Hotellerie – Bewährte Praktiken für F&B-Bestand und -Beschaffung zur Senkung der Lebensmittelkosten in Ihren Hotels

Hotel procurement best practices

Immer wenn ich mit Gastronomie-Experten aus dem Gastgewerbe darüber spreche, was ihnen nachts den Schlaf raubt, vergeht keine Minute, bis eines ihrer größten Anliegen angesprochen wird.

Können Sie sich vorstellen, worum es dabei geht? – Wenn Sie „der steigende Prozentsatz der Lebensmittelkosten“ vor sich hingemurmelt haben, dann liegen Sie richtig.

Die Gastronomie ist das zweitwichtigste Einnahmefeld im Gastgewerbe. Leider lassen sich die damit verbundenen Kosten schwer überwachen (zu viele sich verändernde Komponenten), was es für die Mitarbeiter schwierig macht, ihre Ziele bei der Überwachung der Beschaffung eines Hotels zu erreichen. 

Hinzu kommen Lieferkettenprobleme, steigende Lebensmittelpreise und anhaltende Schwierigkeiten bei der Überwachung der Aktivitäten des Küchenbetriebs (und des Personals), und Sie verstehen, warum der Prozentsatz der Lebensmittelkosten – oder vielleicht genauer gesagt, die Kontrolle über Küchenprozesse wie Beschaffung, Bestandsverwaltung und Produktion – im Gastgewerbe ein wunder Punkt für Gastronomie-Profis ist.

Vor allem, wenn alles manuell erledigt werden muss.

(Zu Ihrer Information, wenn Sie sich Tag für Tag mit Excel-Tabellen herumschlagen, sollten Sie wissen, dass es für die Gastronomie eine Verwaltungsplattform zu erschwinglichen Preisen gibt. Auf Knopfdruck kümmert sich die Software um die Stücklisten, die Bestellungen und die Zahlenverarbeitung. Und sie liefert Ihnen umsetzbare Einblicke in Ihre Abläufe – so erkennen Sie zum Beispiel, wer immer zu viele Eier für das Frühstücksbuffet bestellt.)

In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie eine dedizierte Plattform für den Küchenbetrieb – gepaart mit einem starken Fokus auf die Bestandsverwaltung und Beschaffungspraktiken Ihres Hotels – Ihnen helfen wird, Ihre Lebensmittelkostenprobleme direkt zu lösen.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

  • warum das Gelingen Ihres Gastronomiebetriebs vom ersten Schritt Ihres Bestandsprozesses abhängt (und wie Sie sicherstellen können, dass Sie immer das Richtige machen);
  • wie Sie die Beschaffung von Speisen und Getränken in Ihrem Hotel optimieren können, damit Sie nur das bestellen, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen (und mit der richtigen Qualität zum richtigen Preis);
  • wie Gastronomieleiter (genau wie Sie) von einer eindeutigen, zuverlässigen Informationsquelle profitieren, mit der sie die Lebensmittelkosten in ihrem Gastronomiebetrieb kontrollieren und minimieren können.

Was sagen Sie – sind Sie bereit, es mit den steigenden Lebensmittelkosten aufzunehmen?

Gehen wir ins Detail.

Intelligente Gastronomieleiter kennen das Inventar ihres Hotels in- und auswendig…

… denn wenn sie das nicht tun, rinnt ihnen das Geld durch die Finger.

Lassen Sie mich das etwas veranschaulichen:

Ein durchschnittliches Restaurant mit Sitz in den USA hat Kosten für Lebensmittelabfälle von ungefähr 41.000 € pro Jahr. Das entspricht 112 € Abfall pro Tag.

Darüber hinaus stehlen Restaurantmitarbeiter jährlich Waren im Wert von rund 33.000 Euro aus einem einzigen Restaurant. Das sind rund 90 € am Tag.

Wenn wir die Rechnung ein wenig vereinfachen, erhalten wir Abfall + Diebstahl = 200 € pro Restaurant.

Wenn Ihr übergeordnetes Ziel darin besteht, Ihre Lebensmittelkosten so niedrig wie möglich zu halten – und Sie als Gastronomieleiter einer Hotelkette Dutzende von Standorten haben – können Sie es sich leisten, Tausende von Euro pro Tag durch Abfälle und Diebstahl zu verlieren?

Das können Sie nicht.

Diese „versteckten“ Kosten belasten Ihre Gewinnspanne so stark, dass Sie insbesondere in der Nebensaison rote Zahlen schreiben könnten.

