Professionele keukens digitaliseren snel. De grote vraag is: wanneer is voor jou het juiste moment om te investeren in gespecialiseerde keukensoftware?
Wanneer verruil je Excel-spreadsheets of pen en papier voor een geautomatiseerde berekening van de voedselkosten, slimme bestellingen en digitale inventarisatie?
We spraken met chef-koks, F&B-managers en food service-professionals en ontdekten acht verklikkerlichten om te weten of software voor restaurantbeheer iets voor jou is.
8 tekenen dat software voor restaurantbeheer iets voor jou is
- Personeelsverloop kost u veel geld
- Je kent je voedingskosten niet (of kunt ze niet controleren)
- Je verliest geld door ongebruikte inventaris af te schrijven
- Bestellen is tijdrovend en vaak onnauwkeurig
- Allergenenrapportage houdt je ’s nachts wakker
- U opent een tweede of meer verkooppunten
- Je weet niet zeker of consistentie in elk verkooppunt gegarandeerd is
- Uw softwaresystemen praten niet met elkaar
Laten we eens wat dieper ingaan op de redenen waarom professionals in de foodservice met software gaan werken om hun restaurantkeuken te beheren.
1. Personeelsverloop kost je veel geld
Is men bang dat een vaste werknemer ontslag zal nemen? Maak je je zorgen als je personeel ziek wordt?
Het personeelsverloop in restaurants en de horeca in het algemeen is een groot probleem. En als ondernemer tast je vaak in het duister over het operationele werk. Als je meerdere locaties beheert, neemt dat gevoel van onzekerheid exponentieel toe.
- Waar worden onze recepten opgeslagen en hoe worden ze gemaakt?
- Zijn de sauzen klaargemaakt?
- Is de voorraad geteld?
- Waar is de bestelbon voor de levering van morgen?
Net als elke manager heb je controle nodig. Het bedrijf moet soepel blijven draaien, zelfs als een waardevolle werknemer niet kan komen werken of besluit ontslag te nemen.
Je vertrouwt sterk op je werknemers. Dat maakt je bedrijf kwetsbaar. Het is sowieso erg moeilijk om uitstekend keukenpersoneel te vinden. Wanneer iemand het bedrijf verlaat, gaan kennis en ervaring verloren. En het duurt lang voordat iemand nieuw is.
Restaurantbeheersoftware heeft een cloudgebaseerde receptenbibliotheek en houdt alles bij: recepten, voorbereidingslijsten, bestellingen, voorraad, berekeningen van voedselkosten, margecontroles – er gaat nooit iets verloren.
De nieuwe kan doorgaan waar de vorige was gebleven. En dankzij praktische trainingsmodules is nieuw personeel snel op de hoogte van de recepten en methodes.
2. Je kent je voedingskosten niet (of kunt ze niet controleren)
Hoeveel verdien je aan een chocoladedessert? Is het 2 euro, 5 euro of helemaal niets? Misschien is de verkoopprijs te laag en verlies je eigenlijk geld.
Naast het vinden van personeel is het beheersen van de voedselkosten de grootste uitdaging voor elk horecabedrijf.
In veel restaurants blijft het berekenen van de voedselkosten giswerk. Begrijpelijk, want er zijn zoveel parameters en het lijkt erop dat je de kosten nooit volledig in kaart kunt brengen.
Het is verleidelijk om gemiddelden te gebruiken of individuele kosten weg te laten (hoe lang duurt het om dat chocolade dessert te maken?).
Het vervelende is dat je nooit echt weet hoeveel elk item op het menu opbrengt. En je kunt niet controleren of je resultaat stabiel is.
Nauwkeurigheid maakt het verschil.
Software voor restaurantbeheer automatiseert de kostprijsberekening en margecontrole.
De software berekent de kosten per portie en stelt je in staat om de prestaties van recepten te vergelijken en menu’s samen te stellen voor optimale winstgevendheid.
Dat is een grote zorg minder.
Als de prijs van ingrediënten verandert, past het systeem automatisch al je recepten, kostenberekeningen en margeberekeningen aan.
