen hetzelfde betekenen. Anders krijgen we niks gedaan in dit artikel.)

Je verdient alle lof omdat je het verminderen van de uitgaven vooraan op je agenda hebt gezet.

Laten we eerst de belangrijkste voordelen van het dark kitchen businessmodel overlopen:

• Dark Kitchens kunnen heel winstgevend zijn (let op het woord ‘kunnen’), en
• Dark Kitchen concepten zijn eenvoudiger op te schalen dan een traditioneel restaurant.

De weg naar winstgevendheid voor een ghost kitchen is echter bezaaid met valkuilen. Veel dark kitchens draaien op kleine marges. Wie een bedrijf wilt opschalen heeft weinig aan kleine marges. Maakt niet uit in welke sector je actief bent.

Om echt goede zaken te doen in een ghost kitchen moet kostencontrole centraal staan.

In dit artikel focussen we daarom op 24 manieren om de kosten in je dark kitchen laag te houden, zonder dat het ten koste gaat van de kwaliteit of de tevredenheid van de werknemers.

• Algemene tips voor lage kosten in Dark Kitchens
• Food Cost management tips
• Hoe vastgoed- en huurkosten drukken
• Food Waste Management voorbeelden
• Tips om de personeelskosten te verminderen
• Lage leveringskosten

Laten we beginnen.

Algemene Tips voor Lage Kosten in Dark Kitchens

1. Automatisering is de sleutel om Dark Kitchen kosten te verlagen

Probeer zoveel mogelijk back-of-house-processen te automatiseren om de kosten te drukken.

De voor de hand liggende processen zijn inkoop, facturatie, voorraadtellingen en kostprijsberekeningen. Deze zijn zaken op maat van software. Tech is bovendien beter in de uitvoering van zulke taken dan mensen.

Wie hoger wil mikken kan ook een transportband installeren die voorverpakte gerechten of ingrediënten snel doorheen de keuken vervoert (zoals in sommige sushi-restaurants).

Het is een goede manier om de kosten voor FTE’s te verminderen.

Oh, en wist je dat er al robotkoks actief zijn? Apicbase werkte onlangs samen met ICE + FRIES in Reykjavik bij de ontwikkeling van ’s werelds meest geavanceerde bionische streetfoodbar. Robots mixen er de cocktails en bereiden de frietjes. Het hele F&B-proces – van bestelling tot productie, van inkoop tot inventarisatie – wordt gestuurd door Apicbase.

Iets om over na te denken, toch?

2. Een Tech Stack die Integraties Toelaat

Kies software die zoveel mogelijk van je dagelijkse taken aankan (inkoop, facturatie, voorraadbeheer, stocktellingen en menu-engineering, om er maar een paar te noemen). 

Waarom? 

Wel, op die manier creëer je een ‘single source of truth’ voor je organisatie, zonder vast te lopen in een warboel van apps en spreadsheets. Dat zou tijdrovend en verwarrend zijn.

Behalve tijdwinst, bespaart je keuze van F&B management platform je ook geld door een naadloze integratie (of koppeling via API) met andere hoogwaardige software. Bijvoorbeeld, Deliverect online bestellingen, of Strobbo voor personeelsmanagement.

3. Werk in de Cloud

Ontwikkel alles – SOP’s, personeelsopleiding, inventarisatie, inkoop, recepten, technische sheets & allergenenlijsten – in de cloud.

Je halveert er de tijd mee die je nodigt hebt om van locatie te wisselen of een nieuwe productie-eenheid te openen. Iedereen heeft immers onmiddellijk toegang tot de reeds gestroomlijnde procedures, inclusief de nieuwe medewerkers.

4. Controleer en Verbeter Je Systeem

Een winstgevende dark kitchen is geen set-it-and-forget-it operatie. Goed, je hebt dus waterdichte processen ontwikkeld – je weet wat besteld wordt en wanneer; je kent je target foodcost; je hanteert duidelijke richtlijnen voor de bereiding – maar je werkt natuurlijk niet in het luchtledige.

Omstandigheden veranderen voortdurend. Wees klaar om mee te veranderen.

Controleer regelmatig je procedures en werking. Analyseer de verkoopgegevens en dubbel-check de recepten. Zorg ervoor dat je medewerkers de afgesproken werkwijzen aanhouden. Volg leveranciers op om betere deals te onderhandelen voor grondstoffen.