Hier kommt ein robustes Bestandskontroll- und Managementsystem für die Gastronomie in Hotels ins Spiel. Folgendes braucht es, um diese Abfall- und Diebstahllöcher zu schließen:

Vorlage für die Bestandszählung der Beschaffung in Hotels
Ganz einfach: Regelmäßige Bestandszählungen sind für die Kontrolle der Lebensmittelkosten in Hotels unerlässlich.
  • Genaue Inventuren — stellen Sie sicher, dass Ihre Bestände direkt zu Beginn der Erfassung richtig sind. Auf diese Weise übernehmen Sie keine Fehler von vor Monaten und arbeiten nicht mit fehlerhaften Daten.(Hier finden Sie unsere Vorlage für die Bestandszählung)
  • Skalierbare Bestandsaufnahmeverfahren — schreiben Sie ALLE Schritte Ihres Bestandsaufnahmeverfahrens auf. Wann wird die Bestandsaufnahme durchgeführt? Wie? Wo wird der Bestand aufgezeichnet? Wie viele Personen sind an dem Prozess beteiligt? Wer muss Zugriff auf die Daten haben? Seien Sie dabei sehr genau.
  • Mitarbeiterbildung und -schulung — testen Sie Ihr neues System an einem Standort. Bitten Sie um Feedback von Mitarbeitern, implementieren Sie Verbesserungsvorschläge und testen Sie das System erneut. Sobald Sie die Knicke ausgebügelt haben, führen Sie sie betriebsweit ein. Arbeiten Sie die Schulungszeit für alle Standorte/Mitarbeiter aus.
  • Tägliche Aufzeichnungen aller Beschaffungstätigkeiten — zeichnen Sie jede Inventurtätigkeit Ihres Personals auf (Käufe, Lagerbestände, Umlagerungen, Bruch…). So haben Sie auf einen Blick den Bestand an jedem Standort (ohne täglich zählen zu müssen).
  • Regelmäßige Stichprobenkontrollen des Lagerbestands — Verwenden Sie diese beiden Berechnungen – Lagerumschlagshäufigkeit (LU) und täglicher Verbrauch des Lagers, – um ein Gefühl für den Gesamtzustand Ihres Lagerbestands zu erhalten. Ihr LU sollte zwischen 4 und 8 liegen – alles darunter oder darüber bedeutet, dass Sie bei der Beschaffung genauer vorgehen müssen.
  • Auf Bestandserkenntnissen basierende Maßnahmen — Nutzen Sie Ihre Bestandsdaten, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Sobald Sie wissen, wo in Ihren Bestands-, Zubereitungs- oder Servierprozessen Abfall anfällt, können Sie Ihre Vorgehensweise beim Umgang mit Lebensmittelabfällen verbessern, um die Lücken zu schließen.
Restauranthotel Lebensmittelabfall-Inventarkontrolle
Stellen Sie sicher, dass ALLE Lagerbewegungen einheitlich erfasst werden.

Und jetzt kommt’s: Allein, wenn Sie sich zu wöchentlichen Bestandszählungen an allen Standorten in Ihrem Hotelbetrieb verpflichten können, können Sie Ihren Gewinn zwischen 2 und 10 % erhöhen. Wir sprechen hier von Tausenden bis Zehntausenden pro Woche, abhängig von der Größe Ihres Unternehmens. Und diese Einsparungen werden nur wachsen, wenn Sie Ihren gesamten Prozess verfeinern.

Wenn das gut klingt, tippen Sie auf den untenstehenden Link, um unseren ultimativen Leitfaden zur Bestandsverwaltung zu lesen.

… Und sie haben die Beschaffung von Speisen und Getränken voll unter Kontrolle

Der Beschaffungsprozess im Gastgewerbe bietet viele Optimierungs- und Einsparungsmöglichkeiten.

Dennoch behandeln viele Gastronomieleiter in Hotels diesen Aufgabenbereich als Nebensache, was zu einer Vielzahl kostspieliger Beschaffungsfehler führt. Beispielsweise durch die dezentrale Beschaffung, bei der keine Mengenrabatte beansprucht werden können. Oder werden nicht systematisch Angebote eingeholt, um die besten Anbieter zu finden. Oder vage Beschaffungsformulare, die zu Liefer- und Wareneingangsfehlern führen.