Nauwkeurige berekeningen van de voedingskosten bieden een betrouwbare basis om je marges te bepalen. Het systeem detecteert automatisch wanneer je winst verliest.
3. Je verliest geld door ongebruikte inventaris af te schrijven
Voelt de voorraad voor jou aan als een zwarte doos? Je bestelt elke dag, maar wat er daarna gebeurt is een groot vraagteken.
Het bijhouden van de inventaris is essentieel voor het beheersen van de voedselkosten.
De inventaris is je financiële hoeksteen. Het dagelijks kapitaal zit opgesloten in magazijnen en koelkasten. Je wilt zeker geen ongebruikte inventaris afschrijven. De voedselprijzen zouden door het dak gaan.
Bovendien is de voorraad volatiel. Bij elke verkoop verandert de samenstelling. Dat maakt het moeilijk om de voorraadstatus up-to-date te houden.
Een dagelijkse telling is vaak de enige manier om het bij te houden, maar dat kost tijd. Tijd die je misschien niet hebt.
De truc is om precies genoeg voorraad te hebben voor piekmomenten, maar zeker niet te veel. Een digitaal systeem helpt je om de verhoudingen precies goed te krijgen.
Met een digitaal restaurantinventarissysteem ben je altijd op de hoogte van de voorraadhoeveelheid en voorraadwaarde.
Dankzij de koppeling met je kassa past de software automatisch de voorraad aan bij elke verkoop en zijn statusrapporten klaar wanneer je ze nodig hebt.
4. Bestellen is tijdrovend en vaak onnauwkeurig
Komt deze situatie je bekend voor?
Na de mise en place tel je de voorraad en vink je alle items en volumes aan in je ingrediëntenboek. Vervolgens open je de laptop en noteer je de bestellingen. De ene leverancier verwacht een e-mail, bij een andere gaat alles via een webshop en bij een derde geef je de bestelling door via de telefoon. Af en toe gaat er zelfs een fax de deur uit.
Bestellen is omslachtig. Chef-koks verliezen al snel een uur per dag.
Met software voor restaurantbeheer is bestellen in vijf minuten gepiept.
Je slaat de tijdrovende onderdelen over omdat de meeste automatisch worden uitgevoerd. Het systeem maakt een bestelsuggestie op basis van je digitale voorraadstatus. Je controleert en bevestigt. De software stuurt de bestelling vervolgens naar de leverancier van je keuze.
5. Allergenenrapportage houdt je ’s nachts wakker
Het rapporteren van allergenen- en voedingsinformatie is essentieel en in sommige landen zelfs wettelijk verplicht. Het beheer van deze informatie bezorgt veel ondernemers en zelfs grootschalige bedrijven veel hoofdpijn.
Robuuste procedures zijn nodig om klanten accurate informatie te geven, vooral wanneer het menu verandert of recepten worden aangepast.
De allergeneninformatie bij je recepten up-to-date houden is een voortdurende opdracht. Een voedselbeheersysteem doet dat automatisch.
De software slaat alle ingrediënten op. Het bewaart de allergenengegevens van leveranciers en controleert officiële externe databases.
Als je recept verandert – een nieuwe saus of nieuw ingrediënt – wordt de voedingswaarde-informatie onmiddellijk aangepast.
Door de allergenengegevens in de cloud op te slaan, heeft elk verkooppunt toegang tot de meest recente informatie. Werknemers kunnen de allergenen en voedingswaarden onmiddellijk controleren op hun tablet.
Keukenpersoneel print allergeenlabels met een simpele druk op de knop.
Naast het afdrukken van allergenenetiketten, een korte opmerking over personeelstraining – het is van het grootste belang dat je werknemers weten hoe ze deze etiketten moeten lezen. Ze moeten de 14 meest voorkomende voedselallergenen kennen, weten in welke ingrediënten ze voorkomen en weten hoe groot de kans is dat ze iemand met een bepaalde allergie bedienen.
6. U opent een tweede of meer verkooppunten
Restaurantbeheersoftware is een must bij het openen van een tweede locatie omdat je de dagelijkse keukenprocessen niet zelf beheert, maar aan anderen overlaat.