Minimale verbeteringen voorkomen dat kleine problemen groot worden en stellen je in staat om de operationele kosten van je dark kitchen laag te houden.

5. Investeer in Betere Apparatuur (& Onderhoud Regelmatig)

Zeker, de aankoop van een combi-oven verhoogt je initiële investeringskosten. Dat geldt ook voor die aquacooker en blast chiller. Maar deze toestellen compenseren mogelijk een groot deel van de toekomstige kosten. Ze helpen je om de arbeidskosten te verlagen. En ze laten toe om snel nieuwe concepten of merken toe te voegen zonder extra kosten te maken.

Voor sommige dark kitchen projecten is het wellicht geen goed idee om alles in te zetten op high-end-oplossingen. Maar voor jou misschien wel. Maak eerst de berekening of de aankoop van een tweedehands gasfornuis je niet meer zal kosten op de lange termijn voor je tot aankoop overgaat.

Oh, en vergeet het onderhoud niet. Dark kitchens zijn arbeidsintensief. Dit betekent meer slijtage en meer kans op defecten. Hou rekening met de kosten van een regelmatig onderhoud (en sla ze niet over). Het vervangen van een ventiel op die gloednieuwe aquacooker is heel wat goedkoper dan de aankopen van een nieuw toestel.

6. Investeer in Fotoapparatuur (& Verover Instagram)

Deze tip bespaart je op het eerste gezicht geen geld, maar prachtige foodfoto’s stimuleren wel je verkoop. En grotere volumes verlagen je foodcost (meer hierover in tip nr.8).

Mensen die online bestellen kunnen hun keuze op weinig meer baseren dan op wat ze zien. Hoe aantrekkelijker de foto’s zijn, hoe meer kans je maakt om die bestelling binnen te halen. Een eenvoudige mini-fotostudio brengt meer op dan het kost.

Ghost Kitchen Food Cost Management Tips

7. Lanceer Virtuele Merken (& Veel)

Het mooie aan een ghost kitchen concept schuilt erin dat je niet hoeft in te zitten over een bijzondere eetomgeving. Eindelijk, een vrijgeleide om zo eclectisch te gaan met je gerechten als je maar wil!

Bekijk wat er ontbreekt in de buurt die je wilt bedienen en ga van start. Zijn er verschillende sushi-plekken, maar geen Libanese of Egyptische keuken? Ga op onderzoek ter plaatse en bereken wat het je zou kosten om een vleugje van het Midden-Oosten naar de buurt te brengen.

Een goede kok kan gemakkelijk verschillende soorten gerechten uit gelijkaardige keukens aan (wat betekent dat er ook minder arbeidskosten zijn). En dankzij de grotere volumes van dezelfde grondstoffen kan je betere afspraken maken met je leveranciers.

8. Laat je Recepten voor Jouw Werken

Aangezien je vergelijkbare-maar-verschillende-keukenstijlen aanbiedt, is je aanbod mooi gevarieerd. Wat de individuele recepten betreft, loont het om slim te werk te gaan.

Concentreer je op recepturen die dezelfde basisingrediënten gebruiken. Wanneer je veel gerechten met gedeelde ingrediënten op je menu hebt staan, kan je efficiënt (tegen lagere kosten) inkopen.

Maar nog belangrijker is dat je zo voedselverspilling tot een minimum kunt beperken, omdat de doorlooptijd van je voorraad hoger is dan die van traditionele eetgelegenheden. Er blijft nooit iets op het schap liggen.

9. Hou je Menu’s zo Eenvoudig Mogelijk

Als je een rendable Dark Kitchen wilt runnen moet je je op twee dingen concentreren: snelheid en volume. Streef geen restaurantervaring na. Zet de schaar in je oversized aanbod.

Stroomlijn je menu, want met een overvloed aan keuzes krijg je het Netflix-syndroom. Mensen kijken naar de plaatjes, weten niet wat kiezen en bestellen uiteindelijk ergens anders.

Een klein menu – met maximaal 10 items – is makkelijker te beheren, goedkoper en veroorzaakt minder problemen (en verspilling). Oh, en verwijder de Frans klinkende gerechten (of, hernoem ze op zijn minst) — haute cuisine is geen populair delivery item.