Sehen Sie sich den Beschaffungszyklus Ihres Hotels genau an und gestalten Sie ihn bei Unklarheiten oder Lücken so, dass er den unten aufgeführten bewährten Praktiken der Branche entspricht:

  • Schreiben Sie Ihre Hotelbeschaffungsrichtlinien und -verfahren auf — skizzieren Sie, wie Sie Ihre Beschaffung angehen und warum Sie das auf diese Weise machen. Schaffen Sie Klarheit über Verfahren, damit jeder sie befolgen kann.
  • Kaufen Sie so ein, dass die Gesamtnachfrage gedeckt ist — hier zahlt sich all Ihre Inventurarbeit aus. Sobald Sie Ihre Lagerräume unter Kontrolle haben – und Sie die Zutatenmenge für jeden Artikel festgelegt haben – wissen Sie genau, wann Sie etwas bestellen müssen, damit es nicht verschwendet wird.
  • Schließen Sie Verträge mit Anbietern ab, die zu Ihnen passen — testen und bewerten Sie Ihre Anbieter in Bezug auf Qualität, Preis und Lieferung. Bleiben Sie bei denen, die für Sie richtig sind (z. B. müssen Sie nicht die beste Qualität haben – nur die Qualität, die zu Ihren Rezepten passt). Versuchen Sie, 2-3 Anbieter für Ihre Hauptkategorien (Fleisch, Milchprodukte und Produkte) und einige wenige zusätzliche Anbieter für bestimmte Produkte zu haben.
  • Kodifizieren & standardisieren Sie Ihre Bestellformulare — erstellen Sie detaillierte Bestellformulare, mit denen Sie Menge, Qualität, Packungsgrößen und Preise überprüfen können.
  • Achten Sie auf den Wareneingang und die Lagerung — lassen Sie fehlerhafte Lieferungen nicht unbemerkt geschehen. Wählen Sie jeweils einen Mitarbeiter für den Wareneingang an allen Ihren Lieferstellen. Dieser überprüft alle Lieferungen anhand des Bestellformulars und sendet Artikel zurück, die nicht der ursprünglichen Bestellung entsprechen.
  • Überprüfen Sie alle Rechnungen und Zahlungen — stimmen Sie sich mit Ihrer Buchhaltung ab, um alle Rechnungen und Zahlungen regelmäßig zu überprüfen.

Um herauszufinden, wie Sie die Beschaffung von Speisen und Getränken in Hotels vollständig kontrollieren können, tippen Sie auf den untenstehenden Link und lesen Sie unseren ultimativen Leitfaden zu diesem Thema.

Verwalten Sie den Bestand und die Beschaffung in der Gastronomie Ihres Hotels mit Leichtigkeit

Ich weiß, ich weiß…

Sich durch Listen zu arbeiten und herauszufinden, was Sie machen müssen, um Ihr Inventar und die Beschaffung richtig zum Laufen zu bringen, sieht nach VIEL Arbeit aus, nicht wahr?

Ist es auch.

Es führt allerdings kein Weg daran vorbei, wenn Sie möchten, dass die Restaurants und Cafés Ihres Hotels profitabel werden.

Ich verrate Ihnen jedoch ein Geheimnis – es gibt einen Weg, dies alles einfacher zu machen …

  • ohne Tage und Nächte über Berechnungen und Analysen zu verbringen;
  • ohne verwirrende Tabellenkalkulationen zu fordern (und damit die Zeit zu verlieren!);
  • ohne jede Woche Dutzende von Leuten anrufen zu müssen, nur um nach bestem Gewissen geschätzte Zahlungen zu erhalten.

Und Sie werden dorthin gelangen, indem Sie eine einzige zuverlässige Datenquelle aufbauen – eine erkenntnisgesteuerte Plattform für den Küchenbereich. Diese wird Ihnen helfen, alle Schätzwerte aus Ihrer Gleichung zu entfernen. So erlangen Sie die volle Kontrolle über Ihren Bestand und planen Ihre Beschaffung genau und schnell.

Eine eindeutige Informationsquelle für die Beschaffung in Hotels
Apicbase ist eine eindeutige Informationsquelle für die Gastronomie. Die Daten der Abteilungen werden synchronisiert und mit dem Technologie-Ökosystem des Hotels verbunden.

Außerdem verfügen Sie über ein System, das die Kommunikation und den Datenaustausch erleichtert. So stellen Sie sicher, dass alle Ihre Abteilungen in allen Bereichen rund um das Lebensmittel-Management Ihrer Hotels aufeinander abgestimmt arbeiten.

Apicbase Lebensmittel-Management-Software für Hotels

Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Hotelküchen

Es gibt einen effizienteren Weg, F&B in Hotelgruppen zu verwalten als mit Excel-Tabellen.

Mit der Lebensmittel-Management-Software erhalten Sie und Ihre Teams einen 360°-Blick auf Speisekarten, Beschaffung, Lagerbestände und KPIs

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