Drie uitdagingen dienen zich onmiddellijk aan bij het openen van een tweede verkooppunt:
- Hoe houd je het overzicht?
- Hoe geef je kennis door aan nieuwe medewerkers?
- Hoe zorg je ervoor dat medewerkers efficiënt werken op locatie?
Het antwoord op alle drie de vragen is standaardprocedures. Procedures garanderen dat elke sitemanager werkt zoals je gepland hebt.
Met software voor restaurantbeheer ontwikkel je snel standaardprocedures voor elk verkooppunt.
Het systeem bevat een receptenbibliotheek, specificatieboek, trainingshandleiding, taakmanager, calculator voor voedselkosten en meer voor elk verkooppunt.
Met een restaurantbeheersysteem in de cloud kun je centraal monitoren en decentraal beheren.
7. Je weet niet zeker of de consistentie bij elk verkooppunt gegarandeerd is
Consistentie is cruciaal bij de ontwikkeling van een horecamerk. Klanten verwachten in elk verkooppunt dezelfde kwaliteit en herkenbare smaken.
Culinaire consistentie vereist constante controle en een kogelvrije training van het personeel. Het is een tijdrovend maar essentieel onderdeel van het werk.
En het is vaak ook een duur onderdeel van het werk, zeker als chef-koks heen en weer moeten reizen tussen wereldwijde verkooppunten. Chef-koks zijn superhelden, maar zelfs zij kunnen niet overal tegelijk zijn.
Daarom moet het inwerken van nieuw keukenpersoneel op recepten en methodes zo efficiënt mogelijk gebeuren. Hoe meer tijd het kost om personeel op te leiden, hoe hoger de kosten. En deze knabbelen stilletjes van je winst af.
Als de klantervaring niet consistent is, daalt de klantloyaliteit.
Culinaire consistentie is gegarandeerd in elk verkooppunt met software voor restaurantbeheer.
De receptendatabase, bereidingslijsten en allergeneninformatie zijn toegankelijk op elke locatie. Chef-koks kunnen foto’s van het opdienen, stap-voor-stap productievideo’s en gedetailleerde beschrijvingen toevoegen en deze beschikbaar maken voor chef-koks overal ter wereld, zonder ooit hun huis te verlaten.
8. Uw softwaresystemen praten niet met elkaar
Moderne technologie zoals kassasystemen, planningssoftware en digitale bestelmodules zijn van grote waarde voor professionele horecabedrijven.
Het is echter frustrerend om te merken dat de verschillende systemen niet integreren. Uiteindelijk voer je steeds dezelfde gegevens in of kopieer je ze van het ene systeem naar het andere.
Het is tijdverspilling en omdat de systemen niet met elkaar praten, is het onmogelijk om bruikbare inzichten in prestaties te krijgen. Bijvoorbeeld wanneer je bestelsysteem geen idee heeft van wat er met de voorraad gebeurt. Hoe moet je bestellingen optimaliseren en voedselkosten minimaliseren?
Krachtige software voor restaurantbeheer werkt als een platform. Het brengt alle belangrijke gegevens samen.
Het beheren van alle keukenprocessen – Menu Engineering, inkoop, verkoopgegevens, inventaris – in één dashboard is een enorme tijdsbesparing voor chef-koks en F&B managers.
Van het maken van recepten tot voorraadbeheer, alles wordt bij elkaar gehouden. Het dashboard biedt ongeëvenaarde overzichten en betrouwbare inzichten.
Conclusie
Alle horecaprofessionals met wie we hebben gesproken, hadden één ding gemeen. Op een gegeven moment hadden ze het gevoel dat ze bedolven raakten onder spreadsheets en notitieboeken. Het bijhouden van marges, voedselverspilling, inventaris, bestellingen enzovoort is cruciaal voor winstgevendheid, maar ook tijdrovend. En vaak onnauwkeurig.
Toen realiseerden ze zich dat ze, om te blijven groeien, keukenprocessen moesten stroomlijnen en betrouwbare bedrijfsinzichten moesten krijgen. Pen en papier gingen de deur uit en software voor restaurantbeheer nam het over.