10. Leer om Snel Je Foodcost te Controleren

Zou het niet geweldig zijn als je slechts één keer de kostprijsberekening van je gerechten kon doen, en zeggen: “We zitten op 20% en daar blijven we?”

Dat gebeurt nooit.

De foodcost gaat omhoog. De foodcost gaat omlaag. Als je geen manier hebt om ze in één oogopslag te controleren, dan mag je er zeker van zijn dat ze vooral omhoog zullen gaan. Vermijd die situatie door deze berekeningen toe te passen: days sales in inventory en inventory turnover ratio.

Of, nog beter, laat Apicbase alle berekeningen automatisch doen (en je foodcost laag houden).

Hoe Huurkosten van Virtuele Keukens Drukken

11. Een Shared Kitchen kan Ook voor Jou Werken

Zeker in een grote stad waar ze als paddestoelen uit de grond schieten. Deze in Brussel vond ik in 10 seconden op Google.

Shared Kitchens zijn volledig uitgerust, hebben alle vergunningen en zijn startklaar. Je moet enkel nog het contract tekenen, je ingrediënten meenemen en je kan aan de slag. Je kan niet alles helemaal zelf kiezen, maar daar staat een lage opstartkost tegenover.

Shared kitchens zijn perfect voor virtuele merken met een goede naam en een doelgericht menu dat altijd in trek is.

12. En ook Tijdelijke Pop Up Locaties Werken goed…

… vooral als je de grote manifestaties en gebeurtenissen in de gaten houdt. Door dicht bij de plaats te zitten waar mensen zich verzamelen, zelfs al is het maar voor een paar dagen, kan je grote volumes verkopen.

Je naamsbekendheid neemt toe in voorheen onbekend gebied. Deze pop-uplocaties kunnen eenvoudige containers zijn (ook hiervoor bestaat een kant-en-klaar aanbod) die je fysieke toegang geven tot een bepaald gebied (de meeste bezorgingsapps bedienen een straal van 2,5 km rond het afhaalpunt), maar ook een keuken om de laatste hand te leggen aan gerechten.

Doorgaans gebeurt het grootste deel van de voorbereiding bij dit soort pop-upkeukens toch in een cpu of central production unit.

13. Verhuur je Extra Capaciteit

Als je ongebruikte keukencapaciteit hebt, waarom dan geen andere virtuele merken uitnodigen in die ruimte en een zogenaamde host kitchen worden?

Afhankelijk van de grootte van je bedrijf kan dit snel lucratief zijn. Er is een aanzienlijke kans dat je op deze manier een deel van je lening of operationele kosten terugverdient en als het niet lukt, dan scheiden de wegen met de huurder.

Food Waste Management Voorbeelden in Dark Kitchens

14. Bescherm je Ghost Kitchen tegen de Kosten van Verspilling

Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, ik weet het.

Een goed food waste management is afhankelijk van de mate waarin werknemers begrijpen wat de impact van voedselverspilling is op het bedrijf. Vaak worstelt het ghost kitchen management met de vraag hoe ze dat best aanpakken.

Het antwoord is: opleiding, gedetailleerde SOP’s, en deze handige tip die ik met je zal delen.

Laat je medewerkers alle voedselverspilling (tot en met te dikke aardappelschillen) gedurende een week registreren en ken er een waarde in geld aan toe. Weeg alles af, doe het in vuilniszakken en bewaar.

Zodra je medewerkers vijf grote zakken met voedsel zien wegkwijnen (waar het er maar één of twee hadden moeten zijn), zullen ze de snijdrestjes en overproductie anders bekijken. Dat hoeft zelfs niet eens uit de grond van hun hart te komen, want een deel van de winst gaat naar de lonen of misschien zelfs een bonus (dus vergeet dat niet te melden).

15. Perfectioneer Je Mise-En-Place en Schrijf Ze Op

Dit gaat over alles tot en met de ‘voeg-een-kwart-eetlepel-suiker-toe’.

Een doordeweekse keukenhulp zal je dankbaar zijn wanneer je het giswerk uit handen neemt. Anders krijgt de ene salade twee tomaten, en de andere drie. Aan het einde van de week verbruik je 20% meer tomaten dan nodig.

Wees gedetailleerd in de mise-en-place. Gebruik uitgebreide technical sheets, visuele ondersteuning voor de bereidingen en stop-motion-video’s voor de afwerking en verpakking van een gerecht. Digitaliseer alles en bewaar in de cloud. Wanneer je een nieuwe keuken opent dan is alle gereed om meteen van start te gaan.

Je bespaart geld, tijd… en waarschijnlijk ook een paar tomaten.

16. Hergebruik van je Restjes

Dit is waar al die tijd en moeite die je hebt besteed aan recepten dubbel opbrengen.

Het is een stuk gemakkelijker om ingrediënten te hergebruiken in een dark kitchen dan in een traditioneel restaurant. Wanneer je verschillende virtuele merken promoot, kan het zijn dat eentje veel restjes oplevert, maar die verwerk je nadien gewoon in bouillons, soepen, stoofschotels of bowls van de andere merken.

Door de grote flexibiliteit kan je creatief zijn zonder veel te verspillen.

Tips om de Personeelskosten te Verminderen in Cloud Kitchens

17. Schakel Data in om Je Personeelsplanning te Perfectioneren

Oké, dus je werkt al met een minimale bezetting. Wil dat zeggen dat de personeelsplanning niet meer geoptimaliseerd kan worden?

Natuurlijk niet.

Na een tijdje – en na het raadplegen van je historische verkoopgegevens – kan je ervoor zorgen dat niemand ooit werkloos in de keuken zit. Op sommige momenten (bijvoorbeeld rond de middag, wanneer je broodjesmerk de meeste bestellingen krijgt) heb je maar één keukenhulp nodig om de spek tussen het brood te leggen. Op sommige weekavonden (die ene waarop het altijd rustiger is dan anders) heb je wellicht genoeg aan één chefkok en één assistent in plaats van twee.

Gebruik de data om te weten hoeveel mensen je wanneer nodig hebt. In geval van twijfel, hou je iemand op stand-by, die is klaar om meteen te starten mocht het toch druk worden.

18. Werk aan Personeelsbeleid…

Nog eentje die gemakkelijker gezegd dan gedaan is, omwille van de vele personeelswissels in de horecasector.

Maar er zijn nog steeds manieren om ervaren medewerkers aan je te binden:

• Leg het loon, indien mogelijk, iets boven het marktgemiddelde;
• werk een beloningsregeling uit voor je teams (bijvoorbeeld gesubsidieerde kinderopvang);
• bied opleiding, begeleiding en doorgroeimogelijkheden aan;
• voer een loyaliteitsprogramma in.

Dit zijn gewoon ideeën los uit de pols (die hun succes al bewezen hebben in andere sectoren). Het punt is dat, als je naar de lange termijn kijkt, dit soort investeringen doorgaans minder duur zijn dan elke paar maanden nieuwe mensen aanwerven en opleiden.

19. … Werk Nieuwe Medewerkers Bliksemsnel in

Soms kun je een personeelslid simpelweg niet houden. Dat betekent dat je voor de zoveelste keer door het hele aanwervings-gedoe heen moet.

Versnel de dingen door nieuwelingen bliksemsnel in te werken. Stuur je opleidingsprocedures, SOP’s en technische fiches onmiddellijk na de aanwerving door naar nieuwe medewerkers (voor hun eerste werkdag). Moedig hen aan om je processen en werkwijzen op voorhand te leren kennen.

Video is hierbij je partner-in-crime. Zo haal je er alles uit:

• Maak stap-voor-stap stopmotionvideo’s voor bereiding en afwerking;
• upload de video naar je F&B management platform;
• verbind alles met je keukenmonitors of maak beschikbaar op tablet.

Zo hebben nieuwe medewerkers altijd een gids bij de hand wanneer ze aan het werk zijn.

Ze zullen veel sneller ingewerkt zijn, en als bonus vermindert de druk op het bestaande personeel. Zij hoeven enkel te begeleiden en adviseren in plaats van elke week nieuwe medewerkers van nul op te leiden. 

(Opgelet: we gaan opscheppen — je maakt prachtige stopmotionvideo’s met Apicbase, en alles is automatisch gelinkt aan onze state-of-the-art software).

20. Bespaar op Arbeidskosten dankzij een Centrale Keuken

Als je meerdere dark kitchens (of fysieke locaties) beheert, overweeg dan om het grootste deel van de productie (bijvoorbeeld alles wat makkelijk bewaard kan worden, zoals sub-recepten, bouillons, sauzen, deegwaren, en dergelijke) in één centrale keuken of CPU (central production unit) te bereiden.

Op die manier heb je minder chef-koks en sous-chefs nodig (de middelhoge tot hoge salarissen), en meer line-chefs en keukenhulpjes (lagere-salarisniveau).

De centrale productiekeuken kan je vestigen in zone met lagere huurprijzen. Je (pop-up) afhaallocaties in het centrum nemen minder vierkante meters in, zodat ook daar de huur daalt.

Vergeet echter niet om een systeem te ontwikkelen om de interne bestellingen en transfers op te volgen. Zo niet weet je nooit hoe de individuele keukens presteren.

Lage Leveringskosten voor Dark Kitchens

21. Klantgegevens? Daar zit Geld in

Al te makkelijk geven exploitanten van Cloud Kitchens hun klantengegevens af aan de delivery-platformen. Voor wie enkel een enkele keuken wil runnen, is dit niet onlogisch. Maar, als je wil opschalen, is niet weten wie je klanten zijn (en waar ze zitten) een groot probleem.

Zoek een manier om toch klantgegevens vast te leggen – voeg een on-site besteloptie toe, bied afhaalmaaltijden aan, test in-house-levering voor een maand. Het zal je helpen bij het detecteren van groeikansen en optimalisatie-mogelijkheden.

22. Promoot Afhaalmaaltijden (waar mogelijk)

Je bereidt het eten en de klant haalt het op. Met dat concept kan je naar de bank. Weinig overheadkosten en geen leveringskosten.

Wees aanwezig op social media om afhaalmaaltijden te promoten. Vergroot vervolgens je netwerk, bijvoorbeeld door mensen op een e-maillijst te laten intekenen, en bouw dan de reputatie van één of meerdere virtuele merken op. Bied coupons of een korting voor afhaal aan.

Je totale kosten liggen sowieso lager dan wanneer die bestelling via een delivery-platform gaat.

23. … Onderhandel Stevig met Delivery Platforms

Ik zal hier eerlijk zijn – er is weinig speelruimte bij dit soort onderhandelingen. De meeste leveringen nemen tot 30% van de waarde van de bestelling in beslag, tot ongeveer 25% als je een exclusieve overeenkomst met een van hen tekent.

MAAR – laat dat je niet tegenhouden.

Als je enkele gevestigde merken beheert, en een delivery-platform zit in opstartfase in jouw gebied, dan is er een kans dat je tot 20% van de bestelling kan gaan, tenminste tijdelijk.

Maar Wees er Niet Afhankelijk van

Het beste advies dat ik ooit gekregen heb? Bouw je huis niet op gehuurde grond.

Dus ik geef het door – wees niet volledig afhankelijk van delivery apps. Ja, ik weet het – ze zijn grotendeels verantwoordelijk voor het succes van dark kitchens. En ja, ze helpen je inderdaad geld te verdienen. Maar, laten we elkaar ook niets wijsmaken, we hebben geen idee wat de toekomst brengt.

Dus neem voorzorgsmaatregelen zodat je wendbaar bent als de sector een onverwachte bocht neemt. Als je er klaar voor bent, bouw dan je eigen app, website of e-maillijst. Begin klein, maar probeer dat deel van je onderneming te laten groeien. De toekomst van dark kitchens zou wel eens een hybride model kunnen zijn waar je maar beter op voorbereid bent.

Het hebben van een take-outbalie (of het doen van gedeeltelijke leveringen op weekdagen) is niet superduur, en het helpt om het concept te testen en optimaliseren.

Het Komt Echt Neer op Kostenbeheersing

Lees: echt totaal, volledig en compleet.

Ik kan niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is om de kostenkant onder controle te hebben als je winst wilt maken in je ghost kitchen. En vooral als je schaalvergroting nastreeft.

Elk klein beetje helpt – 0,5% besparing op de voedselkosten. 1% gered uit vuilnisbakken. 2% geoptimaliseerd door het verfijnen van de personeelsplanning. Het telt allemaal op en uiteindelijk zijn dat de dingen die je winst vergroten.

Ben je klaar om de kosten onder controle te krijgen en te groeien (want groeien terwijl de cijfers in het rood staan betekent enkel dat je sneller opbrandt), neem dan contact op met ons.

We hebben een F&B-beheerplatform ontwikkeld met dark kitchens in het achterhoofd. Geef ons een seintje. En we helpen je bij het uitroeien van vermijdbare kosten.